Según el Statista Con el crecimiento del mercado de software empresarial en los últimos años, se espera que el gasto en TI en software empresarial alcance alrededor de $672 mil millones a nivel mundial en 2022, un aumento interanual de 11%.
Con todo este crecimiento, la monitorización de suscripciones de software es esencial para reducir costes y minimizar el impacto en el presupuesto de su empresa.
Licencia de software
La licencia es un documento contractual utilizado por los desarrolladores de software digital. Define si la aplicación es de dominio público o está protegida por derechos de autor, así como cómo se puede utilizar el código fuente.
A pesar de los diferentes tipos de licencias de software, el principio es similar: La licencia otorga o limita el derecho de uso de un determinado programa al consumidor final., que puede ser una organización, una entidad gubernamental o incluso una persona que lo utilizará a nivel nacional.
El contrato de aplicación establece las reglas, define cómo manejar las copias y modificaciones al código del programa y determina las sanciones por el incumplimiento de los términos.
Las licencias también se utilizan para describir el soporte al usuario, gestionar las políticas de actualización y la lista de servicios prestados.
¿Qué tipos de licencias de software están disponibles?
El funcionamiento de cada licencia varía según su categoría. Estas son las principales:
- Autofinanciación: Software desarrollado por la empresa que lo utiliza. La organización es propietaria del programa y puede usarlo libremente. Cuando el software se comparte entre empresas, se aplica la licencia. co-abastecimiento.
- Adquisición perpetua: Funciona como comprar el programa. Tras la compra, el usuario puede usarlo de por vida, pero sin derecho a actualizaciones ni mantenimiento.
- Licencia de uso: Permite usar el programa en una sola máquina, con actualizaciones incluidas. Sin embargo, requiere el pago de tarifas administrativas y no incluye mantenimiento.
- ÁSPID: Funciona como un servicio de alquiler de software. La empresa paga mensualmente por usar el programa, que no está alojado en sus servidores.
- SaaS: Similar a ASP, pero el software está basado en la nube y no requiere instalación. El precio varía según el número de usuarios.
- Código abierto: El código fuente es abierto, lo que permite a los usuarios realizar modificaciones para adaptar el programa. Sin embargo, existen limitaciones que lo diferencian del software libre.
- Software libre: Ofrece al usuario total libertad para copiar, distribuir y modificar el código fuente del programa. Sin embargo, esto no significa que el software sea gratuito.
- Programas gratuitos: Se puede utilizar y distribuir de forma gratuita, pero el código no está necesariamente abierto a la personalización.
También vale la pena recordar que existe una tendencia hacia nuevas formas de licenciamiento de software. Como estrategia de ventas en la era de la informática de vanguardia, estas deben ser cada vez más ajustables y personalizables para cada cliente.
¿Cómo clasificar los gastos de suscripción de software?
Las adquisiciones de software se clasifican ahora en la partida 40 «Servicios de Tecnologías de la Información y la Comunicación - Persona Jurídica». Esta nueva clasificación abarca la prestación de servicios por parte de personas jurídicas a organismos y entidades de la administración pública relacionados con las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) que no se clasifican en otras partidas de gasto.
El software puede clasificarse como gasto corriente o gasto de capital. En el primer caso, cuando el gasto... no contribuir, directamente, para la formación o adquisición de un activo de capital, como por ejemplo el alquiler de un software, ya que éste es un gasto corriente.
Cuando el gasto contribuir, directamente, para la formación o adquisición de un activo de capital, como el desarrollo de un software que formará parte del activo intangible, el gasto debe clasificarse como un gasto de capital, dado que representa una inversión.
De esta manera tendremos las posibles clasificaciones presupuestarias según la naturaleza del gasto.
3.3.XX.40 cuando se trate de gastos de alquiler de software (Gasto Corriente).
4.4.XX.40 cuando se trate de contratar una empresa para desarrollar un software que formará parte de los activos fijos (gasto de capital).
¿Cómo contabilizar las suscripciones de software?
La contabilidad varía según se trate de una suscripción de software o de la liquidación de gastos de desarrollo de software.
Esto se debe a que el software desarrollado representará un incremento de los activos intangibles, siendo una inversión que contribuye directamente a la formación de bienes de capital.
En el caso de suscripción de software, la El efecto patrimonial es diminuto, ya que la firma del software es una gasto por servicios que no incrementa directamente el patrimonio.
Así, la suscripción del software, que es un gasto corriente, Debe contabilizarse de la siguiente manera:
Activo:
D – activo / variación patrimonial decreciente / servicios / arrendamientos
En voz pasiva:
C – pasivos/proveedores y cuentas por pagar a corto plazo
¿Cómo optimizar la gestión financiera de los gastos de suscripción de software en la práctica?
La gestión de Costos de TI presenta grandes desafíos, como la dispersión de las suscripciones de software entre departamentos y la dificultad de Demostrar el retorno de la inversión en TI.
A continuación se ofrecen algunos consejos para optimizar la gestión financiera de las suscripciones de software y otros gastos de gestión de TI.
1. Realice un inventario de suscripciones de software
EL inventario de licencias activas permitirá identificar posible inactividad y suscripción a software que ya no se utiliza.
Con esto, existe la posibilidad de Reducir los costos de TI sin perder calidad.
En este inventario, considere también detalles sobre la suscripción del software, como el propósito, las características, la fecha de vencimiento y otros datos relevantes para evitar desperdicio financiero.
2. Adoptar centros de costos
Centro de costos Es una forma de división interna que crea unidades independientes en relación con el cálculo de gastos e ingresos. Esta división asocia costos y pagos con cada uno de los proyectos, departamentos o sucursales de la empresa.
En la gestión financiera de suscripciones de software, es interesante Considere los departamentos o proyectos de la empresa como centros de costes.
De esta manera, es posible tener mayor transparencia de los costos de suscripción de software y otros gastos dependiendo del departamento o proyecto.
La transparencia en el gasto es esencial para mayor control financiero y optimización de recursos.
3. Utilice una herramienta de gestión financiera
El uso de herramientas de gestión financiera permite automatización de tareas, mayor control financiero y transparencia en los costos de TI. También cubre Cuadros de mando e informes de gestión sobre gastos.
Al administrar suscripciones de software y otros gastos de TI, es importante tener un herramienta que ya asigna gastos por centros de costos.
Esto hace que el estudio de los costos e indicadores de TI sea más preciso y ahorra tiempo para análisis más profundos en la gestión financiera.
4. Utilice una tarjeta corporativa para los pagos
El uso de tarjeta corporativa aporta varias ventajas a la gestión financiera, no sólo el software de suscripción.
La tarjeta prepago PJ, por ejemplo, permite programar pagos recurrentes de suscripciones de software, además de contar los función de techo de gasto.
Es un medio de pago corporativo Interesante para la gestión financiera por centro de coste como indicamos. Algunos de los beneficios son:
- Facilita la división de gastos por centros de costos, siendo posible utilizar una tarjeta prepago por cada centro de costo (departamento o proyecto) con un saldo correspondiente al presupuesto preaprobado;
- Promueve un mayor control de costos con la centralización de los gastos de suscripción de software y otros gastos de departamento/proyecto en una única factura;
- Mayor control sobre los costos presupuestados y reales en departamentos y proyectos.
Con la adopción de una tarjeta PJ prepago por departamento, por ejemplo, se hace más fácil Es mucho más fácil identificar el origen de los gastos en tiempo real, minimizando los gastos fantasmas Es común que exista la misma tarjeta corporativa para diferentes departamentos.
Debido a que también funciona como un límite de gasto, una tarjeta PJ prepaga también evita sobrecostes presupuestarios.
Cuando la tarjeta prepago PJ es Integrado en la plataforma de gestión financiera, los beneficios son aún mayores.
En este caso, el La conciliación de gastos es automáticaEn otras palabras, cuando se realiza un gasto con una tarjeta prepago PJ, este se asigna automáticamente al centro de coste correspondiente en la plataforma de gestión financiera.
Como los gastos se asignan automáticamente a su centro de costos, cierre de fin de mes También se facilita la financiación.
Este método de pago también mejora la autonomía de los departamentos, que tienen mayor libertad para gestionar su presupuesto disponible, Reducir las solicitudes de aprobación de finanzas para cada inversión/pago.
De esta manera, la gestión de gastos y responsabilidad, no solo la suscripción de software, se vuelve mucho más práctica – con ahorrando tiempo para finanzas y otros departamentos. Para comprender mejor cómo funcionan las tarjetas prepago, accede a la guía: Todo sobre la tarjeta prepago.
¿Cuál es el riesgo de utilizar software sin licencia?
Renunciar al contrato de software o eludirlo descargando la aplicación ilegalmente puede ser mucho más costoso. Para empezar, Los datos del usuario se vuelven vulnerables, especialmente por la phishing (robo de datos común en software pirateado).
Con esta brecha de seguridad, usuarios maliciosos pueden acceder a su información confidencial, lo que facilita actividades delictivas. La exposición a virus y malware forma parte del paquete, lo que puede causar daños irreparables a su información. generar pérdidas muy graves.
Los programas pirateados presentan otro problema: la inestabilidad. Estos se vuelven aún más dañinos por falta de soporte técnico, un beneficio que sólo pueden disfrutar los usuarios regularizados.
Además de la exposición a estos numerosos riesgos, la credibilidad de la empresa se ve comprometida. Sus procesos podrían sufrir daños y retrasos que perjudicarían su relación con los clientes.
Acerca de la licencia del software
Una licencia de software, o licencia de programa de computadora, es una definición de acciones autorizadas (o prohibidas) dentro del derecho de un programador a software de computadora Se otorga (o impone) al usuario de este software. El término "usuario" se refiere a cualquier entidad legal, empresa o usuario final (doméstico), de ahí el término inglés "end user license agreement" (acuerdo de licencia de usuario final).
Cuando una licencia añade restricciones más allá de las existentes en el copyright, el usuario normalmente debe aceptar que se le impongan estas restricciones para poder utilizar legalmente el software, siendo esta una de las diferencias entre una licencia de software libre y una licencia de software no libre: las licencias de software libre añaden derechos a los ya otorgados por el copyright, dejando sólo el acto de redistribución como las únicas reglas que imponen.
En general, cualquier persona que use software debe obtener una licencia —pagada o gratuita, temporal o permanente— para usarlo. En el caso del software comercial que no es libre, el proveedor otorga la licencia únicamente a los usuarios que pagan por su uso. Esta es una forma de proteger la autenticidad del producto, y usar medios para eludir una licencia de software puede constituir un acto ilegal.
Tipos de licencia:
Licencias temporales Las licencias perpetuas permiten que un programa funcione durante un periodo específico, mientras que las licencias permanentes no tienen límite de tiempo. Las licencias perpetuas son más recientes y suelen estar vinculadas al sistema operativo, que actualiza automáticamente la fecha. Algunas licencias limitan el uso del software, como los programas que realizan cálculos específicos, y bloquean el acceso posterior cuando el usuario excede dicho límite. Esta restricción puede reducir el coste de este tipo de licencia.
Con la popularización de internet y la conectividad de ordenadores y consolas, las licencias se volvieron virtuales, alojadas en los servidores de los proveedores. Muchos programas solo funcionan con conexión a internet para validar la licencia, lo que dificulta su uso. versiones pirateadas y garantizar que sólo los usuarios autorizados tengan acceso.
Hacia licencias de red Las actualizaciones constantes han llevado a la desaparición de las licencias perpetuas, y las licencias anuales se han convertido en la norma. Este modelo permite a empresas y usuarios pagar continuamente por el uso del software, algo muy común en herramientas esenciales como los programas de software. Modelado 3D Integrado con bases de datos, que permiten monitorear el uso en tiempo real.
A pesar de esto, muchas empresas aún utilizan licencias basadas en claves, que ofrecen seguridad contra accesos no autorizados. Aunque se consideran caras, son la principal fuente de ingresos para los desarrolladores. La competencia puede reducir costos, pero enfrenta barreras: los archivos creados con un software rara vez son compatibles con los de la competencia, y las versiones anteriores no abren archivos de versiones más recientes, lo que obliga a actualizaciones constantes. Por lo tanto, las licencias perpetuas pierden terreno, ya que limitan el uso a la versión vigente en el momento de la compra.
La gestión de licencias como pilar de la gobernanza de TI
Más que una cuestión económica, el control sobre las licencias de software es una pieza clave dentro de una estructura sólida de Gobernanza de TIUna gobernanza eficaz requiere que todos los activos tecnológicos estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización, y esto incluye herramientas que tienen licencia, se utilizan y se renuevan continuamente.
Al mantener una gestión de licencias estructurada, las empresas evitan el riesgo de incumplimiento, multas e interrupciones operativas, además de promover el uso consciente y racional de los recursos tecnológicos. Esta práctica también favorece una toma de decisiones más asertiva, basada en datos reales sobre el uso y las necesidades del negocio, lo que contribuye directamente a la alineación entre TI y la estrategia corporativa. Por lo tanto, es una acción fundamental para cualquier empresa que busque un sistema de TI más estratégico, seguro y eficiente.
Referencias de gobernanza: ITIL, COBIT e ISO en el control de licencias
Varios modelos reconocidos internacionalmente refuerzan la importancia de la gestión de activos de software como parte de la gobernanza de TI. El marco COBITPor ejemplo, define directrices claras para que las empresas alineen su tecnología con los objetivos organizacionales, centrándose en el control, la optimización y el valor de las inversiones en TI. En este documento, la gestión adecuada de licencias está directamente vinculada a la generación de valor y la mitigación de riesgos.
Ya el ITIL, ampliamente utilizado para estructurar servicios de TI, aborda el control de activos y configuración (ITAM/CMDB) como uno de los pilares para el éxito de las operaciones, y el uso adecuado de las licencias se enmarca en este ámbito. Además, Norma ISO/IEC 38500 ofrece principios para una gobernanza eficaz de TI, fomentando prácticas éticas y responsables, especialmente en el uso y adquisición de software.
Conclusión
Incorporar estos marcos en la rutina de su empresa es una forma de garantizar no solo el cumplimiento normativo, sino también la madurez en el uso de los recursos digitales. Y la buena noticia: esto comienza con pasos sencillos, como el mapeo y la revisión periódica de su cartera de licencias existente.
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