Quanto mais uma organização trabalha com dados de maneira inteligente, maiores são as chances de aprimorar os serviços. No segmento de Tecnologia da Informação, essa tendência se consolida a cada dia. Afinal, informações consistentes propiciam identificar oportunidades para mitigar problemas em curto prazo. Esse cenário favorece a adesão ao Configuration Management Databases (CMDB).
Caso não tenha conhecimento sobre esse recurso, sabia que se trata de um software capaz de integrar os dados mais importantes relativos a um setor. No caso da área de TI, isso é fundamental para a equipe ser mais ágil e eficiente na busca das melhores soluções para os demais setores de uma empresa.
Neste artigo, vamos mostrar como o CMDB pode ajudar na rotina do Departamento de Tecnologia da Informação. Por isso, é bom ler atentamente este conteúdo do início ao fim.
Saiba o que é CMDB
O termo CMDB é uma sigla que na língua inglesa corresponde à Configuration Management Databases. Consiste em um banco de dados em que são armazenados os dados relevantes sobre itens de configuração (ICs), adotados nas companhias.
É bom ressaltar que o IC é qualquer componente que precisa de configuração para executar um serviço de TI. Outro detalhe é que o CMDB é usado principalmente em empresas que adotam o ITIL, conjunto de iniciativas que abrangem a gestão das atividades de Tecnologia da Informação.
Além disso, o CMDB pode ajudar a organizar e a aprimorar a relação entre os recursos tecnológicos e a configuração. Dessa forma, permite aos gestores uma visão ampla dos equipamentos e dos softwares, o que inclui ferramentas de gestão, sistemas operacionais e outros sistemas necessários para a execução dos trabalhos.
Quais são as características de um CMDB?
Dashboards
A incorporação de painéis com métricas e análises de Configuração de Item (CI) simplifica o monitoramento da integridade dos dados, o impacto das alterações, os padrões que levam a incidentes ou problemas, bem como a integridade dos CIs. Essa integração oferece à equipe de operações informações em tempo real sobre incidentes, problemas e alterações anteriores associadas a um CI, o que resulta em uma redução significativa do tempo necessário para solucionar problemas.
Controles de acesso
Os controles de acesso permitem atribuir diferentes níveis de acesso a indivíduos ou equipes, conforme necessário, além de rastrear todas as alterações até sua origem em caso de incidentes ou dúvidas.
Compliance
Os registros detalhados fornecem visibilidade e auxiliam em auditorias. Esses registros contêm informações sobre o estado dos CIs, histórico de alterações, verificações e saldos, bem como incidentes relacionados.
Criação de CIs e preenchimento de dados
Esse processo é suportado por três tipos diferentes de métodos: integrações, ferramentas de descoberta e entrada manual, que verificam endereços IP dentro da rede de uma organização para obter informações sobre software e hardware. Por meio desses métodos, é criado um inventário abrangente de todos os ativos e dispositivos dentro da empresa, inclusive recursos em nuvem.
Conjuntos de dados federados
O suporte a conjuntos de dados federados inclui a reconciliação e normalização de CIs e dados relevantes.
Mapeamento de serviço de TI
Uma representação física de relacionamentos e dependências relacionados a um serviço de TI.
Como funciona um CMDB?
Um CMDB (Configuration Management Database) fornece um local centralizado para armazenar dados relacionados a ativos de TI e Itens de Configuração (CIs). Os CIs representam os elementos gerenciados, como roteadores, servidores, aplicativos, máquinas virtuais, contêineres ou mesmo estruturas lógicas, como portfólios.
A importação de dados é comumente utilizada para identificar os CIs no ambiente e transferi-los para o CMDB. Embora algumas equipes de TI possam atualizar manualmente o CMDB, essa prática não é recomendada devido à falta de escalabilidade e à possibilidade de introduzir erros, como duplicatas e CIs desnecessários.
Após reunir e unificar as informações, é importante analisá-las quanto à precisão e consistência. Quaisquer lacunas de dados devem ser identificadas e resolvidas. Para manter um CMDB funcionando de forma ideal, é necessário atualizá-lo constantemente, preferencialmente de forma automatizada, para garantir sua alta precisão.
Entenda como o CMDB evoluiu no mundo corporativo
Com o avanço tecnológico ganhando um espaço cada vez maior nas empresas, surgiu a necessidade de administrar melhor os dados sobre os ativos de TI. Esse fator contribui para o ITIL ser empregado na elaboração de processos ligados ao gerenciamento dos recursos e das configurações.
Para tudo isso funcionar e agregar valor às corporações, o CMDB deve ser adotado de acordo com as melhores práticas do mercado. Assim, ele se torna estratégico, principalmente, nas organizações que usam o Agile e o DevOps, contribuindo para a resolução de problemas e o fortalecimento de uma cultura voltada para as mudanças e a inovação.
Em virtude do sucesso alcançado no segmento de TI, o CMDB pode ajudar na melhoria das entregas de outras áreas, como o setor comercial. Isso é mais uma prova de como o mundo corporativo está explorando as vantagens dessa ferramenta.
Veja como a TI e outras áreas estão usando o CMDB
Nada melhor do que um exemplo simples para se familiarizar com o Configuration Management Databases. Nesse sentido, vale mencionar a situação em que o Departamento de TI recebe uma solicitação de serviço para resolver o problema de um notebook empresarial que não está funcionando.
Por meio do CMDB, o funcionário, responsável pelo atendimento da demanda, verifica o que está acontecendo com o IC (notebook). Para isso, analisa também o histórico completo do equipamento, o que engloba reparos feitos, atualizações efetivadas e o contrato de compra.
Esse conjunto de dados permite ao funcionário de TI avaliar as causas do problema e identificar soluções com mais facilidade e rapidez. É bom destacar que, além do ITSM, o CMDB pode ajudar em diversas ações em uma companhia. Prova disso é que essa ferramenta é capaz de ser adotada em outras situações, como:
- Organização da frota de veículos, o que permite um gerenciamento mais efetivo dos contratos com os prestadores de serviços;
- Rastreamento de edifícios e sistemas ambientais;
- Atividades do setor de manutenção industrial, auxiliando na consulta do inventário dos equipamentos;
- Análise da trajetória dos funcionários ao rastrear os documentos de cada colaborador, dando mais agilidade aos trabalhos do RH.
Também é viável estabelecer cada IC a partir das necessidades institucionais. Isso possibilita que o CMDB esteja adaptado às demandas da empresa. Com o uso adequado dessa ferramenta, são economizadas muitas horas de trabalho, o que é imprescindível para aumentar a produtividade.
Fique atento aos benefícios proporcionados pelo CMDB
O CMDB possui um dos benefícios mais significativos ao utilizar todos os dados dispersos pela empresa, necessários para a execução das operações de TI, e centralizá-los em um único local. Isso proporciona visibilidade às operações de TI em todos os recursos de TI da organização, evitando que os dados fiquem dispersos em diferentes locais.
As equipes de TI se beneficiam de várias maneiras com o uso de um CMDB. Ele auxilia na eliminação de indisponibilidades, reduz significativamente o tempo necessário para solucionar interrupções, garante conformidade e evita multas de segurança e auditoria. Além disso, o CMDB permite entender o contexto dos serviços ao tomar decisões, o que beneficia a avaliação de riscos e a geração de relatórios. Também possibilita o rastreamento dos custos de licenças de software e serviços em nuvem.
Em resumo, o CMDB oferece benefícios como centralização de dados, visibilidade das operações de TI, prevenção de indisponibilidades, conformidade, suporte à tomada de decisões, avaliação de riscos, geração de relatórios e controle de custos.
Planejamento
O CMDB ajuda os gerentes de tecnologia a planejar em um nível detalhado com o gerenciamento de ativos e em um nível alto com a arquitetura empresarial.
Operacional
As principais práticas do ITSM são aprimoradas pelo CMDB, incluindo o gerenciamento de incidentes, mudanças e problemas.
O CMDB pode melhorar a avaliação de riscos no gerenciamento de mudanças, antecipando quais sistemas e usuários podem ser mais afetados. Ele também ajuda a conformidade, auxiliando as equipes a gerenciar trilhas e controles de auditoria.
O CMDB afeta o gerenciamento de incidentes, identificando as alterações e as causas raiz de um incidente e avançando para uma resolução mais rápida. Os registros de incidentes são associados a seus CIs, o que ajuda as equipes a rastrear incidentes ao longo do tempo em conjunto com os ativos afetados por eles.
O gerenciamento de problemas se beneficia do CMDB, pois ele ajuda na análise da causa raiz, o que facilita para as equipes chegar à origem de um problema mais rapidamente. Ele também oferece suporte ao gerenciamento proativo, ajudando as equipes a identificar os ativos que precisam de atualização para reduzir os custos de serviço e o tempo de inatividade.
Contabilidade
É importante ter códigos de aplicativos e serviços em finanças de TI, pois isso ajuda a distribuir extratos de faturamento e gerenciar outras finanças.
Desafios do CMDB
Embora o CMDB ofereça vantagens significativas, é importante reconhecer que muitas organizações enfrentam desafios ao tentar obter valor das soluções CMDB. Alguns dos motivos para isso incluem a utilização de processos manuais para criar o CMDB, a falta de pessoas e processos adequados para identificar os dados críticos que devem ser incluídos no CMDB e a ausência de ferramentas automatizadas para garantir a correta inserção dos dados no CMDB. No entanto, é essencial ressaltar que essas dificuldades não se devem necessariamente a deficiências na tecnologia em si.
Ao identificar os fatores que contribuem para esses problemas, é possível se preparar adequadamente e evitar obstáculos que possam comprometer a eficácia do CMDB. Isso pode envolver a implementação de processos eficientes e automatizados para a criação e manutenção do CMDB, a capacitação das equipes responsáveis pela gestão do CMDB e a definição de critérios claros para identificar os dados relevantes a serem incluídos no CMDB. Com uma abordagem cuidadosa e o devido planejamento, é possível superar os desafios e aproveitar ao máximo as capacidades do CMDB para impulsionar a eficiência e o sucesso das operações de TI.
Precisão
Pode ser difícil manter a precisão de um CMDB. Algumas dessas dificuldades incluem ferramentas de descoberta que não estão sendo executadas com frequência suficiente, ausência de protocolos de automação ou muita confiança na entrada de dados. Ao se concentrar e otimizar a descoberta em seu CMDB, você melhorará a precisão.
Centralização
Embora um CMDB seja um local centralizado para exibir os dados, isso não significa necessariamente que todos os dados de ativos precisem viver exclusivamente no CMDB. Uma prática recomendada é obter dados de outras ferramentas para que a ferramenta mais relevante seja usada para dar suporte a cada caso.
Várias fontes de dados
Embora um CMDB atue como um repositório centralizado de informações de ativos de TI, às vezes pode haver muitas fontes de dados que estão sendo alimentadas no CMDB. Isso pode criar confusão e dados não relacionados que sejam difíceis de categorizar.
Processo
Algumas organizações funcionam sob a percepção de que os CMDBs são para mapear infraestruturas e softwares legados em vez da nova pilha de infraestrutura de nuvem e software. É importante não permitir que a conversa sobre semântica impeça que você rastreie o valor de seus CIs em uma ferramenta que fornece uma visão ampla de seus ecossistemas técnicos.
Relevância
Algumas empresas tratam os CMDBs como a única fonte da verdade, e isso pode levar as organizações a tentar combinar todos os dados nesse local sem considerar casos de uso e o que é relevante para as necessidades deles. Um CMDB deve conter apenas dados úteis e focados que suportem processos, garantindo que ele defina valor, objetivo, proprietário e maneiras de atualizar todos os dados.
Compromisso da equipe
O compromisso da equipe é um dos fatores mais importantes na integração e no uso de novas tecnologias e processos, e no seu sucesso ou não. Se sua organização e as pessoas envolvidas não estiverem totalmente comprometidas com o sucesso da solução CMDB, provavelmente ela não terá êxito.
Ferramentas
É crucial escolher a ferramenta certa se você quiser evitar falhas. Algumas ferramentas de CMDB são simplesmente repositórios de ativos fixados em ferramentas de descoberta de infraestrutura legadas com uma reação lenta à mudança. As melhores ferramentas de CMDB são aquelas que podem ser dinâmicas rapidamente e que levam em conta novos tipos de ativos.
Veja como implementar o CMDB
Para o CMDB ajudar uma organização de forma estratégica, o primeiro passo é mostrar com clareza os benefícios dessa ferramenta aos colaboradores. Um trabalho de conscientização é peça-chave para promover uma mudança de cultura. Afinal, a gestão por dados não é uma iniciativa que se consolida de forma instantânea.
É preciso fazer com que os colaboradores se identifiquem com práticas que possibilitarão um gerenciamento mais efetivo não apenas dos ativos de TI, mas também de outros processos empresariais.
ITAM versus CMDB
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