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Como gerir suas despesas com Licença de Software

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Segundo o Statista com o crescimento do mercado de software corporativo nos últimos anos, espera-se que em 2022 os gastos de TI com software empresarial cheguem a cerca de 672 bilhões de dólares em todo o mundo, um crescimento de 11% em relação ao ano anterior.

Com todo este crescimento, é imprescindível o monitoramento de assinatura de software, afim reduzir custos e não impactar tanto no orçamento de sua empresa.

Licença de Software

O licenciamento é um documento contratual usado por desenvolvedores de programas digitais. Ele serve para definir se o aplicativo tem domínio público ou se está bloqueado por copyright, além de determinar como pode ser utilizado o código-fonte.

Apesar dos vários tipos de licença de softwares, o princípio é semelhante: o licenciamento cede ou limita o direito ao uso de determinado programa ao consumidor final, que pode ser uma organização, uma entidade do governo ou até uma pessoa que fará uso doméstico.

As regras são estabelecidas no contrato da aplicação, definindo como serão tratadas as cópias e as modificações no código do programa, além de possíveis penalidades em caso de descumprimento dos termos citados.

As licenças ainda servem para traçar o suporte ao usuário, tratar das políticas de atualização e da lista de serviços prestados.

Quais os tipos de licença de softwares disponíveis?

O modo de funcionamento de cada licença varia de acordo com a categoria em que está inserida. Confira as principais:

  • Autofinanciamento: É a licença do software desenvolvido pela própria empresa que irá utilizá-lo. Dessa forma, a organização é proprietária do software, podendo fazer o uso do programa da maneira que melhor lhe convir. Quando o software é desenvolvido e utilizado por mais de uma empresa, o tipo de licença aplicado é o co-sourcing
  • Aquisição perpétua: Funciona como uma compra do programa. Isso porque, após adquiri-lo, o usuário tem direito de utilizá-lo de forma vitalícia. Porém, a opção não conta com atualizações e manutenções do programa
  • Licença de uso: Permite a utilização do programa em apenas uma máquina, com atualizações inclusas. Este tipo de licença de software, no entanto, prevê o pagamento de taxas administrativas e não inclui manutenções
  • ASP: A sigla se refere ao termo em inglês Application Service Provider, ou seja, Provedor de Serviços de Aplicativos. A opção funciona como um aluguel de software, em que a empresa paga um valor mensal para utilizar o software, que não fica hospedado em suas máquinas e/ou servidores
  • SaaS: A sigla faz referência a Software As A Service, ou Programa Como Um Serviço, em português. O SaaS funciona de maneira semelhante ao ASP, porém nenhum tipo de instalação é realizado – o software fica armazenado em nuvem. Além disso, o pagamento é feito de acordo com a quantidade de usuários do programa
  • Open Source: Por ter o código aberto, o usuário pode modificá-lo para que o programa se adeque a suas necessidades. No entanto, há limites e restrições – o que diferencia a opção do software livre
  • Software livre: Oferece total liberdade ao usuário para copiar, distribuir e modificar o código-fonte do programa. Porém, isso não significa que o software seja gratuito
  • Freeware: Pode ser utilizado e distribuído gratuitamente, mas não tem o código necessariamente aberto para sua personalização.

Vale lembrar, ainda, que há uma tendência para novas formas de licença de software. Como estratégia de venda na era da computação de ponta, elas devem ser cada vez mais ajustáveis e personalizáveis para cada cliente.

Como classificar despesas com assinatura de softwares?

A aquisição de softwares passou a ser classificada no elemento 40 – Serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação – Pessoa Jurídica”. A nova classificação compreende prestação de serviços por pessoas jurídicas para órgãos e entidades da Administração Pública, relacionadas à Tecnologia da Informação e Comunicação – TIC, não classificadas em outros elementos de despesa.

Os softwares podem ser classificados como despesas correntes ou como despesas de capital. No primeiro caso, quando a despesa não contribuir, diretamente, para a formação ou aquisição de um bem de capital, a exemplo a locação de softwares, pois se trata de despesa corrente.

Quando a despesa contribuir, diretamente, para a formação ou aquisição de um bem de capital, a exemplo do desenvolvimento de software que fará parte do ativo intangível, a despesa deve ser classificada como despesa como despesa de capital, tendo em vista que representa um investimento.

Desta forma teremos as possíveis classificações orçamentárias de acordo com a natureza da despesa.

3.3.XX.40 quando se tratar de despesa com locação de software (Despesa Corrente).

4.4.XX.40 quanto se tratar de contratação de empresa para o desenvolvimento de software que fará parte do ativo imobilizado (Despesa de capital).

Como contabilizar assinatura de software?

A contabilização varia conforme é uma assinatura de software ou a liquidação da despesa com o desenvolvimento de software.

Isto porque o software desenvolvido representará um aumento do ativo intangível, sendo um investimento que contribui diretamente para a formação de bem de capital. 

No caso da assinatura de software, o efeito patrimonial é diminutivo, já que a assinatura de software é uma despesa de serviço que não incrementa o patrimônio diretamente.

Assim, a assinatura de software, que é despesa corrente, deve ser contabilizada da seguinte forma:

No ativo: 

D – ativo / variação patrimonial diminutiva / serviços / locações

No passivo:

C – passivo / fornecedores e contas a pagar a curto prazo

Como otimizar a gestão financeira de despesas de assinatura de softwares na prática?

A gestão de custos de TI apresenta grandes desafios, como a dispersão de assinatura de softwares por departamentos e a dificuldade em provar o retorno em TI

Veja algumas dicas para otimizar a gestão financeira de assinatura de software e outras despesas da gestão em TI. 

1. Faça um inventário de assinatura de software

O inventário de licenças ativas permitirá identificar possíveis ociosidades e assinatura de softwares que não são mais utilizados. 

Com isso, há a possibilidade de redução de custos de TI sem perder em qualidade

Nesse inventário considere também detalhes sobre a assinatura de software, como finalidade, recursos, data da expiração e outros dados que forem pertinentes para evitar desperdício financeiro. 

2. Adote centros de custos

Centro de custo é uma forma de divisão interna que cria unidades independentes em relação à apuração de despesas e receitas. Essa divisão associa custos e pagamentos a cada um dos projetos, departamentos da empresa ou filiais da companhia.

Na gestão financeira de assinatura de software, é interessante considerar os departamentos da empresa ou projetos como centros de custos.

Assim, é possível ter maior transparência dos custos de assinatura de software e outras despesas conforme o departamento ou projeto. 

A transparência nos gastos é essencial para maior controle financeiro e otimização de recursos. 

3. Use uma ferramenta de gestão financeira

O uso de ferramenta de gestão financeira permite automatização de tarefas, maior controle financeiro e transparência nos custos de TI. Também abrange dashboards e relatórios gerenciais sobre as despesas.

Na gestão de assinatura de software e outras despesas de TI é importante contar com uma ferramenta que já faça a atribuição de despesas por centros de custos.

Assim, o levantamento de custos e indicadores de TI fica mais preciso e ganha-se tempo para realizar análises mais aprofundadas na gestão financeira. 

4. Use cartão corporativo nos pagamentos

O uso de cartão corporativo traz vantagens diversas para a gestão financeira, não só de software por assinatura. 

O cartão PJ pré-pago, por exemplo, permite agendar pagamentos recorrentes de assinatura de software, além de contar a função de teto de gastos. 

É um meio de pagamento corporativo interessante para a gestão financeira por centro de custos como indicamos. Alguns dos benefícios são:

  • Facilita a divisão de despesas por centros de custos, sendo possível utilizar um cartão pré-pago para cada centro de custo  (departamento ou projeto) com saldo referente ao orçamento pré-aprovado;
  • Promove maior controle de custos com a centralização de gastos de assinatura de software e outras despesas do departamento/projeto em uma mesma fatura; 
  • Maior controle sobre os custos orçados e realizados em departamentos e projetos.

Com a adoção de um cartão PJ pré-pago por departamento, por exemplo, fica muito mais fácil a identificação da origem das despesas em tempo real – minimizando gastos fantasmas comuns quando há um mesmo cartão corporativo para diversos departamentos. 

Por funcionar também como teto de gastos, um cartão PJ pré-pago também evita estouro de orçamento. 

Quando o cartão PJ pré-pago é integrado à plataforma de gestão financeira, os benefícios são ainda maiores. 

Nesse caso, a conciliação de despesas é automática. Ou seja, quando uma despesa é realizada no cartão PJ pré-pago, ela já é automaticamente atribuída ao respectivo centro de custo na plataforma de gestão financeira. 

Conforme as despesas são atribuídas automaticamente ao seu centro de custos, o fechamento de mês do financeiro também é facilitado. 

Essa modalidade de pagamento também melhora a autonomia dos departamentos, que possuem maior liberdade para gerir seu orçamento disponívelreduzindo pedidos de aprovação ao financeiro para cada investimento/pagamento. 

Assim, a gestão de despesas e prestação de contas, não só de assinatura de software, torna-se muito mais prática – com ganho de tempo para o financeiro e os demais departamentos. Para entender melhor sobre o funcionamento dos cartões pré-pago, acesse o guia: tudo sobre cartão pré-pago.

Qual o risco de utilizar softwares não licenciados?

Abrir mão da contratação de um software ou “burlar” o contrato, baixando a aplicação de maneira ilegal, pode sair muito mais caro. Para começar, os dados do usuário se tornam vulneráveis, especialmente por conta do phishing (roubo de dados comum em softwares piratas).

Com esse rombo na segurança, suas informações sigilosas podem ser acessadas por usuários maliciosos, facilitando práticas criminosas. A exposição aos vírus e malwares está no pacote, o que pode causar danos irreparáveis às suas informações e gerar prejuízos gravíssimos.

As instabilidades são outro problema em programas pirateados. Elas se tornam ainda mais prejudiciais pela ausência de suporte técnico, que é um benefício de que apenas os usuários regularizados podem usufruir.

Além das exposições a esses inúmeros riscos, a credibilidade da empresa fica comprometida. Seus processos podem sofrer danos e atrasos que prejudicarão a relação com seu consumidor.

Sobre a licença de software

Uma licença de software, ou licença de programa de computador, é uma definição de ações autorizadas (ou proibidas), no âmbito do direito de um programador de software de computador concedidas (ou impostas) ao usuário deste software. Entende-se por usuário qualquer entidade legal, empresas ou um “usuário final (doméstico)”, de onde tem origem o termo em inglês end user license agreement.

Quando uma licença acrescenta restrições para além das existentes no direito de autor, o usuário tem normalmente de aceitar que lhe sejam impostas estas restrições para poder utilizar legalmente o software, sendo esta uma das diferenças entre uma licença de software livre e uma licença de software não-livre: as licenças de software livre acrescentam direitos face aos já concedidos pelo direito de autor, deixando apenas para o ato de redistribuição as únicas regras que impõem.

De forma geral, o usuário de um software necessita de uma licença que pode ser paga ou não, temporária ou não para utilizar determinado software. No caso de software comerciais e não gratuitos, a licença só é concedida aos usuários que pagam pelo uso do software. Trata-se de uma forma de proteção de autenticidade do produto e o uso de meios de burlar uma licença de software pode configurar um ato ilegal.

Licenças temporárias são aquelas em que o programa de computador irá operar durante um tempo específico, e licenças de uso permanente são licenças sem restrição de uso com relação ao tempo. Esse tipo de licença são mais recentes e trabalham ligadas ao sistema operacional que tem sempre a data atualizada automaticamente. Existem algumas licenças de quantidade de uso de um determinado software, que por exemplo executa cálculos específicos para uma determinada atividade. A licença por quantidade pode limitar uma quantidade de vezes em que o programa de computador irá rodar. Caso seja ultrapassado o valor determinado da licença o programa bloqueia para novos usos. O custo deste tipo de licença pode ser menor devido à restrição ao uso.

Com o incremento de velocidade de internet e os computadores e consoles de jogos em sua maioria conectados na internet as licenças passaram a ser virtuais, em servidores de empresas fornecedoras de licença. Muitos programas de computador não rodam se não estiverem conectados na internet para conseguir a autorização ou licença para rodar. Esse tipo de licença dificultou em muito o uso de programas piratas, e facilitou o controle de acesso por parte do fornecedor de software garantindo que a maioria dos usuários são pessoas devidamente autorizadas, ou seja, com a licença de uso do software.

As licenças de rede, ou seja, através da internet e ligadas ao servidor do fornecedor de software e as novas versões de software fazem com que as licenças de uso perpétuo praticamente sejam descontinuadas. As licenças anuais estão cada vez mais se tornando uma tendência, levando ao usuário e empresas pagar de forma contínua pelo uso de um determinado programa de computador. Isso é mais comum ainda nos casos de programas de computador que fazem parte do negócio de uma determinada empresa, como os programas de modelagem 3D ligadas a banco de dados. Através desse tipo de licença de programa de computador é possível acompanhar em tempo real os usuários que estão utilizando o programa.

As licenças do tipo chave não caíram em desuso e são muito utilizadas para a instalação do programa no computador. Elas continuam sendo utilizadas para aumentar a segurança do sistema de licença de software, para tentar impedir que pessoas não autorizadas faça o uso de uma determinada licença. Apesar do custo de uma licença de software muitas vezes serem consideradas altos, é a principal fonte de renda das empresas desenvolvedoras de software. Uma das formas de reduzir o custo das licenças é através da concorrência entre programas de computador. Uma das principais barreiras dessa concorrência é que os arquivos gerados por um determinado software dificilmente ele é aberto em um software concorrente, e quando é possível a conversão essa não é perfeita. Inclusive é possível até mesmo verificar essa ocorrência dentro do mesmo software quando se altera a versão. Normalmente a versão mais antiga é aberta pela versão mais nova, mas o contrário não acontece, exigindo do usuário que se tenha sempre a versão atualizada do produto. Deste modo as licenças do tipo perpétua são cada vez menos interessantes, pois ficam limitadas a aos arquivos gerados na versão da época, por exemplo, um software da versão 2013 só abre os arquivos de 2013 e de anos anteriores e a licença não permite a atualização do software para a versão atual.

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