Paso 2: Actúa. El camino para sacar el máximo provecho de tu programa SAM en ServiceNow

Fase de marcha: ahorro de costes/mitigación de riesgos

Saque el máximo provecho de su programa SAM. En esta fase, comenzará a establecer procesos, políticas, recursos y herramientas para ejecutar la hoja de ruta de su programa de Gestión de Activos de Software. Puede automatizar los procesos y procedimientos manuales establecidos durante la fase de implementación. GatearContinúe con modelos de licencias más complejos, como los que se encuentran en entornos de centros de datos, casos de uso de BYOL (Traiga su propia licencia) y otros editores de SaaS. Considere la gobernanza y el control de costos mediante la medición y recuperación de software, identifique el software redundante y ajuste la cartera de software según los resultados de cumplimiento.

Proceso: Entrada de nuevos títulos de software a la organización
Establezca un proceso para la introducción de nuevos títulos de software en la organización. Este proceso debe incluir revisiones de arquitectura, seguridad, adquisiciones y contratos. Identifique las métricas de licencia, los términos y condiciones contractuales, los requisitos de instalación, el tipo de software (suscripción o instalación) y defina al propietario del producto.

Pasos para completar:

1. Identifique las partes interesadas que estarán involucradas en el proceso de ingreso al nuevo software.
2. Cree el proceso y defina el método de entrada.
3. El uso de un artículo de catálogo o un registro de demanda ayudará con la automatización, el enrutamiento de aprobaciones y las revisiones.

Descubrimiento del entorno de infraestructura/centro de datos
En la fase de Rastreo, nos centramos en el descubrimiento de software en el entorno de Computación del Usuario Final (EUC). En la fase de Recorrido, nos centramos en el software implementado en el centro de datos. El descubrimiento de software en centros de datos requiere herramientas y procesos más sofisticados para gestionar la virtualización, los entornos dinámicos y las licencias complejas.

Recomendamos usar ServiceNow Discovery para completar automáticamente su centro de datos. Discovery utiliza patrones en el proceso de descubrimiento, que pueden crearse o personalizarse. El sistema base contiene una amplia gama de patrones que abarcan la mayoría de los dispositivos y aplicaciones de red estándar del sector. A continuación, se presentan algunos de los patrones del sistema base utilizados por la Gestión de Activos de Software:

• Microsoft SQL Server
• Servidor Microsoft Exchange
• Servidor de base de datos Oracle
• VMware vCenter
• Citrix XenApp
• Citrix XenDesktop

También puede personalizar otros valores predeterminados para la gestión de activos de software.
Además, ServiceNow SAM también ofrece capacidades específicas para recopilar información de software del centro de datos requerida por ciertos editores de software, que incluyen:

IBM:
Puede integrarse con ILMT o BigFix Inventory mediante las versiones 1 o 2 de las API de integración. La aplicación de Gestión de Activos de Software utiliza estas API para recuperar datos como datos de instalación de software y datos de consumo máximo. Para más información haga clic aquí.

Puede gestionar y supervisar las licencias de IBM en entornos VMware vSphere e infraestructuras LPAR de IBM integrando IBM Software Publisher Management Suite con proveedores de gestión de activos de software autorizados para participar en el Programa de proveedores autorizados de SAM de IBM (IASP). Con estas integraciones, puede gestionar y supervisar directamente las licencias de IBM. Para obtener más información, Haga clic aquí.

Oráculo:
Para recopilar datos de instalación y uso de los productos Oracle implementados en su entorno, debe utilizar un proceso de Descubrimiento. Al verificar e inscribir a ServiceNow en el Programa de Proveedores de Herramientas de Terceros de Oracle (3PTV), el proveedor verifica tanto la aplicación ServiceNow Discovery como la aplicación de Gestión de Activos de Software para recopilar y generar informes de estos datos sin necesidad de herramientas de medición de Oracle. Para obtener más información sobre este descubrimiento, consulte Servicios de asesoramiento sobre licencias globales de Oracle (GLAS).

SAVIA:
Para comenzar a conectar sus sistemas SAP a su instancia de ServiceNow, implemente el programa ABAP para SAP.
Pasos a seguir:

1. Identificar las fuentes de datos para los casos de uso del centro de datos y las credenciales necesarias para todos los diferentes entornos.
2. Trabaje con los equipos de CMDB para verificar los entornos escaneados y garantizar que se completen las relaciones con múltiples aplicaciones y entornos virtuales.

Configuración de integraciones directas con productos SaaS
Basándonos en el amplio conocimiento del uso de SaaS adquirido en la fase inicial, ahora es el momento de optimizar el gasto en sus aplicaciones SaaS más utilizadas y de mayor costo.
Cree perfiles de integración directa para ver información de uso del software y optimizar las licencias inactivas o subutilizadas.
El perfil de integración de SaaS obtiene la información de uso del software de su empresa directamente del proveedor. Esta información incluye una lista de todos los usuarios e identifica a aquellos que no han usado el software recientemente.

Consulte aquí la lista actual de todos los perfiles de integración SaaS prediseñados. Asegúrese de consultar esta lista periódicamente, ya que... ServiceNow ¡Lanza nuevas integraciones trimestralmente!

También puede crear integraciones para Adobe Cloud y Microsoft Office 365. Para obtener más información, consulte integración con Microsoft 365 y el Paquete de gestión de editores de software para Adobe.

Después de seguir este proceso, estará listo para comenzar a recuperar licencias no utilizadas, reduciendo los costos de software para su negocio.
Pasos para completar:

1. Echa un vistazo a la lista de integraciones compatibles, disponibles en el sitio web de documentación de ServiceNow.
2. Descargue la aplicación de gestión de licencias SaaS de la tienda ServiceNow.
3. Siga las instrucciones de integración para cada aplicación SaaS.

Una vez completada la integración y creados los registros de suscripción de software, utilice las plantillas de software generadas previamente para crear concesiones de licencias.

EUC/SaaS: Validación de cumplimiento
El elemento de madurez de la validación de cumplimiento es necesario para garantizar el establecimiento del proceso, verificar los resultados de la conciliación e identificar y corregir cualquier problema relacionado con los datos. Las comprobaciones de conciliación y cumplimiento son fundamentales para el Programa SAM, ya que minimizan los costos de ajuste y auditoría, y ayudan a reducir el desperdicio y el gasto excesivo en software.
Pasos a seguir:

1. Validar los resultados de la conciliación en ServiceNow Software Workspace.
2. Identifique y corrija cualquier problema relacionado con los datos. La aplicación ITAM Health Check de la tienda puede utilizarse para identificar datos faltantes o mal configurados que podrían generar resultados de cumplimiento incorrectos.
3. Establecer un plan de comunicación para notificar a las partes interesadas sobre los hallazgos y/o problemas que puedan requerir atención.
4. El punto de madurez consiste en establecer un proceso de validación. Las actividades de cumplimiento completas para cada editor/producto se realizarán de forma iterativa.

Crear/importar concesiones de licencias para productos de software de Datacenter
En la fase de rastreo, nos centramos en la creación de datos de licencias para el software de cómputo del usuario final. En la fase de recorrido, ampliamos el alcance para incluir el software del centro de datos.

La complejidad de las licencias de software para centros de datos en comparación con las licencias de software EUC varía significativamente debido a las diferencias en los entornos de uso, el alcance, la escalabilidad y los requisitos de cumplimiento. A continuación, se detallan las principales diferencias:

• El software de centro de datos suele tener licencia para entornos multiusuario a gran escala. Algunos ejemplos incluyen sistemas operativos de servidor (p. ej., Windows Server, Linux), plataformas de virtualización (p. ej., VMware, Hyper-V) y bases de datos (p. ej., Oracle, SQL Server).
• Estas licencias a menudo están diseñadas para admitir múltiples servidores, máquinas virtuales y cargas de trabajo con gran cantidad de datos.
• El software se puede instalar en varios servidores físicos, máquinas virtuales o incluso en diferentes ubicaciones geográficas.
• Los modelos de licencias para software de centros de datos suelen basarse en métricas como el número de procesadores/núcleos, las instancias de máquinas físicas/virtuales (VM) o la asignación de RAM. Por ejemplo, las licencias de bases de datos pueden basarse en el número de núcleos de CPU en uso (licencias por núcleo) o por servidor.
• Las licencias pueden ser perpetuas o basadas en suscripción y pueden implicar acuerdos empresariales más complicados con descuentos basados en volumen.
• También pueden incluir licencias de usuario concurrente, en las que un número limitado de usuarios puede acceder al sistema simultáneamente, independientemente del número de usuarios registrados. Este tipo de licencia es común en productos de software de ingeniería y diseño.
• El software de centro de datos suele incluir contratos de soporte complejos que incluyen diferentes niveles de servicio (p. ej., soporte 24/7, técnicos in situ, etc.). Las tarifas de mantenimiento suelen ser elevadas y deben renovarse anualmente, cubriendo actualizaciones, parches y soporte premium.

Los acuerdos de licencia a menudo incluyen acuerdos de nivel de servicio (SLA) complejos que dictan requisitos de rendimiento y disponibilidad.

En resumen, las licencias de software para centros de datos son más complejas debido a su escalabilidad, la variedad de modelos de licencias y la integración de la infraestructura. Suelen implicar entornos basados en servidores o virtualizados y requieren una rigurosa supervisión del cumplimiento normativo. La complejidad de las licencias para centros de datos radica en su necesidad de dar soporte a sistemas críticos, mientras que el software EUC se centra más en la accesibilidad y la facilidad de gestión.
Pasos a seguir:

1. Recopilar datos de concesión de licencias de múltiples fuentes.
2. Cree contratos de arrendamiento de software mediante la importación de arrendamientos y la configuración de arrendamientos guiada, o cree el arrendamiento manualmente en ServiceNow.
3. La comprobación de salud del ITAM también se puede utilizar para verificar que la concesión se haya configurado correctamente.
4. Repita este proceso para varios editores y productos.

Nota importante: No se debe subestimar la tarea de crear una base precisa de las asignaciones de software del centro de datos. Se recomienda encarecidamente colaborar con un socio certificado de SAM con experiencia especializada en este ámbito para garantizar el éxito de esta iniciativa.

Contenido de demostración y tutorial relevante:
Mira aquí para conocer qué son las subvenciones de software, el proceso para obtenerlas y cómo generarlas para entornos locales y SaaS.
Mira aquí para aprender los pasos para crear subvenciones de software utilizando la 'Experiencia de libro de jugadas guiado'.
Mira aquí para conocer los pasos para crear derechos de software manualmente utilizando el formulario estándar "Dato de software".
Mira aquí para conocer los pasos para crear subvenciones de software en masa utilizando la función "Importación de subvenciones".

Crear reglas de recuperación para software EUC y SaaS
Las reglas de recuperación de la Gestión de Activos de Software (SAM) son procesos automatizados que se utilizan para identificar y recuperar licencias de software no utilizadas o infrautilizadas dentro de una organización. Estas reglas ayudan a optimizar el uso de licencias y a reducir costos, garantizando que las licencias no utilizadas se recuperen y estén disponibles para otros usuarios o propósitos.

Cómo funcionan las reglas de recuperación:
Las reglas de recuperación de SAM definen criterios para detectar software que no se ha utilizado durante un período determinado. Por ejemplo, si un usuario no ha abierto una aplicación con licencia (local o SaaS) en 90 días, dicha licencia puede marcarse para recuperación. Para comprender mejor este tema, debemos considerar tres puntos prácticos:

1. Notificaciones automáticas: Tras identificar el software sin usar, SAM puede enviar notificaciones a los usuarios para preguntarles si aún lo necesitan. De no ser así, la licencia se puede reclamar automáticamente.
2. Recuperar licencias: El sistema puede recuperar automáticamente las licencias no utilizadas desinstalando el software o revocando el acceso, poniéndolas a disposición de otros usuarios. Esto reduce la necesidad de adquirir nuevas licencias.
3. Reasignación e informes: las licencias recuperadas se pueden reasignar según sea necesario y el proceso genera informes sobre el uso del software, ahorros potenciales y mejoras de cumplimiento.

En general, las reglas de recuperación de SAM ayudan a las organizaciones a controlar el gasto de software, mantener el cumplimiento de las licencias y garantizar el uso eficiente de los recursos.
Pasos a seguir:

1. Asegúrese de que los datos de uso o los últimos datos utilizados estén disponibles.
2. Determine el proceso para eliminar el software o la suscripción. Esto se automatizará mediante la distribución del software al cliente o llamadas a la API, o se dirigirá a un grupo de asignación para su eliminación manual. Contenido relevante de la demostración y el tutorial:

Mira aquí para conocer los datos de uso de software, examinar los diferentes métodos para importar estos datos y demostrar cómo importar el uso de software desde SCCM a ServiceNow.
Mira aquí para obtener más información sobre las reglas de recuperación en ServiceNow.
Mira aquí para conocer los candidatos a la instalación, eliminación y recuperación de software.

Control de salud del ITAM
Ahora es un buen momento para realizar una comprobación del estado de la gestión de activos de software.
La aplicación Health Check de ServiceNow Store proporciona una descripción general confiable de la gestión de activos de software y hace recomendaciones para corregir cualquier error que pueda existir.

La aplicación Health Check puede ser utilizada por múltiples personas, como socios de implementación, administradores de SAM y analistas de soporte, para determinar el estado de sus configuraciones.
Utilice la aplicación Comprobación de estado de la tienda ServiceNow durante la implementación de la aplicación de Gestión de Activos de Software para identificar errores. Por ejemplo, errores de configuración como una asignación incorrecta de derechos o una configuración incorrecta de la plantilla de software, o la falta de atributos de datos detectados en la detección. Para obtener más información sobre cómo ejecutar la comprobación de estado, consulte “Ejecute un control del estado de la gestión de activos de software”.
El conjunto actual de comprobaciones incluye opciones para las siguientes configuraciones:

• Configuración de SQL Server
• CMDB de SQL Server
• CMDB de Windows Server
• Configuración del servidor de Windows
• Servidor de base de datos – Oracle
• Java – Oracle
• Microsoft 365
• General

Tras ejecutar la comprobación de estado, consulte los resultados en el panel de control. Consúltelos en informes descargables, que le proporcionarán recomendaciones para resolver los problemas. Para obtener más información, consulte Chequeo de salud.
Pasos a seguir:

1. Descargue el ITAM Health Check desde la tienda.
2. Navegue al Portal de éxito y seleccione la pestaña Verificación de estado de ITAM.

Haga clic en “Ejecutar escaneo” y seleccione “Verificación de suite” para ejecutar.

Contenido de demostración y tutorial relevante:
Mira aquí para obtener más información sobre la aplicación de verificación de estado y comprender la “verificación de suite”, los “Resultados del escaneo” y los “Detalles de resolución”.

Centro de datos: estandarización
El proceso de estandarización se describió en la fase de Rastreo, con énfasis en el EUC. Esta etapa de madurez se centra en los productos de software para centros de datos.
Pasos a seguir:

1. Los datos de contenido de ServiceNow se cargan en la instancia.
2. Los datos se completan en la tabla de instalación del software.
3. Verifique los datos de normalización en el Panel de normalización, el “Panel de servicio de contenido” y el “Espacio de trabajo de activos de software”.

Traducido por Tecnología 4Matt del original El camino hacia el valor para un programa SAM en ServiceNow.

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