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En estos más de 10 años trabajando con IT Asset Management, los clientes nos han preguntado una y otra vez cómo aumentar su nivel de madurez en gestión de activos de software (SAM), de la industria de TI, de la gestión de inventario o más comúnmente conocido como inventario de TI.

Para ello, creamos una escala de madurez basada en modelos de la industria de TI como Gartner, IAITAM e ITIL donde presentamos cuatro niveles de madurez para mejorar la gestión de TI.

En el Nivel 1 (consulte la figura siguiente), comienza a recopilar el inventario de software en su infraestructura de TI actual. 

Al mismo tiempo, es necesario recopilar información de inventario de hardware relevante o componentes de hardware suficientes para determinar el consumo de licencias para licencias en función de características como procesador, núcleos, RAM y disco.

 

Inventario de software

A menudo en el Nivel 1, está utilizando una fuente de datos de una herramienta que se implementó para satisfacer una necesidad de TI, además de las actividades de SAM.

Es muy común que estas herramientas se hayan adquirido para propósitos tales como: implementación de paquetes, instalación de software, mesa de servicio o acceso remoto. Como ejemplo de estos software de inventario podemos mencionar Microsoft SCCM, Altiris y BMC.

A pesar de la gran cantidad de datos que provienen de estas fuentes de información de la herramienta de inventario de activos de TI, estos son suficientes para abordar solo las necesidades comerciales para las que fueron diseñadas originalmente. 

Por ejemplo, una base de datos de administración de configuración (CMDB) contendrá información de configuración de hardware y puede contener información de alto nivel sobre software, como el sistema operativo y la aplicación del servidor principal.  

Pero una CMDB generalmente no tendrá información completa de inventario de software y rara vez contendrá información sobre contratos, solo llega al nivel del sistema operativo. 

Esta brecha significa que la base de datos CMDB por sí sola no puede proporcionar suficientes detalles para lograr una verdadera madurez SAM Nivel 1; en el mejor de los casos, los datos de CMDB pueden proporcionar una descripción general de las aplicaciones instaladas.

 

Iniciar un proceso SAM en la empresa

Cuando esto se convierte en un problema es cuando una iniciativa SAM puede acelerarse y crearse desde una perspectiva de gestión de contratos o gobernanza de software. 

En algunas organizaciones, el proceso de presupuestación, compra y gestión de proveedores es relativamente más maduro en comparación con el proceso de gobierno del software, particularmente en lo que respecta a servidores y centros de datos.

Un equipo de compras para productos de megavendidores como Microsoft, Oracle, SAP o IBM y también para la gestión de proveedores de TI, generalmente tiene un mayor conocimiento de las complejidades que existen en los modelos de licencias de software, mantenimiento y renovaciones de soporte, así como las reglas de los Contratos de Licencia de Usuario Final. (EULA). 

Sin embargo, este equipo de compras a menudo no tiene visibilidad ni control directo sobre el proceso de recopilación de inventario de software y su puesta a disposición.

Históricamente, se basan en informes manuales de hojas de cálculo de Excel exportadas desde las aplicaciones para obtener una posición de inventario estimada y luego realizar una conciliación manual de sus derechos de licencia para definir qué se comprará o renovará.

Cómo tener un control preciso y completo del inventario de software:

En este modelo, desafortunadamente es más fácil perder el control al no tener un inventario de software preciso y actualizado. El gobierno de TI puede mirar las CMDB existentes, instalar software o soluciones de activos de hardware y concluirá que el enfoque debe estar en automatizar el proceso de conciliación de inventario, teniendo en cuenta los derechos de cada software y sus contratos (Nivel 3), o incluso pasar al Nivel 4, donde se optimiza el consumo de licencias. 

Pero, de hecho, la falta de un inventario de software preciso significa que la madurez SAM de la organización se basa en una base inestable.

Una forma confiable de recopilar evidencia de la aplicación (evidencia de instalación y, cuando sea necesario, datos de registro como claves y uso) y de reconocer correctamente el software instalado es fundamental para mejorar los procesos de la aplicación. SAM en la empresa. 

Los informes manuales de los propietarios de las aplicaciones no suelen ser escalables y, lo que es más importante, normalmente no se pueden utilizar como base para ningún tipo de proceso de optimización de licencias de software automatizado. 

Además, muchos proveedores de software en una situación de auditoría, como una auditoría de Microsoft, tendrán la expectativa de recopilar un inventario de software automatizado y no solo utilizar datos de directorio activo. 

Madurez en la gestión de activos

tu madurez en Gerencia de activos de software - SAM, es un espejo de la calidad de los datos de inventario de software, y si confía en fuentes de inventario inexactas y / o incompletas, generará resultados de cumplimiento de licencia de software inexactos o incompletos y, lo más importante, no podrá optimizar de los contratos de forma más agresiva.  

El uso de una solución de inventario de software que aproveche el concepto y siga los requisitos de gestión de activos de software (SAM) para la optimización de licencias puede ser el primer camino hacia un estado más optimizado y compatible de los contratos de software para su organización.

Otro beneficio que la gestión de inventarios puede traer a la empresa es la seguridad de los datos, debido a que el gerente de TI y las áreas finales tienen un monitoreo constante para la toma de decisiones.

 

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