Com o avanço da tecnologia e principalmente da computação em nuvem (Microsoft Azure ou AWS), todas as empresas utilizam algum tipo de software para garantir a melhoria de suas operações e processos. Desta forma até mesmo aquelas que não são habituadas à tecnologia se viram na obrigação de adotá-la, sob o risco, caso não fizessem isso, de ficar para trás e perder mercado.
Muitas organizações por não possuir um processo de gestão de ativos ou inventário de software, utilizam alguns softwares de maneira ilegal, sem licença. Com isto estas empresas infringem assim o direito à propriedade intelectual das licenças Microsoft.
Por conta disso, podem ser severamente penalizadas com multas e até mesmo comprometer a segurança da informação e de toda área de tecnologia da informação da empresa. Isso sem deixar de mencionar ainda que podem responder por crime, pois é dever da empresa se certificar de que está agindo conforme as normais dos contratos de licenciamento da Microsoft.
Nesse sentido, uma medida que tem sido adotada para combater essa prática são as Auditorias Microsoft. Saiba o que é, como impacta os profissinais de TI e entenda a sua importância para os seus negócios, acompanhando a leitura!
O que é a Auditoria da Microsoft?
A Auditoria Microsoft é o processo pelo qual se busca fazer uma análise profunda em todos os computadores e outros dispositivos de uma empresa dos softwares instalados, com o objetivo de verificar se ela está utilizando os softwares de maneira legal, ou seja, de forma a respeitar os direitos relacionados à propriedade intelectual.
Isso porque pode acontecer, por exemplo, de uma empresa comprar softwares da Microsoft sem que se dê conta de que são piratas (ou sem licenças originais) e que podem, assim, comprometer a governança de TI ou governança de software.
Na prática, um time de compliance ou até mesmo a equipe de auditoria da Microsoft, solicita à empresa o levantamento de todos os dispositivos que possuem algum software da Microsoft e depois pedem as notas fiscais e licenças de software para comprovar a aquisição dos produtos. A ideia com isso é verificar se a empresa está utilizando softwares na quantidade correta e possui as licenças de autorização de uso dos produtos da Microsoft.
Quais são as etapas de Auditoria Microsoft?
Em resumo, as etapas de Auditoria da Microsoft ou como eles chama de revisão de SAM, consistem basicamente em:
- Levantamento de todos os softwares que são utilizados pela marca
- Comprovação das licenças ou verificação de licenças, com o envio de nota fiscal para a Microsoft
- Revisão do que esta sendo utilizado versus o que foi adquirido (ciclos de vida)
- Aquisição de licenciamento ou licenças faltantes, caso seja identificado que a empresa está utilizando produtos de forma ilegal. Por exemplo comprar 10 Licenças de sistemas operacionais Microsoft Windows Server.
Qual é a importância das Auditorias de Software para o seu negócio?
O processo de Auditoria de software é importante porque não só evita que a sua empresa sofra multas e sansões penais, mas também que coloque seus dados em perigo ou nas mãos de pessoas não autorizadas e que podem fazer o que acha conveniente com as informações observadas.
Como regularizar meu GAP de licenças de software?
Os fabricantes de Software como Oracle e Microsoft estão com foco muito grande em Cloud Computing, lançando vários produtos de SaaS, PaaS e IaaS, em nuvens como Oracle Cloud e Microsoft Azure
Se você precisa regularizar Office, Exchange, Sharepoint, Windows Server ou SQL, pense em migrar para produtos como Office 365 e Microsoft Azure.
Como ter controle preciso e completo dos inventário de softwares:
A governança de TI pode olhar para CMDBs existentes, para soluções de instalar software ou de ativos de hardware e irão concluir que o foco deve ser na automatização do processo de conciliação de inventário, levando em consideração os direitos de cada software e seus contratos , ou mesmo passar para o de otimização, onde o consumo de licenças é otimizado.
Mas, na verdade, a falta de um inventário de software preciso significa que a maturidade do SAM da organização é construída sobre uma base instável.
Uma maneira confiável de coletar evidências de aplicativos (evidências de instalação e quando necessário, dados de registros como chaves e utilização) e de reconhecer corretamente o software instalado, é fundamental para melhorar os processos de SAM na empresa.
Relatórios manuais por proprietários de aplicativos normalmente não são escaláveis e, mais importante, normalmente não podem ser usados como base para qualquer tipo de processo automatizado de otimização de licença de software.
Além disso, muitos fornecedores de software em uma situação de auditoria, como uma Auditorias Microsoft, terão uma expectativa de coleta automatizada de inventário de software e não somente usar os dados de active directory.
Nos links a seguir você pode conhecer mais sobre os programas de licenciamento dos fabricantes de software: Microsoft, Oracle, SAP, IBM e Autodesk.
A Importância da Gestão de Ativos de Software e Auditoria na Segurança da Informação
Muitas empresas enfrentam desafios na gestão de TI, especialmente quando se trata do uso de softwares licenciados e da conformidade com as políticas de retenção. A auditoria do Microsoft é um processo essencial para garantir que os ativos de software estejam devidamente licenciados, evitando riscos e penalidades.
A revisão de SAM (Software Asset Management) permite uma visão detalhada do ciclo de vida de um software, desde a aquisição – com registro das notas fiscais – até o descarte, garantindo a conformidade com as diretrizes do fabricante. Durante esse processo, é possível identificar quais soluções estão sendo utilizadas corretamente e quais precisam ser ajustadas.
O Papel do Log de Auditoria e Segurança da Informação
Empresas que utilizam Exchange Online e Active Directory precisam monitorar constantemente o log de auditoria, garantindo a integridade dos dados e o controle sobre os acessos aos sistemas. Esse monitoramento é fundamental para a segurança da informação, evitando vazamentos e acessos não autorizados.
A licença Microsoft deve ser gerenciada de forma estratégica para otimizar custos e evitar problemas no processo de auditoria. Além disso, a correta administração dos contratos de software contribui para a longevidade e conformidade dos ativos de software, promovendo uma melhor vida do ativo dentro da empresa.
Como Solicitar Informações e Trabalhar Conosco
Se sua empresa deseja entender melhor como funciona a gestão de ativos e o SAM software asset management, entre em contato conosco. Você pode solicitar informações por meio de nossa caixa de correio dedicada ao suporte ou acessar a página fale conosco.
Conclusão
O gerenciamento eficiente dos produtos Microsoft e a conformidade com as auditorias garantem um ambiente de TI mais seguro e produtivo. Entenda como funciona esse processo e implemente as melhores práticas para proteger os ativos digitais da sua empresa.