Estabeleça e utilize processos maduros, padronizados e automatizados para o rastreamento centralizado de ativos de software e gerenciamento de sistemas. Utilize o catálogo padrão e o processo de onboarding para novos itens de catálogo no processo de compra. Forneça software aos usuários finais por meio de mecanismos automatizados sob demanda e ajuste seus gastos com software de forma eficiente. Você também deve avaliar regularmente os processos e estabelecer metas para Software Asset Management (SAM).
Processo: Integração do processo de Procurement com o processo de Solicitação
Integrar o processo de solicitação de software com o processo de procurement é importante para garantir eficiência, controle de custos e conformidade. Ao alinhar esses processos:
- As solicitações podem ser rapidamente avaliadas e aprovadas, reduzindo atrasos e garantindo que os usuários obtenham o software necessário de forma oportuna.
- O procurement pode rastrear e gerenciar as licenças de software de forma mais eficaz, evitando compras excessivas, consolidando pedidos e aproveitando descontos por volume.
- Centralizar o processo garante a adesão aos acordos de licenciamento, restrições orçamentárias e políticas organizacionais, reduzindo o risco do shadow IT.
- A integração ajuda a manter inventários precisos de software, prevenindo o uso de software não licenciado ou desatualizado e garantindo o rastreamento adequado para renovações ou auditorias.
Conteúdo Relevante de Demonstração e Tutorial:
- Assista aqui para aprender sobre requisitos de software via ordens de compra;
- Assista aqui para aprender sobre requisitos de software via estoque;
Processo: Incorporar processos de software no onboarding e offboarding de usuários
Estabelecer um processo de onboarding ou offboarding de usuários é essencial para garantir uma experiência consistente e suave, além de assegurar que um processo padrão seja seguido. Isso inclui incorporar processos de Asset Management, como a instalação de software e o registro de alocações, ou a remoção dessas alocações e liberação de licenças quando um usuário sai da organização.
Etapas a serem concluídas:
- Identifique quaisquer processos existentes de onboarding e offboarding dentro da organização. Muitas vezes, esses processos podem ser aprimorados para incluir processos de asset management;
- Utilize as capacidades do ServiceNow em HAM e SAM para automatizar atividades de onboarding ou offboarding e tarefas predefinidas ou personalizadas;
- Documente o processo e comunique com as partes interessadas.
Processo: Criar e documentar o processo de auditoria de software
Estabelecer um processo de auditoria de software ajuda as organizações a reduzir o caos e mitigar os riscos associados a uma auditoria. Identifique notificações, stakeholders envolvidos e outras regras de engajamento que possam ser necessárias para responder com sucesso a uma solicitação de auditoria.
Etapas a serem concluídas:
- Consulte stakeholders e outros recursos internos/externos ao criar o processo de auditoria.
- Defina os stakeholders, as tarefas associadas, o sistema de registro e o plano de comunicação que serão envolvidos.
- Revise o processo e os resultados após cada auditoria para identificar áreas de melhoria.
- Documente e estabeleça um ciclo de revisão para o processo.
Datacenter: Validação de Compliance
O item de maturidade Validação de Conformidade foi descrito na fase “Caminhar” com foco no usuário final. O foco desse item de maturidade na fase “Corrida” é em produtos de software de data center.
Etapas a serem concluídas:
- Valide os resultados de reconciliação no ServiceNow Software Workspace.
- Identifique e corrija quaisquer problemas relacionados a dados. O ITAM Health Check Store Application pode ser utilizado para identificar dados ausentes ou mal configurados, o que pode resultar em resultados de conformidade incorretos.
- Estabeleça um plano de comunicação para notificar stakeholders sobre resultados e/ou problemas que precisem de atenção.
- Este item de maturidade visa estabelecer um processo de validação. Atividades de conformidade para editoras/produtos individuais ocorrerão de forma iterativa.
Sobreposição de software de identificação
O ServiceNow SAM possui capacidades de “overlapping software” para ajudar a obter visibilidade de aplicações redundantes em seu portfólio de software.Use a visualização Overlapping usage no Software Asset Workspace para obter insights sobre o uso em nível de funcionalidade e racionalizar suas aplicações SaaS e Single sign-on (SSO) que foram integradas durante as fases Engatinhar e Caminhar.
A visualização Overlapping usage exibe relatórios mostrando os gastos com suas aplicações com base na categoria da aplicação – SaaS ou detecção de gastos. Você também pode visualizar a lista de aplicações agrupadas por categorias com base na principal função da aplicação de software, como videoconferência, gerenciamento de projetos e marketing por e-mail.
Essa lista de aplicações inclui os seguintes detalhes:
- Gasto;
- Uso;
- Número total de assinaturas;
- Candidatos à recuperação;
Etapas a serem concluídas:
- A visualização Overlapping usage no Software Asset Workspace pode ajudar a identificar oportunidades de racionalização de SaaS e SSO
- Relatórios adicionais com base em modelos de descoberta ou modelos de software podem ser feitos usando os dados na tabela de produtos
Conteúdo relevante de demonstração e tutorial:
- Assista aqui para aprender sobre Software Spend Detection.
Rastreamento de licença Traga sua própria licença (BYOL)
O Bring Your Own License (BYOL) permite que as organizações usem suas licenças de software existentes em um ambiente de nuvem ou hospedado, poupando-as da necessidade de comprar novas licenças do provedor de nuvem.
Principais aspectos do BYOL:
- Economia de custos: Você evita a necessidade de comprar novas licenças, reduzindo potencialmente os custos gerais.
- Conformidade de licenças: Você continua responsável por gerenciar e rastrear o uso de suas licenças para garantir a conformidade com os termos do fornecedor.
- Flexibilidade: O BYOL permite que as organizações migrem workloads para a nuvem ou novos ambientes sem a complexidade de comprar licenças diferentes do provedor de nuvem.
O BYOL é frequentemente utilizado em plataformas de nuvem como AWS, Azure e Google Cloud, permitindo que você aplique suas licenças atuais para software, incluindo bancos de dados, sistemas operacionais ou aplicações.
O suporte ao BYOL no Software Asset Management ajuda você a:
- Descobrir licenças de software perpétuas e baseadas em assinatura automaticamente em ambientes locais e em nuvem, como AWS, Microsoft Azure e GCP.
- Determinar a conformidade de licenças dos seguintes produtos de software em sua infraestrutura híbrida: Microsoft SQL Server, Microsoft Windows Server, Oracle Database, Oracle WebLogic Server e Red Hat Enterprise Linux Server.
- Fornecer suporte avançado para otimização por meio de Cloud Special Rights* como direitos de uso duplo, flexibilidade de edição e virtualização ilimitada.
- Realizar remediação quando seu software estiver fora de conformidade.
Etapas a serem concluídas:
- Os dados de BYOL importados por um produto de descoberta como o ServiceNow Discovery são necessários.
- Uma vez que a instalação estiver populada e os campos adequados de BYOL preenchidos, o processo de reconciliação lidará com quaisquer regras específicas para o produto da instalação.
Conteúdo relevante de demonstração e tutorial:
- Clique aqui para aprender sobre as capacidades de BYOL no ServiceNow SAM.
- Clique aqui para ler um blog sobre o suporte BYOL no ServiceNow.
Conclusão
Implementar um programa de SAM no ServiceNow é uma jornada estruturada que aprimora a visibilidade de ativos de software, minimiza riscos e aumenta a eficiência operacional. Ao adotar a abordagem “Engatinhar, Caminhar e Correr”, as organizações podem melhorar progressivamente sua maturidade em SAM .
Traduzido pela 4Matt Tecnologia do original The Path to Value for a SAM Program in ServiceNow.
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