Inventario de software: cómo aumenta la madurez de la gestión de activos de TI
Con más de 20 años de experiencia en Gestión de Activos TI, hemos notado que muchas empresas nos preguntan frecuentemente sobre cómo incrementar su nivel de madurez en la gestión de inventario de software (SAM) y cómo mejorar la gestión de activos tecnológicos.
Para dar respuesta a esta necesidad, creamos una escala de madurez basada en modelos reconocidos como Gartner, IAITAM e ITIL, que presenta cuatro niveles de madurez para mejorar la gestión de TI y la gestión de inventarios.
Paso uno: Recopilación del inventario de software
El primer paso para una gestión eficaz de activos de software es realizar un estudio exhaustivo del inventario de software en toda su infraestructura de TI, incluidos los sistemas empresariales como Windows y macOS.
En este punto, también es esencial recopilar datos de hardware relevantes, como el procesador, la cantidad de núcleos, la RAM y la capacidad de almacenamiento. Estos datos son esenciales para calcular correctamente el consumo de licencias y garantizar el cumplimiento de los contratos de software TI.
Herramientas de inventario de software
Muchas empresas de Nivel 1 utilizan herramientas que se implementaron para otros fines de TI, como implementación de paquetes, mesa de ayuda o acceso remoto. Algunos ejemplos de estas soluciones son Microsoft SCCM, Altiris y Servicio ITOM de ServiceNow.
Si bien estas herramientas proporcionan una gran cantidad de datos, a menudo son limitadas para un inventario de software preciso y actualizado. Una CMDB, por ejemplo, puede contener información sobre hardware y software básicos, pero rara vez tiene datos detallados sobre licencias, ciclo de vida o contratos de productos de software.
Esta brecha impide que una organización alcance una verdadera madurez de SAM Nivel 1, ya que sin un inventario preciso es imposible garantizar una gestión eficiente de licencias y el cumplimiento legal.
La importancia del inventario de software en la gobernanza de TI
Cuando la falta de un inventario de software estructurado se convierte en un problema, la gestión de activos de software debe integrarse con la gobernanza de TI y la gestión de contratos. Las empresas que tienen procesos maduros de compras y gestión de proveedores, especialmente para megaproveedores como Microsoft, Oracle, SAP e IBM, generalmente tienen una mejor comprensión de los modelos de licencias, el mantenimiento preventivo y las renovaciones. Para IBM, por ejemplo, la medición se puede realizar utilizando el ILMT (Información sobre la herramienta de métricas de licencia de IBM).
Sin embargo, los equipos de adquisiciones a menudo carecen de control sobre el proceso de recopilación de inventario de software y terminan dependiendo de hojas de cálculo manuales para estimar la cantidad de licencias necesarias. Este método manual puede provocar errores y comprometer la eficiencia de la gestión de activos.
¿Cómo tener un control de inventario preciso?
Sin un inventario de software actualizado, es fácil perder el rastro de los activos y no garantizar el cumplimiento de los acuerdos de licencia. Algunas organizaciones intentan resolver este problema automatizando la conciliación de inventario, cotejando los datos de instalación de software con los derechos de licencia. Este proceso se vuelve crítico en los niveles 3 y 4 de la escala de madurez, donde la optimización de la licencia cobra relevancia.
Sin embargo, sin un inventario de software preciso, la gestión de activos de toda la empresa se ve comprometida. La forma más efectiva de mejorar los procesos SAM es utilizar herramientas que recopilen automáticamente evidencia de instalación y reconozcan correctamente el software presente en los dispositivos.
Los informes manuales de inventario de software no son escalables y pueden comprometer auditorías, como las que realizan proveedores como Microsoft. Las empresas que dependen únicamente de los informes de Active Directory o CMDB tienen dificultades para cumplir con los requisitos de auditoría y estado de cumplimiento.
Madurez en la gestión de activos de software
La madurez de la gestión de activos de software (SAM) refleja directamente la calidad de los datos del inventario de software. Si su organización se basa en fuentes inexactas o incompletas, sus resultados también serán inexactos, lo que potencialmente creará riesgos financieros y de cumplimiento.
Una solución de inventario de software automatizada que sigue las mejores prácticas de SAM es el primer paso hacia una gestión más eficiente y optimizada de los activos de software.
Además, un inventario bien gestionado contribuye a la seguridad de la información, permitiendo al equipo de TI monitorear constantemente el software utilizado, facilitando la toma de decisiones estratégicas, la gestión de vulnerabilidades y el control de los entornos tecnológicos.
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