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A ServiceNow lançou a release Roma com grande foco no modulo de SAM. Após nossa revisão entendemos que esta nova release veio para transformar a operação e criar melhores experiências aos clientes com Software Asset Management. Neste artigo falaremos sobre como a ServiceNow trabalhou no modulo de Software Asset Management (SAM), mais conhecido como SAM Pro.

Principais melhorias encontradas na Rome Release para SAM:

De forma incrível, com o lançamento da release Roma, a ServiceNow apresenta um visual completamente novo para sua interface gráfica de usuário SAM. Este novo espaço de trabalho de ativos de software amigável parece mais intuitivo e permite um trabalho eficiente, algo ainda não visto no mercado.

O novo espaço de trabalho de SAM ainda mais fácil de usar (Software Asset Workspace)

Esta nova interface do usuário mais intuitiva vem com algumas funcionalidades que rapidamente irão apoiar os clientes na melhor governança de ativos de software.

O Software Asset Workspace é o ponto de partida onde são apresentados indicadores de SAM, como tendências de conformidade, custos de True-Up, economias potenciais e taxas de normalização podem ser visualizadas. Além disso, você pode executar tarefas rotineiras, como executar uma reconciliação ou criar direitos a partir deste dashboard sem a necessidade de navegar para esses menus de aplicativos antes.

Por fim, a página apresenta alertas e notificações com insights. Em suma, esta página apresenta todos os principais aspectos do SAM para uso diário em um ambiente.

Análise e Reconciliação SaaS baseadas em assinatura e consumo

Como parte do novo framework de reconciliação ServiceNow, agora clientes poderão visualizar os resultados de reconciliação para seus aplicativos SaaS em um único Dashboard (license workbench). Agora os clientes podem determinar a conformidade de suas licença e subscrições conciliando automaticamente aplicativos SaaS baseados em assinatura e/ou consumo.

O License Workbench, onde as informações de conformidade poderiam ser visualizadas em versões anteriores do ServiceNow, também teve um melhorias no Software Asset Workspace. Agora é chamado de Exibição de Uso de Licença (License Usage View), e mostra informações mais detalhadas de conformidade de licenças de uma maneira mais fácil de usar.

Você pode fixar na tela os principais fabricantes de software para que eles estejam no topo da página.

Para cada fabricante, uma porcentagem de conformidade é mostrada, para que você possa avaliar o quão perto da conformidade você está para esse fabricante específico.

Então, a conformidade não é mais apenas um sim ou não. Para completar, a visão também aparece quando a última reconciliação foi executada ou você pode executar uma reconciliação e ver seus resultados, tudo na mesma página.

BYOL (Traga sua própria licença) para servidores Oracle Database

A ServiceNow ampliou seu suporte à licença BYOL para servidores Oracle Database na AWS e em Microsoft Azure. Agora é possível determinar a posição de conformidade de licença para as seguintes versões do Banco de Dados Oracle que são implantadas em várias infraestruturas híbridas, incluindo IaaS e PaaS:

Oracle Database Standard Edition

Oracle Database Standard Edition One

Oracle Database Standard Edition 2

Oracle Database Enterprise Edition

SAP S/4HANA publisher pack

Gerencie as licenças SAP S/4HANA nomeadas para usuário e industry solutions (engine) com este novo módulo para SAP. Este pacote inclui suporte para a criação de direitos, modelos de software, rastreamento de uso de licenças e determinação da conformidade com a licença para SAP S/4HANA.

Otimização de licenças do Office 365

O ServiceNow adicionou várias recomendações e suporte para otimização das licenças do Office 365, possibilitando a escolha para licenças de menor custo (por exemplo de E3 para E1) e também para remover seats  que não estão sendo utilizado, com base em conexão direta com dados de uso do Office 365.

Qual o valor do módulo ServiceNow SAM Pro para a empresa?

O gerenciamento eficaz de ativos de TI permite que os líderes de TI otimizem contratos e reduzam riscos de contratos, gerenciando melhor licenças de software (on premisses ou baseadas em SaaS) e ativos de hardware com fluxos de trabalho intuitivos e melhor visibilidade do ciclo de vida para tornar os ambientes de TI mais seguros e operacionalmente eficientes.

Com muitas empresas tendo uma força de trabalho predominantemente baseada em Home Office, é ainda mais importante entender onde os ativos de hardware estão localizados e por quem. Os líderes de TI também precisam saber se os ativos estão sendo usados remotamente e estão devidamente alocados. Fornecer melhor visibilidade sobre ativos de hardware e licenças de software permitiu que a ServiceNow tomasse melhores decisões sobre utilização e novos investimentos.

Otimização de custos de software

A ServiceNow conseguiu recuperar aproximadamente US$ 1 milhão do orçamento interno de software implementando o ServiceNow® Software Asset Management (SAM), de acordo com Poonam Kripalani, Gerente Sênior de Governança de Gerenciamento de Ativos de TI da ServiceNow.

“Atualmente, estamos focados em várias atividades diferentes do ServiceNow® ITAM (IT Asset Management), disse Kripalani. Por exemplo, automatizar nossas solicitações de software, automatizar nossas solicitações de recuperação de software e impulsionar a eficiência do processo ITAM.”

Recentemente, a empresa queria obter melhor visibilidade sobre o uso de seus produtos Microsoft para garantir a conformidade com o contrato e licenças. “Estar em conformidade reduz o risco de reputação de nossa marca e quaisquer resultados monetários de auditoria de conformidade não planejada”, observou Kripalani. A empresa também queria otimizar os gastos com software e automatizar o atendimento de pedidos de software para torná-lo mais rápido e fácil para os usuários finais.

No entanto, a ServiceNow enfrentou desafios, especialmente quando se trata de produtos desktop e SaaS (SaaS license), que compõem 26% dos gastos globais de software.  Estes desafios incluíam:

  • Falta de visibilidade em nossos gastos de software > Objetivo: Estabelecer dados confiáveis;
  • 14 grupos diferentes que possuem licenças de software > Objetivo: Integração operacional
  • O software SaaS (SaaS License) não estava sendo rastreados > Objetivo: Definir funções e responsabilidades

Uma equipe multifuncional de SAM foi criada com funções e responsabilidades claras para se concentrar no estabelecimento de dados confiáveis para operacionalizar o SAM. “Dados confiáveis são um pré-requisito para uma boa gestão de ativos de software”, disse Kripalani.

Os resultados

Hoje, os dados de assinatura Saas são capturados automaticamente a partir do portal da Microsoft e validados. Isso fornece uma imagem completa de alocação e conformidade. O ServiceNow também tem insights sobre todos os dados de requisição de compras para gerenciar melhor os custos.

Todos os dados são rastreados e revisados do painel da Microsoft para uma visão completa da posição de conformidade do Servicenow Software Asset Management SAM Pro. 

“Tivemos sucesso em reduzir nossos gastos com software em US$ 1 milhão nos últimos dois anos. Ao ter processos automatizados, temos dados confiáveis de licença de software e melhor visibilidade na alocação de licenças, custo e posição de conformidade através de dashboards ServiceNow SAM Pro “, revelou Kripalani.

A ServiceNow agora possui dados confiáveis de licença de software e melhor visibilidade sobre a alocação de licenças, custos e posição de conformidade através de seu PAINEL SAM. Ao automatizar solicitações de software, a empresa economizou 3.260 horas (ou quase US$ 300 mil) e aprimorou a experiência do usuário.

A qualidade dos dados de software e a visibilidade da conformidade estão agora 100% em toda a empresa. As equipes de TI também se beneficiam porque podem se concentrar no trabalho de alto valor, em vez de gastar seu tempo em tarefas administrativas.

Kripalani e sua equipe também estão focando na detecção de gastos de software com um recurso de detecção de gastos de software, parte do lançamento do ServiceNow New York. A empresa rastreou anteriormente 250 produtos de software.

Nos últimos três anos, no entanto, a ServiceNow dobrou de tamanho, e muitas outras compras de software estavam sendo feitas em cartões de crédito corporativos. De fato, uma análise de mais de um milhão de transações com cartão de crédito revelou que 700 produtos adicionais de software estavam sendo usados internamente.

“Manualmente, levaria semanas ou meses para analisar esses dados, mas usando a detecção de gastos de software, essa análise foi concluída em apenas algumas horas”, disse Kripalani. Seguindo em frente, ela e sua equipe se concentrarão em fazer uma análise mais profunda desses produtos adicionais de software descobertos.

Muitas organizações estão procurando maneiras de reduzir custos. Dependendo de quem você perguntar dentro de uma organização, diferentes potenciais de redução de custos serão mencionados. Com o aumento anual do custo para software (licenças), esta é uma das primeiras áreas para possíveis economias.

O Gartner publicou um relatório sobre potenciais economias em software que podem ser realizados implementando a gestão adequada de ativos de software. O relatório descreve sete categorias que compõem até 30% das economias potenciais combinadas.

Categorias de economias potenciais:

  1. Requisição controlada, compras e renegociações com fornecedores como Microsoft, SAP, IBM e Oracle;
  2. Implantação de software de forma controlada;
  3. Aplicando direitos completos de uso do produto;
  4. Desinstalação de aplicativos com licenças não utilizadas ou subutilizadas;
  5. Reciclagem de licenças;
  6. Governança eficaz para o programa de Software Asset Management SAM;
  7. Padronização e racionalização do software.

Para saber mais sobre o ServiceNow SAM Pro, confira esses recursos:

Gerenciamento de Ativos de Software (SAM)

O Software Asset Management (SAM) é um conjunto de práticas e estratégias de negócios para gerenciar de forma ideal a aquisição, o uso e a manutenção do ciclo de vida do software que permite às organizações criar um sistema preciso de registro para todos os ativos de software.

Como Software Asset Management é a nossa vida, nossa especialidade, decidimos detalhar mais as funcionalidades do Service Now SAM Pro.

  • Reconciliação de software para conformidade

A reconciliação automatizada de licenças mantém as posições de licença precisas e atualizadas sem cálculos manuais. A reconciliação pode ser semanal, mensal ou sob demanda.

  • Otimização e remoção de instalação de software

Você pode otimizar seu ambiente recuperando softwares sem uso, bem como removendo softwares não autorizados.

  • Soluções de análise e relatórios para profissionais de gerenciamento de ativos de software

As soluções de análise e relatórios contêm painéis pré-configurados. Esses dashboards contêm visualizações de dados gerenciais que ajudam a melhorar seus processos e práticas de negócios.

  • Gestão de Licenças SaaS

Use o aplicativo ServiceNow SaaS License Management para exibir dados de uso de licença saas e recuperar imediatamente licenças subutilizadas

  • Detecção de gastos em excesso de software

Use o aplicativo ServiceNow Software Spend Detection para rastrear, analisar e otimizar os gastos de software a partir de dados financeiros importados.

  • Administração de Gerenciamento de Ativos de Software

As tarefas de administração de gerenciamento de ativos de software incluem adicionar acesso aos desktops de forma remota, registros personalizados de produtos, normalização e manutenção de padrões.

  • Separação de domínios e Gerenciamento de Ativos de Software

Esta é uma visão geral da separação de domínio em Gerenciamento de Ativos de Software. Com a separação de domínio, você pode separar dados, custos, processos e tarefas administrativas em agrupamentos lógicos chamados domínios. Em seguida, você pode controlar vários aspectos dessa separação, incluindo quais usuários podem ver e acessar dados.

O ServiceNow pode se integrar com outras ferramentas facilmente. Por exemplo, os usuários podem executar tarefas VMware dentro da interface e facilmente se integrar com demais ferramentas para gestão de ativos de Software. A ServiceNow também fornece uma loja de aplicativos (marketplace) de ofertas de ferramentas de terceiros.

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