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A ServiceNow iniciou uma série chamada de Now on Now, onde eles compartilham como usam os produtos ServiceNow internamente para transformar a operação e criar melhores experiências aos clientes. Neste artigo falaremos sobre como a ServiceNow usou o modulo de Software Asset Management (SAM), usando o SAM Pro.

O gerenciamento eficaz de ativos de TI permite que os líderes de TI otimizem contratos e reduzam riscos de contratos, gerenciando melhor licenças de software (on premisses ou baseadas em SaaS) e ativos de hardware com fluxos de trabalho intuitivos e melhor visibilidade do ciclo de vida para tornar os ambientes de TI mais seguros e operacionalmente eficientes.

Com muitas empresas tendo uma força de trabalho predominantemente baseada em Home Office, é ainda mais importante entender onde os ativos de hardware estão localizados e por quem. Os líderes de TI também precisam saber se os ativos estão sendo usados remotamente e estão devidamente alocados. Fornecer melhor visibilidade sobre ativos de hardware e licenças de software permitiu que a ServiceNow tomasse melhores decisões sobre utilização e novos investimentos.

Otimização de custos de software

A ServiceNow conseguiu recuperar aproximadamente US$ 1 milhão do orçamento interno de software implementando o ServiceNow® Software Asset Management (SAM), de acordo com Poonam Kripalani, Gerente Sênior de Governança de Gerenciamento de Ativos de TI da ServiceNow.

“Atualmente, estamos focados em várias atividades diferentes do ServiceNow® ITAM (IT Asset Management), disse Kripalani. Por exemplo, automatizar nossas solicitações de software, automatizar nossas solicitações de recuperação de software e impulsionar a eficiência do processo ITAM.”

Recentemente, a empresa queria obter melhor visibilidade sobre o uso de seus produtos Microsoft para garantir a conformidade com o contrato e licenças. “Estar em conformidade reduz o risco de reputação de nossa marca e quaisquer resultados monetários de auditoria de conformidade não planejada”, observou Kripalani. A empresa também queria otimizar os gastos com software e automatizar o atendimento de pedidos de software para torná-lo mais rápido e fácil para os usuários finais.

No entanto, a ServiceNow enfrentou desafios, especialmente quando se trata de produtos desktop e SaaS (SaaS license), que compõem 26% dos gastos globais de software.  Estes desafios incluíam:

  • Falta de visibilidade em nossos gastos de software > Objetivo: Estabelecer dados confiáveis;
  • 14 grupos diferentes que possuem licenças de software > Objetivo: Integração operacional
  • O software SaaS (SaaS License) não estava sendo rastreados > Objetivo: Definir funções e responsabilidades

Uma equipe multifuncional de SAM foi criada com funções e responsabilidades claras para se concentrar no estabelecimento de dados confiáveis para operacionalizar o SAM. “Dados confiáveis são um pré-requisito para uma boa gestão de ativos de software”, disse Kripalani.

Os resultados

Hoje, os dados de assinatura Saas são capturados automaticamente a partir do portal da Microsoft e validados. Isso fornece uma imagem completa de alocação e conformidade. O ServiceNow também tem insights sobre todos os dados de requisição de compras para gerenciar melhor os custos.

Todos os dados são rastreados e revisados do painel da Microsoft para uma visão completa da posição de conformidade do Servicenow Software Asset Management SAM Pro. 

“Tivemos sucesso em reduzir nossos gastos com software em US$ 1 milhão nos últimos dois anos. Ao ter processos automatizados, temos dados confiáveis de licença de software e melhor visibilidade na alocação de licenças, custo e posição de conformidade através de dashboards ServiceNow SAM Pro “, revelou Kripalani.

Poonam Kripalani, Senior Manager for IT Asset Management Governance at ServiceNow

A ServiceNow agora possui dados confiáveis de licença de software e melhor visibilidade sobre a alocação de licenças, custos e posição de conformidade através de seu PAINEL SAM. Ao automatizar solicitações de software, a empresa economizou 3.260 horas (ou quase US$ 300 mil) e aprimorou a experiência do usuário.

A qualidade dos dados de software e a visibilidade da conformidade estão agora 100% em toda a empresa. As equipes de TI também se beneficiam porque podem se concentrar no trabalho de alto valor, em vez de gastar seu tempo em tarefas administrativas.

Kripalani e sua equipe também estão focando na detecção de gastos de software com um recurso de detecção de gastos de software, parte do lançamento do ServiceNow New York. A empresa rastreou anteriormente 250 produtos de software.

Nos últimos três anos, no entanto, a ServiceNow dobrou de tamanho, e muitas outras compras de software estavam sendo feitas em cartões de crédito corporativos. De fato, uma análise de mais de um milhão de transações com cartão de crédito revelou que 700 produtos adicionais de software estavam sendo usados internamente.

“Manualmente, levaria semanas ou meses para analisar esses dados, mas usando a detecção de gastos de software, essa análise foi concluída em apenas algumas horas”, disse Kripalani. Seguindo em frente, ela e sua equipe se concentrarão em fazer uma análise mais profunda desses produtos adicionais de software descobertos.

Muitas organizações estão procurando maneiras de reduzir custos. Dependendo de quem você perguntar dentro de uma organização, diferentes potenciais de redução de custos serão mencionados. Com o aumento anual do custo para software (licenças), esta é uma das primeiras áreas para possíveis economias.

O Gartner publicou um relatório sobre potenciais economias em software que podem ser realizados implementando a gestão adequada de ativos de software. O relatório descreve sete categorias que compõem até 30% das economias potenciais combinadas.

Categorias de economias potenciais:

  1. Requisição controlada, compras e renegociações com fornecedores como Microsoft, SAP, IBM e Oracle;
  2. Implantação de software de forma controlada;
  3. Aplicando direitos completos de uso do produto;
  4. Desinstalação de aplicativos com licenças não utilizadas ou subutilizadas;
  5. Reciclagem de licenças;
  6. Governança eficaz para o programa de Software Asset Management SAM;
  7. Padronização e racionalização do software.

Para saber mais sobre o ServiceNow SAM Pro, confira esses recursos:

Gerenciamento de Ativos de Software (SAM)

O Software Asset Management (SAM) é um conjunto de práticas e estratégias de negócios para gerenciar de forma ideal a aquisição, o uso e a manutenção do ciclo de vida do software que permite às organizações criar um sistema preciso de registro para todos os ativos de software.

Como Software Asset Management é a nossa vida, nossa especialidade, decidimos detalhar mais as funcionalidades do Service Now SAM Pro.

  • Reconciliação de software para conformidade

A reconciliação automatizada de licenças mantém as posições de licença precisas e atualizadas sem cálculos manuais. A reconciliação pode ser semanal, mensal ou sob demanda.

  • Otimização e remoção de instalação de software

Você pode otimizar seu ambiente recuperando softwares sem uso, bem como removendo softwares não autorizados.

  • Soluções de análise e relatórios para profissionais de gerenciamento de ativos de software

As soluções de análise e relatórios contêm painéis pré-configurados. Esses dashboards contêm visualizações de dados gerenciais que ajudam a melhorar seus processos e práticas de negócios.

  • Gestão de Licenças SaaS

Use o aplicativo ServiceNow SaaS License Management para exibir dados de uso de licença saas e recuperar imediatamente licenças subutilizadas

  • Detecção de gastos em excesso de software

Use o aplicativo ServiceNow Software Spend Detection para rastrear, analisar e otimizar os gastos de software a partir de dados financeiros importados.

  • Administração de Gerenciamento de Ativos de Software

As tarefas de administração de gerenciamento de ativos de software incluem adicionar acesso aos desktops de forma remota, registros personalizados de produtos, normalização e manutenção de padrões.

  • Separação de domínios e Gerenciamento de Ativos de Software

Esta é uma visão geral da separação de domínio em Gerenciamento de Ativos de Software. Com a separação de domínio, você pode separar dados, custos, processos e tarefas administrativas em agrupamentos lógicos chamados domínios. Em seguida, você pode controlar vários aspectos dessa separação, incluindo quais usuários podem ver e acessar dados.

O ServiceNow pode se integrar com outras ferramentas facilmente. Por exemplo, os usuários podem executar tarefas VMware dentro da interface e facilmente se integrar com o Snow Software para gestão de ativos de Software. A ServiceNow também fornece uma loja de aplicativos (marketplace) de ofertas de ferramentas de terceiros.

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