La gestión de licencias de software (SLM, por sus siglas en inglés) es el proceso de controlar, documentar y optimizar el uso de las licencias de software dentro de una organización para garantizar el cumplimiento legal, reducir costos y aumentar la seguridad.
El artículo detalla la importancia de una gestión eficiente de las licencias de software en un mercado de TI en constante crecimiento, abordando la definición de gastos, tipos de licencia (SaaS, perpetua, código abierto), la clasificación contable correcta (gastos corrientes frente a gastos de capital) y las mejores prácticas para optimizar los costes y alinear la gestión de licencias con los marcos de gobierno de TI (COBIT, ITIL).
La gestión de licencias puede ser muy beneficiosa para lograr ahorros inmediatos, mayor seguridad y cumplimiento normativo, además de ser un pilar fundamental de la gobernanza. Obtenga más información sobre 4MATT, socio de ServiceNow, si desea optimizar su flujo de trabajo, automatizar la gestión de activos de TI y garantizar el cumplimiento de sus licencias de software.
¿Qué es la gestión de licencias de software (SLM)?
La gestión de licencias de software (SLM) es el conjunto de prácticas para supervisar, controlar y documentar todas las licencias de software utilizadas en una empresa. Dado el crecimiento exponencial del gasto mundial en software, este proceso resulta fundamental para reducir costes, evitar el desperdicio, garantizar el cumplimiento legal y fortalecer la imagen de la empresa. Gobernanza de TI.
Gastos en licencias de software: cómo reducir costes y fortalecer la gobernanza de TI.
Según datos de Statista, el mercado de software empresarial está creciendo rápidamente. En 2022, el gasto mundial en software empresarial alcanzó aproximadamente los 672 mil millones de dólares, lo que representa un crecimiento del 111 % con respecto al año anterior. Ante este panorama, la monitorización de las suscripciones de software se vuelve fundamental para la sostenibilidad y... salud financiera de la empresa. Por lo tanto, es imperativo que las organizaciones implementen una gestión de licencias rigurosa y eficaz.
¿Qué se considera gasto en licencias de software?
Las empresas crean licencias de software como documentos contractuales que determinan cómo se puede utilizar un programa: si es de dominio público, está protegido por licencias o no. derechos de autor o basado en código abierto.En general, una licencia define:
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Derechos de uso (quién puede usarlo y cómo);
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Reglas para copiar y modificar el código;
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Políticas de actualización y soporte técnico;
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Sanciones por incumplimiento.
Por lo tanto, comprender los tipos de licencia y sus impactos financieros es esencial para una gestión eficiente de los costos de TI.
Tipos de licencias de software y su impacto financiero (SaaS, Perpetua, Código Abierto)
El modo de funcionamiento y, en consecuencia, El coste de cada licencia varía según... tipo de licencia. En definitiva, los diferentes modelos de adquisición requieren enfoques de gestión distintos.
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Adquisición perpetua: Funciona como comprar el programa. El usuario puede usarlo de por vida, aunque a menudo sin derecho a actualizaciones ni mantenimiento.
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SaaS (Software como servicio): Similar a un proveedor de servicios de aplicaciones (ASP), pero el software se almacena en la nube y no requiere instalación. El pago es recurrente (mensual o anual) y suele variar según el número de usuarios activos o el volumen de recursos utilizados, lo que exige un control dinámico.
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Software libre y de código abierto: Si bien el código abierto ofrece mayor libertad para realizar modificaciones, esto no significa necesariamente que el software sea gratuito, ya que aún se aplican costos asociados con la personalización y el soporte.
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Licencia/Por máquina: Permite utilizar el programa en una sola máquina, con las actualizaciones incluidas; sin embargo, requiere el pago de tasas administrativas.
También conviene recordar que existe una tendencia hacia nuevas formas de licenciamiento, cada vez más adaptables y personalizables. En consecuencia, la complejidad de la gestión no hace sino aumentar.
¿Cómo deben clasificarse los gastos de licencia en términos contables?
Una empresa puede clasificar los gastos como corrientes o de capital, según su impacto en el patrimonio. Esta distinción es fundamental para la contabilidad empresarial y también para la planificación financiera.
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Gastos corrientes: Las licencias temporales, las suscripciones y los alquileres (por ejemplo, SaaS) se clasifican en el punto 3.3.XX.40 (alquiler de software) y se registran como una disminución del patrimonio neto.
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Gastos de capital: Desarrollo de software propietario que integra un activo intangible (por ejemplo, software de propiedad intelectual). Estos se clasifican en el punto 4.4.XX.40.
4 consejos prácticos para optimizar costes
¿Cuáles son los riesgos de utilizar software sin licencia (pirateado)?
El uso de software pirateado puede tener graves consecuencias, que van mucho más allá del ahorro inicial. En resumen, el riesgo financiero y reputacional es elevado.
- Vulnerabilidad a los ciberataques y al robo de datos (phishing y malware);
- Inestabilidades técnicas debidas a la falta de soporte y actualizaciones;
- Pérdida de credibilidad y daño a la imagen de la empresa;
- Multas elevadas y sanciones legales por violación de derechos de autor.
Por lo tanto, invertir en licencias oficiales no es solo una cuestión de seguridad y cumplimiento, sino también de estrategia empresarial a largo plazo.
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La gestión de activos de TI previene el desperdicio en su empresa
La gestión de licencias como pilar de la gobernanza de TI.
La gobernanza de TI exige la alineación entre la tecnología y la estrategia corporativa. En este contexto, el control de licencias es un activo estratégico y, en conclusión, resulta esencial para la madurez de TI.
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Evite el incumplimiento y las multas. (Garantizar que el número de licencias en uso no exceda la cantidad contratada);
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Garantiza la continuidad operativa. (Evitando el tiempo de inactividad debido al uso de software no compatible o inestable);
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Promueve la toma de decisiones basada en datos. (En relación con futuras adquisiciones y renovaciones);
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Favorece la reducción de costes y riesgos informáticos..
Referencias de gobernanza: ITIL, COBIT e ISO en el control de licencias.
Varios marcos de referencia refuerzan la importancia de la gestión de activos de software (SAM/SLM):
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COBIT: Se centra en controlar, optimizar y aumentar el valor de las inversiones en TI, donde las licencias son activos que deben gestionarse.
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ITIL y gestión de activos de TI (ITAM): Guía la gestión de activos y configuraciones (Base de datos de gestión de contenidos), siendo la licencia un elemento de configuración crítico que debe controlarse a lo largo de todo su ciclo de vida.
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ISO/IEC 38500: Define principios para una gobernanza de TI ética y responsable, que incluye la gestión legal y eficiente de los activos de software.
En resumen, incorporar estos marcos a la rutina de la empresa es una forma de asegurar no solo el cumplimiento, sino también la madurez en el uso de los recursos digitales.
Preguntas frecuentes – Gestión de licencias de software
1- ¿Qué es? Estantería?
A: Estantería Este término se refiere a las licencias de software que se han comprado pero que no están instaladas o no se utilizan, lo que representa un desperdicio de capital.
2. ¿Cuál es la diferencia entre SaaS y una licencia perpetua?
R:: El SaaS es un modelo de alquiler o suscripción recurrente, donde el software se aloja en la nube. Una licencia perpetua es una compra única del derecho a usar el software indefinidamente, generalmente con costos adicionales por mantenimiento o actualizaciones.
3. ¿Es obligatoria la gestión de licencias?
A: Sí. Además de ser una buena práctica de gobernanza de TI, es esencial para el cumplimiento de los contratos (términos de uso) y las leyes. derechos de autor, protegiendo a la empresa contra multas.
Próximos pasos
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