Passo 1: Engatinhar. O Caminho Para Aproveitar ao Máximo seu Programa de SAM no ServiceNow.
Implementar um programa de SAM no ServiceNow oferece às organizações um método sistemático para monitorar, gerenciar e otimizar seus ativos de software. Para aproveitar ao máximo o seu programa de SAM, é crucial adotar uma abordagem em fases, geralmente categorizadas nas etapas de Engatinhar, Andar e Correr. Esse processo passo a passo permite que as organizações aprimorem a visibilidade, minimizem riscos e aumentem a eficiência operacional progressivamente.
O SAM do ServiceNow oferece uma visão do portal de Sucesso no Software Asset Workspace para acompanhar o progresso da sua aplicação de Software Asset Management (SAM) com metas de sucesso, opções de atribuir atividades para monitorar o atingimento das metas, executar verificações de integridade no software, maximizar o uso das capacidades de SAM e amadurecer o programa de SAM com itens predefinidos.
Amadureça seu programa de SAM com itens de maturidade predefinidos
A maturidade do programa é categorizada por três fases, sendo elas: Engatinhar, Andar e Correr. Para ajudá-lo a melhorar o retorno de valor do programa de SAM, incluindo processos, funcionalidades e capacidades dentro da sua organização, você pode vincular esses itens de maturidade às metas de sucesso e às tarefas de construtor de valor para monitorar e relatar as melhorias da sua aplicação SAM ao longo do tempo.
Fase Engatinhar: Visibilidade no Inventário/Gastos de Software
Nesta fase, você estabelecerá um banco de dados de gerenciamento de configuração (CMDB) saudável, identificará ferramentas para descobrir dados de software e definirá processos e papéis. O foco deve estar na computação de end-user computing (EUC) ou integrações de SaaS, cujas licenças não são muito complexas e para as quais as fontes de descoberta de software estão prontamente disponíveis.
Realize uma Verificação de Saúde do CMDB
Um CMDB saudável é essencial para o sucesso de um programa de SAM. Como o CMDB contém todos os dados de ativos e configuração, garantir sua integridade evita problemas de dados e melhora a eficácia do rastreamento de ativos e da gestão do ciclo de vida.
Passos para a verificação de saúde do CMDB incluem:
- Validar os dados atuais de ativos e configuração: garantir que o CMDB reflita com precisão todos os ativos atuais e suas relações com serviços, sistemas e aplicativos.
- Garantir que o CMDB seja bem estruturado: organizar o CMDB com classes de ativos, categorias e relações bem definidas com outros serviços de TI, evitando fragmentação.
- Resolver discrepâncias de dados: identificar e corrigir inconsistências ou lacunas no CMDB antes de importar novos dados de ativos.
Estabeleça Processos de SAM
Clique aqui para acessar o Guia de Processos de Software Asset Management no Now Create, que oferece instruções detalhadas sobre como o ServiceNow imagina o processo de SAM. para que você aproveite ao Máximo seu Programa de SAM no ServiceNow.
Identifique as Principais Partes Interessadas para o Programa de SAM
Um dos pontos-chave para uma implementação bem-sucedida de SAM e sua adoção em toda a organização é identificar as principais partes interessadas. Elas podem ser qualquer pessoa impactada pelo programa. Estabelecer uma comunicação clara e obter informações dessas partes pode ajudar a obter apoio para o programa.
Passos para completar:
- Identifique as diferentes áreas que serão impactadas pelo programa de SAM.
- Identifique as partes interessadas que estão envolvidas e que apoiam o programa para garantir seu sucesso.
- Documente e configure um plano de comunicação claro com as partes interessadas.
Atribuição de responsabilidade para cada função com base no nível de envolvimento no Programa de SAM
Estabeleça funções e responsabilidades para aqueles que precisam realizar as funções necessárias para o sucesso do programa de SAM. Identifique os recursos que precisam ser consultados em decisões ou informados sobre os resultados.
Passos a seguir:
- Documentar as funções e responsabilidades para o Programa de SAM.
- Revisar o RACI com as partes interessadas.
- Finalizar e estabelecer um processo para publicar e manter periodicamente.
Definir os Critérios de Sucesso do Programa de SAM
A definição dos objetivos, metas, métricas e critérios gerais de sucesso do programa de SAM é importante, pois assim identificamos marcos mensuráveis e alcançáveis e reportamos o progresso.
Passos a seguir:
- Documentar os critérios de sucesso.
- Documentar as métricas e os resultados esperados de um programa de SAM bem-sucedido.
- Comunicar os critérios gerais de sucesso com as partes interessadas.
Criar o processo de solicitação de software para usuários finais
A criação de solicitações de software “padrão” e “não padrão” é essencial para estabelecer um ponto único de entrada para as solicitações e a capacidade de fornecer as licenças já existentes, se disponíveis. O Plugin de Compras do ServiceNow, juntamente com o Catálogo de Solicitações do ServiceNow, pode ser usado para fornecer um exemplo do fluxo de solicitação de software e do mecanismo para implementar o processo.
Passos a seguir:
- Trabalhar com várias partes interessadas para identificar o processo atual e lacunas.
- Documentar o processo de solicitação de software e obter a aprovação das partes interessadas.
- Tenha em mente que, na fase inicial, nem tudo precisa ser automatizado. Concentre-se nos passos do processo e, com o tempo, torne o processo mais eficiente.
Medir e compartilhar o sucesso alcançado no Programa de SAM
Identifique, meça e compartilhe os sucessos alcançados no Programa de SAM por meio dos Objetivos de Sucesso no Módulo SAM do ServiceNow. Esses objetivos de sucesso podem ser usados para identificar economias potenciais e reais, bem como as atividades necessárias para alcançá-las.
Passos a seguir:
- Consulte a documentação do ServiceNow sobre Objetivos de Sucesso.
- Os objetivos de sucesso podem ser de curto ou longo prazo.
- Estabeleça um processo para registrar objetivos de sucesso mensuráveis e as atividades necessárias para alcançá-los.
Estabelecer atividades de “giro” para capturar informações de compras relacionadas a licenças de software
Na fase inicial, uma integração completa ao sistema de compras pode não ser viável. Contudo, estabelecer procedimentos de “giro” ou importação de dados ajudará a rastrear até a compra original do direito de uso do software.
Passos a seguir:
- Documentação do procedimento para capturar direitos de software adquiridos a partir do sistema de compras.
- Utilização do Plugin de Compras para registrar a compra no ServiceNow.
Treinamento
O treinamento, tanto interno para os usuários finais quanto externo para os recursos de SAM, é essencial para o sucesso do Programa. Programas de sucesso estabeleceram materiais de treinamento padrão, vídeos curtos e aulas de treinamento para usuários finais e seus recursos, que podem receber treinamento de fontes externas, bem como treinamento de certificação para fornecedores e tecnologias específicas.
Passos a seguir:
- Materiais de treinamento documentados estão disponíveis para usuários finais e recursos de SAM.
- O treinamento sobre as melhores práticas de SAM, certificações e tecnologias é incentivado para ajudar a adquirir conhecimento sobre as metodologias gerais de Gerenciamento de Ativos de Software.
EUC: Conectores do Service Graph
A conformidade de licenças de software varia significativamente entre o ambiente do datacenter e o ambiente de computação para o end-user computing (EUC), por causa das diferentes formas como o software é implantado e utilizado em cada contexto.
Durante a fase inicial, sugerimos focar na identificação de softwares no ambiente de EUC, já que essas informações geralmente são acessíveis por meio de Ferramentas de Gerenciamento de Endpoints na maioria das organizações (por exemplo, Microsoft SCCM/MECM, Microsoft Intune, Tanium, Jamf, etc.).
Os Conectores do Service Graph permitem que as organizações integrem dados de sistemas externos ao CMDB do ServiceNow. Pois eles ajudam a manter a precisão, consistência e alinhamento dos dados com o Modelo Comum de Dados de Serviço (CSDM) do ServiceNow. Explore os links abaixo para mais detalhes:
- Conector do Service Graph para Microsoft SCCM
- Conector do Service Graph para Microsoft Intune
- Conector do Service Graph para Jamf
- Conector do Service Graph para Tanium
EUC: Normalização
Os dados de software podem se originar de várias fontes e, consequentemente, podem ter formatos diferentes. Para manter um banco de dados de ativos de software sempre limpo, a normalização automática e contínua irá padronizar esses dados. Todos os dados de software, independentemente da fonte, passam por um processo de normalização para padronizar os dados de instalação de várias ferramentas de discovery. Isso envolve a comparação do editor, produto, versão e edição descobertos com a Biblioteca de Conteúdo do ServiceNow. As correspondências são registradas nos campos normalizados da tabela do Modelo de Descoberta. Além disso, a Biblioteca de Conteúdo adiciona metadados úteis, como datas de ciclo de vida e classificação UNSPSC (United Nations Standard Products and Services).
Em suma, se houver quaisquer exceções não reconhecidas, a equipe de serviço de conteúdo do ServiceNow pesquisa e atualiza a biblioteca de conteúdo, distribuindo o material atualizado para todos os clientes. Os clientes do SAM Enterprise também se beneficiam da Normalização por Machine Learning, que ajuda com software parcialmente normalizado, onde o editor e o produto são reconhecidos, mas a versão ou edição não são.
Você pode optar pelo Serviço de Conteúdo de Gerenciamento de Ativos de Software, que permite enviar modelos de descoberta de software perdidos ou parcialmente normalizados para análise pelo ServiceNow. Os clientes recebem conteúdo e regras atualizados para melhorar a normalização do software.
Quando a normalização é concluída?
Nunca! A normalização de software é um processo contínuo, pois softwares estão constantemente sendo adicionados ou removidos do seu ambiente. No SAM, tarefas programadas garantem que o processo de normalização seja executado regularmente para todos os modelos de discovery de software imediatamente, sempre que novos forem gerados.
Os clientes do SAM geralmente alcançam taxas iniciais de normalização de ~85% ou mais, utilizando fontes de discovery como o SCCM. Pois, ao optar também pelo Serviço de Conteúdo de Gerenciamento de Ativos de Software, é possível alcançar taxas de normalização superiores a 95%.
EUC: Uso de SaaS via Single Sign-On
As fontes de descoberta de software discutidas na seção anterior, como MECM/SCCM, Intune, Jamf, etc., fornecem visibilidade sobre o software instalado localmente nos dispositivos do ambiente de Computação do Usuário Final (EUC). No entanto, no cenário atual de TI, os usuários finais estão cada vez mais consumindo produtos de software que não estão instalados em nenhum dispositivo da sua organização. Esse software é consumido via navegador web e, geralmente, é licenciado com base em assinatura. Esse modelo de entrega de software é conhecido como Software as a Service (SaaS).
As empresas podem aproveitar os dados de Single Sign-On (SSO) para obter insights sobre o uso de aplicativos SaaS, analisando os padrões de autenticação dos usuários. O SSO fornece um registro centralizado de quando e como os funcionários acessam vários aplicativos SaaS, facilitando o acompanhamento de usuários ativos, frequência de uso e a adoção de diferentes ferramentas. Ao examinar esses dados, as empresas podem identificar quais aplicativos estão sendo usados regularmente, quais estão subutilizados e onde as licenças podem estar sendo desperdiçadas. Em suma, essa visibilidade ajuda a otimizar os gastos com SaaS, pois garante conformidade com os acordos de licenciamento e melhora a segurança, detectando tentativas de acesso não autorizadas ou incomuns. Além disso, os dados de SSO podem informar decisões sobre a renovação ou descontinuação de assinaturas de SaaS com base nas tendências de uso real. O ServiceNow SAM fornece integrações com os seguintes provedores de SSO:
- Okta
- Azure AD
Essas integrações permitirão o download de uma lista abrangente de todos os seus aplicativos SSO, usuários e grupos. Você pode monitorar os dados de login dos usuários para todos os aplicativos conectados e recuperar licenças não utilizadas. Além disso, você pode usar esses dados de uso para prever requisitos futuros de licenciamento e reduzir o número de licenças não utilizadas durante a renovação.
Passos a serem completados:
- Siga os passos necessários na documentação para criar um aplicativo/credenciais no provedor de SSO.
- Configure o perfil de integração no ServiceNow.
- Conecte os aplicativos SSO no ServiceNow para começar a monitorar usuários e grupos que têm acesso ao aplicativo.
Criar/importar direitos para produtos de software para o end-user
Os direitos de software são acordos legais que definem os direitos de instalar, usar e distribuir software. Eles delineiam os termos específicos sob os quais uma organização pode usar um produto de software, incluindo o número de instalações permitidas, a duração do uso e qualquer manutenção ou suporte associado. Carregar os direitos de software no SAM é crucial, pois permite que você rastreie e gerencie suas licenças de software de forma eficiente. Isso garante conformidade com os acordos de licenciamento, ajuda a evitar penalidades por uso excessivo, otimiza os gastos com software ao identificar licenças não utilizadas e fornece uma visão centralizada de todos os direitos, pois facilita uma melhor tomada de decisão em relação à aquisição e uso do software.
Para muitas organizações, 80% de seus gastos com software estão concentrados em alguns poucos editores de software “tier 1”, como Microsoft, VMware, Adobe, Oracle, IBM, SAP, Salesforce, etc.
Na fase de engatinhar, recomendamos focar na criação de direitos para produtos de software para o usuário final, tanto em modelos de entrega on-premises quanto baseados em assinatura.
Passos a serem completados:
- Reunir dados de direitos de várias fontes.
- Criar direitos de software usando a “importação de direitos”, o assistente guiado de direitos ou criar manualmente o direito no ServiceNow.
- Repetir esse processo para vários editores e produtos.
Traduzido pela 4Matt Tecnologia do original The Path to Value for a SAM Program in ServiceNow.