Paso 1: Comience. El camino para aprovechar al máximo su programa SAM en ServiceNow.
Implementar un programa SAM en ServiceNow ofrece a las organizaciones una forma sistemática de supervisar, gestionar y optimizar sus activos de software. Para sacar el máximo provecho de su programa SAM, es fundamental adoptar un enfoque por fases, que generalmente se clasifica en los siguientes pasos: Gatear, caminar y correrEste proceso paso a paso permite a las organizaciones mejorar progresivamente la visibilidad, minimizar el riesgo y aumentar la eficiencia operativa.
ServiceNow SAM proporciona una vista del portal ServiceNow. Éxito en el espacio de trabajo de activos de software para realizar un seguimiento del progreso de su aplicación de Gestión de Activos de Software (SAM) con objetivos de éxito, opciones para asignar actividades para supervisar el logro de los objetivos, realizar controles de estado del software, maximizar el uso de las capacidades de SAM y madurar el programa SAM con elementos predefinidos.
Madure su programa SAM con elementos de madurez predefinidos
La madurez del programa se clasifica en tres fases: Arrastre, Avance y Ejecución. Para ayudarle a mejorar el retorno de la inversión (ROI) de su programa SAM, incluyendo procesos, funciones y capacidades dentro de su organización, puede vincular estos hitos de madurez con objetivos de éxito y tareas de creación de valor para supervisar e informar sobre las mejoras de su aplicación SAM a lo largo del tiempo.
Fase de rastreo: visibilidad del inventario/gasto del software
En esta fase, establecerá una base de datos de gestión de la configuración (CMDB) en buen estado, identificará herramientas para el descubrimiento de datos de software y definirá procesos y roles. El enfoque debe centrarse en la computación del usuario final (EUC) o las integraciones SaaS, donde el licenciamiento no es demasiado complejo y los recursos para el descubrimiento de software están fácilmente disponibles.
Realizar una comprobación del estado de la CMDB
Una CMDB en buen estado es esencial para el éxito de un programa SAM. Dado que la CMDB contiene todos los datos de activos y configuración, garantizar su integridad previene problemas de datos y mejora la eficacia del seguimiento de activos y la gestión del ciclo de vida.
Los pasos para la comprobación del estado del CMDB incluyen:
- Validar los datos de configuración y activos actuales: garantizar que la CMDB refleje con precisión todos los activos actuales y sus relaciones con los servicios, sistemas y aplicaciones.
- Asegúrese de que la CMDB esté bien estructurada: organice la CMDB con clases de activos, categorías y relaciones bien definidas con otros servicios de TI, evitando la fragmentación.
- Resolver discrepancias de datos: identifique y corrija inconsistencias o brechas en la CMDB antes de importar nuevos datos de activos.
Establecer procesos SAM
Hacer clic aquí para acceder a la Guía del proceso de gestión de activos de software en Now Create, que proporciona instrucciones detalladas sobre cómo ServiceNow concibe el proceso SAM, para que pueda aprovechar al máximo su programa SAM en ServiceNow.
Identificar a las partes interesadas clave para el programa SAM
Una de las claves para una implementación exitosa de SAM y su adopción en toda la organización es identificar a las partes interesadas clave. Estas partes interesadas pueden ser cualquier persona afectada por el programa. Establecer una comunicación clara y obtener la opinión de estas partes interesadas puede ayudar a obtener apoyo para el programa.
Pasos para completar:
- Identificar las diferentes áreas que se verán impactadas por el programa SAM.
- Identificar a las partes interesadas que están involucradas y apoyan el programa para garantizar su éxito.
- Documentar y establecer un plan de comunicación claro con las partes interesadas.
Asignar responsabilidad a cada rol según el nivel de participación en el Programa SAM
Establezca roles y responsabilidades para quienes deben desempeñar las funciones necesarias para el éxito del programa SAM. Identifique los recursos que deben ser consultados en la toma de decisiones o informados sobre los resultados.
Pasos a seguir:
- Documentar los roles y responsabilidades del Programa SAM.
- Revise el RACI con las partes interesadas.
- Finalizar y establecer un proceso para publicar y mantener periódicamente.
Definir los criterios de éxito del programa SAM
Definir los objetivos, metas, métricas y criterios generales de éxito para el programa SAM es importante porque nos permite identificar hitos mensurables y alcanzables e informar el progreso.
Pasos a seguir:
- Criterios de éxito del documento.
- Documentar las métricas y los resultados esperados de un programa SAM exitoso.
- Comunicar los criterios generales de éxito a las partes interesadas.
Crear el proceso de solicitud de software para los usuarios finales
La creación de solicitudes de software estándar y no estándar es esencial para establecer un único punto de entrada para las solicitudes y la capacidad de aprovisionar las licencias existentes, si están disponibles. El complemento de compras de ServiceNow, junto con el catálogo de solicitudes de ServiceNow, puede utilizarse para proporcionar un ejemplo del flujo de solicitudes de software y el mecanismo para implementar el proceso.
Pasos a seguir:
- Trabajar con múltiples partes interesadas para identificar el proceso actual y las brechas.
- Documentar el proceso de solicitud de software y obtener la aprobación de las partes interesadas.
- Tenga en cuenta que, en la fase inicial, no es necesario automatizarlo todo. Céntrese en los pasos del proceso y, con el tiempo, hágalo más eficiente.
Medir y compartir el éxito alcanzado en el Programa SAM
Identifique, mida y comparta los éxitos del programa SAM mediante los Objetivos de Éxito del Módulo SAM de ServiceNow. Estos objetivos de éxito permiten identificar ahorros potenciales y reales, así como las actividades necesarias para lograrlos.
Pasos a seguir:
- Consulte la documentación de ServiceNow en Metas de éxito.
- Los objetivos de éxito pueden ser a corto o largo plazo.
- Establecer un proceso para registrar objetivos de éxito mensurables y las actividades necesarias para alcanzarlos.
Establecer actividades de “giro” para capturar información de compra relacionada con licencias de software
En la fase inicial, la integración completa con el sistema de compras podría no ser viable. Sin embargo, establecer procedimientos de rotación o importación de datos ayudará a rastrear los derechos de uso del software hasta la compra original.
Pasos a seguir:
- Documentación del procedimiento de captura de derechos de software adquiridos del sistema de compras.
- Usar el complemento de compra para registrar la compra en ServiceNow.
Capacitación
La capacitación, tanto interna para los usuarios finales como externa para los recursos de SAM, es esencial para el éxito del programa. Los programas exitosos han establecido materiales de capacitación estándar, videos cortos y sesiones de capacitación para los usuarios finales y sus recursos, quienes pueden recibir capacitación de fuentes externas, así como capacitación para la certificación de proveedores y tecnologías específicos.
Pasos a seguir:
- Hay materiales de capacitación documentados disponibles para los usuarios finales y los recursos de SAM.
- Se recomienda la capacitación sobre las mejores prácticas, certificaciones y tecnologías de SAM para ayudar a adquirir conocimientos sobre las metodologías generales de gestión de activos de software.
EUC: Conectores de gráficos de servicio
El cumplimiento de la licencia de software varía significativamente entre el entorno del centro de datos y el entorno informático del usuario final (EUC) debido a las diferentes formas en que se implementa y utiliza el software en cada contexto.
Durante la fase inicial, sugerimos centrarse en identificar el software en el entorno EUC, ya que esta información suele ser accesible a través de las herramientas de administración de puntos finales en la mayoría de las organizaciones (por ejemplo, Microsoft SCCM/MECM, Microsoft Intune, Tanium, Jamf, etc.).
Los Conectores de Gráficos de Servicio permiten a las organizaciones integrar datos de sistemas externos en la CMDB de ServiceNow. Ayudan a mantener la precisión, la consistencia y la alineación de los datos con el Modelo Común de Datos de Servicio (CSDM) de ServiceNow. Explore los enlaces a continuación para obtener más información:
- Conector de gráfico de servicio para Microsoft SCCM
- Conector de gráfico de servicio para Microsoft Intune
- Conector de gráfico de servicio para Jamf
- Conector de gráfico de servicio para Tanio
EUC: Estandarización
Los datos de software pueden provenir de diversas fuentes y, por lo tanto, tener diferentes formatos. Para mantener una base de datos de activos de software limpia, la normalización automática y continua estandariza estos datos. Todos los datos de software, independientemente de su origen, se someten a un proceso de normalización para estandarizar los datos de instalación de diversas herramientas de descubrimiento. Esto implica comparar el editor, el producto, la versión y la edición detectados con la Biblioteca de Contenido de ServiceNow. Las coincidencias se registran en los campos normalizados de la tabla del Modelo de Descubrimiento. Además, la Biblioteca de Contenido añade metadatos útiles, como las fechas del ciclo de vida y la clasificación UNSPSC (Productos y Servicios Estándar de las Naciones Unidas).
En resumen, si hay excepciones no reconocidas, el equipo de servicios de contenido de ServiceNow busca y actualiza la biblioteca de contenido, distribuyendo el material actualizado a todos los clientes. Los clientes de SAM Enterprise también se benefician de la Normalización de Aprendizaje Automático, que ayuda con software parcialmente normalizado, donde se reconocen el editor y el producto, pero no la versión ni la edición.
Puede optar por el Servicio de Contenido de Gestión de Activos de Software, que le permite enviar modelos de descubrimiento de software faltantes o parcialmente normalizados para su análisis por parte de ServiceNow. Los clientes reciben contenido y reglas actualizados para mejorar la normalización del software.
¿Cuando se completa la normalización?
¡Nunca! La normalización de software es un proceso continuo, ya que se añade o elimina software constantemente de su entorno. En SAM, las tareas programadas garantizan que el proceso de normalización se ejecute regularmente para todos los modelos de descubrimiento de software inmediatamente después de la generación de nuevos.
Los clientes de SAM suelen alcanzar tasas de normalización iniciales de ~85% o superiores utilizando fuentes de descubrimiento como SCCM. Al optar también por el Servicio de Contenido de Gestión de Activos de Software (SAM), se pueden alcanzar tasas de normalización superiores a 95%.
EUC: Uso de SaaS mediante inicio de sesión único
Las fuentes de descubrimiento de software analizadas en la sección anterior, como MECM/SCCM, Intune, Jamf y otras, proporcionan visibilidad del software instalado localmente en dispositivos del entorno de computación del usuario final (EUC). Sin embargo, en el panorama actual de TI, los usuarios finales consumen cada vez más productos de software que no están instalados en ningún dispositivo de su organización. Este software se consume a través de un navegador web y suele tener licencia de suscripción. Este modelo de entrega de software se conoce como software como servicio (SaaS).
Las empresas pueden aprovechar los datos de inicio de sesión único (SSO) para obtener información sobre el uso de las aplicaciones SaaS mediante el análisis de los patrones de autenticación de los usuarios. El SSO proporciona un registro centralizado de cuándo y cómo los empleados acceden a diversas aplicaciones SaaS, lo que facilita el seguimiento de los usuarios activos, la frecuencia de uso y la adopción de diferentes herramientas. Al examinar estos datos, las empresas pueden identificar qué aplicaciones se utilizan con regularidad, cuáles están infrautilizadas y dónde se podrían estar desperdiciando licencias. En definitiva, esta visibilidad ayuda a optimizar la inversión en SaaS, garantizando el cumplimiento de los acuerdos de licencia y mejorando la seguridad al detectar intentos de acceso no autorizados o inusuales. Además, los datos de SSO pueden fundamentar las decisiones sobre la renovación o la cancelación de las suscripciones SaaS en función de las tendencias de uso reales. ServiceNow SAM ofrece integraciones con los siguientes proveedores de SSO:
- Octa
- Azure AD
Estas integraciones le permiten descargar una lista completa de todas sus aplicaciones, usuarios y grupos de SSO. Puede supervisar los datos de inicio de sesión de todas las aplicaciones conectadas y recuperar las licencias no utilizadas. Además, puede usar estos datos de uso para predecir los requisitos de licencias futuras y reducir la cantidad de licencias no utilizadas durante la renovación.
Pasos a completar:
- Siga los pasos necesarios en la documentación para crear una aplicación/credenciales en el proveedor de SSO.
- Configurar el perfil de integración en ServiceNow.
- Conecte aplicaciones SSO en ServiceNow para comenzar a rastrear usuarios y grupos que tienen acceso a la aplicación.
Crear/importar derechos para productos de software para el usuario final
Los derechos de software son acuerdos legales que definen los derechos para instalar, usar y distribuir software. Describen las condiciones específicas bajo las cuales una organización puede usar un producto de software, incluyendo el número de instalaciones permitidas, la duración del uso y cualquier mantenimiento o soporte asociado. Subir los derechos de software a SAM es crucial, ya que permite realizar un seguimiento y gestionar eficientemente las licencias de software. Esto garantiza el cumplimiento de los acuerdos de licencia, ayuda a evitar sanciones por uso excesivo, optimiza la inversión en software al identificar licencias no utilizadas y proporciona una vista centralizada de todos los derechos, lo que facilita la toma de decisiones más acertadas sobre la adquisición y el uso de software.
Para muchas organizaciones, el 80% de su gasto en software se concentra en unos pocos editores de software de “nivel 1”, como Microsoft, VMware, Adobe, Oracle, IBM, SAP, Salesforce, etc.
En la fase inicial, recomendamos centrarse en la creación de derechos para productos de software para el usuario final, tanto en modelos de entrega locales como basados en suscripción.
Pasos a completar:
- Recopilar datos de derechos de múltiples fuentes.
- Cree derechos de software mediante la “importación de derechos”, el asistente de derechos guiado o cree manualmente el derecho en ServiceNow.
- Repita este proceso para varios editores y productos.
Traducido por Tecnología 4Matt del original El camino hacia el valor para un programa SAM en ServiceNow.