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ServiceNow lanzó el lanzamiento Granada con gran enfoque en el módulo SAM. Después de nuestra revisión, entendemos que esta nueva versión vino para transformar la operación y crear mejores experiencias para los clientes con Software Asset Management. En este artículo, hablaremos sobre cómo ServiceNow trabajó en el módulo Software Asset Management (SAM), más conocido como SAM Pro.

Principales mejoras encontradas en Lanzamiento de Roma a SAM:

Sorprendentemente, con el lanzamiento de la versión Roma, ServiceNow introduce un aspecto completamente nuevo en su interfaz gráfica de usuario SAM. Este nuevo espacio de trabajo de activos de software fácil de usar parece más intuitivo y permite un trabajo eficiente, algo que aún no se ha visto en el mercado.

El nuevo espacio de trabajo SAM aún más fácil de usar (espacio de trabajo de activos de software)

Esta nueva interfaz de usuario más intuitiva viene con algunas funciones que ayudarán rápidamente a los clientes a mejorar la gobernanza de los activos de software.

El espacio de trabajo de activos de software es el punto de partida donde se pueden visualizar los indicadores de SAM, como las tendencias de cumplimiento, los costos de True-Up, los ahorros potenciales y las tasas de normalización. Además, puede realizar tareas rutinarias como ejecutar una conciliación o crear derechos desde este panel sin tener que navegar primero a estos menús de la aplicación.

Finalmente, la página presenta alertas y notificaciones con información. En resumen, esta página presenta todos los aspectos principales de SAM para el uso diario en un entorno.

Análisis y conciliación de SaaS basado en suscripción y consumo

Como parte del nuevo marco de conciliación de ServiceNow, los clientes ahora podrán ver los resultados de conciliación para sus aplicaciones SaaS en un solo Tablero (banco de trabajo de licencia). Los clientes ahora pueden determinar el cumplimiento de sus licencias y suscripciones conciliando automáticamente las aplicaciones SaaS basadas en suscripción y / o en el consumo.

El License Workbench, donde la información de cumplimiento podía verse en versiones anteriores de ServiceNow, también ha experimentado una mejora en el Software Asset Workspace. Ahora se llama Vista de uso de licencia y muestra información más detallada sobre el cumplimiento de la licencia de una manera más fácil de usar.

Puede fijar los principales fabricantes de software en la pantalla para que estén en la parte superior de la página.

Para cada fabricante, se muestra un porcentaje de cumplimiento para que pueda evaluar qué tan cerca está del cumplimiento para ese fabricante específico.

De modo que el cumplimiento ya no es solo un sí o un no. Para colmo, la vista también aparece cuando se ejecutó la última conciliación, o puede ejecutar una conciliación y ver sus resultados, todo en la misma página.

BYOL (Traiga su propia licencia) para servidores de bases de datos Oracle

ServiceNow ha extendido su soporte de licencia BYOL a los servidores de Oracle Database en AWS y Microsoft Azure. Ahora es posible determinar la posición de cumplimiento de la licencia para las siguientes versiones de Oracle Database que se implementan en varias infraestructuras híbridas, incluidas IaaS y PaaS:

Edición estándar de la base de datos Oracle

Oracle Database Standard Edition One

Oracle Database Standard Edition 2

Edición Enterprise de Oracle Database

Paquete de editor de SAP S / 4HANA

Administrar licencias y usuarios designados de SAP S / 4HANA soluciones de la industria (motor) con este nuevo módulo para SAP. Este paquete incluye soporte para la creación de derechos, plantillas de software, seguimiento del uso de la licencia y determinación del cumplimiento de la licencia para SAP S / 4HANA.

Optimización de la licencia de Office 365

ServiceNow ha agregado varias recomendaciones y soporte para optimizar las licencias de Office 365, lo que permite elegir licencias de menor costo (por ejemplo, E3 a E1) y también eliminar los puestos no utilizados en función de la conexión directa a los datos del uso de Office 365.

¿Qué valor tiene el módulo ServiceNow SAM Pro para la empresa?

La gestión eficaz de activos de TI permite a los líderes de TI optimizar los contratos y reducir el riesgo de los contratos mediante una mejor gestión de las licencias de software (en las instalaciones o basadas en SaaS) y los activos de hardware con flujos de trabajo intuitivos y una mejor visibilidad del ciclo de vida para hacer que los entornos de TI sean más seguros y operativamente eficientes.

Dado que muchas empresas tienen una fuerza de trabajo predominantemente basada en el Ministerio del Interior, es aún más importante comprender dónde se encuentran los activos de hardware y quién lo hace. Los líderes de TI también deben saber que los activos se están utilizando de forma remota y están asignados correctamente. Al proporcionar una mejor visibilidad de los activos de hardware y las licencias de software, ServiceNow pudo tomar mejores decisiones sobre el uso y las nuevas inversiones.

Optimización de costos de software

ServiceNow pudo recuperar aproximadamente US$ 1 millón del presupuesto de software interno mediante la implementación de ServiceNow® Software Asset Management (SAM), según Poonam Kripalani, Gerente Senior de Gobernanza de Gestión de Activos de TI en ServiceNow.

“Actualmente, estamos enfocados en varias actividades diferentes de ServiceNow® ITAM (Gestión de Activos de TI), dijo Kripalani. Por ejemplo, automatice nuestras solicitudes de software, automatice nuestras solicitudes de recuperación de software e impulse la eficiencia del proceso de ITAM ".

Recientemente, la empresa quería obtener una mejor visibilidad del uso de sus productos de Microsoft para garantizar el cumplimiento de los contratos y las licencias. "Cumplir reduce el riesgo de reputación de nuestra marca y cualquier resultado monetario de las auditorías de cumplimiento no planificadas", señaló Kripalani. La empresa también quería optimizar el gasto en software y automatizar el cumplimiento de pedidos de software para hacerlo más rápido y más fácil para los usuarios finales.

Sin embargo, ServiceNow enfrentó desafíos, especialmente cuando se trata de productos de escritorio y SaaS (licencia SaaS), que representan 26% del gasto global en software. Estos desafíos incluyeron:

  • Falta de visibilidad de nuestro gasto en software> Objetivo: Establecer datos confiables;
  • 14 grupos diferentes que tienen licencias de software> Objetivo: Integración operativa
  • No se estaba rastreando el software SaaS (licencia SaaS)> Objetivo: definir roles y responsabilidades

Se creó un equipo SAM multifuncional con roles y responsabilidades claros para enfocarse en establecer datos confiables para poner en funcionamiento el SAM. “Los datos confiables son un requisito previo para una buena gestión de activos de software”, dijo Kripalani.

Los resultados

Hoy, los datos de suscripción de Saas se capturan automáticamente desde el portal de Microsoft y se validan. Esto proporciona una imagen completa de la asignación y el cumplimiento. ServiceNow también tiene información sobre todos los datos de las solicitudes de compra para administrar mejor los costos.

Todos los datos se rastrean y revisan desde el panel de Microsoft para obtener una vista completa de la posición de cumplimiento de Servicenow Software Asset Management SAM Pro. 

“Hemos logrado reducir nuestro gasto en software en US$ 1 millón durante los últimos dos años. Al tener procesos automatizados, tenemos datos de licencias de software confiables y una mejor visibilidad de la asignación de licencias, el costo y el estado de cumplimiento a través de los paneles de ServiceNow SAM Pro ”, reveló Kripalani.

ServiceNow ahora tiene datos de licencias de software confiables y una mejor visibilidad de la asignación de licencias, los costos y el estado de cumplimiento a través de su SAM DASHBOARD. Al automatizar las solicitudes de software, la empresa ahorró 3260 horas (o casi US$ 300.000) y mejoró la experiencia del usuario.

La calidad de los datos del software y la visibilidad del cumplimiento son ahora 100% en toda la empresa. Los equipos de TI también se benefician porque pueden concentrarse en trabajos de alto valor en lugar de dedicar su tiempo a tareas administrativas.

Kripalani y su equipo también se están centrando en la detección de gastos de software con una función de detección de gastos de software, parte del lanzamiento de ServiceNow New York. La compañía rastreó previamente 250 productos de software.

Sin embargo, durante los últimos tres años, ServiceNow ha duplicado su tamaño y muchas otras compras de software se estaban realizando con tarjetas de crédito corporativas. De hecho, un análisis de más de un millón de transacciones con tarjetas de crédito reveló que se estaban utilizando internamente 700 productos de software adicionales.

“De forma manual, se necesitarían semanas o meses para analizar estos datos, pero con la detección de gastos de software, este análisis se completó en solo unas pocas horas”, dijo Kripalani. En el futuro, ella y su equipo se centrarán en profundizar en estos productos de software adicionales descubiertos.

Muchas organizaciones buscan formas de reducir costos. Dependiendo de a quién le pregunte dentro de una organización, se mencionarán diferentes potenciales de ahorro de costos. Con el aumento anual en el costo de software (licencias), esta es una de las primeras áreas para posibles ahorros.

Gartner ha publicado un informe sobre los posibles ahorros de software que se pueden realizar mediante la implementación de una gestión adecuada de los activos de software. El informe describe siete categorías que constituyen hasta 30% de los ahorros potenciales combinados.

Categorías de ahorros potenciales:

  1. Solicitud controlada, compras y renegociaciones con proveedores como Microsoft, SAP, IBM y Oracle;
  2. Despliegue de software controlado;
  3. Aplicar todos los derechos de uso del producto;
  4. Desinstalar aplicaciones con licencias no utilizadas o infrautilizadas;
  5. Reciclaje de licencias;
  6. Gobernanza eficaz para el programa SAM de gestión de activos de software;
  7. Estandarización y racionalización de software.

Para obtener más información sobre ServiceNow SAM Pro, consulte estas funciones:

Gerencia de activos de software (SAM)

Software Asset Management (SAM) es un conjunto de prácticas y estrategias comerciales para administrar de manera óptima la adquisición, el uso y el mantenimiento del ciclo de vida del software que permite a las organizaciones crear un sistema de registro preciso para todos sus activos.

Como Software Asset Management es nuestra vida, nuestra especialidad, decidimos detallar más las características de Service Now SAM Pro.

  • Conciliación de software para el cumplimiento

La conciliación automatizada de licencias mantiene las posiciones de las licencias precisas y actualizadas sin cálculos manuales. La conciliación puede ser semanal, mensual o bajo demanda.

  • Optimización y eliminación de la instalación de software.

Puede optimizar su entorno recuperando software no utilizado y eliminando software no autorizado.

  • Soluciones de análisis e informes para profesionales de la gestión de activos de software

Las soluciones de análisis y generación de informes contienen paneles de control preconfigurados. Estos paneles contienen vistas de datos de administración que ayudan a mejorar sus procesos y prácticas comerciales.

  • Gestión de licencias SaaS

Utilice la aplicación ServiceNow SaaS License Management para ver los datos de uso de la licencia saas y recuperar inmediatamente las licencias infrautilizadas.

  • Detección de gastos excesivos de software

Utilice la aplicación ServiceNow Software Spend Detection para rastrear, analizar y optimizar los gastos de software a partir de datos financieros importados.

  • Administración de gestión de activos de software

Las tareas de administración de la gestión de activos de software incluyen agregar acceso al escritorio de forma remota, registros de productos personalizados, normalización y mantenimiento de estándares.

  • Separación de dominios y gestión de activos de software

Esta es una descripción general de la separación de dominios en Software Asset Management. Con la separación de dominios, puede separar datos, costos, procesos y tareas administrativas en agrupaciones lógicas llamadas dominios. A continuación, puede controlar varios aspectos de esta separación, incluidos los usuarios que pueden ver y acceder a los datos.

ServiceNow puede integrarse fácilmente con otras herramientas. Por ejemplo, los usuarios pueden realizar tareas VMware dentro de la interfaz e integre fácilmente con otras herramientas de gestión de activos de software. ServiceNow también proporciona una tienda de aplicaciones (mercado) de ofertas de herramientas de terceros.

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