De acuerdo con la estadístico Con el crecimiento del mercado de software empresarial en los últimos años, para 2022 se espera que el gasto de TI en software empresarial alcance alrededor de $ 672 mil millones en todo el mundo, un aumento de 11% con respecto al año anterior.
Con todo este crecimiento, es fundamental monitorear las firmas de software para reducir costos y no impactar tanto en el presupuesto de su empresa.
Licencia de software
La licencia es un documento contractual utilizado por los desarrolladores de programas digitales. Se utiliza para definir si la aplicación es de dominio público o está bloqueada por derechos de autor, además de determinar cómo se puede utilizar el código fuente.
A pesar de los diversos tipos de licencias de software, el principio es similar: la concesión de licencias otorga o limita el derecho de uso de un determinado programa al consumidor final, que puede ser una organización, una entidad gubernamental o incluso una persona que lo usará en casa.
El contrato de aplicación establece las reglas, define cómo manejar las copias y modificaciones al código del programa y determina las sanciones por el incumplimiento de los términos.
Las licencias todavía sirven para delinear el soporte al usuario, tratar con las políticas de actualización y la lista de servicios provistos.
¿Qué tipos de licencias de software están disponibles?
La forma en que funciona cada licencia varía según la categoría a la que pertenece. Mira los principales:
- Autofinanciamieto: software desarrollado por la empresa que lo utiliza. La organización es propietaria del programa y puede utilizarlo libremente. Cuando el software se comparte entre empresas, se aplica la licencia co-abastecimiento.
- Adquisición perpetua: Funciona como comprar el programa. Después de la compra, el usuario podrá utilizarlo de por vida, pero sin derecho a actualizaciones ni mantenimiento.
- Licencia de uso: permite utilizar el programa en una sola máquina, con actualizaciones incluidas. Sin embargo, requiere el pago de tasas administrativas y no incluye mantenimiento.
- LAS P: Funciona como alquiler de software. La empresa paga mensualmente por utilizar el programa, que no está alojado en sus servidores.
- SaaS: Similar a ASP, pero el software se almacena en la nube y no requiere instalación. El pago varía según el número de usuarios.
- Fuente abierta: El código fuente es abierto, lo que permite al usuario realizar modificaciones para adaptar el programa. Sin embargo, existen límites que lo diferencian del software libre.
- Software libre: Ofrece al usuario total libertad para copiar, distribuir y modificar el código fuente del programa. Sin embargo, esto no significa que el software sea gratuito.
- Programa gratuito: Se puede usar y distribuir de forma gratuita, pero no es necesariamente de código abierto para la personalización.
También vale la pena recordar que existe una tendencia hacia nuevas formas de licenciamiento de software. Como estrategia de ventas en la era de la computación de alta gama, deben ser cada vez más ajustables y personalizables para cada cliente.
¿Cómo clasificar los gastos de suscripción de software?
La adquisición de software pasó a clasificarse en el elemento 40 – Servicios de Tecnologías de la Información y la Comunicación – Personas Jurídicas”. La nueva clasificación comprende la prestación de servicios por parte de personas jurídicas a órganos y entidades de la Administración Pública, relacionados con las Tecnologías de la Información y la Comunicación - TIC, no clasificados en otros elementos de gasto.
El software se puede clasificar como gastos corrientes o como gastos de capital. En el primer caso, cuando el gasto no contribuir, directamente, para la formación o adquisición de un bien de capital, como el leasing de software, al tratarse de un gasto corriente.
cuando el gasto contribuir, directamente, para la formación o adquisición de un bien de capital, como el desarrollo de un software que formará parte del activo intangible, el gasto debe clasificarse como gasto de capital, dado que representa una inversión.
De esta forma, tendremos las posibles clasificaciones presupuestarias según la naturaleza del gasto.
3.3.XX.40 en el caso de gastos de arrendamiento de software (Gastos Corrientes).
4.4.XX.40 cuando se trate de contratar una empresa para el desarrollo de software que formará parte del activo fijo (Gasto de capital).
¿Cómo contar la suscripción de software?
La contabilidad varía según se trate de una suscripción de software o de la liquidación de los gastos de desarrollo de software.
Esto debido a que el software desarrollado representará un incremento de activos intangibles, siendo una inversión que contribuye directamente a la formación de bienes de capital.
En el caso de suscripción de software, el el efecto de equidad es diminutivo, ya que la firma del software es un gasto de servicio que no aumenta directamente el patrimonio.
Así, la suscripción del software, que es un gasto corriente, debe contabilizarse de la siguiente manera:
En activo:
D - activo / variación patrimonial diminuta / servicios / arrendamientos
Sobre pasivos:
C – pasivos a corto plazo / proveedores y cuentas por pagar
¿Cómo optimizar la gestión financiera de los gastos de suscripción de software en la práctica?
la administración de costos de TI presenta grandes desafíos, como la dispersión de las suscripciones de software por departamentos y la dificultad para demostrar el rendimiento de TI.
Estos son algunos consejos para optimizar la gestión financiera de las suscripciones de software y otros gastos de gestión de TI.
1. Realice un inventario de suscripciones de software
EL inventario de licencias activas permitirá identificar posibles ociosidades y firma de software que ya no se utiliza.
Con esto, existe la posibilidad de Reducción de costes de TI sin perder calidad.
En este inventario, considere también los detalles sobre la suscripción del software, como el propósito, los recursos, la fecha de vencimiento y otros datos relevantes para evitar el desperdicio financiero.
2. Adoptar centros de costos
centro de coste es una forma de división interna que crea unidades independientes en relación al cálculo de gastos e ingresos. esta división asocia costos y pagos a cada uno de los proyectos, departamentos o sucursales de la empresa.
En la gestión financiera de suscripción de software, es interesante considerar los departamentos o proyectos de la empresa como centros de coste.
Así, es posible tener mayor transparencia de los costos de suscripción de software y otros gastos dependiendo del departamento o proyecto.
La transparencia en el gasto es esencial para mayor control financiero y optimización de recursos.
3. Utilice una herramienta de gestión financiera
El uso de una herramienta de gestión financiera permite automatización de tareas, mayor control financiero y transparencia en los costos de TI. también cubre Cuadros de mando e informes de gestión de gastos.
Al administrar las suscripciones de software y otros gastos de TI, es importante tener un herramienta que ya imputa gastos por centros de costo.
Así, el relevamiento de costos e indicadores de TI es más preciso y se gana tiempo para realizar análisis más profundos en la gestión financiera.
4. Usa la tarjeta corporativa para los pagos
El uso de Tarjeta corporativa aporta varias ventajas a la gestión financiera, no solo al software de suscripción.
La tarjeta prepago PJ, por ejemplo, permite programar pagos recurrentes de suscripción de software, además de contar función de límite de costo.
es un medio de pago corporativo interesante para la gestión financiera por centro de coste como se indica. Algunos de los beneficios son:
- Facilita la división de gastos por centros de costo, posibilitando el uso de una tarjeta prepago para cada centro de costo (departamento o proyecto) con saldo referente al presupuesto preaprobado;
- Promueve un mayor control de costos con la centralización de los gastos de suscripción de software y otros gastos de departamento/proyecto en la misma factura;
- Mayor control sobre los costos presupuestados y realizados entre departamentos y proyectos.
Con la adopción de una tarjeta PJ prepago por departamento, por ejemplo, mucho más fácil identificar el origen de los gastos en tiempo real, minimizando los gastos fantasma común cuando existe la misma tarjeta corporativa para varios departamentos.
Como también funciona como tope de gasto, una tarjeta PJ prepago también evitar excesos de presupuesto.
Cuando la tarjeta prepago PJ es integrado en la plataforma de gestión financiera, los beneficios son aún mayores.
En ese caso, el La reconciliación de gastos es automática. Es decir, cuando se realiza un gasto en la tarjeta PJ prepago, se asigna automáticamente al centro de costo respectivo en la plataforma de gestión financiera.
Como los gastos se asignan automáticamente a su centro de costos, el cierre de mes También se facilita la financiación.
Este método de pago también mejora la autonomía del departamento, eso tiene mayor libertad para administrar su presupuesto disponible, reducir las solicitudes de aprobación de finanzas por cada inversión/pago.
Así, la gestión de gastos y rendición de cuentas, no solo el software de firma, se vuelve mucho más práctico, con ahorro de tiempo para finanzas y otros departamentos. Para comprender mejor cómo funcionan las tarjetas prepago, acceda a la guía: todo sobre la tarjeta prepago.
¿Cuál es el riesgo de usar software sin licencia?
Renunciar a contratar software o “engañar” el contrato descargando la aplicación de forma ilegal puede resultar mucho más caro. Para comenzar, los datos del usuario se vuelven vulnerables, especialmente a causa de la phishing (robo de datos común en software pirateado).
Con este agujero de seguridad, su información sensible puede ser accedida por usuarios malintencionados, lo que facilita las prácticas delictivas. La exposición a virus y malware está en el paquete, lo que puede causar daños irreparables a su información y causar daños graves.
Los programas pirateados presentan otro problema: la inestabilidad. Se vuelven aún más dañinos por falta de soporte tecnico, que es un beneficio que solo pueden disfrutar los usuarios regularizados.
Además de la exposición a estos numerosos riesgos, la credibilidad de la empresa se ve comprometida. Tus procesos pueden sufrir daños y retrasos que perjudicarán la relación con tu consumidor.
Acerca de la licencia de software
Una licencia de software, o licencia de programa de computadora, es una definición de acciones autorizadas (o prohibidas), dentro del alcance del derecho de un programador de software. software de ordenador concedido (o impuesto) al usuario de este software. Usuario significa cualquier entidad legal, empresa o un "usuario final (doméstico)", de donde se origina el término acuerdo de licencia de usuario final.
Cuando una licencia añade restricciones adicionales a las existentes en los derechos de autor, normalmente el usuario tiene que aceptar que se imponen estas restricciones para poder utilizar legalmente el software, siendo esta una de las diferencias entre un licencia de software libre y una licencia de software no libre: las licencias de software libre añaden derechos a los ya otorgados por el copyright, dejando las únicas reglas que imponen al acto de redistribución.
En general, cualquiera que utilice software necesita obtener una licencia (pagada o gratuita, temporal o permanente) para usarlo. En el caso de software comercial y no libre, el proveedor concede la licencia sólo a los usuarios que pagan por su uso. Esta es una forma de proteger la autenticidad del producto y el uso de medios para eludir una licencia de software puede constituir un acto ilegal.
Tipos de licencia:
licencias temporales permiten que un programa funcione durante un período específico, mientras que las licencias permanentes no tienen restricción de tiempo. Las licencias permanentes son más nuevas y generalmente están vinculadas al sistema operativo, que actualiza la fecha automáticamente. Algunas licencias limitan la cantidad de uso de software, como programas que realizan cálculos específicos, y bloquean el acceso posterior cuando el usuario excede este límite. Esta restricción puede reducir el costo de este tipo de licencia.
Con la popularización de Internet y la conectividad de ordenadores y consolas, las licencias pasaron a ser virtuales, alojadas en servidores de las empresas proveedoras. Muchos programas solo funcionan cuando están conectados a Internet para validar la licencia, lo que dificulta su uso. versiones pirateadas y garantizar que sólo los usuarios autorizados tengan acceso.
En licencias de red Y las actualizaciones constantes han llevado al fin de las licencias perpetuas, pasando las licencias anuales a ser la norma. Este modelo permite a las empresas y usuarios pagar de forma continua por el uso del software, muy común en herramientas esenciales como los programas de software. modelado 3D Integrado con bases de datos, que permiten monitorear el uso en tiempo real.
A pesar de ello, muchas empresas todavía utilizan licencias clave, que ofrecen seguridad contra accesos no autorizados. Aunque se consideran caros, son la principal fuente de ingresos para los desarrolladores. La competencia puede reducir los costos, pero enfrenta barreras: los archivos creados en un software rara vez son compatibles con los de los competidores, y las versiones anteriores no abren archivos de versiones más nuevas, lo que obliga a actualizaciones constantes. Por lo tanto, las licencias perpetuas pierden terreno, ya que limitan el uso a la versión vigente en el momento de la compra.
La gestión de licencias como pilar de la gobernanza de TI
Más que una cuestión económica, el control sobre las licencias de software es una pieza clave dentro de una estructura sólida de Gobierno de TI. Una gobernanza eficaz requiere que todos los activos tecnológicos estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización, y esto incluye herramientas que tienen licencia, se utilizan y se renuevan continuamente.
Al mantener una gestión estructurada de licencias, las empresas evitan riesgos de incumplimiento, multas e interrupciones operativas, además de promover el uso consciente y racional de los recursos tecnológicos. Esta práctica también favorece una toma de decisiones más asertiva, basada en datos reales sobre el uso y las necesidades del negocio, lo que contribuye directamente a la alineación entre TI y la estrategia corporativa. Se trata, por tanto, de una acción fundamental para cualquier empresa que busque una TI más estratégica, segura y eficiente.
Referencias de gobernanza: ITIL, COBIT e ISO en el control de licencias
Varios modelos reconocidos internacionalmente refuerzan la importancia de la gestión de activos de software como parte de la gobernanza de TI. El marco COBIT, por ejemplo, define pautas claras para que las empresas alineen su tecnología con los objetivos organizacionales, con un enfoque en el control, la optimización y el valor de las inversiones en TI. En él, la gestión adecuada de licencias está directamente vinculada con la entrega de valor y la mitigación de riesgos.
ya el ITIL, ampliamente utilizado para estructurar servicios de TI, aborda el control de activos y configuración (ITAM/CMDB) como una de las bases para una operación exitosa, y el buen uso de las licencias se encuentra dentro de este alcance. Además, la Norma ISO/IEC 38500 ofrece principios para una gobernanza eficaz de TI, fomentando prácticas éticas y responsables, especialmente en el uso y adquisición de software.
Conclusión
Incorporar estos marcos a la rutina de la empresa es una forma de asegurar no sólo el cumplimiento, sino también la madurez en el uso de los recursos digitales. Y la buena noticia: comienza con pasos simples, como mapear y revisar periódicamente su flota de licencias existente.
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