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A medida que el gasto en TI se traslada a la nube, ITAM debe evolucionar

A medida que el gasto en TI se traslada a la nube, ITAM debe evolucionar. En este artículo, exploramos ideas para ITAM a partir de hallazgos clave de la Pulso de gasto tecnológico 2022 Flexera, donde las principales prioridades para las iniciativas tecnológicas siguen centrándose en la transformación digital, la ciberseguridad y la migración nube/nube. Esto no debería sorprendernos a ninguno de nosotros, ya que también hemos visto estas tres prioridades en 2021.

TOP 3 Prioridades para iniciativas tecnológicas

Top 3 prioridades para TI
Fuente: N=501
Pulso de gasto tecnológico Flexera 2022

Las iniciativas de gasto en tecnología preparan el escenario para la creciente importancia del ITAM

por supuesto el Gestión de activos de TI (ITAM) es consciente de los activos que componen el patrimonio de TI y que se están digitalizando en esta transformación, así como de las implicaciones de adaptarse al ecosistema tecnológico en constante cambio, ya sea licencias de software, dependencias de aplicaciones o una serie de otros elementos contextuales. Equipos de escritorio que se trasladan a portátiles, de servidores locales a almacenamiento en la nube. El valor comercial y el crecimiento son factores importantes en los que ITAM tiene los puntos de datos para influir.

Es por eso que el ITAM debe involucrarse lo antes posible y deberá ampliar el alcance de lo que cuenta como un activo. No espere que lo detengan después del hecho y descubra que las implicaciones de la licencia no le permiten realizar cambios de manera efectiva o, peor aún, que aumentan el costo para la organización de formas inesperadas y contribuyen significativamente al gasto desperdiciado para el negocio que recae en el grupo ITAM.

La transformación digital ha cambiado las estrategias de gestión de activos, ayudando a abrir oportunidades

Con el cambio hacia mayores políticas de trabajo desde el hogar debido a la pandemia de COVID-19, hemos visto que la gestión de activos de TI se vuelve más compleja. Por ejemplo, en lugar de tener la gestión de activos de hardware (HAM, por ejemplo, gestión de dispositivos) centralizada en unas pocas ubicaciones u oficinas corporativas, ahora hay activos en miles de oficinas individuales separadas. ¿Cómo se mantendrá ITAM cuando estos dispositivos no estén todos en la red corporativa en todo momento? ¿Cómo los ve, inventaria y protege?

¿Cómo se ha visto afectado el ritmo de la transformación digital por la pandemia/recesión?

Impacto que a pandemia gerou na transformação digital
Fuente: N=501
Pulso de gasto tecnológico Flexera 2022

Otro cambio digital importante ha sido la mayor adopción de SaaS en respuesta a la pandemia y al cambiante ecosistema de TI. Más dispositivos en más lugares con más software que se puede comprar de varias maneras. La adaptación es necesaria para tener éxito en este entorno cambiante, pero la clave es hacerlo de manera estratégica.

Más presupuesto, más personas: ¿cómo obtiene lo que necesita para hacer su trabajo?

La gran mayoría de los encuestados Pulso de gasto tecnológico de Flexera 2022 esperaban un aumento (pequeño o significativo) en sus presupuestos de TI el próximo año (64%). Con este aumento, la visibilidad dentro de la organización de la función del ITAM también aumentará, al igual que la importancia de rastrear la tecnología y limitar el desperdicio.

Porcentaje de encuestados esperando un cambio en sus presupuestos de TI

Mudanças os entrevistados esperam no orçamento de TI
Fuente: N=501
Pulso de gasto tecnológico Flexera 2022

ITAM tradicionalmente se ha centrado en la reducción de costos, por lo que esto no es sorprendente. Pero otra forma de verlo en un entorno que cambia rápidamente es a través de la lente de la eficiencia del gasto: aprovechar al máximo su tecnología y maximizar el retorno de la inversión. Si su empresa ha aumentado su presupuesto, esta es la oportunidad para que ITAM evite la duplicación y la superposición destacando a través de prácticas de ITAM (p. ej., racionalización de aplicaciones, uso/consumo de licencias) dónde hay oportunidades para optimizar estas inversiones en tecnología.

Aquí también es importante la respuesta del ITAM al cambio digital; La retirada de inversiones tales como centros de datos y el software local se espera a tasas más altas (reducción de presupuesto de 27% en cada uno), mientras que se espera que la inversión en la nube pública y SaaS continúe aumentando rápidamente (59% y 69%, respectivamente). Los profesionales del ITAM tienen un papel que desempeñar en este cambio y en su gestión eficaz.

Porcentaje con impactos presupuestarios a la fecha debido al COVID-19

Os impactos orçamentários causados na TI pela Covid/19
Fuente: N=501
Pulso de gasto tecnológico Flexera 2022

Si bien el uso de servidores y almacenamiento locales, por ejemplo, está disminuyendo, es probable que nunca desaparezcan; Es probable que siempre haya una necesidad de algún grado de centro de datos en las instalaciones debido a la seguridad, normativa, propiedad intelectual u otras responsabilidades. Pero la necesidad de adaptación y expansión es crítica.

Al mostrarle a la empresa lo que puede hacer, es decir, adaptarse a un panorama en constante cambio, está defendiendo que con más recursos (ETC, presupuesto) puede respaldar mejor el cambio que está experimentando la organización. Por ejemplo, a medida que la transformación digital continúa acelerándose, la mayoría de las organizaciones (65%) aún luchan por obtener información sobre sus activos tecnológicos en toda la propiedad de TI híbrida, y aún más carecen de los datos de gastos para comprender el impacto (70%).

Desafíos de visibilidad del gasto en TI

Desafios com gasto de TI aumentam com a Transformação digital sem ITAM
Fuente: N=501
Pulso de gasto tecnológico Flexera 2022

Aproveche la oportunidad de que ITAM proporcione los datos que impulsan la estrategia comercial en una organización que se adapta rápidamente. ITAM puede proporcionar vistas de activos tradicionales desde el inventario local, y más equipos de gestión de activos están adoptando SaaS en el entorno híbrido, lo que les permite alinear la colaboración con sus contrapartes en la nube (centro de excelencia en la nube, FinOps, etc.). Hable con sus partes interesadas sobre cómo se superponen sus inversiones y proveedores. Si usted es uno del 65 por ciento sin visibilidad, esta es su oportunidad de poner esos datos en manos de un solo equipo, en este caso, ITAM, que trae la estrategia a la mesa.

Fortalezca su caso de negocio con las principales tendencias de TI

A medida que nos acercamos a 2023, vemos el cambio del software local a SaaS, y de los centros de datos locales a la nube, sigue siendo la tendencia, pero al final del día, las personas y los servicios son la base de lo que hace que TI funcione la organización.

ITAM está claramente involucrado en todas las áreas de TI (está en el acrónimo), pero a medida que el rol se extiende a una tecnología nueva y en evolución (y se superpone debido a proveedores como Microsoft que brindan servicios locales, SaaS y en la nube), la necesidad de resaltar su impacto es incluso mas importante.

Refuerce sus mensajes internos sobre el número de empleados y el presupuesto, controle a sus proveedores (eficacia del gasto), identifique áreas de oportunidad aprovechando los datos que tiene a través de una vista unificada de sus activos, sus dependencias y su efecto en la entrega de productos de su negocio a los clientes. ITAM es clave para maximizar la inversión en tecnología, y adaptarse a estos cambios es clave para construir con éxito su rol para el futuro.

¿Qué ITAM?

La gestión de activos de TI (ITAM) es “el conjunto de prácticas comerciales que integran los activos de TI en todas las unidades comerciales de una organización. Reúne responsabilidades contractuales, de inventario, financieras y de gestión de riesgos para gestionar todo el ciclo de vida de estos activos, incluidas las decisiones estratégicas”. ITAM se utiliza a menudo junto con la gestión de servicios de TI (ITSM) y Gestión de operaciones de TI (ITOM) para aportar un enfoque corporativo holístico.

El software de gestión de activos de TI es una subsección de ITAM que generalmente abarca tanto el hardware como el software. Las empresas pueden utilizar el software ITAM para visualizar el uso de activos, ayudándoles a localizar y eliminar instancias de hardware y software redundantes para reducir los costes de gestión.

¿Por qué es tan importante el software de gestión de activos de TI?  

Una empresa consta de diferentes departamentos, cada uno con su propio conjunto de activos de TI. Estos activos son costosos y, a menudo, requieren un mantenimiento regular, como renovaciones de licencias, actualizaciones, etc., para mantener su valor. Con el software ITAM adecuado, los técnicos podrán monitorear todo el hardware y software desde una ubicación central, reduciendo costos y aumentando la productividad de la empresa.

Según Gartner, "la gestión de activos de TI proporciona una cuenta precisa de los costos y riesgos del ciclo de vida de los activos de tecnología para maximizar el valor comercial de las decisiones de estrategia, arquitectura, financiamiento, contratación y adquisición de tecnología". también incluye un enfoque holístico que examina y simplifica toda la infraestructura, la tecnología empleada, las finanzas, los procedimientos de datos y las decisiones comerciales.

¿Cuáles son los tipos de gestión de activos de TI?

En términos generales, los activos de TI se clasifican en una o más de las siguientes categorías: física, software, hardware, tecnología móvil y nube. ITAM está diseñado para garantizar la implementación exitosa y el soporte continuo de los activos de TI. De esta forma, hace coincidir este tipo de activos de TI.

Los siguientes son los tres tipos principales de gestión de activos de TI:

  • Software: este tipo de ITAM es un poco más complejo que otros tipos de ITAM, ya que involucra aspectos como requisitos de cumplimiento, licencias, TI en la sombra e IoT. Los activos de software deben monitorearse y revisarse continuamente, y los activos deben ser lo suficientemente líquidos para cumplir con los requisitos y satisfacer las demandas y los mercados en constante cambio.
  • Hardware: el hardware físico también juega un papel en el sector de TI de una organización. Entre estos activos podemos mencionar computadoras, impresoras, fotocopiadoras, notebooks, dispositivos móviles, servidores y cualquier otro hardware utilizado para la gestión de datos en la empresa.
  • Nube: ITAM rastrea el costo y el uso de los recursos de la nube, incluidos SaaS (Software as a Service), IaaS (Infraestructura como servicio) y PaaS (Plataforma como servicio). Todos ellos son considerados como activos a gestionar en términos de costo y cumplimiento en el ITAM.

Normas ISO para ITAM

La Organización Internacional de Normalización (ISO) cuenta con una serie oficial de normas para el ITAM: ISO 19770, la cual consta de cinco partes:

  • ISO/CEI 19770-1: Describe las mejores prácticas para ITAM empresarial. Las organizaciones tienen la oportunidad de demostrar que están implementando procedimientos de ITAM de acuerdo con los estándares para cumplir con los requisitos de gobierno y respaldar las actividades de TI.
  • ISO/IEC 19770-2: ayuda a las empresas a identificar programas de software en un dispositivo determinado; un estándar para etiquetas de identificación de software.
  • ISO/IEC 19770-3: Método para especificar la asignación y medición del consumo asociado con el software.
  • ISO/IEC 19770-4: Permite la generación de informes estandarizados sobre el uso de recursos. Esto es especialmente importante cuando se gestionan licencias más complejas y software y hardware basados en la nube.
  • ISO/IEC 19770-5: Una descripción general de las normas ISO y el vocabulario para ITAM.

Procesos ITAM

Realice un seguimiento de todo el ciclo de vida de los activos de TI

Si bien las organizaciones individuales pueden definir el ciclo de vida de los activos de TI de manera diferente, la mayoría sigue pasos similares a los siguientes:

  • Solicitación;
  • Ejecución;
  • Implantación;
  • Vigilancia;
  • Servicio;
  • desactivación.

En resumen, el ciclo comienza con la identificación de una necesidad y la realización de un pedido. Se definen factores importantes, como qué activos se necesitan, cómo adquirirlos y cómo utilizarlos y financiarlos. Durante la fase de ejecución tiene lugar la creación, compra, arrendamiento o licencia de activos. Luego viene la fase de implementación, que supervisa la instalación del activo en el ecosistema de TI. Una vez implementado, la fase de monitoreo ayuda a garantizar que el activo esté funcionando de manera efectiva y entrando en la fase de servicio, donde el activo se mantiene y actualiza para extender la vida útil del activo. Finalmente, cuando estos activos ya no son necesarios, se desactivan y descartan. Esto incluye mover usuarios a recursos alternativos, actualizar registros, cancelar contratos, rescindir licencias y planificar activos de reemplazo.

Cuando se trata de hardware, el "inventario" se puede incluir como una fase separada. 

Mejores prácticas de gestión de activos de TI

  1. Comience con membresía ejecutiva;
  2. Inicie un equipo para pilotar el proyecto;
  3. Definir activos esenciales;
  4. Identificar los recursos de la nube;
  5. Determinar métodos para la detección e integración de datos;
  6. Utilice un enfoque de ciclo de vida;
  7. Sea proactivo en sus iniciativas de seguimiento y realice un seguimiento continuo de ellas para evitar una implementación excesiva;
  8. Decide si quieres usar una CMDB;
  9. Automatice tanto como sea posible;
  10. Integrar y hacer que los datos estén disponibles para todo el departamento de TI;
  11. Conozca sus licencias de software;
  12. Recopile comentarios para la mejora continua;
  13. Involucrar a otros equipos en la retroalimentación.

¿Debo implementar ITAM en mi organización?

Hay varias razones por las que ITAM puede ayudar a que su organización prospere.

Economía

Una de las principales estrategias de reducción de costos es optimizar el gasto en software, infraestructura y servicios de plataforma. Las organizaciones pueden reducir el gasto hasta en 30% cuando utilizan las mejores prácticas para optimizar las licencias de software y el uso de activos. 

Falta de visibilidad del entorno.

Muchas corporaciones aún rastrean sus activos usando hojas de cálculo, pero existe una alta probabilidad de que sus hojas de cálculo no siempre sean precisas. Además, las hojas de cálculo pueden crear silos de datos, lo que dificulta que todos los usuarios autorizados accedan a la misma información actualizada.

Dificultad para mantenerse al día con el ritmo del cambio.

Los activos siempre están en movimiento y el seguimiento manual puede no ser la mejor opción. Tratar problemas como robo, reemplazo y desmantelamiento de activos de TI, nuevos envíos, etc. puede crear un entorno de TI caótico que exige más atención a los detalles.

La realidad de la “TI en la sombra”

TI en la sombra se refiere a aplicaciones, licencias y otros activos de TI que se adquieren y utilizan sin el conocimiento del personal de TI. El software ITAM centralizado mantiene a TI al tanto de todo y evita gastos excesivos, riesgos e incumplimientos. Shadow IT es una realidad a la que se enfrentan casi todas las empresas modernas. La forma en que lo administre marcará la diferencia en el nivel de control necesario para reducir el riesgo y los gastos.

Referencias: The ITAM Review, A medida que el gasto en TI se traslada a la nube, ITAM debe evolucionar; servicio ahora, que es itam; administrar motor, Qué es la gestión de activos de TI (ITAM) y cómo puede optimizar el negocio.

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