Gestión de licencias de SAP y el programa SAM
En todo el mundo, las empresas se están dando cuenta de que deben emplear Gestión de activos de software (SAM) Para garantizar el cumplimiento, optimizar las compras y reducir costos. Proveedores populares de software de escritorio como Microsoft, Adobe y Symantec coinciden y ya facilitan considerablemente la gestión de licencias de software a lo largo del ciclo de vida de SAM.
¿Y qué ocurre con SAP? Las empresas que utilizan SAP recurren ahora a SAM para gestionar mejor su uso y sus costes. Partiendo de su posición dominante en la Planificación de Recursos Empresariales (ERP), la creciente oferta de software de aplicaciones de SAP consume una parte cada vez mayor del presupuesto de TI corporativo. De hecho, durante la última década, los clientes de SAP han experimentado aumentos de dos dígitos en sus costes anuales debido al aumento de las tasas de mantenimiento y licencias. Además, en los últimos 10 años, con la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) y la norma ISO/IEC 19770-1, la gestión de activos de TI y software ha adquirido una importancia crucial. Dado que las implementaciones de SAP son complejas, comprender y gestionar los contratos, las implementaciones y el uso de licencias de SAP puede ser un reto.
Pero ahora es absolutamente esencial. La realidad es que las mejores prácticas de SAM se pueden aplicar a la gestión de licencias de SAP. Los profesionales de SAM de las empresas, los consultores de SAM y los administradores de SAP deben comprender las diferencias y los desafíos para lograr un resultado exitoso. El paso más importante es utilizar herramientas de software adecuadas, diseñadas específicamente para el entorno SAP, para el descubrimiento, la medición, el cumplimiento normativo, la optimización y la retirada/reciclaje.
Una implementación exitosa de SAM ofrece una serie de beneficios destacados:
- Inventario preciso: Mediante el descubrimiento y la medición, SAM proporciona una evaluación precisa del inventario de software. El descubrimiento detecta las licencias reales aprovisionadas y crea una línea base de SAM, mientras que la medición monitoriza los patrones reales de uso de las licencias.
- Cuesta más Bajo: SAM ayuda a reducir los costos de adquisición de software empresarial al mantener un inventario preciso y una evaluación de requisitos, lo que también proporciona un mayor apalancamiento en las negociaciones de contratos y una compra más inteligente de lo que realmente se necesita.
- Cumplimiento mejorado: SAM ayuda a limitar y eliminar los riesgos legales del uso inapropiado de software y garantiza el cumplimiento de los requisitos de acceso indirecto.
- Mejora de la gobernanza y la gestión de riesgos: SAM permite a una organización determinar qué software se está ejecutando realmente, una parte fundamental para evaluar la seguridad, la integridad de los datos y el riesgo de privacidad.
- Jubilación adecuada y reciclaje de activos: Al gestionar los activos de software a lo largo de su ciclo de vida (incluido el retiro de la licencia cuando un empleado se va y el reciclaje de licencias para su reutilización), las empresas pueden obtener un mejor retorno de su inversión.
Las mejores prácticas de SAM de proveedores como Microsoft, Adobe, IBM y Symantec son muy populares. La mayoría de las empresas que han adoptado SAM trabajan con consultoras para garantizar la implementación de los procesos y programas adecuados.
La Organización Internacional de Normalización (ISO/IEC) publicó su primera guía sobre SAM en 2006, conocida como ISO/IEC 19770-1. Esta norma proporciona un marco de procesos que permite a las empresas demostrar que están implementando SAM para cumplir con los requisitos de gobierno corporativo y garantizar un soporte eficaz para la Gestión de Servicios de TI (ITSM). Hoy en día, la ISO 19770-1 es un componente fundamental de un programa de SAM dentro de una empresa.
Si bien SAM suele considerarse principalmente centrado en el cumplimiento normativo, los beneficios financieros y comerciales que ofrece gracias a las mejores prácticas pueden ser considerables. Por ejemplo, una gran empresa puede ahorrar más de 10 millones de dólares anuales en costos de adquisición y mantenimiento de licencias de SAP mediante un programa SAM bien implementado que combine procesos y potentes herramientas de software.
Obstáculos específicos para los contratos SAP
Quienes buscan integrar las licencias de SAP con sus mejores prácticas de Gestión de Activos de Software (SAM) deben superar ciertos desafíos. Algunos consideran que esto es como poner una clavija cuadrada en un agujero redondo. Si bien no es tan imposible, la integración de licencias de SAP en un programa SAM requiere combinar procesos con potentes herramientas de software para facilitar el descubrimiento, la medición, el cumplimiento normativo, la optimización y la retirada/reciclaje.
Varias consideraciones importantes con respecto al licenciamiento de SAP desde una perspectiva SAM son:
- No hay soporte para etiquetas de identificación de software (SWID TAGS): Como resultado, el control y la gestión del inventario son más complejos. Las etiquetas SWID forman parte de las normas ISO/IEC 19770 (ISO/IEC 19770-2 y 19770-3) y cuentan con el respaldo de proveedores como Microsoft, Adobe y Symantec. Con SAP, cada licencia se asocia a un usuario designado que puede utilizarse para identificarla y gestionarla durante su ciclo de vida. Las convenciones y estándares para la asignación de usuarios y sus nombres deben estar estandarizados. Se requiere un software de detección para desarrollar una base de SAM de las licencias emitidas e implementadas.
- Diferentes tipos de licenciaLos tipos de licencia, como Profesional, Profesional Limitado, Desarrollador y Autoservicio para Empleados, carecen de una delimitación clara. Por lo tanto, evaluar el cumplimiento resulta difícil y deja a las empresas a merced del proceso de auditoría anual de SAP. Se requiere un software de medición de la actividad del usuario para garantizar el cumplimiento y la mejor adaptación de los tipos de licencia según los patrones de uso reales.
- Tarifas de uso indirecto: Las tarifas de uso indirecto, una preocupación creciente en las implementaciones de SAP, son difíciles de identificar, evaluar y controlar. Cuando las aplicaciones de terceros proporcionan acceso a los datos de SAP a través de la interfaz de programación de aplicaciones (API) de SAP, se aplica una tarifa anual. Es fundamental que las empresas monitoreen el nivel de actividad y la exposición financiera de estos costos indirectos de licencia, que pueden provenir de aplicaciones B2B o móviles que se conectan al sistema ERP de SAP.
- El desafío de retirar y reciclar licencias de usuario de SAP: Cuando un empleado deja una empresa, su licencia permanece en uso, aunque puede marcarse como "inactiva" para impedir el acceso al sistema. Identificar licencias de usuario duplicadas, erróneas y obsoletas requiere herramientas de software sofisticadas que automatizan un proceso complejo de seis pasos para reciclar la licencia y usarla en el futuro.
- Adquisición: Debido a todos los problemas mencionados, la adquisición eficiente se ve obstaculizada por la desconexión entre las compras contractuales anteriores, las licencias implementadas y el uso real de las mismas. En este caso, la nueva generación de potentes herramientas de software de descubrimiento puede ofrecer la solución.
El ciclo de vida de la gestión de activos de software de SAM
La Gestión de Activos de Software (SAM) es una práctica empresarial que combina procesos y herramientas de software para gestionar el ciclo de vida de las aplicaciones de software dentro de una empresa, optimizando la compra, la implementación, el mantenimiento, la utilización y el retiro del software. El ciclo de vida de SAM comprende cinco procesos distintos: Planificar, adquirir, implementar, gestionar y RetirarsePara quienes integran SAP en su proceso SAM, los desafíos son significativos, pero no insuperables.
Para planificar y adquirir licencias de SAP, el primer paso es comprender qué se posee contractualmente y qué se utiliza realmente. Esto requiere recopilar todos los contratos de SAP de la empresa en un sistema de gestión de contratos. Existen potentes sistemas basados en SaaS que pueden capturar automáticamente tanto los contratos como la información clave para que la empresa pueda comprender qué ha adquirido contractualmente.
Recopilar y organizar contratos proporciona una visión integral de las compras, mostrando lo que realmente se implementa y se utiliza. Una vez comprendidos los términos, precios y uso real del contrato, entra en juego la fase de adquisición del ciclo de vida de SAM. En este caso, las empresas se benefician más al utilizar datos de referencia de contratos o una consultora con experiencia que pueda negociar con SAP en su nombre. Ahorrar 50% sobre el precio estándar es una buena idea, a menos que el descuento estándar del sector sea 65%, o si está comprando licencias mientras ya tiene miles que no se han retirado ni reciclado correctamente.
La fase de implementación del ciclo de vida de SAM sigue las mejores prácticas estándar utilizadas con otro software empresarial. A continuación, se presentan algunas preguntas específicas de SAP que conviene considerar:
- Tipo de licencia adecuado para cada usuario de SAP: Asegúrese de que la licencia sea compatible con las capacidades de cada usuario. El cumplimiento normativo debe equilibrarse con la licencia, lo que puede resultar en una diferencia de 10 a 20 veces en el precio por licencia. Usar un software potente y medir el uso con precisión es la mejor manera de dimensionar correctamente el tipo de licencia.
- Uso indirecto: Se trata de un gasto potencialmente explosivo que debe comprenderse y gestionarse en el contexto de SAP. SAP suele incluir una cláusula muy nueva en cada uno de sus contratos que establece: «Si una aplicación de terceros utiliza el sistema SAP para acceder a los datos, se requiere una licencia de usuario indirecta para cada usuario». Esto puede aplicarse a aplicaciones móviles, de comercio electrónico B2B y B2C, así como a portales internos e incluso a sistemas de punto de venta (TPV).
La fase de gestión de una implementación de SAP bajo SAM debe implicar la monitorización constante de la actividad contractual y la actividad de uso para garantizar un equilibrio entre ambas. Mediante herramientas de software automatizadas, se deben realizar auditorías mensuales de la actividad de licencias de SAP para comprender mejor el desempeño de la empresa en una futura auditoría de proveedores. Se debe optimizar el uso para evaluar la posibilidad de sobrelicencia de usuarios redundantes, obsoletos o erróneos. Se deben realizar mediciones para garantizar la conformidad con los tipos de licencia y su función, así como el dimensionamiento adecuado de los tipos de licencia.
Finalmente, la fase de reciclaje del proceso SAP SAM es crucial tanto desde el punto de vista financiero como de cumplimiento normativo. Es frecuente que hasta 25% de todas las licencias de SAP estén obsoletas, duplicadas o con errores. Tras optimizar su uso, los administradores de SAP pueden usar herramientas de software para retirar estas licencias y reciclarlas para su uso futuro. Esto probablemente reducirá los costos de adquisición de nuevas licencias de SAP, ya que el inventario disponible debería reflejar las licencias retiradas y recicladas disponibles.
Descubrimiento de licencias de SAP y SAM
Comprender qué licencias de SAP se han adquirido contractualmente en una empresa global a lo largo de varias décadas puede ser un desafío. Las implementaciones de sistemas SAP a nivel empresarial también pueden ser extremadamente complejas y difíciles de comprender. Se pueden configurar potentes herramientas de descubrimiento para examinar decenas o cientos de sistemas SAP dentro de la empresa y crear un inventario coherente, unificado y completo de las licencias autorizadas para su uso en el sistema SAP. Un resumen agregado puede proporcionar una instantánea inicial que puede utilizarse como base para una línea base de SAM. Normalmente, al hacer clic en un valor específico en un informe, se abre una lista detallada y expandida de usuarios de SAP, que puede visualizarse o exportarse.
Una herramienta de descubrimiento debería generar un resumen completo de las licencias de usuario asignadas en los servidores SAP interconectados de su sistema. La Figura 2 muestra un ejemplo de un informe que ofrece información sobre la evolución de las licencias de usuario nominal en los últimos 12 meses, así como los cambios en las licencias de SAP recicladas. Se trata de un proceso complejo que implica pasos específicos para retirar una licencia de usuario nominal de SAP y luego convertirla en una licencia reciclada. Como se muestra en el ejemplo a continuación, no se ha producido ningún cambio en el número de licencias recicladas en los últimos 12 meses, lo que probablemente significa que la empresa no está utilizando técnicas automatizadas.
El uso de software automatizado de descubrimiento de SAP también puede ser útil para comprender la asignación de licencias por tipo de licencia de SAP, departamento o código de costo. Esta información resumida más detallada es esencial durante la fase de adquisición de SAM, donde la empresa tiene pleno conocimiento de (a) lo que ya se ha adquirido contractualmente, (b) qué licencias se han implementado y están activas, y (c) el beneficio real por uso de cada licencia. La Figura 3 es un ejemplo de un informe que puede generarse con una potente herramienta de descubrimiento de SAP.
Las auditorías de SAP suelen revisar la actividad de licencias en los servidores de prueba, pero no cobran por ella. Sin embargo, decenas de servidores de prueba suelen permanecer inactivos tras la transición del desarrollo a producción hace tiempo, lo que los convierte en candidatos ideales para su limpieza.
Finalmente, una herramienta de descubrimiento puede ser muy útil para proporcionar una vista detallada del uso del sistema por parte de todos los usuarios de SAP con nombre y licencia. Por ejemplo, en la Figura 4, 874 usuarios con nombre no han iniciado sesión en el sistema SAP durante más de un año. Estas licencias de usuario deben revisarse, ya que podrían ser cuentas duplicadas, erróneas u obsoletas.
La Gestión de Activos de Software (SAM) es una disciplina que combina procesos y herramientas para garantizar el cumplimiento normativo, optimizar la adquisición y reducir el Coste Total de Propiedad (TCO) tanto de la compra de licencias como de las cuotas anuales de mantenimiento. El software SAP es una de las mayores inversiones que realizan las empresas, pero rara vez se incorpora a las prácticas de SAM. Esto se ha debido históricamente a la complejidad, la falta de soporte de los proveedores y la insuficiencia de herramientas de software para ayudar a los especialistas en SAM. Las empresas líderes están adoptando un software de última generación que proporciona descubrimiento, medición, cumplimiento normativo y optimización de SAP. Este software, combinado con los procesos asociados, puede integrar rápidamente las implementaciones de software SAP en las prácticas de SAM empresariales.
Los profesionales de SAM dentro de las empresas, así como las consultorías especializadas en SAM, deben expandirse más allá de su trabajo con proveedores tradicionales (Microsoft, Adobe, Symantec, Oracle) para abordar el mercado de SAP. Los beneficios potenciales para las grandes empresas globales son significativos.
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