La Gestión de Activos de TI es una práctica estratégica esencial para las empresas que buscan control, eficiencia y gobernanza de sus recursos tecnológicos. Con el avance de las soluciones en la nube, la movilidad y la creciente complejidad de los entornos de TI, adoptar un enfoque estructurado mediante software de ITAM se ha vuelto indispensable. ITAM no se limita a inventariar equipos o licencias, sino a garantizar que cada activo de TI, físico o digital, esté alineado con los objetivos del negocio, generando valor en cada etapa de su ciclo de vida. En este contexto, contar con soluciones robustas de ITAM permite reducir riesgos, mejorar la previsibilidad de las inversiones y respaldar decisiones más inteligentes sobre la adquisición, el uso y la disposición de activos.
Al implementar una estrategia eficaz de gestión de activos de TI, las organizaciones tienen la oportunidad de mejorar su eficiencia operativa, aumentar los niveles de seguridad y reducir los costos financieros. Además, la gestión de activos de TI puede ayudar a las empresas a cumplir con las normativas y les permite tomar decisiones informadas sobre la adquisición, el mantenimiento y la actualización de sus activos tecnológicos. La gestión de activos de TI representa un elemento fundamental en la gestión empresarial actual, capaz de optimizar el valor de las inversiones en tecnología.
Tipos de gestión de activos de TI
En general, los activos de TI se pueden clasificar en una o más de las siguientes categorías: físicos, software, hardware, móviles y en la nube. ITAM se creó para garantizar la implementación exitosa y el soporte continuo de estos activos.
Hay tres tipos principales de gestión de activos de TI:
Software: este tipo de Gestión de activos de TI Es un poco más complejo que los demás, ya que involucra aspectos como requisitos de cumplimiento, licencias, TI en la sombra e IoT. Los activos de software requieren una monitorización y revisión continuas, y deben ser lo suficientemente flexibles para cumplir con los requisitos y satisfacer las demandas de un mercado en constante evolución.
Hardware: El hardware físico también desempeña un papel fundamental en el ecosistema de TI de una organización. Estos activos físicos incluyen computadoras, impresoras, fotocopiadoras, portátiles, dispositivos móviles, servidores y cualquier otro hardware utilizado para la gestión de datos dentro de la empresa.
Nube: ITAM monitorea el costo y el uso de los recursos de la nube, incluidos SaaS (software como servicio), IaaS (infraestructura como servicio) y PaaS (plataforma como servicio). Todos estos recursos se consideran activos que deben gestionarse en términos de costos y cumplimiento en ITAM.
Normas ISO para la gestión de activos de TI
La ISO (Organización Internacional de Normalización) ha creado una familia oficial de normas para la gestión de activos de TI, conocida como ISO 19770, que consta de cinco partes:
- ISO/IEC 19770-1: Describe las mejores prácticas para la gestión de los activos de TI de una empresa. Las organizaciones pueden usar este estándar para demostrar que siguen las mejores prácticas de gestión de activos de TI y cumplen con los requisitos de gobernanza, al tiempo que respaldan las actividades de TI.
- ISO/IEC 19770-2: Ayuda a las empresas a identificar programas de software en dispositivos específicos utilizando un estándar para la identificación de software.
- ISO/IEC 19770-3: Detalla las atribuciones asociadas al software y el método para medir su consumo.
- ISO/IEC 19770-4: Permite la generación de informes estandarizados sobre el uso de recursos. Esto es especialmente importante al gestionar licencias de software más complejas, así como software y hardware en la nube.
- ISO/IEC 19770-5: Proporciona una descripción general de las normas ISO y el vocabulario para la gestión de activos de TI.
El ciclo de vida de los activos de TI
El ciclo de vida de los activos de TI es uno de los pilares de una gestión eficaz de estos activos. Abarca todas las etapas por las que pasa un activo: desde la planificación y la adquisición, pasando por la implementación, la supervisión y el mantenimiento, hasta su eliminación o sustitución. Un software de ITAM adecuado permite mapear y controlar con precisión estas fases, promoviendo la transparencia y la gobernanza. Este proceso evita adquisiciones innecesarias, facilita las auditorías y garantiza el uso eficiente de los recursos. Al adoptar soluciones de ITAM integradas en el ecosistema de TI, las empresas pueden mantener su infraestructura optimizada y en cumplimiento con las políticas internas y las normativas externas.
La gestión de Activos de TI Sigue un ciclo de vida que comprende varias etapas, como Solicitud, Ejecución, Implementación, Operación, Mantenimiento y Eliminación. Cada una de estas etapas es crucial para garantizar que los activos de TI se gestionen eficazmente y satisfagan las necesidades de la empresa.
El pri
La primera etapa es la pedido, donde se evalúan las necesidades de TI de la empresa y se definen los requisitos para los activos de TI, incluyendo los estándares de hardware y software y la creación de un presupuesto para adquisición y mantenimiento.
En la segunda etapa, la ejecución, donde los activos de TI se compran a proveedores seleccionados y se negocian a través de acuerdos de compra.
La tercera etapa es la implantación, donde se realiza la instalación y configuración de los activos de TI adquiridos, lo que puede incluir la instalación de hardware, software y configuración de red.
La cuarta etapa es la Operación, donde los activos de TI se utilizan a diario para fines comerciales, administrando servidores, brindando soporte técnico a los usuarios finales y manteniendo una red estable y segura.
La quinta etapa es la Mantenimiento, donde se realiza mantenimiento preventivo y correctivo para garantizar que los activos de TI continúen funcionando correctamente y estén siempre actualizados, incluida la instalación de parches de seguridad, la actualización de software y la reparación de hardware dañado.
Finalmente, la sexta etapa es la Desecho, donde se lleva a cabo la eliminación segura de los activos de TI al final de su vida útil, incluido el reciclaje o la eliminación segura de hardware y la eliminación segura de datos confidenciales almacenados en los activos de TI.
Es importante tener en cuenta que, en lo que respecta al hardware, el inventario puede incluirse como una fase independiente para garantizar el control y la gestión adecuados de los activos de TI. Completar con éxito este ciclo de vida es crucial para gestionar eficazmente los activos de TI de una empresa y garantizar su uso seguro y eficiente.
Registro de entrada y salida de equipos
Mantener un control adecuado de los equipos vitales es esencial para una gestión eficiente de activos. Para lograrlo, es fundamental contar con un sistema centralizado y detallado para el seguimiento y la gestión de equipos. Este sistema debe permitir a los usuarios autorizados solicitar préstamos de activos e incluir campos que identifiquen información importante, como la persona responsable del activo, la ubicación donde se suministrará, el modelo del activo, el período de uso previsto y la justificación de su necesidad. Contar con un sistema para el seguimiento y la gestión de equipos vitales ayuda a garantizar que los activos se utilicen de forma adecuada y eficiente.
Sepa quién tiene qué
Una gestión eficaz de préstamos de equipos es fundamental para garantizar la contabilidad de todos los activos y garantizar la claridad sobre quién usa qué y durante cuánto tiempo. Sin embargo, el descubrimiento de activos puede proporcionar información adicional sobre los dispositivos de una empresa, como sus configuraciones y los usuarios que los utilizan. El descubrimiento y la gestión del inventario deben realizarse junto con la implementación de la automatización para que toda la información relevante se introduzca automáticamente en una base de datos, facilitando así su revisión.
Seguimiento de la ubicación de activos
Comprender quién posee los activos, así como su disponibilidad, es crucial para una gestión eficaz de los mismos. Sin embargo, saber dónde se encuentran es igualmente importante. El uso de tecnologías como RFID, GPS o escaneo de códigos de barras para rastrear la ubicación de los activos puede ayudar a garantizar que se encuentren en el lugar correcto. Además, si se considera que un activo ha desaparecido, los rastreadores de ubicación pueden ser invaluables para localizarlo y protegerlo.
Un repositorio ITAM
El repositorio ITAM es esencial para almacenar y gestionar datos financieros, físicos y contractuales sobre los activos de TI. Sin embargo, un repositorio eficaz no solo debe servir como lugar de almacenamiento, sino que también debe ser capaz de realizar tareas relacionadas con la gestión de activos de TI. Es importante que el repositorio esté integrado con otras herramientas de gestión, como inventario, uso de software, soporte de servicios de TI, gestión de cambios, gestión de configuración y compras. Esta integración permite que el repositorio se actualice automáticamente con información precisa y actualizada, lo que facilita la gestión de activos de TI y la toma de decisiones.
Información de inventario y uso de hardware y software
Una gestión eficaz de activos de TI está directamente relacionada con la capacidad de monitorizar las métricas relevantes. Es fundamental identificar qué KPI se priorizan para garantizar el seguimiento de las métricas correctas. Esto ayuda a mejorar el rendimiento de los activos, reducir los costes de mantenimiento y reparación, y garantizar una utilización y una eficacia óptimas de los mismos. Se pueden monitorizar varias métricas comunes, entre ellas:
- Costos
- Número de activos
- Software con licencia/sin licencia
- Licencias subutilizadas/sobreutilizadas
- Garantías vencidas
- Importación de datos
Para garantizar el éxito de ITAM, es fundamental contar con datos de activos precisos y actualizados, que pueden provenir de diversas fuentes, como bases de datos, servidores, plataformas y soluciones. Importar estos datos a una ubicación centralizada es crucial para presentar una imagen precisa de la cartera de activos.
Beneficios de un ITAM bien estructurado
Las organizaciones que implementan prácticas consolidadas de Gestión de Activos de TI obtienen beneficios concretos y medibles. Según Gartner, las empresas que adoptan ITAM pueden reducir sus costos de software hasta en $301,000 en su primer año de implementación. En un caso práctico realizado por ServiceNow, una empresa manufacturera global ahorró más de $1,000,000 al identificar y eliminar licencias de software infrautilizadas. Además, el uso de software de ITAM contribuye directamente al cumplimiento normativo, reduciendo los riesgos relacionados con auditorías y sanciones. Al invertir en soluciones de ITAM, las empresas no solo obtienen control sobre sus activos, sino que también transforman su departamento de TI en un verdadero centro de eficiencia operativa y valor estratégico.
SAM (Gestión de activos de software)
SAM (Gerencia de activos de software) La Gestión de Activos de Software (SAM) es un conjunto de prácticas y procesos que ayudan a las empresas a gestionar y optimizar sus activos de software. La SAM es importante porque el uso indebido del software puede generar problemas legales y financieros para las empresas.
La Gestión de Activos de Software implica identificar todo el software utilizado por una empresa y gestionar las licencias para garantizar el cumplimiento de las leyes de propiedad intelectual. El objetivo final de la SAM es garantizar que la empresa utilice sus activos de software de forma eficiente y rentable.
La Gestión de Activos de Software (SAM) es importante para empresas de todos los tamaños, pero es especialmente crucial para las grandes empresas con muchos empleados y sistemas complejos. SAM puede ayudar a garantizar que las empresas no adquieran más licencias de software de las que necesitan y que utilicen su software de forma adecuada y eficiente.
HAM (Gestión de activos de hardware)
Gestión de activos de hardware (HAM) La Gestión de Activos de Hardware (HAM) es un conjunto de prácticas y procesos que ayudan a las empresas a gestionar y optimizar sus activos físicos. La HAM es importante porque el uso inadecuado o ineficiente del hardware puede generar problemas financieros y de seguridad para las empresas.
La gestión de activos de hardware (HAM) implica la identificación y el registro de todos los activos de hardware de una empresa, así como su gestión a lo largo de su ciclo de vida, desde su adquisición hasta su venta. Su objetivo final es garantizar que la empresa utilice sus activos de hardware de forma eficiente y económica, maximizando la productividad y minimizando los costes.
La Gestión de Activos de Hardware es especialmente importante para las empresas que poseen grandes cantidades de activos físicos, como computadoras de escritorio, portátiles, servidores y dispositivos móviles. Con HAM, las empresas pueden supervisar y controlar el uso de estos activos, garantizando que se utilicen correctamente y no se desperdicien.
Gestión de recursos en la nube (Cloud Insights)
SaaS
La gestión de SaaS (Software como servicio) Es el proceso de supervisar y administrar las aplicaciones SaaS que utiliza una organización. Una gestión eficaz implica evaluar las necesidades del negocio y seleccionar proveedores de SaaS adecuados, implementar aplicaciones, integrar sistemas, gestionar datos y seguridad, administrar cuentas de usuario y supervisar el rendimiento.
LOS gestión eficaz de SaaS Puede ayudar a las empresas a maximizar el valor de sus aplicaciones, garantizando que satisfagan las necesidades del negocio y se utilicen de forma óptima. Esto puede incluir la realización de evaluaciones periódicas de uso y coste-beneficio, la selección cuidadosa de proveedores de SaaS, la integración de sistemas para garantizar la interoperabilidad y la automatización de tareas rutinarias.
La seguridad es un factor clave en la gestión de SaaS, ya que muchas aplicaciones SaaS almacenan datos críticos de la empresa en la nube. Es fundamental garantizar la seguridad de las aplicaciones SaaS y proteger los datos de la empresa contra accesos no autorizados o brechas de seguridad. Esto puede incluir la implementación de políticas de seguridad de datos como la autenticación multifactor, el cifrado de datos, las copias de seguridad periódicas y la monitorización de actividades sospechosas.
Otro aspecto crucial de la gestión de SaaS es la gestión de cuentas de usuario. Esto implica controlar el acceso a las aplicaciones SaaS, añadir o eliminar usuarios, supervisar el uso y analizar tendencias para garantizar que los usuarios aprovechen al máximo las aplicaciones SaaS que utilizan.
Finalmente, la gestión de SaaS también incluye la monitorización del rendimiento de las aplicaciones SaaS. Esto incluye la medición de la disponibilidad y el tiempo de actividad de las aplicaciones, así como el análisis del rendimiento para identificar cuellos de botella y oportunidades de mejora.
IaaS
El modelo de Infraestructura como servicio (IaaS) Se refiere al alojamiento de recursos informáticos en un entorno de nube en lugar de un centro de datos tradicional. Una gestión eficaz de IaaS implica supervisar el uso de los recursos informáticos en la nube disponibles, como la capacidad de almacenamiento y la potencia de procesamiento. Esto incluye la capacidad de escalar, añadir o eliminar recursos según las necesidades de la organización, así como la capacidad de supervisar el uso para identificar tendencias y predecir las necesidades futuras. La gestión de IaaS también puede implicar la implementación de políticas de seguridad para proteger los datos y las aplicaciones alojados en la nube, así como la supervisión del rendimiento para garantizar que los recursos se utilicen de forma eficaz y eficiente.
PaaS
La Plataforma como Servicio (PaaS) es un modelo de computación en la nube que proporciona un entorno de desarrollo e implementación basado en la nube para la creación de aplicaciones. Permite a los desarrolladores crear e implementar aplicaciones sin tener que gestionar la infraestructura subyacente. La gestión de PaaS incluye la selección cuidadosa de un proveedor de PaaS, la adquisición de recursos según sea necesario y la supervisión del uso para garantizar el cumplimiento de los presupuestos y los acuerdos de uso. La gestión también puede incluir la implementación y configuración de aplicaciones, la integración con otros servicios en la nube y la supervisión del rendimiento para garantizar su correcto funcionamiento. Además, la gestión de PaaS puede implicar la implementación de políticas de seguridad para garantizar la protección de las aplicaciones y los datos de los clientes frente a amenazas externas.
Beneficios de la gestión de activos de TI
Presenta una única fuente
La gestión de activos de TI busca crear un entorno organizado y eficiente. Los activos de TI suelen monitorizarse y rastrearse desde múltiples fuentes, sin un propietario claro ni una herramienta centralizada para consolidar toda la información. ITAM ayuda a resolver este problema al proporcionar un sistema que consolida los datos de los activos, elimina la necesidad de rastrear manualmente los artefactos, monitoriza el uso e interpreta las dependencias de los activos de forma más eficiente. Esto da como resultado un entorno más organizado y eficiente, que permite a las empresas gestionar sus activos de TI de forma más sencilla y eficaz.
Mejora la utilización, reduce los riesgos y reduce el desperdicio.
Con la gestión de activos, la información se actualiza periódicamente, lo que permite a los equipos identificar y eliminar activos innecesarios o infrautilizados, lo que puede resultar en una utilización más eficiente de los recursos y, por lo tanto, en una reducción del desperdicio. Además, el control de activos ayuda a garantizar el cumplimiento de los requisitos de seguridad y cumplimiento normativo, reduciendo el riesgo de sanciones regulatorias asociadas con infracciones o incumplimientos de seguridad.
Aumenta la productividad sin perder confiabilidad
A medida que los equipos de tecnología adoptan los principios de DevOps y SRE, las herramientas de gestión de activos cobran cada vez mayor importancia. Con una mayor dependencia de la infraestructura y los servicios de plataforma, una gestión eficaz de activos es crucial, ya que permite una mejor gestión del consumo y la utilización de recursos.
Apoya las prácticas comerciales y de TI y empodera a los equipos.
La gestión de activos respalda los procesos ITSM y ITIL, incluyendo la gestión de cambios, incidentes y problemas. Con información precisa disponible, los equipos pueden actuar con mayor rapidez y anticipar mejor los impactos antes de que ocurran. Este enfoque también es útil para los departamentos de RR. HH. para la incorporación y baja de empleados, finanzas para el seguimiento de activos, seguridad para la remediación de vulnerabilidades y gestión de operaciones para el descubrimiento de activos críticos y sus dependencias.
Reduce costos mediante análisis constantes
El análisis constante y la consolidación de activos pueden proporcionar información valiosa sobre el consumo de recursos, incluyendo licencias, instancias y otros recursos que podrían estar infrautilizados o sobreutilizados. Esta práctica ayuda a identificar si los recursos consumen más dinero del necesario y permite tomar decisiones informadas para reducir costos y aumentar la eficiencia operativa.
¿Qué es una base de datos de gestión de activos de TI?
Los tres componentes
En el componente físico, la información suele recopilarse mediante procesos manuales, como el uso de lectores de códigos de barras o sistemas RFID. Este método de recopilación de datos busca identificar qué se ha implementado, qué podría estar en stock y qué se prevé desmantelar.
El componente financiero de la base de datos ITAM se obtiene generalmente de sistemas u órdenes de compra. Incluye el número de orden de compra, la cantidad, la marca y el modelo, la depreciación, el nombre del proveedor y el centro de costos. La recopilación y el seguimiento de esta información son esenciales para obtener datos precisos sobre el costo total de propiedad, el retorno de la inversión (ROI) y los presupuestos asignados a proyectos y servicios.
Finalmente, el componente contractual consiste en datos recopilados de revendedores, proveedores o sistemas de gestión de contratos. Esta información incluye la versión final del contrato, la asignación de licencias, el número de dispositivos, el precio de compra, el SKU del proveedor, los niveles de servicio y el mantenimiento. Esta información es importante para la gestión de contratos y facilita la toma de decisiones sobre adquisiciones y renovaciones.
Mejores prácticas de gestión de activos de TI
- Comience con la aceptación ejecutiva
- Formar un equipo para pilotar el proyecto
- Definir activos esenciales
- Identificar recursos en la nube
- Determinar métodos para la detección e integración de datos.
- Utilice un enfoque de ciclo de vida
- Sea proactivo en sus iniciativas de seguimiento y monitoréelas continuamente para evitar una implementación excesiva.
- Decidir si utilizar una CMDB
- Automatizar tanto como sea posible
- Integrar y poner los datos a disposición de todo el departamento de TI
- Conozca sus licencias de software
- Recopilar retroalimentación para la mejora continua
- Involucre a otros equipos en la retroalimentación
¿Cómo sé si las soluciones ITAM son ideales para mi organización?
Existen varias razones por las cuales ITAM puede apoyar a su organización, tales como:
¿Quieres ahorrar dinero?
Optimizar el gasto en software, infraestructura y servicios de plataforma es una estrategia clave para reducir costos. Al adoptar las mejores prácticas para optimizar las licencias de software y el uso de activos, las organizaciones pueden lograr ahorros de costos de hasta 30%.
¿Confías en las hojas de cálculo?
Incluso hoy en día, muchas empresas utilizan hojas de cálculo para el seguimiento de sus activos. Sin embargo, estas hojas de cálculo no son completamente precisas. Además, crean silos de datos que dificultan el acceso de todos los usuarios autorizados a la misma información actualizada.
¿Es difícil seguir el ritmo del cambio?
El seguimiento de los activos de TI puede ser una tarea abrumadora, ya que estos activos están en constante movimiento. Gestionar problemas como pérdidas, reemplazos, desmantelamiento y la recepción de nuevos activos puede ser bastante caótico, lo que requiere una atención meticulosa al detalle.
Shadow IT es una realidad
La TI en la sombra se refiere a aplicaciones, licencias y otros activos de TI que se adquieren y utilizan sin el conocimiento del equipo de TI. El software de ITAM centralizado mantiene al equipo de TI al tanto de todo y evita gastos excesivos, riesgos e incumplimientos. La TI en la sombra es una realidad que enfrentan casi todas las empresas modernas. Su gestión marcará la diferencia en el nivel de control necesario para reducir riesgos y gastos.
¿Quieres aprender más sobre cómo implementar un sistema ITAM efectivo para tu empresa? Contáctenos ahora para hablar con un experto en gestión de activos de TI y descubrir cómo podemos ayudarle a reducir costos, mejorar la eficiencia operativa y maximizar el retorno de su inversión en tecnología. Haga clic aquí. hablar con un especialista.