La Gestión de Activos de TI (ITAM) es un proceso esencial para toda el área de TI de una organización.
Mediante la implementación de una estrategia eficaz de gestión de activos de tecnología de la información, las organizaciones tienen la oportunidad de mejorar su eficacia operativa, elevar el nivel de seguridad y reducir los gastos financieros. Además, la gestión de activos de TI puede ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones, así como permitirles tomar decisiones informadas con respecto a la adquisición, el mantenimiento y la actualización de sus activos tecnológicos. La gestión de activos TI representa un elemento fundamental en la gestión empresarial actual, capaz de optimizar el valor de las inversiones en tecnología.
Tipos de gestión de activos de TI
En términos generales, los activos de TI se pueden clasificar en una o más de las siguientes categorías: física, software, hardware, tecnología móvil y nube. ITAM se creó con el objetivo de garantizar la implementación exitosa y el soporte continuo de estos activos.
Hay tres tipos principales de gestión de activos de TI:
Software: este tipo de gestión de activos de TI es un poco más complejo que los demás, ya que involucra aspectos como requisitos de cumplimiento, licencias, shadow IT e IoT. Los activos de software deben monitorearse y revisarse continuamente, y deben ser lo suficientemente flexibles para seguir los requisitos y satisfacer las demandas de un mercado en constante cambio.
Hardware: El hardware físico también juega un papel clave en el ecosistema de TI de una organización. Estos activos físicos incluyen computadoras, impresoras, fotocopiadoras, computadoras portátiles, dispositivos móviles, servidores y cualquier otro hardware utilizado para administrar datos en la empresa.
Nube: ITAM monitorea el costo y el uso de los recursos de la nube, incluidos SaaS (Software as a Service), IaaS (Infraestructura como servicio) y PaaS (Plataforma como servicio). Todos estos recursos son considerados activos a gestionar en términos de costo y cumplimiento en el ITAM.
Normas ISO para ITAM
La Organización Internacional de Normalización (ISO) ha creado una familia oficial de normas para la gestión de activos de TI, conocida como ISO 19770, que consta de cinco partes:
- ISO/CEI 19770-1: Describe las mejores prácticas para administrar los activos de TI de una empresa. Las organizaciones pueden usar este estándar para demostrar que están siguiendo las mejores prácticas para administrar los activos de TI y cumplir con los requisitos de gobierno mientras respaldan las actividades de TI.
- ISO/IEC 19770-2: ayuda a las empresas a identificar programas de software en dispositivos específicos utilizando un estándar para la identificación de software.
- ISO/IEC 19770-3: Detalla las atribuciones asociadas al software y el método de medición de su consumo.
- ISO/IEC 19770-4: Permite informes estandarizados sobre el uso de recursos. Esto es especialmente importante cuando se gestionan licencias de software más complejas y software y hardware basados en la nube.
- ISO/IEC 19770-5: proporciona una descripción general de las normas ISO y el vocabulario para la gestión de activos de TI.
El ciclo de vida de los activos de TI
La gestión de los activos de TI sigue un ciclo de vida que involucra varias etapas, como Solicitud, Ejecución, Despliegue, Operación, Mantenimiento y Eliminación. Cada uno de estos pasos es crucial para garantizar que los activos de TI se administren de manera efectiva y satisfagan las necesidades del negocio.
El PRI
El primer paso es la solicitud, donde se evalúan las necesidades de TI de la empresa y se definen los requisitos para los activos de TI, incluidos los estándares de hardware y software y la creación de un presupuesto para adquisición y mantenimiento.
En la segunda etapa, se lleva a cabo la ejecución, donde los activos de TI se compran a proveedores seleccionados y se negocian mediante acuerdos de compra.
La tercera etapa es la implementación, donde se lleva a cabo la instalación y configuración de los activos de TI adquiridos, que puede incluir la instalación de hardware, software y configuración de red.
El cuarto paso es Operación, donde los activos de TI se utilizan diariamente para fines comerciales, administrando servidores, brindando soporte técnico a los usuarios finales y manteniendo una red estable y segura.
El quinto paso es el Mantenimiento, donde se realiza el mantenimiento preventivo y correctivo para garantizar que los activos de TI continúen funcionando correctamente y estén siempre actualizados, incluida la instalación de parches de seguridad, la actualización del software y la reparación del hardware dañado.
Finalmente, el sexto paso es la Eliminación, donde se lleva a cabo la eliminación segura de los activos de TI al final de su vida útil, incluido el reciclaje o la eliminación segura del hardware y la eliminación segura de los datos confidenciales almacenados en los activos de TI.
Es importante destacar que, cuando se trata de hardware, el "inventario" se puede incluir como una fase separada para garantizar el control y la gestión adecuados de los activos de TI. La finalización exitosa de este ciclo de vida es fundamental para administrar de manera efectiva los activos de TI de una empresa y garantizar que se utilicen de manera segura y eficiente.
Check-in/check-out de equipos
Mantener un control adecuado de los equipos vitales es esencial para una gestión eficiente de los activos. Para ello, es importante contar con un sistema centralizado y detallado de seguimiento y gestión de equipos. Este sistema debe permitir a los usuarios autorizados tomar prestados activos e incluir campos que identifiquen información importante, como la persona responsable del activo, la ubicación a la que se suministrará, el modelo del activo, el período de uso previsto y la justificación de la necesidad. del activo. Tener un sistema para rastrear y administrar equipos vitales ayuda a garantizar que los activos se utilicen de manera adecuada y eficiente.
saber quién tiene qué
La gestión eficaz de los préstamos de equipos es importante para garantizar la rendición de cuentas de todos los activos y la claridad sobre quién está utilizando qué y durante cuánto tiempo. Sin embargo, el descubrimiento de activos puede proporcionar información adicional sobre los dispositivos que posee una empresa más allá de lo esperado, como sus configuraciones y los usuarios que los utilizan. La detección y la gestión del inventario deben ir de la mano, con la automatización implementada para que toda la información relevante se ingrese automáticamente en una base de datos, lo que facilita la revisión.
Seguimiento de ubicación de activos
Comprender quién es el propietario de los activos, así como su disponibilidad, es fundamental para una gestión eficaz de los activos de TI. Sin embargo, saber dónde están ubicados es igualmente importante. El uso de tecnologías como RFID, GPS o escaneo de códigos de barras para rastrear la ubicación de los activos puede ayudar a garantizar que estén en el lugar correcto. Además, si se descubre que falta un activo, los rastreadores de ubicación pueden ser invaluables para localizarlo y protegerlo.
Un repositorio ITAM
El repositorio de ITAM es fundamental para almacenar y administrar datos financieros, físicos y contractuales de los activos de TI. Sin embargo, un repositorio eficaz no solo debe servir como ubicación de almacenamiento, sino que también debe ser capaz de realizar tareas relacionadas con la gestión de activos de TI. Es importante que el repositorio esté integrado con otras herramientas de gestión, como inventario, uso de software, soporte de servicios de TI, gestión de cambios, gestión de configuración y compras. Esta integración permite que el repositorio se actualice automáticamente con información precisa y actualizada, lo que facilita la gestión y la toma de decisiones relacionadas con los activos de TI.
Información de uso e inventario de hardware y software
La gestión exitosa de activos de TI está directamente relacionada con la capacidad de realizar un seguimiento de las métricas relevantes. Es fundamental identificar qué KPI son la máxima prioridad para asegurarse de que está realizando un seguimiento de las métricas correctas. De esta manera, es posible mejorar el rendimiento de los activos, reducir los costos de mantenimiento y reparación, y garantizar un uso y una eficacia óptimos de los activos. Hay varias métricas comunes que se pueden rastrear, como:
- costos
- número de activos
- Software con licencia/sin licencia
- Licencias infrautilizadas o sobreutilizadas
- Garantías vencidas
- importación de datos
Para garantizar el éxito de ITAM, es fundamental contar con datos precisos y actualizados sobre los activos, que pueden provenir de diferentes fuentes, como bases de datos, servidores, plataformas y soluciones. Es esencial que estos datos se importen a una ubicación centralizada, ya que este es un paso crucial para presentar una imagen precisa de las tenencias de activos.
SAM (Gestión de Activos de Software)
SAM (Gerencia de activos de software) o Software Asset Management es un conjunto de prácticas y procesos que ayudan a las empresas a gestionar y optimizar sus activos de software. SAM es importante porque el mal uso del software puede generar problemas legales y financieros para las empresas.
La gestión de activos de software implica la identificación de todo el software utilizado por la empresa, así como la gestión de licencias para garantizar que la empresa cumpla con las leyes de propiedad intelectual. El objetivo final de SAM es garantizar que la empresa utilice sus activos de software de manera eficiente y rentable.
La gestión de activos de software es importante para las empresas de todos los tamaños, pero es especialmente crítica para las grandes empresas con muchos empleados y sistemas complejos. SAM puede ayudar a garantizar que las empresas no compren más licencias de software de las que necesitan y que utilicen el software de manera adecuada y eficiente.
HAM (Gestión de activos de hardware)
Hardware Asset Management (HAM) o Hardware Asset Management es un conjunto de prácticas y procesos que ayudan a las empresas a administrar y optimizar sus activos físicos. HAM es importante porque el uso inapropiado o ineficiente del hardware puede generar problemas financieros y de seguridad para las empresas.
HAM implica la identificación y el registro de todos los activos de hardware de la empresa, así como la gestión de esos activos a lo largo de su ciclo de vida, desde la adquisición hasta la eliminación. Su objetivo final es garantizar que la empresa utilice sus activos de hardware de manera eficiente y rentable, maximizando la productividad y minimizando los costos.
La gestión de activos de hardware es especialmente importante para las empresas que tienen grandes cantidades de activos físicos, incluidos equipos de escritorio, portátiles, servidores y dispositivos móviles. Con HAM, las empresas pueden monitorear y controlar el uso de estos activos, asegurándose de que se usen adecuadamente y no se desperdicien.
Gestión de recursos en la nube (Cloud Insights)
SaaS
la administración de SaaS (Software como servicio) es el proceso de supervisar y administrar las aplicaciones SaaS utilizadas por una organización. Lograr una gestión eficaz requiere evaluar las necesidades empresariales y seleccionar proveedores de SaaS adecuados, implementar aplicaciones, integrar sistemas, gestionar datos y seguridad, gestionar cuentas de usuario y supervisar el rendimiento.
LOS gestión eficaz de SaaS puede ayudar a las empresas a maximizar el valor de las aplicaciones que utilizan al garantizar que satisfagan las necesidades comerciales y se utilicen de manera óptima. Esto puede incluir la realización de evaluaciones periódicas de uso y rentabilidad, la selección cuidadosa de proveedores de SaaS, la integración de sistemas para garantizar la interoperabilidad y la automatización de tareas rutinarias.
La seguridad es una consideración importante en la gestión de SaaS, ya que muchas aplicaciones SaaS almacenan datos importantes de la empresa en la nube. Es necesario garantizar la seguridad de las aplicaciones SaaS y proteger los datos de la empresa frente a accesos no autorizados o infracciones de seguridad. Esto puede incluir la implementación de políticas de seguridad de datos, como la autenticación multifactor, el cifrado de datos, las copias de seguridad periódicas y el control de actividades sospechosas.
Otro aspecto crítico de la gestión de SaaS es la gestión de cuentas de usuario. Esto implica controlar el acceso a las aplicaciones SaaS, agregar o eliminar usuarios, monitorear el uso y analizar tendencias para garantizar que los usuarios obtengan el máximo valor de las aplicaciones SaaS que utilizan.
Finalmente, la gestión de SaaS también incluye monitorear el rendimiento de las aplicaciones de SaaS. Esto incluye la medición de la disponibilidad y el tiempo de actividad de las aplicaciones, así como el análisis del rendimiento para identificar cuellos de botella y oportunidades de mejora.
IaaS
el modelo de Infraestructura como servicio (IaaS) se refiere a alojar recursos informáticos en un entorno de nube en lugar de en un centro de datos tradicional. La gestión eficaz de IaaS implica monitorear el uso de los recursos informáticos disponibles en la nube, como la capacidad de almacenamiento y la potencia de procesamiento. Esto incluye la capacidad de escalar, agregar o eliminar funciones según las necesidades de su organización, así como la capacidad de monitorear el uso para identificar tendencias y predecir necesidades futuras. La gestión de IaaS también puede implicar la implementación de políticas de seguridad para proteger los datos y las aplicaciones alojadas en la nube, así como la supervisión del rendimiento para garantizar que los recursos se utilicen de manera eficaz y eficiente.
PaaS
La plataforma como servicio es un modelo de computación en la nube que proporciona un entorno de desarrollo e implementación en la nube para crear aplicaciones. Permite a los desarrolladores crear e implementar aplicaciones sin tener que administrar la infraestructura subyacente. La administración de PaaS incluye seleccionar cuidadosamente un proveedor de PaaS, comprar recursos según sea necesario y monitorear el uso para garantizar el cumplimiento de su presupuesto y acuerdo de uso. La gestión también puede incluir la implementación y configuración de aplicaciones, la integración con otros servicios en la nube y la supervisión del rendimiento para garantizar que las aplicaciones funcionen correctamente. Además, la administración de PaaS también puede implicar la implementación de políticas de seguridad para garantizar que los datos de la aplicación y del cliente estén protegidos contra amenazas externas.
Beneficios de la gestión de activos de TI
Proporciona una sola fuente
La gestión de activos de TI busca crear un entorno organizado y eficiente. Los activos de TI a menudo se monitorean y rastrean a través de muchas fuentes diferentes, sin un propietario claro o una herramienta centralizada para consolidar toda la información. ITAM ayuda a resolver este problema al proporcionar un sistema que consolida los datos de los activos, elimina la necesidad de realizar un seguimiento manual de los artefactos, supervisa el uso e interpreta las dependencias de los activos de manera más eficiente. Esto da como resultado un entorno más organizado y eficiente, lo que permite a las empresas administrar sus activos de TI con mayor facilidad y eficacia.
Mejora la usabilidad, reduce el riesgo y disminuye el desperdicio
Con la gestión de activos, la información se actualiza regularmente, lo que permite que los equipos identifiquen y eliminen activos innecesarios o infrautilizados, lo que puede conducir a un uso más eficiente de los recursos y, por lo tanto, a reducir el desperdicio. Además, el control de activos ayuda a garantizar que se cumplan los requisitos de seguridad y cumplimiento, lo que reduce el riesgo de sanciones reglamentarias asociadas con violaciones de seguridad o incumplimiento.
Incrementa la productividad sin perder confiabilidad
A medida que los equipos de tecnología adoptan los principios de DevOps y SRE, las herramientas de gestión de activos se vuelven cada vez más importantes. Con una mayor dependencia de la infraestructura y los servicios de la plataforma, la gestión eficaz de los activos es crucial, lo que permite una mejor gestión del consumo y la utilización de los recursos.
Apoya las prácticas comerciales y de TI y empodera a los equipos
La gestión de activos respalda los procesos de ITSM y ITIL, incluida la gestión de cambios, incidentes y problemas. Con información precisa fácilmente disponible, los equipos pueden moverse más rápido y predecir mejor los impactos antes de que ocurran. Este enfoque también es útil para los departamentos de recursos humanos para la incorporación y el cierre, finanzas para el seguimiento de activos, seguridad para la corrección de vulnerabilidades y gestión de operaciones para descubrir activos críticos y sus dependencias.
Reduce costos a través de análisis constantes
El análisis y la consolidación constantes de los activos pueden proporcionar información valiosa sobre el consumo de recursos, incluidas las licencias, las instancias y otros recursos que pueden estar infrautilizados o sobreutilizados. Esta práctica lo ayuda a identificar si los recursos están consumiendo más dinero del necesario y le permite tomar decisiones informadas sobre la reducción de costos y el aumento de la eficiencia operativa.
¿Qué es una base de datos de gestión de activos de TI?
Los tres componentes
En el componente físico, la información a menudo se recopila a través de procesos manuales, como el uso de lectores de códigos de barras o sistemas RFID. Este método de recopilación de datos tiene como objetivo identificar lo que se implementa, lo que puede estar en stock y lo que está programado para ser dado de baja.
El componente financiero de la base de datos del ITAM suele obtenerse de sistemas u órdenes de compra. Indica el número de orden de compra, cantidad, marca y modelo, depreciación, nombre del proveedor y centro de costo. La recopilación y el seguimiento de esta información es fundamental para proporcionar datos precisos sobre el costo total de propiedad, el ROI y los presupuestos asignados a proyectos y servicios.
Finalmente, el componente contractual está formado por datos recopilados de revendedores, proveedores o sistemas de gestión de contratos. La información incluye la versión final de un contrato, la asignación de licencias, la cantidad de dispositivos, el precio de compra, el SKU del proveedor y los niveles de servicio y mantenimiento. Dicha información es importante para la gestión de contratos y ayuda a tomar decisiones sobre adquisiciones y renovaciones.
Mejores prácticas de gestión de activos de TI
- Comience con la membresía ejecutiva
- Iniciar un equipo para pilotar el proyecto
- Definir los activos principales
- Identificar los recursos de la nube
- Determinar métodos para el descubrimiento e integración de datos.
- Utilice un enfoque basado en el ciclo de vida
- Sea proactivo en sus iniciativas de seguimiento y realice un seguimiento continuo de ellas para evitar una implementación excesiva
- Decidir si usar una CMDB
- Automatizar tanto como sea posible
- Integre y haga que los datos estén disponibles en TI
- Conozca sus licencias de software
- Recopile comentarios para mejoras continuas
- Involucrar a otros equipos en la retroalimentación
¿Cómo sé si ITAM es adecuado para mi organización?
Hay varias razones por las que ITAM puede apoyar a su organización, tales como:
quieres ahorrar dinero
Optimizar el gasto en software, infraestructura y servicios de plataforma es una estrategia clave para reducir costos. Al adoptar las mejores prácticas para optimizar las licencias de software y el uso de activos, las organizaciones pueden lograr una reducción del gasto de hasta 30%.
Dependes de las hojas de cálculo
Incluso hoy en día, muchas empresas confían en las hojas de cálculo para realizar un seguimiento de sus activos; sin embargo, estas hojas de cálculo no son completamente precisas. Además, crean silos de datos que dificultan que todos los usuarios autorizados accedan a la misma información actualizada.
Es difícil seguir el ritmo del cambio
El seguimiento de los activos de TI puede convertirse en una tarea abrumadora, ya que estos activos están en constante movimiento. La gestión de problemas como la pérdida, el reemplazo, el desmantelamiento y la recepción de nuevos activos puede ser bastante caótica y requiere mucha atención a los detalles.
“Shadow IT” es una realidad
TI en la sombra se refiere a aplicaciones, licencias y otros activos de TI que se adquieren y utilizan sin el conocimiento del personal de TI. El software ITAM centralizado mantiene a TI al tanto de todo y evita gastos excesivos, riesgos e incumplimientos. Shadow IT es una realidad a la que se enfrentan casi todas las empresas modernas. La forma en que lo administre marcará la diferencia en el nivel de control necesario para reducir el riesgo y los gastos.
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