Segundo o Statista com o crescimento do mercado de software corporativo nos últimos anos, espera-se que em 2022 os gastos de TI com software empresarial cheguem a cerca de 672 bilhões de dólares em todo o mundo, um crescimento de 11% em relação ao ano anterior.
Com todo este crescimento, é imprescindível o monitoramento de assinatura de software, afim reduzir custos e não impactar tanto no orçamento de sua empresa.
Licença de Software
O licenciamento é um documento contratual usado por desenvolvedores de programas digitais. Ele serve para definir se o aplicativo tem domínio público ou se está bloqueado por copyright, além de determinar como pode ser utilizado o código-fonte.
Apesar dos vários tipos de licença de softwares, o princípio é semelhante: o licenciamento cede ou limita o direito ao uso de determinado programa ao consumidor final, que pode ser uma organização, uma entidade do governo ou até uma pessoa que fará uso doméstico.
O contrato da aplicação estabelece as regras, define como tratar as cópias e modificações no código do programa e determina as penalidades em caso de descumprimento dos termos.
As licenças ainda servem para traçar o suporte ao usuário, tratar das políticas de atualização e da lista de serviços prestados.
Quais os tipos de licença de softwares disponíveis?
O modo de funcionamento de cada licença varia de acordo com a categoria em que está inserida. Confira as principais:
- Autofinanciamento: software desenvolvido pela própria empresa que o utiliza. A organização é proprietária do programa e pode usá-lo livremente. Quando o software é compartilhado entre empresas, aplica-se a licença co-sourcing.
- Aquisição perpétua: funciona como compra do programa. Após adquirir, o usuário pode usá-lo vitaliciamente, mas sem direito a atualizações ou manutenção.
- Licença de uso: permite usar o programa em apenas uma máquina, com atualizações incluídas. Contudo, exige pagamento de taxas administrativas e não inclui manutenção.
- ASP: funciona como aluguel de software. A empresa paga mensalmente para usar o programa, que não fica hospedado em seus servidores.
- SaaS: semelhante ao ASP, mas o software é armazenado em nuvem e não exige instalação. O pagamento varia conforme o número de usuários.
- Open Source: o código-fonte é aberto, permitindo que o usuário faça modificações para adaptar o programa. Porém, existem limites que diferenciam do software livre.
- Software livre: Oferece total liberdade ao usuário para copiar, distribuir e modificar o código-fonte do programa. Porém, isso não significa que o software seja gratuito
- Freeware: Pode ser utilizado e distribuído gratuitamente, mas não tem o código necessariamente aberto para sua personalização.
Vale lembrar, ainda, que há uma tendência para novas formas de licença de software. Como estratégia de venda na era da computação de ponta, elas devem ser cada vez mais ajustáveis e personalizáveis para cada cliente.
Como classificar despesas com assinatura de softwares?
A aquisição de softwares passou a ser classificada no elemento 40 – Serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação – Pessoa Jurídica”. A nova classificação compreende prestação de serviços por pessoas jurídicas para órgãos e entidades da Administração Pública, relacionadas à Tecnologia da Informação e Comunicação – TIC, não classificadas em outros elementos de despesa.
Os softwares podem ser classificados como despesas correntes ou como despesas de capital. No primeiro caso, quando a despesa não contribuir, diretamente, para a formação ou aquisição de um bem de capital, a exemplo a locação de softwares, pois se trata de despesa corrente.
Quando a despesa contribuir, diretamente, para a formação ou aquisição de um bem de capital, a exemplo do desenvolvimento de software que fará parte do ativo intangível, a despesa deve ser classificada como despesa como despesa de capital, tendo em vista que representa um investimento.
Desta forma teremos as possíveis classificações orçamentárias de acordo com a natureza da despesa.
3.3.XX.40 quando se tratar de despesa com locação de software (Despesa Corrente).
4.4.XX.40 quanto se tratar de contratação de empresa para o desenvolvimento de software que fará parte do ativo imobilizado (Despesa de capital).
Como contabilizar assinatura de software?
A contabilização varia conforme é uma assinatura de software ou a liquidação da despesa com o desenvolvimento de software.
Isto porque o software desenvolvido representará um aumento do ativo intangível, sendo um investimento que contribui diretamente para a formação de bem de capital.
No caso da assinatura de software, o efeito patrimonial é diminutivo, já que a assinatura de software é uma despesa de serviço que não incrementa o patrimônio diretamente.
Assim, a assinatura de software, que é despesa corrente, deve ser contabilizada da seguinte forma:
No ativo:
D – ativo / variação patrimonial diminutiva / serviços / locações
No passivo:
C – passivo / fornecedores e contas a pagar a curto prazo
Como otimizar a gestão financeira de despesas de assinatura de softwares na prática?
A gestão de custos de TI apresenta grandes desafios, como a dispersão de assinatura de softwares por departamentos e a dificuldade em provar o retorno em TI.
Veja algumas dicas para otimizar a gestão financeira de assinatura de software e outras despesas da gestão em TI.
1. Faça um inventário de assinatura de software
O inventário de licenças ativas permitirá identificar possíveis ociosidades e assinatura de softwares que não são mais utilizados.
Com isso, há a possibilidade de redução de custos de TI sem perder em qualidade.
Nesse inventário considere também detalhes sobre a assinatura de software, como finalidade, recursos, data da expiração e outros dados que forem pertinentes para evitar desperdício financeiro.
2. Adote centros de custos
Centro de custo é uma forma de divisão interna que cria unidades independentes em relação à apuração de despesas e receitas. Essa divisão associa custos e pagamentos a cada um dos projetos, departamentos da empresa ou filiais da companhia.
Na gestão financeira de assinatura de software, é interessante considerar os departamentos da empresa ou projetos como centros de custos.
Assim, é possível ter maior transparência dos custos de assinatura de software e outras despesas conforme o departamento ou projeto.
A transparência nos gastos é essencial para maior controle financeiro e otimização de recursos.
3. Use uma ferramenta de gestão financeira
O uso de ferramenta de gestão financeira permite automatização de tarefas, maior controle financeiro e transparência nos custos de TI. Também abrange dashboards e relatórios gerenciais sobre as despesas.
Na gestão de assinatura de software e outras despesas de TI é importante contar com uma ferramenta que já faça a atribuição de despesas por centros de custos.
Assim, o levantamento de custos e indicadores de TI fica mais preciso e ganha-se tempo para realizar análises mais aprofundadas na gestão financeira.
4. Use cartão corporativo nos pagamentos
O uso de cartão corporativo traz vantagens diversas para a gestão financeira, não só de software por assinatura.
O cartão PJ pré-pago, por exemplo, permite agendar pagamentos recorrentes de assinatura de software, além de contar a função de teto de gastos.
É um meio de pagamento corporativo interessante para a gestão financeira por centro de custos como indicamos. Alguns dos benefícios são:
- Facilita a divisão de despesas por centros de custos, sendo possível utilizar um cartão pré-pago para cada centro de custo (departamento ou projeto) com saldo referente ao orçamento pré-aprovado;
- Promove maior controle de custos com a centralização de gastos de assinatura de software e outras despesas do departamento/projeto em uma mesma fatura;
- Maior controle sobre os custos orçados e realizados em departamentos e projetos.
Com a adoção de um cartão PJ pré-pago por departamento, por exemplo, fica muito mais fácil a identificação da origem das despesas em tempo real – minimizando gastos fantasmas comuns quando há um mesmo cartão corporativo para diversos departamentos.
Por funcionar também como teto de gastos, um cartão PJ pré-pago também evita estouro de orçamento.
Quando o cartão PJ pré-pago é integrado à plataforma de gestão financeira, os benefícios são ainda maiores.
Nesse caso, a conciliação de despesas é automática. Ou seja, quando uma despesa é realizada no cartão PJ pré-pago, ela já é automaticamente atribuída ao respectivo centro de custo na plataforma de gestão financeira.
Conforme as despesas são atribuídas automaticamente ao seu centro de custos, o fechamento de mês do financeiro também é facilitado.
Essa modalidade de pagamento também melhora a autonomia dos departamentos, que possuem maior liberdade para gerir seu orçamento disponível, reduzindo pedidos de aprovação ao financeiro para cada investimento/pagamento.
Assim, a gestão de despesas e prestação de contas, não só de assinatura de software, torna-se muito mais prática – com ganho de tempo para o financeiro e os demais departamentos. Para entender melhor sobre o funcionamento dos cartões pré-pago, acesse o guia: tudo sobre cartão pré-pago.
Qual o risco de utilizar softwares não licenciados?
Abrir mão da contratação de um software ou “burlar” o contrato, baixando a aplicação de maneira ilegal, pode sair muito mais caro. Para começar, os dados do usuário se tornam vulneráveis, especialmente por conta do phishing (roubo de dados comum em softwares piratas).
Com esse rombo na segurança, suas informações sigilosas podem ser acessadas por usuários maliciosos, facilitando práticas criminosas. A exposição aos vírus e malwares está no pacote, o que pode causar danos irreparáveis às suas informações e gerar prejuízos gravíssimos.
Programas pirateados apresentam outro problema: as instabilidades. Elas se tornam ainda mais prejudiciais pela ausência de suporte técnico, que é um benefício de que apenas os usuários regularizados podem usufruir.
Além das exposições a esses inúmeros riscos, a credibilidade da empresa fica comprometida. Seus processos podem sofrer danos e atrasos que prejudicarão a relação com seu consumidor.
Sobre a licença de software
Uma licença de software, ou licença de programa de computador, é uma definição de ações autorizadas (ou proibidas), no âmbito do direito de um programador de software de computador concedidas (ou impostas) ao usuário deste software. Entende-se por usuário qualquer entidade legal, empresas ou um “usuário final (doméstico)”, de onde tem origem o termo em inglês end user license agreement.
Quando uma licença acrescenta restrições para além das existentes no direito de autor, o usuário tem normalmente de aceitar que lhe sejam impostas estas restrições para poder utilizar legalmente o software, sendo esta uma das diferenças entre uma licença de software livre e uma licença de software não-livre: as licenças de software livre acrescentam direitos face aos já concedidos pelo direito de autor, deixando apenas para o ato de redistribuição as únicas regras que impõem.
De forma geral, quem utiliza um software precisa obter uma licença — paga ou gratuita, temporária ou permanente — para usá-lo. No caso de softwares comerciais e não gratuitos, o fornecedor concede a licença apenas aos usuários que pagam pelo uso. Trata-se de uma forma de proteção de autenticidade do produto e o uso de meios de burlar uma licença de software pode configurar um ato ilegal.
Tipos de licenças:
Licenças temporárias permitem que um programa opere por um período específico, enquanto licenças permanentes não têm restrição de tempo. As licenças permanentes são mais recentes e geralmente vinculadas ao sistema operacional, que atualiza a data automaticamente. Algumas licenças limitam a quantidade de uso do software, como em programas que executam cálculos específicos, e bloqueiam novos acessos quando o usuário ultrapassa esse limite. Essa restrição pode reduzir o custo desse tipo de licença.
Com a popularização da internet e a conectividade de computadores e consoles, as licenças passaram a ser virtuais, hospedadas em servidores das empresas fornecedoras. Muitos programas só funcionam quando conectados à internet para validar a licença, dificultando o uso de versões piratas e garantindo que apenas usuários autorizados tenham acesso.
As licenças de rede e as atualizações constantes têm levado ao fim das licenças perpétuas, com as licenças anuais se tornando a norma. Esse modelo permite que empresas e usuários paguem continuamente pelo uso do software, muito comum em ferramentas essenciais, como programas de modelagem 3D integrados a bancos de dados, que permitem monitorar o uso em tempo real.
Apesar disso, muitas empresas ainda usam licenças por chave, que oferecem segurança contra acessos não autorizados. Embora consideradas caras, são a principal fonte de receita dos desenvolvedores. A concorrência pode reduzir custos, mas enfrenta barreiras: arquivos criados em um software raramente são compatíveis com concorrentes, e versões antigas não abrem arquivos de versões mais recentes, forçando atualizações constantes. Assim, as licenças perpétuas perdem espaço, pois limitam o uso à versão da época da compra.
A Gestão de Licenças como Pilar da Governança de TI
Mais do que uma questão de economia, o controle sobre as licenças de software é uma peça-chave dentro de uma estrutura sólida de Governança de TI. Uma governança eficiente exige que todos os ativos tecnológicos estejam alinhados às metas estratégicas da organização — e isso inclui as ferramentas que são licenciadas, utilizadas e renovadas continuamente.
Ao manter uma gestão estruturada de licenças, as empresas evitam riscos de não conformidade, multas e interrupções operacionais, além de promover o uso consciente e racional dos recursos tecnológicos. Essa prática também favorece a tomada de decisões mais assertiva, baseada em dados reais sobre uso e necessidades do negócio, o que contribui diretamente para o alinhamento entre TI e estratégia corporativa. É, portanto, uma ação fundamental para qualquer empresa que busca uma TI mais estratégica, segura e eficiente.
Referências de Governança: ITIL, COBIT e ISO no Controle de Licenças
Diversos modelos reconhecidos internacionalmente reforçam a importância da gestão de ativos de software como parte da Governança de TI. O framework COBIT, por exemplo, define diretrizes claras para que as empresas alinhem sua tecnologia aos objetivos organizacionais, com foco em controle, otimização e valor dos investimentos em TI. Nele, o gerenciamento adequado de licenças está diretamente ligado à entrega de valor e mitigação de riscos.
Já o ITIL, muito usado para estruturação de serviços de TI, aborda o controle de ativos e configurações (ITAM/CMDB) como um dos fundamentos para uma operação bem-sucedida — e o bom uso de licenças está dentro desse escopo. Além disso, a norma ISO/IEC 38500 oferece princípios para uma governança eficaz de TI, incentivando práticas éticas e responsáveis, especialmente no uso e aquisição de software.
Conclusão
Incorporar esses frameworks à rotina da empresa é uma maneira de garantir não só conformidade, mas também maturidade no uso dos recursos digitais. E a boa notícia: isso começa com passos simples, como mapear e revisar periodicamente o parque de licenças existente.
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