A Gestão de Licenças de Software (SLM) é o processo de controlar, documentar e otimizar o uso de licenças de software em uma organização para garantir conformidade legal, reduzir custos e aumentar a segurança.
O artigo detalha a importância da gestão eficiente de licenças de software em um mercado de TI em constante crescimento, abordando a definição de despesas, tipos de licença (SaaS, perpétua, open source), a correta classificação contábil (despesa corrente vs. capital) e as melhores práticas para otimizar custos e alinhar a gestão de licenças com frameworks de Governança de TI (COBIT, ITIL).
O gerenciamento de licenças pode ser muito benéfico para economia imediata, segurança e conformidade, além de ser um pilar de governança. Conheça também a 4MATT, parceira ServiceNow, se deseja otimizar seu fluxo de trabalho, automatizar o controle de ativos de TI e garantir a conformidade de suas licenças de software.
O que é Gestão de Licenças de Software (SLM)?
A Gestão de Licenças de Software (SLM) é o conjunto de práticas para monitorar, controlar e documentar todas as licenças de software utilizadas na empresa. Afinal, diante do crescimento exponencial dos gastos globais com software, esse processo é fundamental para reduzir custos, evitar desperdícios, garantir a conformidade legal e fortalecer a Governança de TI.
Despesas com licenças de software: como reduzir custos e fortalecer a governança de TI
Segundo dados do Statista, o mercado de software corporativo vem crescendo aceleradamente. Em 2022, os gastos globais em software empresarial atingiram cerca de 672 bilhões de dólares, representando um crescimento de 11% em relação ao ano anterior. Diante desse cenário, o monitoramento das assinaturas de software torna-se fundamental para a sustentabilidade e a saúde financeira da empresa. Portanto, é imperativo que as organizações implementem uma gestão de licenças rigorosa e eficaz.
O que constituem as despesas com licenças de software?
As empresas criam as licenças de software como documentos contratuais que determinam como um programa pode ser utilizado — se é de domínio público, protegido por copyright ou baseado em open source. De modo geral, uma licença define:
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Direitos de uso (quem pode utilizar e de que forma);
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Regras para cópias e modificações do código;
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Políticas de atualização e suporte técnico;
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Penalidades em caso de descumprimento.
Assim, compreender os tipos de licença e seus impactos financeiros é essencial para uma gestão eficiente de custos de TI.
Tipos de licenças de software e seu impacto financeiro (SaaS, Perpétua, Open Source)
O modo de funcionamento e, consequentemente, o custo de cada licença varia de acordo com os tipo de licença. Afinal, modelos de aquisição diferentes exigem abordagens de gestão distintas.
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Aquisição Perpétua: Funciona como a compra do programa. O usuário pode usá-lo vitaliciamente, no entanto, muitas vezes sem direito a atualizações ou manutenção inclusas.
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SaaS (Software as a Service): Semelhante ao ASP (Application Service Provider), mas o software é armazenado em nuvem e não exige instalação. O pagamento é recorrente (mensal ou anual) e costuma variar conforme o número de usuários ativos ou o volume de recursos utilizados, exigindo um controle dinâmico.
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Open Source e Software Livre: Embora o código-fonte aberto ofereça mais liberdade para modificações, isso não torna, necessariamente, o software gratuito, pois custos associados à customização e suporte ainda se aplicam.
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Licença de Uso/Por Máquina: Permite usar o programa em apenas uma máquina, com atualizações incluídas, contudo, exige o pagamento de taxas administrativas.
Vale lembrar, ainda, que há uma tendência para novas formas de licença, cada vez mais ajustáveis e personalizáveis. Dessa forma, a complexidade da gestão só aumenta.
Como classificar contabilmente as despesas com licença?
A empresa pode classificar as despesas como correntes ou de capital, de acordo com seu impacto no patrimônio. Essa distinção é essencial para a contabilidade empresarial e também para o planejamento financeiro.
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Despesa Corrente: Licenças temporárias, assinaturas e locações (ex: SaaS). São classificadas no elemento 3.3.XX.40 (locação de software) e registradas como variação patrimonial diminutiva.
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Despesa de Capital: Desenvolvimento de software próprio que integra o ativo intangível (ex: software de propriedade intelectual). São classificadas no elemento 4.4.XX.40.
4 dicas práticas para otimizar os custos
Qual o risco de usar softwares não licenciados (piratas)?
O uso de softwares piratas pode trazer sérias consequências, muito além do custo inicial economizado. Em resumo, o risco financeiro e de reputação é alto.
- Vulnerabilidade a ataques cibernéticos e roubo de dados (phishing e malwares);
- Instabilidades técnicas pela falta de suporte e atualizações;
- Perda de credibilidade e dano à imagem da empresa;
- Multas elevadas e penalidades legais por violação de copyright.
Portanto, investir em licenças oficiais é não apenas uma questão de segurança e conformidade, mas também de estratégia empresarial de longo prazo.
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A gestão de licenças como pilar da governança de TI
A Governança de TI exige alinhamento entre tecnologia e estratégia corporativa. Nesse contexto, o controle de licenças é um ativo estratégico, e concluindo, ele é essencial para a maturidade da TI.
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Evita não conformidade e multas (Garantindo que a quantidade de licenças em uso não exceda a contratada);
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Garante continuidade operacional (Ao evitar indisponibilidade por uso de software não suportado ou instável);
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Favorece a tomada de decisão baseada em dados (Sobre futuras aquisições e renovações);
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Apoia a redução de custos e riscos de TI.
Referências de governança: ITIL, COBIT e ISO no controle de licenças
Diversos frameworks reforçam a importância da Gestão de Ativos de Software (SAM/SLM):
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COBIT: Foca em controle, otimização e valor dos investimentos em TI, onde as licenças são ativos a serem gerenciados.
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ITIL e IT Asset Management (ITAM): Orienta a gestão de ativos e configurações (CMDB), sendo a licença um item de configuração crítico que deve ser controlado durante todo o seu ciclo de vida.
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ISO/IEC 38500: Define princípios para governança ética e responsável da TI, o que inclui a gestão legal e eficiente dos ativos de software.
Em resumo, incorporar esses frameworks à rotina da empresa é uma maneira de garantir não só conformidade, mas também maturidade no uso dos recursos digitais.
FAQ – Gestão de Licenças de Software
1- O que é Shelfware?
R: Shelfware é o termo usado para licenças de software que foram compradas, mas estão instaladas ou não utilizadas, representando um desperdício de capital.
2-Qual a diferença entre SaaS e Licença Perpétua?
R:: SaaS é um modelo de aluguel ou assinatura recorrente, com o software hospedado em nuvem. A Licença Perpétua é uma compra única do direito de uso por tempo indeterminado, geralmente com custos adicionais para manutenção ou atualizações.
3- A Gestão de Licenças é obrigatória?
R: Sim. Além de ser uma boa prática de Governança de TI, ela é essencial para o cumprimento de contratos (termos de uso) e leis de copyright, protegendo a empresa contra multas.
Próximos passos
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