Con el avance de la tecnología, especialmente la computación en la nube (Microsoft Azure o AWS), todas las empresas utilizan algún tipo de software para garantizar la mejora de sus operaciones y procesos. Por lo tanto, incluso quienes no están familiarizados con la tecnología se han visto obligados a adoptarla, o se arriesgan a quedarse atrás y perder cuota de mercado.
Muchas organizaciones, debido a que no cuentan con un proceso de gestión de activos de software o de inventario, utilizan algún software ilegalmente, sin licencia. Al hacerlo, estas empresas infringen los derechos de propiedad intelectual de las licencias de Microsoft.
Por ello, pueden ser severamente sancionados con multas e incluso comprometer la seguridad de la información y toda el área de TI de la empresa. Además, podrían ser considerados penalmente responsables, ya que la empresa tiene la obligación de garantizar que actúa conforme a las normas de los acuerdos de licencia de Microsoft.
En este sentido, una medida adoptada para combatir esta práctica son las Auditorías de Microsoft. ¡Siga leyendo para descubrir qué son, cómo impactan a los profesionales de TI y comprender su importancia para su negocio!
¿Qué es Microsoft Audit?
La Auditoría de Microsoft es el proceso mediante el cual una empresa busca realizar un análisis profundo de todos los ordenadores y demás dispositivos del software instalado, con el objetivo de verificar si la empresa está utilizando el software de forma legal, es decir, de forma que respete los derechos relacionados con la propiedad intelectual.
Esto se debe a que puede ocurrir, por ejemplo, que una empresa compre un software de Microsoft sin darse cuenta de que es pirata (o sin licencias originales) y que, por tanto, pueda comprometer la gobernanza de TI o la gobernanza del software.
En la práctica, un equipo de cumplimiento o incluso el equipo de auditoría de Microsoft solicita a la empresa que enumere todos los dispositivos con software de Microsoft y luego solicita facturas y licencias de software para demostrar la compra del producto. La idea es verificar que la empresa utiliza la cantidad correcta de software y cuenta con las licencias necesarias para autorizar el uso de productos Microsoft.
¿Cuáles son los pasos de Auditoría de Microsoft?
En resumen, los pasos de Auditoría de Microsoft o como ellos lo llaman revisión SAM, consisten básicamente en:
- Encuesta de todo el software utilizado por la marca
- Comprobante de licencias o verificación de licencias, mediante el envío de una factura a Microsoft
- Revisión de lo que se usa versus lo que se compró (ciclos de vida)
- Adquisición de licencias faltantes o licencias si se descubre que la empresa utiliza productos ilegalmente. Por ejemplo, la compra de 10 licencias del sistema operativo Microsoft Windows Server.
¿Qué importancia tienen las auditorías de software para su negocio?
El proceso de auditoría de software es importante porque no sólo evita que su empresa incurra en multas y sanciones penales, sino también que ponga sus datos en riesgo o en manos de personas no autorizadas que puedan hacer lo que consideren conveniente con la información observada.
¿Cómo regularizo mi licencia de software GAP?
Los fabricantes de software como Oracle y Microsoft se están centrando fuertemente en la computación en la nube, lanzando varios productos SaaS, PaaS e IaaS en nubes como Oracle Cloud y Microsoft Azure.
Si necesita actualizar Office, Exchange, SharePoint, Windows Server o SQL, considere migrar a productos como Office 365 y Microsoft Azure.
Cómo tener un control preciso y completo sobre su inventario de software:
La gobernanza de TI puede analizar las CMDB existentes, las soluciones de instalación de software o los activos de hardware y concluirá que el enfoque debe estar en automatizar el proceso de conciliación de inventario, teniendo en cuenta los derechos de cada software y sus contratos, o incluso avanzar hacia la optimización, donde se optimiza el consumo de licencias.
Pero, en realidad, la falta de un inventario de software preciso significa que la madurez del SAM de la organización está construida sobre una base inestable.
Una forma confiable de recopilar evidencia de la aplicación (evidencia de instalación y, cuando sea necesario, datos de registro como claves y uso) y reconocer correctamente el software instalado es fundamental para mejorar los procesos de la aplicación. SAM en la empresa.
Los informes manuales que realizan los propietarios de aplicaciones normalmente no son escalables y, lo que es más importante, normalmente no se pueden utilizar como base para ningún tipo de proceso automatizado de optimización de licencias de software.
Además, muchos proveedores de software en una situación de auditoría, como una auditoría de Microsoft, esperarán una recopilación automatizada del inventario de software y no solo el uso de datos de Active Directory.
Puede obtener más información sobre los programas de licencias de los fabricantes de software utilizando los siguientes enlaces: Microsoft, Oráculo, SAVIA, IBM y Autodesk.
La importancia de la gestión y auditoría de activos de software en la seguridad de la información
Muchas empresas se enfrentan a retos en la gestión de TI, especialmente en lo que respecta al uso de software con licencia y al cumplimiento de las políticas de retención. La auditoría de Microsoft es un proceso esencial para garantizar que los activos de software cuenten con las licencias correctas, evitando riesgos y sanciones.
Revisión de SAM (Gerencia de activos de software) proporciona una visión detallada del ciclo de vida de un software, desde su adquisición (con facturas registradas) hasta su eliminación, garantizando el cumplimiento de las directrices del fabricante. Durante este proceso, es posible identificar qué soluciones se utilizan correctamente y cuáles requieren ajustes.
El papel del registro de auditoría y la seguridad de la información
Las empresas que utilizan Exchange Online y Active Directory deben supervisar constantemente sus registros de auditoría para garantizar la integridad de los datos y controlar el acceso al sistema. Esta supervisión es crucial para la seguridad de la información, ya que previene fugas y accesos no autorizados.
Las licencias de Microsoft deben gestionarse estratégicamente para optimizar costos y evitar problemas durante el proceso de auditoría. Además, una gestión adecuada de los contratos de software contribuye a la longevidad y el cumplimiento normativo de los activos de software, lo que promueve una mayor vida útil de los activos dentro de la empresa.
Cómo solicitar información y trabajar con nosotros
Si su empresa desea comprender mejor cómo funciona la gestión de activos y la gestión de activos del software SAM, Contáctanos. Puede solicitar información a través de nuestro buzón de soporte dedicado o visitando la página de contacto.
Conclusión
La gestión eficiente de los productos Microsoft y el cumplimiento de las auditorías garantizan un entorno de TI más seguro y productivo. Comprenda cómo funciona este proceso e implemente las mejores prácticas para proteger los activos digitales de su empresa.