À medida que os gastos de TI mudam para a nuvem, o ITAM deve evoluir

À medida que os gastos de TI mudam para a nuvem, o ITAM deve evoluir. Neste artigo, exploramos os insights para o ITAM das principais descobertas do Tech Spend Pulse 2022 da Flexera , onde as principais prioridades para iniciativas de tecnologia continuam a se concentrar na transformação digital, segurança cibernética e migração nuvem/nuvem. Isso não deve ser uma surpresa para nenhum de nós, pois também vimos essas três prioridades em 2021.

TOP 3 Prioridades para iniciativas tecnológicas

Iniciativas de gastos com tecnologia preparam o cenário para a crescente importância do ITAM

É claro que o gerenciamento de ativos de TI (ITAM) está ciente dos ativos que compõem o patrimônio de TI e estão sendo digitalizados nessa transformação, bem como as implicações de se ajustar ao ecossistema de tecnologia em constante mudança – seja licenciamento de software, dependências de aplicativos ou um host de outros elementos contextuais. Desktops mudando para laptops, migrando de servidores locais para armazenamento em nuvem. O valor e o crescimento do negócio são fatores importantes que o ITAM tem os pontos de dados para influenciar.

É por isso que o ITAM deve se envolver o quanto antes e precisará ampliar o escopo do que é considerado um ativo. Não espere ser puxado depois do fato apenas para descobrir que as implicações de licenciamento não permitem que você faça mudanças efetivamente ou, pior ainda, que aumentam o custo para a organização de maneiras inesperadas e contribuem significativamente para gastos desperdiçados para o negócio que recai sobre o grupo ITAM.

A transformação digital mudou as estratégias de gestão de ativos, ajudando a abrir oportunidades

Com a mudança para o aumento das políticas de trabalho em casa devido à pandemia do COVID-19, vimos que o gerenciamento de ativos de TI se tornou mais complexo. Por exemplo, em vez de ter o gerenciamento de ativos de hardware (HAM, por exemplo, gerenciamento de dispositivos) centralizado em alguns locais ou escritórios corporativos, agora existem ativos em milhares de escritórios separados e individuais. Como o ITAM acompanhará quando esses dispositivos não estiverem todos na rede corporativa o tempo todo? Como você os vê, inventaria e protege?

Como o ritmo de transformação digital foi impactado pela pandemia/recessão?

Outra grande mudança digital foi o aumento da adoção de SaaS em resposta à pandemia e ao ecossistema de TI em mudança. Mais dispositivos em mais lugares com mais softwares que podem ser adquiridos de várias maneiras. A adaptação é necessária para o sucesso neste ambiente em mudança, mas a chave é fazê-lo estrategicamente.

Mais orçamento, mais pessoas — Como você consegue o que precisa para fazer seu trabalho?

A grande maioria dos entrevistados do Tech Spend Pulse 2022 da Flexera esperava um aumento (pequeno ou significativo) em seus orçamentos de TI no próximo ano (64%). Com esse aumento, a visibilidade dentro da organização da função ITAM também aumentará, assim como a importância de rastrear a tecnologia e limitar o desperdício.

O ITAM tem sido tradicionalmente focado na redução de custos, então isso não é surpresa. Mas outra maneira de olhar para isso em um ambiente em rápida mudança é através da lente da eficiência de gastos – tirar o máximo proveito de sua tecnologia e maximizar o retorno do investimento. Se sua empresa aumentou seu orçamento, esta é a chance do ITAM evitar duplicações e sobreposições, destacando por meio de práticas do ITAM (por exemplo, racionalização de aplicativos, uso/consumo de licenças) onde há oportunidades para otimizar esses investimentos em tecnologia.

É também aqui que a resposta do ITAM à mudança digital é importante; O afastamento de investimentos como datacenters e software local é esperado a taxas mais altas (redução de orçamento de 27% em cada), enquanto o investimento em nuvem pública e SaaS deve continuar a aumentar rapidamente (59% e 69%, respectivamente). Os profissionais do ITAM têm um papel nessa mudança e na gestão eficaz dela.

Porcentagem com impactos orçamentários até o momento devido à COVID-19

Embora o uso de servidores e armazenamento locais, por exemplo, esteja diminuindo, eles provavelmente nunca desaparecerão; provavelmente sempre haverá a necessidade de algum grau de datacenter no local devido a segurança, regulamentação, propriedade intelectual ou outras responsabilidades. Mas a necessidade de adaptação e expansão é crítica.

Ao mostrar à empresa o que você pode fazer — ou seja, adaptar-se a um cenário em constante mudança — você está defendendo que com mais recursos (FTEs, orçamento) você pode apoiar melhor a mudança pela qual a organização está passando. Por exemplo, à medida que a transformação digital continua a acelerar, a maioria das organizações (65%) ainda luta para obter uma visão de seus ativos de tecnologia em toda a propriedade de TI híbrida, e ainda mais carecem dos dados de gastos para entender o impacto (70%).

Desafios de visibilidade dos gastos de TI

Aproveite a oportunidade para o ITAM fornecer os dados que alimentam a estratégia de negócios em uma organização que se adapta rapidamente. O ITAM pode fornecer visualizações de ativos tradicionais do inventário local e mais equipes de gerenciamento de ativos estão adotando SaaS no ambiente híbrido, o que permite alinhar a colaboração com suas contrapartes na nuvem (centro de excelência em nuvem, FinOps etc.). Converse com seus stakeholders sobre como seus investimentos e fornecedores se sobrepõem. Se você é um dos 65 por cento sem visibilidade, esta é a chance de colocar esses dados sob a responsabilidade de uma única equipe – neste caso, ITAM – que traz a estratégia para a mesa.

Reforce seu caso de negócios com as principais tendências em TI

À medida que avançamos para 2023, vemos a mudança de software local para SaaS, e de datacenters locais para a nuvem, continua a ser a tendência, mas no final do dia, pessoas e serviços são a base do que faz com que a TI administre a organização.

O ITAM está claramente envolvido em todas as áreas de TI – está na sigla -, mas à medida que a função se espalha em tecnologia nova e em evolução (e se sobrepõe devido a fornecedores como a Microsoft, que entregam no local, SaaS e nuvem), o necessidade de destacar o seu impacto é ainda mais importante.

Reforce suas mensagens internas sobre o número de funcionários e o orçamento, controlando seus fornecedores (eficiência de gastos), identifique áreas de oportunidade aproveitando os dados que você tem por meio de uma visão unificada de seus ativos, suas dependências e seu efeito na entrega de seus negócios para clientes. O ITAM é a chave para maximizar o investimento em tecnologia, e a adaptação a essas mudanças é a chave para o sucesso na construção de sua função para o futuro.

O que ITAM?

IT Asset Management (ITAM) é “o conjunto de práticas de negócios que incorporam ativos de TI em todas as unidades de negócios de uma organização. Ele reúne responsabilidades contratuais, de inventário, financeiras e de gerenciamento de risco para gerenciar todo o ciclo de vida desses ativos, incluindo as decisões estratégicas.” O ITAM é frequentemente usado em conjunto com o IT Service Management (ITSM) e o IT Operations Management (ITOM) para trazer uma abordagem corporativa holística.

O software de gerenciamento de ativos de TI é uma subseção do ITAM que geralmente abrange hardware e software. As empresas podem usar o software ITAM para visualizar o uso de ativos, ajudando-as a localizar e remover quaisquer instâncias redundantes de hardware e software para reduzir os custos de gerenciamento.

Por que o software de gerenciamento de ativos de TI é tão importante?  

Uma empresa consiste em diferentes departamentos, cada um com seu próprio conjunto de ativos de TI. Esses ativos são caros e geralmente exigem manutenção regular, como renovações de licenças, atualizações, etc., para manter seu valor. Com o software ITAM certo, os técnicos poderão monitorar todo o hardware e software a partir de um local central, reduzindo custos e aumentando a produtividade da empresa.

De acordo com o Gartner, “o gerenciamento de ativos de TI fornece uma conta precisa dos custos e riscos do ciclo de vida dos ativos de tecnologia para maximizar o valor comercial da estratégia de tecnologia, arquitetura, financiamento, contratação e decisões de aquisição”. também inclui uma abordagem holística que examina e simplifica toda a infraestrutura, tecnologia empregada, finanças, procedimentos de dados e decisões de negócios.

Quais são os tipos de gerenciamento de ativos de TI?

De um modo geral, os ativos de TI se enquadram em uma ou mais das seguintes categorias: físico, software, hardware, tecnologia móvel e nuvem. O ITAM foi projetado para garantir a implantação bem-sucedida e o suporte contínuo dos ativos de TI. Dessa forma, ele corresponde a esses tipos de ativos de TI.

A seguir estão os três principais tipos de gerenciamento de ativos de TI:

• Software: esse tipo de ITAM é um pouco mais complexo do que outros tipos de ITAM, pois envolve aspectos como requisitos de conformidade, licenciamento, shadow IT e IoT. Os ativos de software devem ser monitorados e revisados ​​continuamente, e os ativos devem ser suficientemente líquidos para cumprir os requisitos e atender às demandas e aos mercados em constante mudança.
• Hardware: o hardware físico também desempenha uma função no setor de TI de uma organização. Dentre estes ativos podemos citar computadores, impressoras, copiadoras, notebooks, dispositivos móveis, servidores e qualquer outro hardware usado para fins de gerenciamento de dados na empresa.
• Nuvem: o ITAM rastreia o custo e o uso de recursos de nuvem, incluindo SaaS (Software as a service, software como serviço), IaaS (Infrastructure as a service, infraestrutura como serviço) e PaaS (Platform as a service, plataforma como serviço). Todos eles são considerados como ativos a serem gerenciados em termos de custo e conformidade no ITAM.

Padrões de ISO para ITAM

A International Organization for Standardization (ISO) possui uma série oficial de padrões para o ITAM: ISO 19770, que consiste em cinco partes:

• ISO/IEC 19770-1: Descreve as melhores práticas para ITAM corporativo. As organizações têm a oportunidade de demonstrar que estão implementando os procedimentos ITAM de acordo com os padrões para atender aos requisitos de governança e apoiar as atividades de TI.
• ISO/IEC 19770-2: Ajuda as empresas a identificar programas de software em um determinado dispositivo; um padrão para etiquetas de identificação de software.
• ISO/IEC 19770-3: Método para especificar a alocação e medição do consumo associado ao software.
• ISO/IEC 19770-4: Permite a geração de relatórios padronizados sobre o uso de recursos. Isso é especialmente importante ao gerenciar licenças mais complexas e software e hardware baseados em nuvem.
• ISO/IEC 19770-5: Uma visão geral das normas ISO e vocabulário para ITAM.

Processos de ITAM

Rastreie todo o ciclo de vida dos ativos de TI

Embora as organizações individuais possam definir o ciclo de vida dos ativos de TI de forma diferente, a maioria segue etapas semelhantes às seguintes:

• Solicitação;
• Execução;
• Implantação;
• Monitoring;
• Service;
• Desativação.

Em suma, o ciclo começa com a identificação de uma necessidade e fazendo um pedido. Fatores importantes são definidos, como quais ativos são necessários, como adquiri-los e como usá-los e financiá-los. Durante a fase de execução ocorre a criação, compra, locação ou licenciamento de ativos. Em seguida, vem a fase de implantação, que supervisiona a instalação do ativo no ecossistema de TI. Uma vez implantado, a fase de monitoramento ajuda a garantir que o ativo esteja operando de forma eficaz e entrando na fase de serviço, onde o ativo é mantido e atualizado para prolongar a vida útil do ativo. Por fim, quando esses ativos não são mais necessários, eles são desativados e descartados. Isso inclui mover usuários para recursos alternativos, atualizar registros, cancelar contratos, encerrar licenças e planejar ativos de substituição.

Ao lidar com hardware, o “inventário” pode ser incluído como uma fase separada. 

Práticas recomendadas do IT Asset Management

1. Comece com a adesão executiva;
2. Inicie uma equipe para fazer o piloto do projeto;
3. Defina os ativos essenciais;
4. Identifique os recursos de nuvem;
5. Determine métodos para detecção e integração de dados;
6. Use uma abordagem baseada no ciclo de vida;
7. Seja proativo em suas iniciativas de rastreamento e acompanhe-as continuamente para evitar o excesso de implantação;
8. Decida se deseja usar um CMDB;
9. Automatize o máximo possível;
10. Integre e disponibilize dados para toda a TI;
11. Conheça suas licenças de software;
12. Reúna feedback para melhorias contínuas;
13. Envolva outras equipes no feedback.

Devo implementar o ITAM em minha organização?

Existem vários motivos pelos quais o ITAM pode ajudar sua organização a prosperar.

Economia

Uma das principais estratégias de redução de custos é otimizar os gastos com software, infraestrutura e serviços de plataforma. As organizações podem reduzir os gastos em até 30% quando usam as práticas recomendadas para otimizar as licenças de software e o uso de ativos. 

Falta de visibilidade do ambiente

Muitas corporações ainda rastreiam seus ativos usando planilhas, mas existe uma grande chance de que suas planilhas nem sempre sejam precisas. Além disso, as planilhas podem criar silos de dados, dificultando o acesso de todos os usuários autorizados às mesmas informações atualizadas.

Dificuldade em acompanhar o ritmo das mudanças

Os ativos estão sempre em movimento, e o rastreamento manual pode não ser a melhor opção. Lidar com problemas como roubo, substituição e desativação de ativos de TI, novas remessas etc. pode criar um ambiente caótico de TI que exige mais atenção aos detalhes.

A realidade do “shadow IT”

Shadow IT se refere a aplicativos, licenças e outros ativos de TI que estão sendo adquiridos e usados sem o conhecimento da equipe de TI. O software centralizado de ITAM mantém a TI a par de tudo e evita gastos excessivos, riscos e não conformidade. A shadow IT é uma realidade que quase todas as empresas modernas enfrentam. Como você a gerencia fará diferença no nível de controle necessário para reduzir riscos e gastos.

Referências: The ITAM Review, As IT spending shifts to the cloud, ITAM must evolve; ServiceNow, what is ITAM; Manage Engine, O que é gerenciamento de ativos de TI (ITAM) e como ele pode otimizar os negócios.

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