¿Cómo optimizar nuestros contratos de Microsoft 365 y Office 365? ¿Por dónde empezar? ¿Cómo reducir los contratos sin perder funcionalidad? ¿Cómo lidiar con Microsoft? Estas son las principales preguntas que recibimos cuando se nos solicita una revisión de optimización del contrato de Office 365.
Trabajando en algunos escenarios de optimización de Office 365 para un Cliente muy recientemente, encontramos una gran alternativa: licenciamiento de este producto por dispositivo.
Esta licencia basada en dispositivo está diseñada para simplificar la administración de Office 365 ProPlus en dispositivos compartidos por muchos usuarios. Cualquiera que inicie sesión y use este dispositivo puede usar Office 365 ProPlus para crear y editar documentos.
IMPORTANTE: La suscripción basada en dispositivo de Microsoft Office 365 ProPlus solo está disponible como una licencia complementaria para algunos clientes comerciales y algunos clientes educativos y se puede realizar mediante suscripción mensual o anual.
Requisitos para usar licencias basadas en dispositivos para Office 365 ProPlus:
- Versión 1907 o superior de Office 365 ProPlus;
- Versión 1803 o superior de Windows 10;
- El dispositivo con Windows 10 debe haber sido; se unió a Azure Active Directory (Azure AD) Azure AD híbrido.
Yendo más allá en la optimización de Office 365 recomendamos a nuestros clientes el uso de 4 puntos básicos de optimización:
1- Crea una línea de base:
Es muy importante que el área de tecnología de la información cree una línea base de usuarios por departamento y su perfil de uso.
También es importante analizar la cuota en el almacenamiento de Exchange o OneDrive que incluyeron (GB) y que realmente se usaron, junto con otros datos para ayudar en el proceso de optimización. Esto ayuda en la toma de decisiones basada en información y reduce el desperdicio de lo que no se está utilizando.
2- Evaluar lo que no se está utilizando:
Solemos encontrar productos más completos como un Offce 365 E3 o E5 con usuarios que no necesitan esta suite completa. Verifique el perfil de uso de cada profesional en las áreas, ya que los usuarios pueden tener la licencia correcta o tener proyectos futuros que requieran acceso a una determinada herramienta en la suite Office 365.
3- Analizar la capacidad de almacenamiento:
El análisis de sus necesidades reales de almacenamiento y sus opciones de degradación hace que los planes de Office 365 sean cada vez más pequeños.
Los usuarios de la licencia Office 365 E3 tienen 1 TB de almacenamiento personal ilimitado en OneDrive y 100 GB de almacenamiento de correo electrónico. Las empresas suelen ejecutar aplicaciones de almacenamiento alternativas como Dropbox, Box o Google Drive. En este caso, considere sus requisitos de almacenamiento tb reales, las opciones de degradación o la exclusión voluntaria de otro almacenamiento SaaS.
Además, analizar el cambio de planes también puede tener sentido para la optimización de la licencia si, por ejemplo, utiliza Google G Suite para el correo electrónico y otras aplicaciones de Office para la creación y la colaboración.
4- Revisa trimestralmente las firmas:
Los movimientos de entrada y salida de profesionales y el cambio de necesidades organizativas hacen que sea una necesidad también para el cambio de contratos. Las nuevas contrataciones y los proyectos van y vienen.
Al rastrear esto trimestralmente, las empresas pueden maximizar su ROI y mantener a sus empleados con la mejor suite. También puede monitorear el Centro de administración de Office 365 utilizando la plataforma MattZero para mantenerse actualizado con los procesos de cambio de RR.HH. y administrar las asignaciones, el bloqueo de usuarios o los cambios de perfil.
Nos gustaría reforzar que Gestión de activos de software (SAM - Software Asset Management) es el conjunto de prácticas comerciales que apoyan la gestión del software en la Organización de manera responsable y productiva. Estas prácticas se utilizan para lograr objetivos como:
- Reducción de costos de software;
- Mitigación de riesgos con auditoría y seguridad, por ejemplo;
- Apoyo en la toma de decisiones y cumplimiento del plan estratégico.
Nuestra recomendación:
Es muy común que las empresas solo presten atención al cambio en las licencias de Office después de que ocurre y es por eso que nuestra metodología de trabajo muestra que este análisis proactivo es de gran importancia.
Estos cambios en las reglas de licenciamiento pueden ser monitoreados y administrados por un Centro de Excelencia en Software y Gobernanza de la Nube (CCoE). Puede utilizar una única plataforma de gobierno de nube híbrida, donde puede controlar los costos de su centro de datos de VMware, así como las nubes públicas de AWS, Azure y Google.
Además de la optimización de costos, la gestión eficaz de Microsoft 365 impacta directamente en la productividad de su equipo. Al comprender el ciclo de vida de los datos y las aplicaciones de Office, las empresas pueden garantizar que los empleados tengan las herramientas adecuadas para realizar sus tareas de manera eficiente. El uso estratégico de Microsoft Teams, por ejemplo, puede revolucionar la comunicación y la colaboración interna, optimizando los procesos de negocio y aumentando la productividad de su equipo.
La optimización de Microsoft 365 también juega un papel crucial en la toma de decisiones estratégicas. El análisis de datos de uso y almacenamiento, junto con el monitoreo de Microsoft Teams y otras aplicaciones de Office, proporciona información valiosa para tomar decisiones informadas. Este enfoque basado en datos permite a las empresas ajustar sus contratos y asignaciones de recursos en función de las necesidades reales, evitando desperdicios y maximizando el retorno de la inversión.
Para las empresas que tienen una tienda online u otros sistemas complejos, integrar Microsoft 365 con bases de datos y otras plataformas es esencial. La capacidad de conectar bases de datos y otras herramientas a las aplicaciones de Office puede agilizar los flujos de trabajo, automatizar tareas y mejorar la eficiencia operativa.
La gestión de activos de software (SAM) es fundamental para garantizar el cumplimiento y optimizar el uso de Microsoft 365. Al implementar prácticas sólidas de SAM, las empresas pueden realizar un seguimiento y administrar sus licencias de manera eficaz, evitando costos innecesarios y garantizando que todos los usuarios tengan acceso a las aplicaciones y servicios de Office que necesitan. Una gestión eficaz de activos también permite a las empresas identificar y eliminar software no utilizado o subutilizado, liberando recursos para inversiones más estratégicas.
En resumen, optimizar Microsoft 365 es un proceso continuo que requiere atención a los detalles y un enfoque estratégico. Siguiendo los consejos y recomendaciones presentados en este artículo, las empresas pueden reducir costos, mejorar la productividad de su equipo, optimizar los procesos de negocio y garantizar que sus inversiones en tecnología estén alineadas con sus objetivos estratégicos.
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