Gastos de licencias de software: cómo reducir costos y fortalecer la gobernanza de TI
Según datos de StatistaEl mercado de software empresarial ha experimentado un rápido crecimiento en los últimos años. En 2022, el gasto mundial en... software empresarial alcanzado aproximadamente 672 mil millones de dólares, lo que representa un crecimiento de 11% en comparación con el año anterior.
Ante este escenario, la Monitoreo de firmas de software se vuelve esencial para reducir costos, evitar desperdicios y mantener la salud financiera de la empresa.
¿Qué son los gastos de licencia de software?
Hacia licencias de software son documentos contractuales que determinan cómo se puede utilizar un programa, ya sea dominio público, protegido por derechos de autor o basado en código abierto.
En términos generales, una licencia define:
– Derechos de uso (quién puede usarlo y cómo);
– Normas para copias y modificaciones del código;
– Actualizar políticas y soporte técnico;
– Sanciones en caso de incumplimiento.
Por lo tanto, comprender los tipos de licencia y sus impactos financieros es esencial para una gestión eficiente de los costos de TI.
Tipos de licencias de software y su impacto financiero
El funcionamiento de cada licencia varía según su categoría. Estas son las principales:
- Autofinanciación: Software desarrollado por la propia empresa. La organización es propietaria del programa y puede usarlo libremente. Cuando se comparte software entre empresas, se aplica la licencia de co-sourcing.
- Adquisición perpetua: Funciona como comprar el programa. Tras la compra, el usuario puede usarlo de por vida, pero sin derecho a actualizaciones ni mantenimiento.
- Licencia de uso: Permite usar el programa en una sola máquina, con actualizaciones incluidas. Sin embargo, requiere el pago de tarifas administrativas y no incluye mantenimiento.
- ÁSPID: Funciona como un servicio de alquiler de software. La empresa paga mensualmente por usar el programa, que no está alojado en sus servidores.
- SaaS: Similar a ASP, pero el software está basado en la nube y no requiere instalación. El precio varía según el número de usuarios.
- Código abierto: El código fuente es abierto, lo que permite a los usuarios realizar modificaciones para adaptar el programa. Sin embargo, existen limitaciones que lo diferencian del software libre.
- Software libre: Ofrece al usuario total libertad para copiar, distribuir y modificar el código fuente del programa. Sin embargo, esto no significa que el software sea gratuito.
- Programas gratuitos: Se puede utilizar y distribuir de forma gratuita, pero el código no está necesariamente abierto a la personalización.
También vale la pena recordar que existe una tendencia hacia nuevas formas de licenciamiento de software. Como estrategia de ventas en la era de la informática de vanguardia, estas deben ser cada vez más ajustables y personalizables para cada cliente.
Para comprender mejor cómo estos modelos impactan los costos de su empresa, consulte también nuestro contenido sobre Gestión financiera en TI.
Cómo clasificar los gastos de vacaciones
Los gastos se pueden clasificar como corrientes o de capital, según su impacto en el patrimonio de la empresa:
Gastos corrientes
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Licencias temporales, suscripciones y arrendamientos;
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Clasificado en el elemento 3.3.XX.40 (alquiler de software).
Gastos de capital
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Desarrollo de software que integra activos intangibles;
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Clasificado en el elemento 4.4.XX.40.
Esta distinción es esencial para la contabilidad empresarial, lo que impacta la información financiera y las estrategias de inversión.
Cómo contabilizar las suscripciones de software
La contabilidad varía según el modelo adquirido:
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Suscripciones de software → registrado como gasto corriente (variación diminuta de activos).
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Desarrollo de software propio → registrado como activo intangible, ya que contribuye a la formación de capital.
Consejo: el uso de herramientas de gestión financiera facilita la automatización de estos lanzamientos y garantiza un mayor control.
4 consejos prácticos para optimizar costes
¿Cuál es el riesgo de utilizar software sin licencia?
El uso de software pirateado Puede tener graves consecuencias:
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Vulnerabilidad a ataques y robo de datos (phishing y malware);
-
Inestabilidades técnicas por falta de soporte;
-
Pérdida de credibilidad de la empresa;
-
Multas y sanciones legales.
Por lo tanto, invertir en licencias oficiales no es sólo una cuestión de seguridad, sino también de estrategia empresarial.
La gestión de licencias como pilar de la gobernanza de TI
LOS Gobernanza de TI Requiere la alineación entre la tecnología y la estrategia corporativa. En este contexto, el control de licencias:
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Evitar incumplimiento y multas;
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Garantías continuidad operativa;
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Favorece la toma de decisiones basada en datos;
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Apoya el reduciendo los costos y riesgos de TI.
Referencias de gobernanza: ITIL, COBIT e ISO en el control de licencias
Varios marcos refuerzan la importancia de la gestión de licencias:
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COBIT:se centra en el control, la optimización y el valor de las inversiones en TI;
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ITIL: guía la gestión de activos y configuración (ITAM/CMDB);
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ISO/IEC 38500: define principios para una gobernanza ética y responsable de TI.
Conclusión
Incorporar estos marcos en la rutina de su empresa es una forma de garantizar no solo el cumplimiento normativo, sino también la madurez en el uso de los recursos digitales. Y la buena noticia: esto comienza con pasos sencillos, como el mapeo y la revisión periódica de su cartera de licencias existente.
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