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Os Desafios do Gerenciamento de Licenças SAP

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Gerenciamento de licenças SAP e o programa SAM

Em todo o mundo, as empresas estão percebendo que devem empregar a Software Asset Management (SAM) para garantir a conformidade, melhorar as compras e reduzir custos. Vendedores populares de software de desktop, como Microsoft, Adobe e Symantec concordam, e já estão tornando muito mais fácil gerenciar suas licenças de software através do ciclo de vida SAM.

Mas, e o SAP? As empresas que executam a SAP estão agora procurando o SAM para ajudá-los a gerenciar melhor seu uso e custos. Começando com sua posição dominante no Enterprise Resource Planning (ERP), a crescente oferta de software de aplicativos da SAP está consumindo uma parcela cada vez maior do orçamento de TI corporativo. De fato, na última década, os clientes sap experimentaram aumentos de dois dígitos em seus custos anuais através do aumento das taxas de manutenção e licenciamento. Além disso, nos últimos 10 anos com Sarbanes-Oxley (SOX) e ISO/IEC 19770-1, a gestão de ativos de TI e software tornou-se criticamente importante. Uma vez que as implantações da SAP são complexas, entender e gerenciar contratos SAP, implantações e uso de licenças podem ser desafiadores.

Mas agora, é absolutamente essencial. A realidade é que as melhores práticas do SAM podem ser aplicadas ao gerenciamento de licenças SAP. Os profissionais do SAM dentro de empresas, consultores sam e administradores sap precisam entender as diferenças e desafios para alcançar um resultado bem-sucedido. O passo mais importante é usar ferramentas de software adequadas especificamente projetadas para o ambiente SAP, para descoberta, medição, conformidade, otimização e aposentadoria/reciclagem.

Uma implementação SAM bem-sucedida oferece uma série de benefícios pendentes:

  • Inventário preciso: Através da descoberta e medição, o SAM fornece uma avaliação precisa do pool de inventário de software. A Discovery detecta as licenças reais provisionadas e forma uma linha de base SAM, enquanto a medição monitora os padrões reais de uso para licenças.
  • Custos mais baixos: O SAM ajuda a reduzir os custos de aquisição de software corporativo, mantendo um inventário preciso e avaliação dos requisitos, o que também proporciona maior alavancagem nas negociações contratuais e compras mais inteligentes do que é realmente necessário.
  • Conformidade aprimorada: O SAM ajuda a limitar e eliminar os riscos legais do uso inadequado de software e garante o cumprimento dos requisitos de acesso indireto.
  • Gerenciamento aprimorado de governança e riscos: O SAM permite que uma empresa determine qual software está realmente sendo executado — uma parte crítica da avaliação de segurança, integridade de dados e risco de privacidade.
  • Aposentadoria adequada e reciclagem de ativos: Ao gerenciar ativos de software durante todo o seu ciclo de vida — incluindo a aposentadoria por licença quando um funcionário sai e a reciclagem de licenças para reutilização — as empresas podem obter um melhor retorno de seu investimento.

As melhores práticas do SAM com fornecedores como Microsoft, Adobe, IBM e Symantec são muito populares. A maioria das empresas que abraçaram a SAM estão trabalhando com empresas de consultoria para garantir que os processos e programas corretos estejam em vigor.

A International Standards Organization (ISO/IEC) publicou sua primeira orientação sobre o SAM em 2006 conhecido como ISO/IEC 19770-1. Ele fornece uma estrutura de processo que permite que as empresas provem que estão implementando o SAM para atender aos requisitos de governança corporativa e garantir suporte efetivo para o ITSM (IT Service Management, gerenciamento de serviços de TI). Hoje, a ISO 19770-1 é um bloco de construção chave de um programa SAM dentro de uma empresa.

Embora o SAM seja frequentemente visto como em grande parte focado em conformidade, os benefícios financeiros e de negócios que ele oferece através de práticas recomendadas podem ser dramáticos. Por exemplo, é possível para uma grande empresa liberar mais de US$ 10 milhões por ano em custos de aquisição e manutenção de licenciamento SAP através de um programa SAM bem implementado combinando processos e poderosas ferramentas de software.

Obstáculos específicos dos contratos SAP

Para aqueles que querem integrar as licenças SAP com suas melhores práticas de Gerenciamento de Ativos de Software (SAM), há desafios que devem ser superados. Alguns consideram isso análogo a colocar um pino quadrado em um buraco redondo. Embora possa não ser tão impossível como isso, a integração de licenças SAP em um programa SAM deve combinar processos com poderosas ferramentas de software para auxiliar na descoberta, medição, conformidade, otimização e aposentadoria/reciclagem.

Várias considerações importantes sobre o licenciamento SAP de uma perspectiva SAM são:

  • Sem suporte para tags de Identificação de Software (TAGS SWID): Como resultado, o controle e o gerenciamento de estoques são mais desafiadores. As Tags SWID fazem parte dos padrões ISO/IEC 19770 (ISO/IEC 19770-2 e 19770-3) e suportadas por fornecedores como Microsoft, Adobe e Symantec. Com o SAP, cada licença está associada a um usuário nomeado que pode ser usado para identificar e gerenciar essa licença durante todo o ciclo de vida. Convenções e normas para a alocação de usuários e seus nomes devem ser padronizados. O software Discovery é necessário para desenvolver uma linha de base SAM de licenças que foram emitidas e implantadas.
  • Diferentes tipos de licença: Tipos de licenças como Profissional, Profissional Limitado, Desenvolvedor e Autoatendimento de Funcionários não têm delineamento claro entre eles. Como resultado, avaliar a conformidade é difícil e coloca as empresas à mercê do processo anual de auditoria da SAP. O software para medição de atividade do usuário é necessário para garantir a conformidade e o “melhor ajuste” dos tipos de licença através de padrões reais de uso.
  • Taxas de Uso Indireto: Uma preocupação crescente com as implantações sap, as taxas de uso indireto são desafiadoras para identificar, avaliar e controlar. Quando aplicativos de terceiros fornecem acesso aos dados SAP através da interface de programação de aplicativos SAP (API), uma taxa anual é aplicada. É fundamental que as empresas rastreiem o nível de atividade e a exposição financeira desses custos indiretos de licença, que podem vir de aplicativos B2B ou móveis que estão se conectando ao sistema ERP SAP backend.
  • O desafio de se aposentar e reciclar as licenças de usuário SAP: Quando um funcionário deixa uma empresa, a licença dessa pessoa permanece em uso, embora possa ser marcada como “inativa” para impedir o acesso ao sistema. Identificar licenças de usuário duplicadas, errôneas e obsoletas requer ferramentas de software sofisticadas que automatizam o que pode ser um processo complicado de seis etapas para reciclar a licença para uso futuro.
  • Aquisição: Devido a todas as questões mencionadas, a aquisição eficiente é dificultada devido à falta de conexão entre compras contratuais passadas, licenças implantadas e a utilização real de licenças. Aqui novamente, a nova geração de poderosas ferramentas de software de descoberta pode fornecer a solução.

O ciclo de vida de Gestão de Ativos de Software SAM

Software Asset Management, SAM, é uma prática de negócios que inclui processos e ferramentas de software em conjunto para gerenciar o ciclo de vida de aplicativos de software em uma empresa — otimizando a compra, implantação, manutenção, utilização e aposentadoria de software. O ciclo de vida do SAM envolve cinco processos distintos – Planejar, Adquirir, Implantar, Gerenciar  e  Aposentar. Para aqueles que integram o SAP em seu processo de SAM, os desafios são significativos, mas não insuperáveis.

Para planejar e adquirir  licenças SAP, o primeiro passo é entender o que já é contratualmente propriedade e o que realmente está sendo usado. Isso requer a coleta de todos os contratos SAP de toda a empresa em um sistema de gerenciamento de contratos. Existem poderosos sistemas baseados em SaaS que podem capturar automaticamente tanto contratos quanto informações-chave para que uma empresa possa entender o que comprou contratualmente.

A coleta e organização de contratos proporciona uma visão holística das compras, mostrando o que realmente é implantado e sendo usado. Uma vez que os termos dos contratos, preços e uso real são entendidos, então a parte acquire do ciclo de vida SAM entra em jogo. Aqui, é melhor que as empresas usem dados de benchmarking de contratos e/ou uma consultoria experiente que possa negociar com a SAP em seu nome. Economizar 50% de desconto nos preços padrão é bom — a menos que o desconto padrão do setor seja de 65% — ou se você estiver comprando licenças enquanto já tem milhares que não foram devidamente aposentados e reciclados.

A fase de implantação do ciclo de vida SAM segue as práticas recomendadas padrão usadas com outros softwares corporativos. Aqui estão algumas questões específicas do SAP a considerar:

  • Tipo de licença adequado para cada usuário SAP: Certifique-se de que a licença suporta os recursos de cada usuário. A conformidade deve ser equilibrada em relação ao licenciamento que pode resultar em uma diferença de 10X a 20X no preço por licença. Usando um software poderoso, medir o uso exato é a melhor maneira de “tamanho certo” do tipo de licença.
  • Uso indireto: É uma despesa potencialmente explosiva que deve ser compreendida e gerenciada no contexto sam. A SAP geralmente tem uma disposição muito nova em cada um de seus contratos que diz: “Se um aplicativo de terceiros usa o sistema SAP para acessar dados, então uma licença de usuário indireta é necessária para cada usuário.” Isso pode se aplicar a aplicativos de e-commerce móveis, B2B e B2C, bem como portais internos e até sistemas de ponto de venda (PDV).

A fase de gerenciamento de uma implantação SAP sob o SAM deve envolver um monitoramento constante da atividade contratual e da atividade de uso para garantir que os dois estejam em equilíbrio. Com ferramentas de software automatizadas, as auto-auditorias mensais da atividade de licença SAP devem ser realizadas para entender melhor como a empresa se sairá em uma auditoria de fornecedores futura. A otimização de uso deve ser realizada para avaliar o potencial de licenciamento excessivo de usuários redundantes, obsoletos e errôneos. A medição deve ocorrer para garantir tanto a conformidade tipo/função da licença quanto o “dimensionamento certo” dos tipos de licença.

Finalmente, a fase de Reciclar/Reciclar  do processo SAM para SAP é muito importante tanto do ponto de vista financeiro quanto de conformidade. Não é incomum que até 25% de todas as licenças SAP sejam obsoletas, duplicadas ou errôneas. Após a otimização de uso, os administradores do SAP podem usar ferramentas de software para aposentar essas licenças e reciclá-las para uso subsequente. Isso provavelmente liberará alguns custos de aquisição para novas licenças SAP, uma vez que o inventário em mãos deve refletir as licenças disponíveis de aposentados e reciclados.

Discovery de Licenciamento SAP e SAM

Entender quais licenças SAP foram compradas contratualmente em uma empresa global e ao longo de várias décadas pode ser um desafio. A implantação de sistemas SAP em toda a empresa também pode ser extremamente complexa e difícil de entender. Poderosas ferramentas de descoberta podem ser configuradas para olhar através de dezenas ou centenas de sistemas SAP dentro da empresa, e criar um inventário coerente, unificado e abrangente de licenças autorizadas para uso dentro do sistema SAP. Um resumo agregado pode fornecer um instantâneo inicial que pode ser usado como base para uma linha de base SAM. Normalmente, clicar em um determinado valor em um relatório levará a uma lista detalhada explodida de usuários nomeados sap que podem ser visualizados ou exportados.

Uma ferramenta de descoberta deve gerar um resumo abrangente do que as licenças de usuário foram alocadas nos servidores SAP interligados em seu sistema. A Figura 2 é um exemplo de um relatório que fornece uma visão da mudança nas licenças de usuário nomeado nos últimos 12 meses, bem como as mudanças nas licenças SAP recicladas. É um processo não trivial que envolve etapas específicas para aposentar uma licença de usuário nomeada SAP e, em seguida, movê-la para uma licença reciclada. Como mostrado no exemplo abaixo, não houve alteração no número de licenças recicladas nos últimos 12 meses, o que provavelmente significa que a empresa não está usando nenhuma técnica automatizada.

O uso de software automatizado de detecção SAP também pode ser útil para entender a alocação de licenças tanto pelos tipos de licença SAP quanto pelo departamento ou código de custos. Essas informações de resumo mais detalhadas são essenciais durante a fase de aquisição do SAM, onde a empresa tem pleno conhecimento do (a) o que já comprou contratualmente, (b) quais licenças foram implantadas e estão ativas, e (c) qual é o lucro real de uso para cada licença. A Figura 3 é um exemplo de um relatório que pode ser gerado usando uma poderosa ferramenta de descoberta SAP.

Normalmente, as auditorias SAP revisam, mas não cobram pela atividade de licença em servidores de teste. No entanto, muitas vezes há dezenas de servidores de teste que ficam ociosos após o desenvolvimento ter se mudado para a produção há muito tempo, o que os torna candidatos à limpeza.

Finalmente, uma ferramenta de descoberta pode ser muito útil para fornecer uma visão detalhada do uso do sistema por todos os usuários SAP nomeados e licenciados. Como exemplo, na Figura 4, 874 usuários nomeados não têm logado no sistema SAP há mais de um ano. Essas licenças de usuário devem ser revistas, uma vez que podem ser contas duplicadas, errôneas ou obsoletas.

Conclusão

O Software Asset Management (SAM) é uma disciplina que combina processos e ferramentas para garantir a conformidade, melhorar a aquisição e uma redução do Custo Total de Operação (TCO) tanto das compras de licenças quanto das taxas anuais de manutenção contínuas. O software SAP é um dos maiores investimentos que as empresas fazem, e ainda assim raramente é dobrado na prática de SAM. Isso tem sido historicamente devido à complexidade, falta de suporte ao fornecedor e ferramentas de software inadequadas para auxiliar especialistas em SAM. Uma próxima geração de software que fornece a descoberta, medição, conformidade e otimização da SAP está sendo adotada no mercado pelas empresas líderes. Este software, combinado com processos associados, pode rapidamente trazer a implantação do software SAP para a prática de SAM corporativo.

Os profissionais de SAM dentro das empresas, bem como as práticas especializadas de consultorias SAM devem expandir-se além de seu trabalho mais tradicional de fornecedores — Microsoft, Adobe, Symantec, Oracle — para abordar o mercado SAP. Os benefícios potenciais para grandes empresas globais são significativos.

Traduzido pela 4Matt Tecnologia do original da Iaitam: SAP Licensing and the SAM Lifecycle – The Challenges of SAM, ISO 19770-1 and SAP License Management

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