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SAP: los desafíos de la gestión de licencias

Gestión de licencias de SAP y el programa SAM

En todo el mundo, las empresas se están dando cuenta de que deben emplear la Gestión de activos de software (SAM) para garantizar el cumplimiento, mejorar las adquisiciones y reducir los costos. Los proveedores de software de escritorio populares, como Microsoft, Adobe y Symantec, están de acuerdo y ya están facilitando mucho la administración de sus licencias de software a lo largo del ciclo de vida de SAM.

Pero, ¿qué pasa con SAP? Las empresas que ejecutan SAP ahora buscan a SAM para que las ayude a administrar mejor su uso y costos. Comenzando con su dominio en la planificación de recursos empresariales (ERP), la creciente oferta de software de aplicaciones de SAP está consumiendo una parte cada vez mayor del presupuesto corporativo de TI. De hecho, durante la última década, los clientes de SAP experimentaron aumentos de dos dígitos en sus costos anuales a través de mayores tarifas de mantenimiento y licencias. Además, en los últimos 10 años con Sarbanes-Oxley (SOX) e ISO/IEC 19770-1, la gestión de activos de TI y software se ha vuelto de vital importancia. Dado que las implementaciones de SAP son complejas, comprender y administrar los contratos, las implementaciones y el uso de licencias de SAP puede ser un desafío.

Pero ahora mismo, es absolutamente esencial. La realidad es que las mejores prácticas de SAM se pueden aplicar a la gestión de licencias de SAP. Los profesionales de SAM dentro de las empresas, los consultores de sam y los administradores de sap deben comprender las diferencias y los desafíos para lograr un resultado exitoso. El paso más importante es utilizar las herramientas de software adecuadas diseñadas específicamente para el entorno de SAP, para el descubrimiento, la medición, el cumplimiento, la optimización y el retiro/reciclaje.

Una implementación exitosa de SAM ofrece una serie de beneficios sobresalientes:

  • Inventario preciso: A través del descubrimiento y la medición, SAM proporciona una evaluación precisa del conjunto de inventario de software. Discovery detecta las licencias reales aprovisionadas y forma una línea de base de SAM, mientras que la medición monitorea los patrones de uso reales de las licencias.
  • más costos Bajo: SAM ayuda a reducir los costos de adquisición de software empresarial al mantener un inventario preciso y una evaluación de los requisitos, lo que también proporciona un mayor apalancamiento en las negociaciones de contratos y una compra más inteligente de lo que realmente se necesita.
  • Cumplimiento mejorado: SAM ayuda a limitar y eliminar los riesgos legales del mal uso del software y garantiza el cumplimiento de los requisitos de acceso indirecto.
  • Mejora de la gobernanza y la gestión de riesgos: SAM permite a una empresa determinar qué software se está ejecutando realmente, una parte fundamental de la evaluación de la seguridad, la integridad de los datos y el riesgo de privacidad.
  • Retiro adecuado y reciclaje de activos: Al administrar los activos de software a lo largo de su ciclo de vida, incluida la jubilación con licencia cuando un empleado se va y el reciclaje de licencias para su reutilización, las empresas pueden obtener un mejor retorno de su inversión.

Las mejores prácticas de SAM con proveedores como Microsoft, Adobe, IBM y Symantec son muy populares. La mayoría de las empresas que han adoptado SAM están trabajando con firmas de consultoría para garantizar que se implementen los procesos y programas correctos.

La Organización Internacional de Normalización (ISO/IEC) publicó su primera guía sobre SAM en 2006 conocida como ISO/IEC 19770-1. Proporciona un marco de proceso que permite a las empresas demostrar que están implementando SAM para cumplir con los requisitos de gobierno corporativo y garantizar un soporte eficaz de gestión de servicios de TI (ITSM). Hoy en día, ISO 19770-1 es un componente clave de un programa SAM dentro de una empresa.

Si bien a menudo se considera que SAM se centra en gran medida en el cumplimiento, los beneficios financieros y comerciales que ofrece a través de las mejores prácticas pueden ser espectaculares. Por ejemplo, es posible que una gran empresa libere más de US$ 10 millones por año en costos de adquisición y mantenimiento de licencias de SAP a través de un programa SAM bien implementado que combine potentes herramientas y procesos de software.

Obstáculos específicos de los contratos de SAP

Para aquellos que desean integrar las licencias de SAP con sus mejores prácticas de Gestión de activos de software (SAM), existen desafíos que deben superar. Algunos consideran que esto es análogo a poner una clavija cuadrada en un agujero redondo. Si bien puede que no sea tan imposible como eso, la integración de licencias de SAP en un programa SAM debe combinar procesos con potentes herramientas de software para ayudar al descubrimiento, la medición, el cumplimiento, la optimización y el retiro/reciclaje.

Varias consideraciones importantes sobre licencias de SAP desde la perspectiva de SAM son:

  • Sin soporte para etiquetas de identificación de software (ETIQUETAS SWID): Como resultado, el control y la gestión del inventario son más desafiantes. Las etiquetas SWID forman parte de los estándares ISO/IEC 19770 (ISO/IEC 19770-2 y 19770-3) y son compatibles con proveedores como Microsoft, Adobe y Symantec. Con SAP, cada licencia está asociada con un usuario designado que se puede usar para identificar y administrar esa licencia a lo largo de su ciclo de vida. Se deben estandarizar las convenciones y normas para la asignación de usuarios y sus nombres. Se requiere software de descubrimiento para desarrollar una línea de base SAM de licencias que se hayan emitido e implementado.
  • Diferentes tipos de licencia: Los tipos de licencia como Professional, Limited Professional, Developer y Employee Self-Service no tienen una delimitación clara entre ellos. Como resultado, evaluar el cumplimiento es difícil y pone a las empresas a merced del proceso de auditoría anual de SAP. Se requiere un software de medición de la actividad del usuario para garantizar el cumplimiento y el "mejor ajuste" de los tipos de licencia en los patrones de uso reales.
  • Tarifas de uso indirecto: Una preocupación creciente con las implementaciones de SAP, las tasas de uso indirecto son difíciles de identificar, evaluar y controlar. Cuando las aplicaciones de terceros brindan acceso a los datos de SAP a través de la interfaz de programación de aplicaciones (API) de SAP, se aplica una tarifa anual. Es fundamental que las empresas realicen un seguimiento del nivel de actividad y la exposición financiera de estos gastos generales de licencia, que pueden provenir de aplicaciones B2B o móviles que se conectan al sistema SAP ERP backend.
  • El desafío de retirar y reciclar las licencias de usuario de SAP: Cuando un empleado deja una empresa, la licencia de esa persona permanece en uso, aunque se puede marcar como “inactiva” para evitar el acceso al sistema. La identificación de licencias de usuario duplicadas, erróneas y obsoletas requiere herramientas de software sofisticadas que automaticen lo que puede ser un engorroso proceso de seis pasos para reciclar la licencia para uso futuro.
  • Adquisición: Debido a todos los problemas antes mencionados, la adquisición eficiente se ve obstaculizada por la falta de conexión entre las compras contractuales anteriores, las licencias implementadas y el uso real de las licencias. Una vez más, la nueva generación de potentes herramientas de software de descubrimiento puede proporcionar la solución.

El ciclo de vida de la gestión de activos de software SAM

Software Asset Management, SAM, es una práctica comercial que agrupa procesos y herramientas de software para administrar el ciclo de vida de las aplicaciones de software en una empresa, optimizando la compra, implementación, mantenimiento, utilización y retiro de software. El ciclo de vida de SAM implica cinco procesos distintos: Planificar, Adquirir, Implementar, Administrar  y  Retirarse. Para aquellos que integran SAP en su proceso SAM, los desafíos son significativos pero no insuperables.

Para planificar y adquirir  Licencias de SAP, el primer paso es comprender qué es lo que ya se posee por contrato y qué se está utilizando realmente. Esto requiere recopilar todos los contratos de SAP de toda la empresa en un sistema de gestión de contratos. Existen poderosos sistemas basados en SaaS que pueden capturar automáticamente tanto los contratos como la información clave para que una empresa pueda comprender lo que ha comprado por contrato.

La recopilación y organización de contratos proporciona una visión holística de la adquisición, que muestra lo que realmente se implementa y se utiliza. Una vez que se comprendan los términos de los contratos, los precios y el uso real, entonces el adquirir parte del ciclo de vida SAM entra en juego. En este caso, es mejor que las empresas utilicen datos de evaluación comparativa de contratos y/o una consultoría experimentada que pueda negociar con SAP en su nombre. Ahorrar 50% de los precios estándar está bien, a menos que el descuento estándar de la industria sea 65%, o si está comprando licencias cuando ya tiene miles que no se han retirado y reciclado correctamente.

la fase de implantación El ciclo de vida de SAM sigue las mejores prácticas estándar utilizadas con otro software empresarial. Estos son algunos problemas específicos de SAP a tener en cuenta:

  • Tipo de licencia adecuado para cada usuario de SAP: Asegúrese de que la licencia sea compatible con las funciones de cada usuario. El cumplimiento debe equilibrarse con la concesión de licencias, lo que puede generar una diferencia de 10X a 20X en el precio por licencia. Usar un software poderoso, medir el uso exacto es la mejor manera de obtener el tipo de licencia del “tamaño correcto”.
  • Uso indirecto: Es un gasto potencialmente explosivo que debe entenderse y gestionarse en el mismo contexto. SAP a menudo tiene una disposición muy nueva en cada uno de sus acuerdos que dice: "Si una aplicación de terceros usa el sistema SAP para acceder a los datos, entonces se requiere una licencia de usuario indirecta para cada usuario". Esto puede aplicarse a aplicaciones de comercio electrónico móviles, B2B y B2C, así como a portales internos e incluso sistemas de punto de venta (POS).

la fase administración de una implementación de SAP bajo SAM debe implicar un monitoreo constante de la actividad del contrato y la actividad de uso para garantizar que ambos estén en equilibrio. Con herramientas de software automatizadas, se deben realizar autoauditorías mensuales de la actividad de licencias de SAP para comprender mejor cómo se desempeñará la empresa en una futura auditoría de proveedores. La optimización del uso debe realizarse para evaluar el potencial de licencias excesivas de usuarios redundantes, obsoletos y erróneos. La medición debe llevarse a cabo para garantizar tanto el cumplimiento de la función/tipo de licencia como el "dimensionamiento correcto" de los tipos de licencia.

Finalmente, la fase reciclar / reciclar  del proceso SAM para SAP es muy importante tanto desde el punto de vista financiero como de cumplimiento. No es raro que hasta 25% de todas las licencias de SAP sean obsoletas, duplicadas o erróneas. Después de la optimización del uso, los administradores de SAP pueden usar herramientas de software para retirar estas licencias y reciclarlas para su uso posterior. Es probable que esto libere algunos costos de adquisición de nuevas licencias de SAP, ya que el inventario disponible debe reflejar las licencias disponibles de jubilados y recicladores.

Descubrimiento de licencias de SAP y SAM

Comprender qué licencias de SAP se han comprado por contrato en una empresa global durante varias décadas puede ser un desafío. La implementación de sistemas SAP en toda la empresa también puede ser extremadamente compleja y difícil de entender. Se pueden configurar potentes herramientas de descubrimiento para examinar docenas o cientos de sistemas SAP dentro de la empresa y crear un inventario coherente, unificado y completo de licencias autorizadas para su uso dentro del sistema SAP. Un resumen agregado puede proporcionar una instantánea inicial que se puede usar como base para una línea base de SAM. Por lo general, al hacer clic en un determinado valor en un informe, se mostrará una lista ampliada detallada de usuarios de SAP con nombre que se pueden ver o exportar.

Una herramienta de descubrimiento debe generar un resumen completo de las licencias de usuario que se han asignado en los servidores SAP vinculados a su sistema. La figura 2 es un ejemplo de un informe que proporciona una vista del cambio en las licencias de usuario nominal durante los últimos 12 meses, así como los cambios en las licencias de SAP recicladas. Es un proceso no trivial que implica pasos específicos para retirar una licencia de usuario nominal de SAP y luego pasarla a una licencia reciclada. Como se muestra en el siguiente ejemplo, no ha habido cambios en la cantidad de licencias recicladas en los últimos 12 meses, lo que probablemente significa que la empresa no está utilizando ninguna técnica automatizada.

El uso del software de descubrimiento automatizado de SAP también puede ser útil para comprender la asignación de licencias por tipos de licencia de SAP y por departamento o código de costo. Esta información resumida más detallada es esencial durante la fase de adquisición de SAM, en la que la empresa es plenamente consciente de (a) lo que ya ha comprado por contrato, (b) qué licencias se han implementado y están activas, y (c) cuál es el beneficio de uso para cada licencia. La figura 3 es un ejemplo de un informe que se puede generar utilizando una poderosa herramienta de descubrimiento de SAP.

Las auditorías de SAP generalmente revisan pero no cobran por la actividad de licencias en los servidores de prueba. Sin embargo, a menudo hay docenas de servidores de prueba que permanecen inactivos después de que el desarrollo pasó a producción hace mucho tiempo, lo que los convierte en candidatos para la limpieza.

Finalmente, una herramienta de descubrimiento puede ser muy útil para proporcionar una vista detallada del uso del sistema por parte de todos los usuarios de SAP con nombre y licencia. Como ejemplo, en la Figura 4, 874 usuarios designados no han iniciado sesión en el sistema SAP durante más de un año. Estas licencias de usuario deben ser revisadas ya que pueden ser cuentas duplicadas, erróneas u obsoletas.

Conclusión

La gestión de activos de software (SAM) es una disciplina que combina procesos y herramientas para garantizar el cumplimiento, mejorar las adquisiciones y reducir el costo total de operación (TCO) tanto de las compras de licencias como de las tarifas anuales de mantenimiento. El software de SAP es una de las mayores inversiones que realizan las empresas y, sin embargo, rara vez se incluye en la práctica de SAM. Históricamente, esto se ha debido a la complejidad, la falta de soporte del proveedor y las herramientas de software inadecuadas para ayudar a los especialistas de SAM. Las empresas líderes están adoptando en el mercado una próxima generación de software que proporciona descubrimiento, medición, cumplimiento y optimización de SAP. Este software, combinado con los procesos asociados, puede llevar rápidamente la implementación del software SAP a la práctica empresarial de SAM.

Los profesionales de SAM en la empresa, así como las prácticas expertas en consultoría de SAM, deben expandirse más allá de su trabajo de proveedor más tradicional (Microsoft, Adobe, Symantec, Oracle) para abordar el mercado de SAP. Los beneficios potenciales para las grandes empresas globales son significativos.

Traducido por 4Matt Technology del original de Iaitam: Licencias de SAP y el ciclo de vida de SAM: los desafíos de SAM, ISO 19770-1 y la gestión de licencias de SAP

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