Não há contestações quanto ao fato de que o Microsoft 365 (anteriormente conhecido como Office 365) é considerado a melhor suíte de aplicativos de negócios, entretanto, muitas delas ainda possuem incertezas em relação aos diferentes tipos de licenças disponíveis e qual seria a mais adequada para atender às necessidades específicas de seu negócio.
Compreender os distintos tipos de licença oferecidos pelo Microsoft 365 é importante não apenas para economizar recursos financeiros, mas também para assegurar a máxima produtividade dos colaboradores. Considerando essa importância, no presente artigo, elaboramos um guia abrangente para apresentar todas as opções disponíveis e orientar sobre como selecionar aquela que melhor se alinha à realidade de sua empresa.
O que é o Microsoft 365?
A suíte que anteriormente atendia pelo nome de Office 365 agora é conhecida como Microsoft 365, e a transição trouxe consigo uma expansão considerável além dos aplicativos tradicionais da família Office.
O Microsoft 365 representa uma abrangente coleção de aplicativos e serviços fornecidos pela Microsoft, visando facilitar tanto as atividades profissionais quanto as pessoais, esse conjunto de recursos é disponibilizado através de uma abordagem baseada em assinatura, o que implica em pagamentos regulares para garantir acesso contínuo aos serviços. Essa modalidade oferece vantagens como atualizações automáticas, armazenamento em nuvem e a flexibilidade de utilização em diversos dispositivos, proporcionando uma experiência integrada e constantemente atualizada para os usuários.
Se você deseja entender melhor como o Microsoft 365 pode otimizar suas atividades e como selecionar a opção mais adequada às suas necessidades, te convido a continuar a leitura para explorarmos todos os detalhes dessa robusta suíte da Microsoft.
Serviços disponíveis no Microsoft 365
O Microsoft 365 oferece uma variedade de serviços e aplicativos projetados para melhorar a produtividade e colaboração. Acompanhe abaixo os principais serviços disponíveis:
- Aplicativos do Microsoft 365: essenciais para a produtividade no ambiente de escritório, incluindo Word, Excel, PowerPoint, entre outros.
- Exchange: serviço abrangente de e-mail que oferece caixa de entrada, calendário, catálogo de endereços, tarefas e recursos de segurança.
- Teams: plataforma de colaboração que engloba mensagens instantâneas, reuniões online e compartilhamento de arquivos.
- OneDrive: armazenamento em nuvem que possibilita o acesso, compartilhamento e sincronização de arquivos através do navegador e em dispositivos diversos.
- SharePoint: facilita a construção de intranets, busca de conteúdo e análise de dados.
- Yammer: a rede social corporativa, ideal para comunicação interna e alívio da caixa de entrada.
- Stream: equivalente a um YouTube interno, proporciona streaming de vídeo de alta performance e acesso móvel.
- Planner: moderna ferramenta de gerenciamento de tarefas.
- Delve: alimentado por Inteligência Artificial, facilita a pesquisa de arquivos e pessoas de maneira eficiente.
- Grupos: espaço de colaboração integrando Exchange, SharePoint, Skype e Planner, onde equipes podem centralizar conversas, arquivos, notas, calendários e tarefas.
Tipos de Licença Microsoft 365
Escolher a licença adequada no Microsoft 365 é crucial para otimizar recursos e garantir que sua organização tenha acesso às ferramentas necessárias para operar de maneira eficiente. Neste contexto, é essencial compreender as opções disponíveis, cada uma adaptada a diferentes requisitos e prioridades. Vamos explorar mais detalhadamente alguns dos principais tipos de licenças oferecidas pelo Microsoft 365.
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Office 365 Business Essentials:
A opção mais fundamental, o Office 365 Business Essentials é ideal para aqueles que não dependem extensivamente dos aplicativos de desktop. Este plano oferece recursos essenciais para colaboração e produtividade, concentrando-se em serviços online essenciais.
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Office 365 Business:
Recomendado para organizações que necessitam exclusivamente dos aplicativos tradicionais do pacote Office, o Office 365 Business é uma escolha sólida. É importante notar que a hospedagem de e-mail não está incluída nesse plano.
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Office 365 ProPlus:
Para usuários que demandam funcionalidades avançadas, mas não requerem um e-mail comercial, o Office 365 ProPlus destaca-se como uma excelente opção. Este plano proporciona acesso aos aplicativos de desktop mais avançados.
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Office 365 Enterprise E1:
Representando a opção empresarial mais acessível, a licença Enterprise E1 é caracterizada por limitações no acesso aos aplicativos de desktop, exigindo o uso exclusivo das versões online. Este plano é uma escolha econômica para quem prioriza funcionalidades online.
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Office 365 Enterprise E3:
Entre as opções mais populares para empresas orientadas para o digital, a licença Enterprise E3 inclui aplicativos de desktop, e-mail, arquivamento, proteção de informações e opções adicionais de armazenamento. É uma escolha abrangente para organizações que buscam funcionalidades avançadas.
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Office 365 Enterprise E5:
No topo da escala, o Microsoft 365 E5 combina recursos dos planos E1 e E3, oferecendo o nível mais alto de serviços da Microsoft. Com essa licença, você obtém conferência de áudio, sistema telefônico, Power BI Pro, Customer Lockbox e Microsoft Cloud App Security, ideal para organizações que exigem o máximo em recursos e segurança.
Escolhendo e Gerenciando Licenças no Microsoft 365
Ao enfrentar a decisão de escolher licenças no Microsoft 365, é imperativo realizar uma análise criteriosa das necessidades específicas da organização em relação às características oferecidas por cada plano. Inicialmente, é essencial avaliar o perfil de uso de cada usuário, levando em consideração fatores como a dependência de aplicativos de desktop, a necessidade de e-mails corporativos, requisitos de segurança e preferências para colaboração online. Essa compreensão profunda das demandas operacionais permitirá uma seleção precisa, evitando gastos desnecessários e garantindo que cada usuário tenha acesso às ferramentas essenciais para suas responsabilidades.
Após a escolha das licenças, o gerenciamento eficiente torna-se vital para otimizar recursos e assegurar conformidade. Ferramentas administrativas integradas no Microsoft 365 facilitam a atribuição e monitoramento centralizado das licenças. Essa capacidade de gerenciamento central proporciona flexibilidade para ajustar as licenças conforme as mudanças nas necessidades da organização, garantindo uma alocação eficaz e evitando desperdícios.
É importante ressaltar a necessidade de uma revisão periódica das licenças. A evolução das operações e o crescimento da organização podem resultar em novas demandas, exigindo ajustes nas licenças atribuídas. Essa prática contínua de revisão e adaptação é fundamental para garantir que a empresa continue a tirar o máximo proveito das capacidades oferecidas pela suíte Microsoft 365, alinhando-se de forma dinâmica aos objetivos e requisitos em constante evolução.
No âmbito de um projeto para um de nossos clientes, destacamos abordagem adotada pela equipe no gerenciamento e atribuição de licenças. O cliente anteriormente administrava suas licenças por meio de planilhas do Excel, resultando em dados desatualizados e na falta de controle abrangente sobre o processo. Diante desse desafio, a equipe 4Matt estabeleceu uma colaboração estratégica com o cliente, visando desenvolver uma solução inovadora: um Dashboard de Gestão de Licenças M365. Para uma compreensão mais detalhada sobre este caso e os resultados obtidos, convidamos você a clicar abaixo e explorar mais informações.
Conclusão
Anteriormente, fornecemos um resumo conciso das opções disponíveis ao adquirir o Microsoft 365. Em termos gerais, à medida que os planos se tornam mais caros, oferecem um leque mais amplo de opções para colaboração, análise de dados e segurança. Contudo, entendemos que pode ser desafiador determinar precisamente o que você precisa e garantir um acompanhamento eficiente das suas licenças.
Fique tranquilo, nossa equipe de especialistas está aqui para orientá-lo na escolha do plano adequado. Além disso, podemos apoiá-lo na implementação desses serviços e treinar sua equipe para extrair o melhor proveito deles. Entre em contato conosco, e juntos, encontraremos o plano perfeito para atender às necessidades específicas da sua empresa!
Histórico
A Microsoft anunciou o Office 365 pela primeira vez em outubro de 2010, começando com uma versão beta privada com várias organizações, levando a uma versão beta pública em abril de 2011 e alcançando a disponibilidade geral em 28 de junho de 2011, com um lançamento destinado originalmente a usuários corporativos . Enfrentando a concorrência crescente do serviço semelhante do Google , Google Workspace , a Microsoft projetou a plataforma Office 365 para “reunir” seus serviços on-line existentes (como o Business Productivity Online Suite ) em “um serviço em nuvem sempre atualizado”, incorporando Exchange Server (para email), SharePoint (para redes sociais internas, colaboração e um site público) e Lync (para comunicação, VoIP e conferência). Os planos foram inicialmente lançados para pequenos negócios e empresas; o plano para pequenas empresas oferecia e-mail Exchange, SharePoint Online, Lync Online, hospedagem na web via SharePoint e o Web App com o plano empresarial também adicionando licenças por usuário para o software Office 2010 Professional Plus e suporte telefônico 24 horas por dia, 7 dias por semana. Após o lançamento oficial do serviço, os clientes do Business Productivity Online Suite tiveram 12 meses para migrar do BPOS para a plataforma Office 365.
Com o lançamento do Office 2013, uma versão atualizada da plataforma Office 365 foi lançada em 27 de fevereiro de 2013, expandindo o Office 365 para incluir novos planos voltados para diferentes tipos de negócios, juntamente com novos planos voltados para consumidores em geral, incluindo benefícios adaptados para Serviços ao consumidor da Microsoft, como o OneDrive (cuja integração com o Office foi um recurso importante do pacote de 2013). Os componentes do servidor foram atualizados para suas respectivas versões 2013, e a Microsoft expandiu o serviço Office 365 com novos planos, como Small Business Premium, Midsize Premium e Pro Plus. Um novo plano Office 365 Home Premium voltado para usuários domésticos oferece acesso ao pacote Office 2013 para até cinco computadores, juntamente com armazenamento expandido do OneDrive e 60 minutos de chamadas Skype mensais. O plano é voltado para consumidores comuns, principalmente aqueles que desejam instalar o Office em vários computadores. Foi introduzido um plano universitário, direcionado a estudantes do ensino superior. Com essas novas ofertas, a Microsoft começou a oferecer assinaturas pré-pagas do Office 365 em lojas de varejo, juntamente com as edições normais e com licença perpétua do Office 2013 (que são licenciadas apenas para uso em um computador e não recebem atualizações de recursos).
Em 19 de março de 2013, a Microsoft detalhou seus planos para fornecer integração com a plataforma de rede social corporativa Yammer (que havia adquirido em 2012) para o Office 365, como a capacidade de usar um logon único entre os dois serviços, feeds compartilhados e agregação de documentos e a capacidade de substituir totalmente o feed de notícias e a funcionalidade social do SharePoint pelo Yammer. A capacidade de fornecer um link para uma rede Yammer a partir de um portal do Office 365 foi introduzida em junho de 2013, com integração mais pesada (como um aplicativo Yammer para SharePoint e logon único) a ser introduzida em julho de 2013.
Em 8 de julho de 2013, a Microsoft lançou o Power BI, um conjunto de ferramentas de inteligência de negócios e mineração de dados de autoatendimento para o Office 365, a ser lançado no final do ano. O Power BI é incorporado principalmente ao Excel, permitindo aos usuários usar a ferramenta Power Query para criar planilhas e gráficos usando dados públicos e privados, e também realizar geovisualização com dados do Bing Maps usando a ferramenta Power Map (anteriormente disponível como um plug-in beta conhecido como GeoFlow). Os usuários também poderão acessar e publicar relatórios e realizar consultas em linguagem natural nos dados. Como uma oferta por tempo limitado para certos mercados (mas excluindo principalmente os EUA), a Microsoft também ofereceu uma assinatura Xbox Live Gold gratuita de um ano com qualquer compra de uma assinatura do Office 365 Home Premium ou University, até setembro 28, 2013.
A partir de 15 de abril de 2014, a Microsoft renomeou o plano “Home Premium” para “Home” e adicionou um novo plano “Pessoal” para usuários únicos.
Em junho de 2014, a quantidade de armazenamento OneDrive oferecida aos assinantes do Office 365 foi aumentada de 20 GB para 1 terabyte. Em 27 de outubro de 2014, a Microsoft anunciou armazenamento OneDrive “ilimitado” para assinantes do Office 365. No entanto, devido ao abuso e a uma redução geral nas opções de armazenamento implementadas pela Microsoft, o limite de 1 TB foi restabelecido em novembro de 2015.
Em junho de 2016, a Microsoft disponibilizou o Planner para lançamento geral. É considerado um concorrente do Trello e de outros serviços ágeis de colaboração em equipe.
Em abril de 2017, a Microsoft anunciou que com o fim do suporte principal para o Office 2016 em 13 de outubro de 2020, o acesso ao OneDrive for Business e aos servidores hospedados no Office 365 para Skype for Business ficará indisponível para aqueles que não usam o Office 365 ProPlus ou Office perpétuo no suporte convencional. Em julho de 2019, a Microsoft anunciou que o serviço hospedado Skype for Business Online seria descontinuado em 31 de julho de 2021, com os usuários sendo redirecionados para a plataforma de colaboração Microsoft Teams como sua substituição. Desde setembro de 2019, o Skype for Business Online não é mais oferecido a novos assinantes
Em outubro de 2017, o serviço Outlook.com Premium existente foi descontinuado e integrado exclusivamente no Office 365, com todos os assinantes pessoais e familiares sendo posteriormente atualizados para 50 GB de armazenamento.