No hay duda de que Microsoft 365 (anteriormente conocido como Office 365) se considera el mejor conjunto de aplicaciones empresariales, sin embargo, muchos todavía tienen incertidumbre sobre los diferentes tipos de licencias disponibles y cuál sería la más adecuada para satisfacer las necesidades específicas de tu negocio.
Comprender los diferentes tipos de licencia que ofrece Microsoft 365 es importante no solo para ahorrar recursos financieros, sino también para garantizar la máxima productividad de los empleados. Considerando esta importancia, en este artículo hemos creado una guía completa para presentar todas las opciones disponibles y guiarlo sobre cómo seleccionar la que mejor se alinee con la realidad de su empresa.
¿Qué es Microsoft 365?
La suite que anteriormente se llamaba Office 365 ahora se conoce como Microsoft 365, y la transición ha traído consigo una expansión considerable más allá de las aplicaciones tradicionales de la familia Office.
Microsoft 365 representa una colección completa de aplicaciones y servicios proporcionados por Microsoft para facilitar las actividades tanto comerciales como personales. Este conjunto de funciones se ofrece a través de un enfoque basado en suscripción, que implica pagos regulares para garantizar el acceso continuo a los servicios. Esta modalidad ofrece ventajas como actualizaciones automáticas, almacenamiento en la nube y flexibilidad de uso en diferentes dispositivos, brindando una experiencia integrada y constantemente actualizada para los usuarios.
Si quieres entender mejor cómo Microsoft 365 puede optimizar tus actividades y cómo seleccionar la opción que mejor se adapta a tus necesidades, te invito a seguir leyendo para explorar todos los detalles de esta robusta suite de Microsoft.
Servicios disponibles en Microsoft 365
Microsoft 365 ofrece una variedad de servicios y aplicaciones diseñados para mejorar la productividad y la colaboración. Siga los principales servicios disponibles a continuación:
- Aplicaciones de Microsoft 365: imprescindible para la productividad en el entorno de oficina, incluyendo Word, Excel, PowerPoint, entre otros.
- Intercambio: Servicio integral de correo electrónico que ofrece bandeja de entrada, calendario, libreta de direcciones, tareas y funciones de seguridad.
- equipos: plataforma de colaboración que abarca mensajería instantánea, reuniones en línea y uso compartido de archivos.
- OneDrive: almacenamiento en la nube que permite acceder, compartir y sincronizar archivos a través del navegador y en diferentes dispositivos.
- compartirpunto: facilita la construcción de intranets, búsqueda de contenidos y análisis de datos.
- Quejarse: la red social corporativa, ideal para la comunicación interna y el alivio de la bandeja de entrada.
- Arroyo: equivalente a un YouTube interno, proporciona transmisión de video de alto rendimiento y acceso móvil.
- planificador: moderna herramienta de gestión de tareas.
- Ahondar: Impulsado por Inteligencia Artificial, facilita la búsqueda de archivos y personas de manera eficiente.
- Grupos: espacio de colaboración que integra Exchange, SharePoint, Skype y Planner, donde los equipos pueden centralizar conversaciones, archivos, notas, calendarios y tareas.
Tipos de licencia de Microsoft 365
Elegir la licencia adecuada en Microsoft 365 es crucial para optimizar los recursos y garantizar que su organización tenga acceso a las herramientas que necesita para operar de manera eficiente. En este contexto, es esencial comprender las opciones disponibles, cada una adaptada a diferentes requisitos y prioridades. Exploremos con más detalle algunos de los principales tipos de licencias que ofrece Microsoft 365.
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Conceptos básicos empresariales de Office 365:
La opción más fundamental, Office 365 Business Essentials, es ideal para quienes no dependen en gran medida de las aplicaciones de escritorio. Este plan ofrece funciones esenciales para la colaboración y la productividad, centrándose en servicios en línea esenciales.
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Oficina 365 Empresas:
Recomendado para organizaciones que requieren exclusivamente aplicaciones tradicionales de la suite Office, Office 365 Business es una opción sólida. Es importante tener en cuenta que el alojamiento de correo electrónico no está incluido en este plan.
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Office 365 ProPlus:
Para los usuarios que exigen funciones avanzadas, pero no requieren un correo electrónico empresarial, Office 365 ProPlus se destaca como una excelente opción. Este plan te brinda acceso a las aplicaciones de escritorio más avanzadas.
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Office 365 Empresa E1:
La licencia Enterprise E1, que representa la opción empresarial más asequible, se caracteriza por limitaciones en el acceso a aplicaciones de escritorio, lo que requiere el uso exclusivo de versiones en línea. Este plan es una opción económica para quienes priorizan las funciones en línea.
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Office 365 Empresa E3:
Entre las opciones más populares para empresas orientadas a lo digital, la licencia Enterprise E3 incluye aplicaciones de escritorio, correo electrónico, archivo, protección de información y opciones de almacenamiento adicionales. Es una opción integral para organizaciones que buscan funcionalidad avanzada.
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Office 365 Empresa E5:
En la cima de la escala, Microsoft 365 E5 combina características de los planes E1 y E3, ofreciendo el más alto nivel de servicios de Microsoft. Con esta licencia, obtiene audioconferencia, sistema telefónico, Power BI Pro, Customer Lockbox y Microsoft Cloud App Security, ideal para organizaciones que exigen máximas funciones y seguridad.
Elegir y administrar licencias en Microsoft 365
Ante la decisión de elegir licencias En Microsoft 365 es imprescindible realizar un análisis cuidadoso de las necesidades específicas de la organización en relación a las funcionalidades que ofrece cada plan. Inicialmente, es fundamental evaluar el perfil de uso de cada usuario, teniendo en cuenta factores como la dependencia de aplicaciones de escritorio, la necesidad de correos electrónicos corporativos, los requisitos de seguridad y las preferencias de colaboración online. Esta comprensión profunda de las demandas operativas permitirá una selección precisa, evitando gastos innecesarios y garantizando que cada usuario tenga acceso a las herramientas esenciales para sus responsabilidades.
Después de elegir las licencias, el gestión eficiente se vuelve vital para optimizar los recursos y garantizar el cumplimiento. Las herramientas administrativas integradas en Microsoft 365 facilitan la asignación y supervisión de licencias de forma centralizada. Esta capacidad de gestión central proporciona flexibilidad para ajustar las licencias a medida que cambian las necesidades de la organización, lo que garantiza una asignación eficaz y evita el desperdicio.
Es importante resaltar la necesidad de una revisión periódica de las licencias. La evolución de las operaciones y el crecimiento de la organización pueden generar nuevas demandas, requiriendo ajustes en las licencias asignadas. Esta práctica continua de revisión y adaptación es fundamental para garantizar que la empresa siga aprovechando al máximo las capacidades que ofrece la suite Microsoft 365, alineándose dinámicamente con objetivos y requisitos en constante evolución.
Como parte de un proyecto para uno de nuestros clientes, destacamos el enfoque adoptado por el equipo en la gestión y asignación de licencias. Anteriormente, el cliente gestionaba sus licencias a través de hojas de cálculo de Excel, lo que generaba datos obsoletos y una falta de control integral sobre el proceso. Ante este desafío, el equipo de 4Matt estableció una colaboración estratégica con el cliente, con el objetivo de desarrollar una solución innovadora: un Panel de Gestión de Licencias M365. Para una comprensión más detallada de este caso y los resultados obtenidos, lo invitamos a hacer clic a continuación y explorar más información.
Conclusión
Anteriormente, proporcionamos un resumen conciso de las opciones disponibles al comprar Microsoft 365. En términos generales, a medida que los planes se vuelven más caros, ofrecen una gama más amplia de opciones de colaboración, análisis de datos y seguridad. Sin embargo, entendemos que puede resultar complicado determinar con precisión lo que necesita y garantizar un seguimiento eficiente de sus licencias.
Tenga la seguridad de que nuestro equipo de expertos está aquí para guiarle en la elección del plan adecuado. Además, podemos ayudarlo en la implementación de estos servicios y capacitar a su equipo para aprovecharlos al máximo. Contáctenos¡Y juntos encontraremos el plan perfecto para satisfacer las necesidades específicas de su empresa!
Histórico
Microsoft anunció por primera vez Office 365 en octubre de 2010, comenzando con una versión beta privada con varias organizaciones, que condujo a una versión beta pública en abril de 2011 y que alcanzó la disponibilidad general el 28 de junio de 2011, con un lanzamiento dirigido originalmente a usuarios corporativos. Ante la creciente competencia del servicio similar de Google, Google Workspace, Microsoft diseñó la plataforma Office 365 para "reunir" sus servicios en línea existentes (como Business Productivity Online Suite) en "un servicio en la nube siempre actualizado" mediante la incorporación de Exchange Server (para correo electrónico). ), SharePoint (para redes sociales internas, colaboración y un sitio web público) y Lync (para comunicación, VoIP y conferencias). Los planes se lanzaron inicialmente para pequeñas empresas y empresas; el plan para pequeñas empresas ofrecía correo electrónico Exchange, SharePoint Online, Lync Online, alojamiento web a través de SharePoint y la aplicación web; el plan empresarial también agregaba licencias por usuario para el software Office 2010 Professional Plus y soporte telefónico las 24 horas, los 7 días de la semana. Luego del lanzamiento oficial del servicio, los clientes de Business Productivity Online Suite tuvieron 12 meses para migrar de BPOS a la plataforma Office 365.
Con el lanzamiento de Office 2013, el 27 de febrero de 2013 se lanzó una versión actualizada de la plataforma Office 365, que amplía Office 365 para incluir nuevos planes dirigidos a diferentes tipos de empresas, junto con nuevos planes dirigidos a consumidores en general, incluidos beneficios personalizados para Servicios al consumidor de Microsoft como OneDrive (cuya integración con Office fue una característica clave de la suite de 2013). Los componentes del servidor se actualizaron a sus respectivas versiones de 2013 y Microsoft amplió el servicio Office 365 con nuevos planes como Small Business Premium, Midsize Premium y Pro Plus. Un nuevo plan Office 365 Home Premium dirigido a usuarios domésticos ofrece acceso a la suite Office 2013 para hasta cinco computadoras, junto con almacenamiento ampliado en OneDrive y 60 minutos de llamadas mensuales de Skype. El plan está dirigido a consumidores comunes, especialmente aquellos que desean instalar Office en varias computadoras. Se introdujo un plan universitario, dirigido a estudiantes de educación superior. Con estas nuevas ofertas, Microsoft ha comenzado a ofrecer suscripciones prepagas a Office 365 en tiendas minoristas junto con ediciones regulares y perpetuas de Office 2013 (que solo tienen licencia para su uso en una computadora y no reciben actualizaciones de funciones).
El 19 de marzo de 2013, Microsoft detalló sus planes para proporcionar integración con la plataforma de redes sociales empresariales Yammer (que había adquirido en 2012) para Office 365, como la capacidad de utilizar inicio de sesión único entre los dos servicios, fuentes compartidas y agregación de documentos y la capacidad de reemplazar completamente la funcionalidad social y de noticias de SharePoint con Yammer. La capacidad de proporcionar un vínculo a una red de Yammer desde un portal de Office 365 se introdujo en junio de 2013, y en julio de 2013 se introducirá una mayor integración (como una aplicación de Yammer para SharePoint y un inicio de sesión único).
El 8 de julio de 2013, Microsoft lanzó Power BI, un conjunto de herramientas de autoservicio de inteligencia empresarial y minería de datos para Office 365, que se lanzará más adelante ese mismo año. Power BI está integrado principalmente en Excel, lo que permite a los usuarios usar la herramienta Power Query para crear hojas de cálculo y gráficos usando datos públicos y privados, y también realizar geovisualización con datos de Bing Maps usando la herramienta Power Map (anteriormente disponible como un complemento beta conocido). como GeoFlow). Los usuarios también podrán acceder y publicar informes y realizar consultas en lenguaje natural sobre los datos. Como oferta por tiempo limitado para ciertos mercados (pero principalmente excluyendo los EE. UU.), Microsoft también ha ofrecido una suscripción gratuita a Xbox Live Gold por un año con cualquier compra de una suscripción Office 365 Home Premium o University, hasta el 28 de septiembre de 2013.
A partir del 15 de abril de 2014, Microsoft cambió el nombre del plan "Home Premium" a "Home" y agregó un nuevo plan "Personal" para usuarios individuales.
En junio de 2014, la cantidad de almacenamiento de OneDrive ofrecida a los suscriptores de Office 365 aumentó de 20 GB a 1 terabyte. El 27 de octubre de 2014, Microsoft anunció almacenamiento OneDrive “ilimitado” para los suscriptores de Office 365. Sin embargo, debido al abuso y a una reducción general en las opciones de almacenamiento implementadas por Microsoft, el límite de 1 TB se restableció en noviembre de 2014. 2015.
En junio de 2016, Microsoft puso Planner a disposición para su lanzamiento general. Se considera un competidor de Trello y otros servicios ágiles de colaboración en equipo.
En abril de 2017, Microsoft anunció que con el fin del soporte general para Office 2016 el 13 de octubre de 2020, el acceso a OneDrive para la Empresa y a los servidores alojados en Office 365 para Skype Empresarial dejará de estar disponible para quienes no utilicen Office 365 ProPlus o Office Perpetual en soporte convencional. En julio de 2019, Microsoft anunció que el servicio alojado de Skype for Business Online se suspendería el 31 de julio de 2021 y los usuarios serían redirigidos a la plataforma de colaboración Microsoft Teams como su reemplazo. A partir de septiembre de 2019, Skype Empresarial Online ya no se ofrece a los nuevos suscriptores.
En octubre de 2017, el servicio Outlook.com Premium existente se suspendió y se integró exclusivamente en Office 365, y posteriormente todos los suscriptores personales y familiares se actualizaron a 50 GB de almacenamiento.