Como uma farmacêutica de grande porte no Brasil estruturou sua governança de SAM e transformou licenças ociosas em redução de custo
O que foi entregue
- Identificação de R$ 1,04M em otimizações
- Mapeamento de R$ 879K em oportunidades
- Gerenciamento de 600+ chamados e 24 fabricantes analisados em 7 meses
A empresa é uma das maiores farmacêuticas brasileiras e um parque de software em crescimento, sem, até então, uma estrutura formal de governança sobre contratos e licenças.
“Saímos de um cenário sem controle completo para uma gestão estruturada, com visibilidade real sobre o que estamos pagando e onde podemos economizar”
O desafio
A empresa operava em um modelo reativo: sem inventário completo de contratos, sem políticas de software definidas e com uma ferramenta de inventário limitada que não entregava a visibilidade necessária. Licenças ociosas passavam despercebidas, funcionários desligados ainda figuravam nas alocações e não havia como saber, com precisão, se o que estava sendo pago correspondia ao que era de fato utilizado.
A solução SAM ServiceNow
A 4MATT assumiu a gestão de SAM e chamados como serviço gerenciado, atuando desde setembro de 2025 em duas frentes simultâneas. Na governança, estruturou do zero a política de Software Asset Management, o inventário de contratos, os processos de compliance e um dashboard executivo com atualização semanal, criando a base para uma gestão auditável e previsível. Na operação, conduziu análises fabricante a fabricante, identificando licenças ociosas, usos sem licença e inconsistências entre o contratado e o utilizado. O saneamento de funcionários desligados passou a ocorrer em rotina mensal, eliminando um dos principais vetores de desperdício. Sugestões de melhoria de processo são continuamente identificadas e implementadas em conjunto com o time da empresa, evoluindo a maturidade a cada ciclo. Sua empresa sabe o que está pagando por licenças que ninguém usa? Fale com um especialista da 4MATT e transforme o SAM em uma alavanca de redução de custo.SAM e licenças de software: de onde vem o desperdício e como recuperá-lo
Software Asset Management (SAM) é a disciplina que compara o que a empresa tem direito de usar, segundo contratos e direitos de uso, com o que está instalado e em uso. O objetivo é pagar apenas pelo necessário e manter conformidade com os fabricantes. O resultado é a posição efetiva de licenciamento, que mostra onde há excesso (shelfware) e onde há exposição a auditoria.
Onde nasce a licença que ninguém usa
| Origem do desperdício | Como acontece | Como o SAM trata |
|---|---|---|
| Funcionários desligados | A licença segue alocada após o desligamento | Rotina recorrente de saneamento ligada ao off-boarding |
| Software instalado e sem uso | Instalação feita por precaução, sem medição de uso | Regras de reclamation com horas mínimas de uso ou data do último acesso |
| Edição superdimensionada | Edição avançada onde a básica atenderia | Análise de uso por edição e ajuste na renovação |
| Assinaturas SaaS duplicadas ou sem dono | Contratação descentralizada, sem responsável definido | Integração com SaaS e responsável por assinatura |
| Contrato sem inventário | Renovação automática sem confronto com o consumo | Inventário de contratos e calendário de renovações |
Como funciona o ciclo de otimização de licenças
- Inventariar e normalizar: identificar instalações e assinaturas e padronizar fabricante, produto, versão e edição.
- Cadastrar contratos e direitos de uso: registrar o que foi comprado, com vigência, quantidade e custo.
- Reconciliar: comparar direitos e consumo para obter a posição efetiva de licenciamento. No ServiceNow, a reconciliação roda semanalmente ou sob demanda (ServiceNow Docs).
- Recuperar e remover: aplicar regras de reclamation, realocar licenças ociosas e remover o que não tem uso nem direito.
- Validar e reportar: registrar cada economia com evidência e submeter o número à validação do financeiro.
Esse ciclo só se sustenta com dados confiáveis. Por isso a otimização de licenças depende de um inventário governado, integrado ao CMDB, e das demais frentes de ITAM com ServiceNow.
Leituras relacionadas sobre SAM e licenciamento de software
| Tema | Leia quando | Artigo |
|---|---|---|
| Fundamentos de SAM | Está estruturando o programa | Gestão de Ativos de Software (SAM): o que é e como implementar |
| Governança | Precisa de políticas, papéis e rotinas | Governança de Software com SAM |
| Inventário | Os dados de instalação não são confiáveis | Inventário de Software, a base para o ITAM |
| SAM e ITAM | Quer entender a relação entre as disciplinas | SAM x ITAM: diferenças, integração e ROI |
| Renovações | Há contratos relevantes vencendo | Renovação e otimização de contratos de software |
| Auditoria | Recebeu ou teme uma notificação de fabricante | Auditoria Microsoft: como se preparar |
| Comprovação de resultado | Precisa convencer o financeiro | ROI de Software Asset Management |
| Escolha de parceiro | Está avaliando consultorias | Critérios para avaliar uma consultoria de gestão de ativos de TI |
Sobre a prática de SAM da 4MATT
A 4MATT é ServiceNow Elite Partner no Brasil. Em agosto de 2026, a ServiceNow reconheceu sua prática de SAM como Validated Practice em SAM. A prática integra SAM, ITAM, CMDB, ITOM Discovery e serviços gerenciados ServiceNow.
Perguntas frequentes sobre SAM e redução de custo com licenças
Como saber se minha empresa está pagando por licenças que ninguém usa?
Compare três fontes: contratos e direitos de uso (o que foi comprado), inventário de instalações e assinaturas (o que existe) e dados de uso (o que é efetivamente utilizado). A diferença entre elas é o desperdício. Sem inventário confiável e software normalizado por produto e edição, essa comparação vira estimativa. Por isso o primeiro passo de um programa de SAM é inventariar e normalizar o software.
O que é shelfware?
Shelfware é a licença paga e não utilizada: foi comprada, mas não está instalada, ou está instalada e sem uso. É a fonte mais direta de economia em SAM, porque pode ser recuperada, realocada ou não renovada no próximo ciclo.
Quanto é possível economizar com otimização de licenças?
Depende do parque, dos fabricantes e da qualidade dos dados, então não existe percentual garantido. Como referência de pesquisa, com data explícita: o relatório State of ITAM da Flexera de 2022 apontou desperdício de 33% a 38% do gasto em software, conforme a categoria (Flexera, 2022), e o Gartner afirmou em 2016 que organizações podem cortar até 30% dos custos de software com boas práticas de SAM (Gartner, 2016). No caso desta página, foram R$ 1,04M em otimizações identificadas e R$ 879K em oportunidades mapeadas, com 24 fabricantes analisados em 7 meses.
Por onde começar um programa de SAM?
Pelo inventário. Descubra o que existe, normalize o software por produto, versão e edição e ligue cada item ao seu contrato. Em seguida, priorize os fabricantes de maior gasto e maior risco de auditoria e só depois expanda para SaaS e nuvem. Para o panorama completo, veja Gestão de Ativos de Software (SAM): o que é e como implementar.
Como evitar licenças alocadas a funcionários desligados?
Ligando o desligamento ao processo de SAM. No ServiceNow existe um fluxo de off-boarding que permite solicitar, avaliar e remover ativos (ServiceNow Docs). No caso desta página, o saneamento mensal de funcionários desligados eliminou um dos principais vetores de desperdício.
Como o ServiceNow SAM identifica licenças que podem ser recuperadas?
Por meio de regras de reclamation. Elas agregam o uso ao longo do tempo e definem um mínimo de horas de uso ou a data limite do último acesso. O software que não atinge o critério vira candidato a remoção e gera uma solicitação, com ou sem aviso prévio ao usuário, conforme a regra (ServiceNow Docs).
Como provar a economia de licenciamento para o financeiro?
Registrando o baseline antes da primeira ação, mantendo um registro de economia por item e obtendo a validação da controladoria. Também é preciso separar economia realizada, custo evitado e risco evitado, sem somar as três em um único total. O método completo está em ROI de Software Asset Management.
Vale contratar SAM como serviço gerenciado?
Costuma fazer sentido quando a empresa não tem equipe dedicada, porque a otimização é recorrente (análise por fabricante, saneamento mensal, renovações) e não um projeto pontual. No caso desta página, a 4MATT assumiu SAM e chamados como serviço gerenciado desde setembro de 2025.
SAM reduz o risco de auditoria de fabricantes?
Sim, porque a reconciliação compara instalações e consumo com os direitos adquiridos e revela déficits antes que o fabricante os encontre. O ServiceNow executa a reconciliação semanalmente ou sob demanda (ServiceNow Docs). O relatório State of ITAM 2026 da Flexera informa que 48% das organizações passaram por auditoria de fabricante no último ano e que apenas 36% têm visibilidade completa dos ativos (Flexera, 2026). Veja também Auditoria Microsoft: como se preparar.
Quer saber quanto sua empresa pode estar pagando por licenças sem uso? Fale com um especialista da 4MATT.