10 Técnicas de Otimização de Custos de TI, segundo o Gartner

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Para o Gartner os CIOs devem explorar 10 técnicas de otimização de custos de TI para superar restrições orçamentárias em um ambiente de negócios volátil

Quando um executivo de negócios pede ao seu CIO para reduzir os custos operacionais, juntos avaliam seus gastos de TI e o que está gerando tais custos. Eles precisam calcular como os custos de TI impactam a entrega de serviços de TI, bem como seu efeito sobre os custos e receitas dos negócios.

No entanto, eles não conseguem avaliar seu impacto em outras unidades de negócios (BUs) na organização.

“Os CIOs que conseguiram otimizar com sucesso os custos de TI uniram-se antes a outros executivos de outras áreas (líderes de negócios), particularmente ao CFO, para colaborar em iniciativas de otimização de custos corporativos”.

Os CIOs podem obter redução de custos dentro da área de tecnologia da informação e também em toda a organização, focando iniciativas em 10 técnicas de otimização de custos de TI.

Técnica nº 1: Implementar serviços compartilhados

Alguns CIOs precisam alavancar os serviços compartilhados de TI entre unidades de negócios para impulsionar economias de escala. Para o Gartner muitas empresas conseguem economias e reduções de custos que podem variar de 15% a 20% dos custos de serviço em 18 a 36 meses, e a maior economia pode chegar a mais de 25%.

Suportar as áreas de negócios com boas plataformas de tecnologia, como um ServiceNow por exemplo, facilita a agilidade e ROI de um centro de serviços compartilhado, bem como reduz os custos.

Técnica nº 2: Adotar uma política de adoção de nuvem

Segundo o Gartner optar por uma política de nuvem ou cloud first oferece recursos que vão desde infraestrutura como serviço (IaaS) até software como serviço (SaaS).

Embora muitas organizações do setor privado e público escolham serviços em nuvem para aumentar a agilidade, flexibilidade e escalabilidade, elas também experimentam eficiência de custos ao longo do tempo.

Para obter uma redução de custos, realize uma rigorosa governança em nuvem ou o risco de ver aumentos nos custos de infraestrutura e aplicativos se a governança for fraca.

Para isso, a área de tecnologia da informação pode suportar o negócio com governança através da implantação do CCOE Cloud center of Execellence ou centro de excelência em nuvem, levando melhores práticas de FINop para a organização.

Apoiar tecnicamente com a implantação de plataformas de CMP, Cloud Management platform, como por exemplo Vmware CloudHealth, Snow Software Embotics e Morpheus data é papel do time de tecnologia da informação, apoiando na redução dos custos de TI.

Técnica nº 3: Consolidar data centers corporativos

À medida que as organizações expandem suas operações, o custo de manutenção de um data center tradicional aumentará. Isso leva algumas organizações de TI a mudar seus data centers para a arquitetura de cloud hibrida.

Em pesquisas do Gartner, verificou-se que por meio de esforços de modernização e consolidação do data center, a redução de custos pode variar entre 10% e 20% do orçamento de um data center, possibilitando principalmente corte de custos em novos contratos com fornecedores de serviços, hardware, software e sistemas de datacenter.

Técnica nº 4: Racionalizar e padronizar aplicações corporativas

Para o Gartner o portfólio de aplicativos e sistemas representa grande parte de um orçamento de TI. Os CIOs que padronizam e racionalizam suas carteiras de aplicativos podem reduzir e controlar custos. A economia pode variar entre 15% e 25% do orçamento da área de sistemas de TI.

Técnica nº 5: Melhorar as práticas de transparência financeira de TI

O Gartner mostra a importância de as empresas entenderem como os serviços de TI estão sendo entregues e quais são os custos associados para as operações de tecnologia da informação (orçamento de TI). O Gartner refere-se a isso como transparência financeira de TI, exercida pelos Executivos de TI.

Trabalhando em conjunto com CFOs e todo time financeiro para associar dados contábeis com ativos de hardware, software e serviços (visão baseada em ativos) a custos técnicos e custos relacionados para serviços empresariais.

Essa transparência nos gastos de TI corporativos permite que a área de TI ofereça valor ao negócio como um todo e otimize os custos através de serviços de TI.

Custos com licenças de software poderão ser melhor geridos com a implantação de boas praticas de SAM Software Asset Management ou Gestão de Ativos de Software.

Técnica nº 6: Foco nos gastos das demandas de TI para maior otimização de custos de negócios

Segundo o Gartner aproximadamente 96% das despesas operacionais corporativas ocorrem fora da TI, o que apresenta oportunidades significativas para reduzir os gastos de TI até mesmo a curto prazo.

 Ao fazer parceria com seus pares de BU em toda a organização, os CIOs precisam avaliar processos de negócios, recursos e capacidade para determinar onde a TI pode melhorar a produtividade, eficiência e eficácia, reduzindo assim os gastos globais.

Técnica nº 7: Implementar automação robótica de processos

Aproveite das tecnologias como automação robótica de processos (RPA) e inteligência artificial  (IA) para analisar e identificar padrões que podem ser usados para tomar decisões estratégicas de negócios.

Essas tecnologias podem identificar novos insights a partir de dados e automatizar ou aumentar processos que são ineficientes para os seres humanos realizarem.

Técnica nº 8: Avaliar as práticas de gestão de ativos de TI

Os CIOs geralmente ignoram os recursos de gerenciamento de ativos e essa supervisão leva a um aumento dos custos operacionais de TI. O Gartner afirma que mudar a responsabilidade de gestão de ativos de TI (ITAM) de “rastrear” ativos individuais para a governança corporativa de ativos de TI e tecnologia pode alcançar uma economia de custos de 10% a 20%.

Os custos com ativos de TI, contratos de software e licenças de software de poderão ser melhor geridos com a implantação de boas práticas de SAM Software Asset Management ou Gestão de Ativos de Software.

Apoiar tecnicamente com a implantação de plataformas de SAM, Software Asset Management, como por exemplo Snow Software, ServiceNow e Flexera Software é também papel do time de tecnologia da informação, apoiando na governança de custos.

Técnica nº 9: Avaliar ideias de transformação digital para negócios digitais

Convide as áreas de negócios a contribuir com ideias de otimização de custos ou novos aplicativos de tecnologia (novas Tecnologias). Compartilhe todas as economias geradas a partir dessas sessões geradoras de ideias com o BU e, em seguida, potencialmente iniciar um ciclo de reinvestimento contínuo (investimento em TI), possivelmente com as economias encontradas com a melhoria da governança de TI.

Tal parceria pode aumentar a visibilidade dentro dos gastos de TI da BU e mitigar despesas redundantes de TI.

Técnica nº 10: Otimizar a força de trabalho

Basicamente, a gestão da força de trabalho é um processo para otimizar o serviço dos funcionários, realizando a administração das habilidades e produtividade dos colaboradores para alinhá-los aos objetivos da empresa

Use recursos de aplicativos de produtividade baseadas em nuvem, como automações de processos ou assistentes virtuais para tarefas rotineiras e comuns para reduzir os custos de pessoal. Implementar bots para aumentar as capacidades dos trabalhadores e possibilitar um ambiente de trabalho mais produtivo.

“Ao determinar quais das 10 técnicas priorizar, a organização poderá obter redução de custos a curto prazo, considerando também a institucionalização da otimização de custos de TI como uma disciplina contínua”

Sobre o Gartner

Gartner, Inc. (NYSE: IT) é a empresa líder mundial em pesquisa e consultoria em tecnologia da informação, como foco no mercado de TI. A Gartner, Inc, oficialmente conhecida como Gartner, é uma empresa global de pesquisa e consultoria que fornece informações, conselhos e ferramentas para líderes em funções de TI, finanças, RH, atendimento ao cliente e suporte, comunicações, jurídico e conformidade, marketing, vendas e funções da cadeia de suprimentos.

Sua sede fica em Stamford, Connecticut, Estados Unidos. A empresa mudou seu nome de Gartner Group, Inc para Gartner em 2000.  É membro do S&P 500.

Pesquisas fornecidas pela Gartner como por exemplo com Gastos globais de Tecnologia da Informação e Marketing Digital, têm historicamente direcionado cios, gerentes seniores de TI, marketing e cadeia de suprimentos. A aquisição da CEB, Inc. expandiu sua gama e amplitude de ofertas para apoiar todas as funções de negócios em todos os setores e tamanhos corporativos.

Os clientes do Gartner incluem grandes corporações, agências governamentais, empresas de tecnologia e a comunidade de investimentos. Sua base de clientes é composta por mais de 15.000 organizações em mais de 100 países. Os produtos e serviços da empresa incluem Pesquisa como por exemplo de gastos mundiais com TI, Programas Executivos, Consultoria, conteúdos relacional e Conferências.

Fundada em 1979, a Gartner tem mais de 15.000 funcionários localizados em mais de 100 escritórios em todo o mundo.

O Quadrante Mágico ou Magic Quadrant (MQ)

O Quadrante Mágico ou Magic Quadrant (MQ) é uma série de relatórios de pesquisa de mercado publicados pela consultoria de TI Gartner que contam com métodos de análise de dados qualitativos para demonstrar tendências de mercado, como direção, maturidade e participantes.

Suas análises são conduzidas para várias indústrias de tecnologia específicas e são atualizadas a cada 1 a 2 anos: uma vez publicado um relatório atualizado, seu antecessor é “aposentado”.

Os Quadrantes Mágicos do Gartner oferecem instantâneos visuais, análises aprofundadas e conselhos acionáveis que fornecem insights sobre a direção, maturidade e participantes de um mercado.

Os Quadrantes Mágicos comparam os fornecedores com base nos critérios e metodologia padrão do Gartner. Cada relatório vem com um gráfico do Quadrante Mágico que retrata um mercado usando uma matriz bidimensional que avalia os fornecedores com base em sua completude de visão e capacidade de execução.

Classificação pelo Quadrante Mágico do Gartner

O Gartner classifica os fornecedores em dois critérios: completude da visão e capacidade de execução:

Visão e estratégia

Reflete a inovação do fornecedor, se o fornecedor direciona (drive) ou acompanha o mercado, e se a visão do fornecedor para o mercado irá desenvolver de acordo com a perspectiva do Gartner.

Capacidade de execução

Resume fatores como estabilidade financeira do fornecedor, capacidade de resposta ao mercado, desenvolvimento de produtos, canais de vendas e base de clientes.

Essas pontuações de componentes levam a uma posição de fornecedor em um dos quatro quadrantes abaixo:

Líderes

Os fornecedores do quadrante Líderes (Leaders) têm as pontuações mais altas para sua visão e capacidade de execução. Um fornecedor no quadrante Leaders tem a participação de mercado, credibilidade e capacidades de marketing e vendas necessárias para impulsionar a aceitação de novas tecnologias, ou seja, um gerador de tendências.

Esses fornecedores demonstram uma compreensão clara das necessidades do mercado, são inovadores e líderes em estratégias, gerando as perspectivas que seus clientes irão usar ao projetar suas infraestruturas e estratégias. Além disso, eles têm presença nas cinco principais regiões geográficas, desempenho financeiro consistente e amplo suporte à plataforma.

Desafiantes (challengers)

Uma empresa no quadrante Challengers participa do mercado e executa bem o suficiente para ser uma séria ameaça para os fornecedores no quadrante Leaders. Eles têm produtos fortes, bem como posição de mercado suficientemente confiável e recursos para sustentar o crescimento contínuo.

A viabilidade financeira não é um problema para os fornecedores do quadrante Challengers, mas eles não têm o tamanho e influência dos fornecedores no quadrante Leaders.

Visionários

Um fornecedor do quadrante Visionários oferece produtos inovadores que abordam problemas operacionais ou financeiramente importantes do usuário final em larga escala, mas ainda não demonstrou a capacidade de capturar participação de mercado ou rentabilidade sustentável.

Os fornecedores visionários são frequentemente empresas privadas e normalmente sãonalvos de aquisição para empresas maiores e estabelecidas. A probabilidade de aquisição muitas vezes reduz os riscos associados à implantação de seus sistemas.

Fabricantes de Nicho (niche players)

Os fornecedores do quadrante Niche Players são frequentemente focados em segmentos específicos de mercado ou vertical. Este quadrante também pode incluir fornecedores que estão adaptando seus produtos existentes para entrar no mercado em consideração, ou fornecedores maiores tendo dificuldade em desenvolver e executar em sua visão.

O Gartner Critical Capabilities complementa a análise do Quadrante Mágico para oferecer uma visão mais profunda dos produtos e serviços oferecidos por vários fornecedores.

História do Gartner

A empresa foi fundada em 1979 por Gideon Gartner. Originalmente uma empresa privada, o Gartner Group foi lançado publicamente pela primeira vez na década de 1980, depois adquirido pela Saatchi & Saatchi, uma agência de publicidade com sede em Londres, e depois adquirido em 1990 por alguns de seus executivos, com financiamento da Bain Capital e Dun & Bradstreet.

A empresa voltou a público em 1993. Em 2000, o nome foi simplificado para Gartner. Gene Hall é o CEO da empresa desde agosto de 2004.

No decorrer de seu crescimento, o Gartner adquiriu inúmeras empresas que fornecem serviços relacionados, incluindo a Real Decisions — que se tornou a Medição gartner, agora parte da divisão de consultoria do Gartner — e a Gartner Dataquest, uma empresa de pesquisa de mercado.

Aquisições do Gartner

Também adquiriu uma série de concorrentes diretos, Meta Group em 2005, AMR Research e Burton Group no início de 2010, e Ideas International em 2012.

Em março de 2014, o Gartner anunciou que havia adquirido a empresa privada Software Advice por um valor não revelado. Em julho de 2015, o Gartner adquiriu a Nubera, a rede de descoberta de aplicativos de negócios que possui propriedades como GetApp (um site de revisão por pares), AppStorm, AppAppeal e CloudWork. Os termos do acordo não foram divulgados. Em setembro de 2015 adquiriu o site de revisão por pares Capterra, como junho de 2016, a Gartner anunciou que havia adquirido a empresa privada SCM World, com sede em Londres, Reino Unido, em 5 de janeiro de 2017, a Gartner anunciou que havia chegado a um acordo para adquirir a CEB, Inc. em um negócio em dinheiro e ações no valor de cerca de US$ 2,6 bilhões.

Na data de março de 2017, o Gartner anunciou que concordou em comprar a L2 Inc, com sede em Nova York, especializada em benchmarking do desempenho digital das marcas. Os termos do acordo não foram divulgados.

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