Cuanto más una organización trabaje con datos de manera inteligente, mayores serán las posibilidades de mejorar los servicios. En el segmento de Tecnologías de la Información, esta tendencia se consolida cada día. Después de todo, la información consistente permite identificar oportunidades para mitigar los problemas en el corto plazo. Este escenario favorece la adherencia a las bases de datos de gestión de configuración (CMDB).
Si no conoce esta función, ¿sabía que se trata de un software capaz de integrar los datos más importantes relacionados con un sector? En el caso del área de TI, esto es fundamental para que el equipo sea más ágil y eficiente a la hora de encontrar las mejores soluciones para los demás sectores de una empresa.
En este artículo, mostraremos cómo CMDB puede ayudar en la rutina del Departamento de Tecnología de la Información. Por lo tanto, es bueno leer este contenido con atención de principio a fin.
Descubra qué es CMDB
El término CMDB es una sigla que en inglés corresponde a Bases de Datos de Gestión de Configuración. Consiste en una base de datos en la que se almacenan datos relevantes sobre los elementos de configuración (CI) adoptados en las empresas.
Vale la pena señalar que el IC es cualquier componente que necesita configuración para ejecutar un servicio de TI. Otro detalle es que CMDB se utiliza principalmente en empresas que adoptan el ITIL, un conjunto de iniciativas que abarcan la gestión de actividades de Tecnologías de la Información.
Además, la CMDB puede ayudar a organizar y mejorar la relación entre los recursos tecnológicos y la configuración. De esta manera, permite a los gerentes una visión amplia de los equipos y software, que incluye herramientas de gestión, sistemas operativos y otros sistemas necesarios para realizar el trabajo.
¿Cuáles son las características de una CMDB?
Paneles de control
La incorporación de paneles con métricas y análisis de elementos de configuración (CI) simplifica el monitoreo de la integridad de los datos, el impacto de los cambios, los patrones que conducen a incidentes o problemas y el estado de los CI. Esta integración proporciona al equipo de operaciones información en tiempo real sobre incidentes pasados, problemas y cambios asociados con un CI, lo que resulta en una reducción significativa en el tiempo necesario para resolver problemas.
Controles de acceso
Los controles de acceso le permiten asignar diferentes niveles de acceso a individuos o equipos según sea necesario, y rastrear todos los cambios hasta su origen en caso de incidentes o preguntas.
Cumplimiento
Los registros detallados brindan visibilidad y ayudan con las auditorías. Estos registros contienen información sobre el estado de los CI, historial de cambios, controles y contrapesos e incidentes relacionados.
Crear CI y completar datos
Este proceso está respaldado por tres tipos diferentes de métodos: integraciones, herramientas de descubrimiento e entrada manual, que verifican las direcciones IP dentro de la red de una organización en busca de información de software y hardware. A través de estos métodos, se crea un inventario completo de todos los activos y dispositivos dentro de la empresa, incluidos los recursos de la nube.
Conjuntos de datos federados
El soporte para conjuntos de datos federados incluye la conciliación y normalización de CI y datos relevantes.
mapeo de servicios de TI
Una representación física de relaciones y dependencias relacionadas con un servicio de TI.
¿Cómo funciona una CMDB?
Una CMDB (base de datos de gestión de configuración) proporciona una ubicación centralizada para almacenar datos relacionados con activos de TI y elementos de configuración (CI). Los CI representan elementos gestionados como enrutadores, servidores, aplicaciones, máquinas virtuales, contenedores o incluso estructuras lógicas como carteras.
La importación de datos se usa comúnmente para identificar CI en el entorno y transferirlos a CMDB. Aunque algunos equipos de TI pueden actualizar manualmente la CMDB, esta práctica no se recomienda debido a la falta de escalabilidad y la posibilidad de introducir errores como duplicados y CI innecesarios.
Después de recopilar y unificar la información, es importante analizarla para determinar su precisión y coherencia. Cualquier laguna de datos debe identificarse y resolverse. Para mantener una CMDB funcionando de manera óptima, es necesario actualizarla constantemente, preferiblemente de forma automatizada, para garantizar su alta precisión.
Comprender cómo ha evolucionado CMDB en el mundo empresarial
A medida que el avance tecnológico gana cada vez más espacio en las empresas, ha surgido la necesidad de gestionar mejor los datos de los activos de TI. Este factor contribuye a que ITIL se utilice en el desarrollo de procesos vinculados a la gestión de recursos y configuración.
Para que todo esto funcione y agregue valor a las corporaciones, la CMDB debe adoptarse de acuerdo con las mejores prácticas del mercado. Por lo tanto, se vuelve estratégico, especialmente en organizaciones que utilizan el Ágil y el DevOps, contribuyendo a la resolución de problemas y fortaleciendo una cultura enfocada al cambio y la innovación.
Debido al éxito alcanzado en el segmento de TI, la CMDB puede ayudar a mejorar las entregas en otras áreas, como el sector comercial. Esta es una prueba más de cómo el mundo empresarial está explorando las ventajas de esta herramienta.
Vea cómo TI y otras áreas utilizan CMDB
Nada mejor que un sencillo ejemplo para familiarizarse con la Gestión de la Configuración de Bases de Datos. En este sentido, cabe mencionar la situación en la que el Departamento de TI recibe una solicitud de servicio para resolver el problema de un portátil empresarial que no funciona.
A través de la CMDB, el empleado, responsable de satisfacer la demanda, verifica lo que sucede con el IC (notebook). Para ello, también analiza el historial completo del equipo, que incluye reparaciones realizadas, actualizaciones realizadas y el contrato de compra.
Este conjunto de datos permite al empleado de TI evaluar las causas del problema e identificar soluciones de forma más fácil y rápida. Cabe destacar que, además de ITSM, CMDB puede ayudar con varias acciones en una empresa. Prueba de ello es que esta herramienta es susceptible de ser adoptada en otras situaciones, como por ejemplo:
- Organización de la flota de vehículos, que permite una gestión más eficaz de los contratos con los proveedores de servicios;
- Seguimiento de edificios y sistemas ambientales;
- Actividades en el sector de mantenimiento industrial, asistiendo en la consulta de inventario de equipos;
- Análisis de las trayectorias de los empleados mediante el seguimiento de los documentos de cada empleado, agilizando el trabajo de RR.HH.
También es factible establecer cada CI en función de las necesidades institucionales. Esto permite adaptar la CMDB a las demandas de la empresa. Con el uso adecuado de esta herramienta se ahorran muchas horas de trabajo, lo cual es fundamental para aumentar la productividad.
Preste atención a los beneficios que brinda CMDB
CMDB tiene uno de los beneficios más significativos al utilizar todos los datos dispersos por la empresa, necesarios para llevar a cabo las operaciones de TI, y centralizarlos en una única ubicación. Esto proporciona visibilidad de las operaciones de TI en todos los recursos de TI de la organización, evitando que los datos se dispersen en diferentes ubicaciones.
Los equipos de TI se benefician de varias maneras del uso de una CMDB. Ayuda a eliminar interrupciones, reduce significativamente el tiempo necesario para resolverlas, garantiza el cumplimiento y evita multas de seguridad y auditoría. Además, CMDB le permite comprender el contexto de los servicios al tomar decisiones, lo que beneficia la evaluación de riesgos y la presentación de informes. También permite realizar un seguimiento de los costos de las licencias de software y los servicios en la nube.
En resumen, CMDB ofrece beneficios como centralización de datos, visibilidad de las operaciones de TI, prevención de interrupciones, cumplimiento, soporte de decisiones, evaluación de riesgos, informes y control de costos.
Planificación
CMDB ayuda a los administradores de tecnología a planificar a un nivel detallado con la gestión de activos y a un alto nivel con la arquitectura empresarial.
Operacional
CMDB mejora las prácticas básicas de ITSM, incluida la gestión de incidentes, cambios y problemas.
CMDB puede mejorar la evaluación de riesgos en la gestión de cambios, anticipando qué sistemas y usuarios pueden verse más afectados. También ayuda al cumplimiento al ayudar a los equipos a gestionar controles y pistas de auditoría.
CMDB impacta la gestión de incidentes al identificar cambios y causas fundamentales de un incidente y avanzar hacia una resolución más rápida. Los registros de incidentes están asociados con sus CI, lo que ayuda a los equipos a realizar un seguimiento de los incidentes a lo largo del tiempo junto con los activos afectados por ellos.
La gestión de problemas se beneficia de CMDB, ya que ayuda con el análisis de la causa raíz, lo que facilita que los equipos lleguen más rápido al origen de un problema. También respalda la gestión proactiva, ayudando a los equipos a identificar los activos que necesitan actualización para reducir los costos del servicio y el tiempo de inactividad.
Contabilidad
Es importante tener códigos de aplicación y servicios en finanzas de TI, ya que ayuda a distribuir estados de cuenta y administrar otras finanzas.
Desafíos de la CMDB
Si bien CMDB ofrece ventajas significativas, es importante reconocer que muchas organizaciones enfrentan desafíos cuando intentan obtener valor de las soluciones CMDB. Algunas de las razones de esto incluyen el uso de procesos manuales para crear la CMDB, la falta de personas y procesos adecuados para identificar los datos críticos que deben incluirse en la CMDB y la ausencia de herramientas automatizadas para garantizar la entrada correcta de datos en la CMDB. CMDB. Sin embargo, es fundamental enfatizar que estas dificultades no se deben necesariamente a deficiencias en la tecnología en sí.
Identificando los factores que contribuyen a estos problemas, es posible prepararse adecuadamente y evitar obstáculos que puedan comprometer la efectividad de la CMDB. Esto puede implicar implementar procesos eficientes y automatizados para crear y mantener la CMDB, capacitar a los equipos responsables de administrar la CMDB y definir criterios claros para identificar los datos relevantes que se incluirán en la CMDB. Con un enfoque cuidadoso y una planificación adecuada, puede superar los desafíos y aprovechar al máximo las capacidades de CMDB para impulsar la eficiencia y el éxito de las operaciones de TI.
Precisión
Puede resultar difícil mantener la precisión de una CMDB. Algunas de estas dificultades incluyen herramientas de descubrimiento que no se ejecutan con suficiente frecuencia, falta de protocolos de automatización o demasiada dependencia de la entrada de datos. Al centrarse y optimizar el descubrimiento en su CMDB, mejorará la precisión.
Centralización
Si bien una CMDB es un lugar centralizado para mostrar datos, eso no significa necesariamente que todos los datos de los activos deban residir exclusivamente en la CMDB. Una mejor práctica es extraer datos de otras herramientas para utilizar la herramienta más relevante para respaldar cada caso.
Múltiples fuentes de datos
Aunque una CMDB actúa como un depósito centralizado de información de activos de TI, a veces puede haber muchas fuentes de datos que se introducen en la CMDB. Esto puede crear confusión y datos no relacionados que son difíciles de categorizar.
Proceso
Algunas organizaciones operan bajo la percepción de que las CMDB sirven para mapear la infraestructura y el software heredados en lugar de la nueva infraestructura y software de la nube. Es importante no dejar que hablar de semántica le impida realizar un seguimiento del valor de sus circuitos integrados en una herramienta que proporciona una visión amplia de sus ecosistemas técnicos.
Relevancia
Algunas empresas tratan las CMDB como la única fuente de verdad, y esto puede llevar a las organizaciones a intentar combinar todos los datos en ese lugar sin considerar los casos de uso y lo que es relevante para sus necesidades. Una CMDB solo debe contener datos útiles y enfocados que respalden los procesos, asegurando que defina el valor, el propósito, el propietario y las formas de actualizar todos los datos.
Compromiso del equipo
El compromiso del equipo es uno de los factores más importantes en la integración y uso de nuevas tecnologías y procesos, y en su éxito o no. Si su organización y las personas involucradas no están completamente comprometidas con el éxito de la solución CMDB, es probable que no lo sea.
Herramientas
Es fundamental elegir la herramienta adecuada si quieres evitar fallos. Algunas herramientas CMDB son simplemente repositorios de activos fijados a herramientas de descubrimiento de infraestructura heredadas con una reacción lenta al cambio. Las mejores herramientas CMDB son aquellas que pueden girar rápidamente y tener en cuenta nuevos tipos de activos.
Vea cómo implementar CMDB
Para que CMDB ayude estratégicamente a una organización, el primer paso es mostrar claramente los beneficios de esta herramienta a los empleados. El trabajo de sensibilización es una parte clave para promover un cambio cultural. Al fin y al cabo, la gestión de datos no es una iniciativa que se consolide instantáneamente.
Es necesario lograr que los empleados se identifiquen con prácticas que permitan una gestión más eficaz no sólo de los activos de TI, sino también de otros procesos de negocio.
ITAM frente a CMDB
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