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La gestión de activos de TI previene el desperdicio en su empresa

Gestão de Ativos de TI

¿Qué es la gestión de activos de TI (ITAM)?

La gestión de activos de TI, o "Gestión de Activos de Software", es un componente clave de la estrategia de TI de una organización. El proceso implica gestionar y optimizar el uso, la implementación, el licenciamiento, el cumplimiento de licencias, la utilización y la eliminación de aplicaciones en todas las funciones empresariales de software.

La gestión de activos de software (SAM) es un subconjunto de la práctica más amplia de gestión de activos de TI. (ITAM), que garantiza que todos los activos de TI se gestionen y mantengan.

SAM es particularmente importante para las grandes organizaciones, ya que se ocupa principalmente de la redistribución de licencias de software. SAM ayuda a gestionar los riesgos legales asociados con la propiedad y el vencimiento del software. Esto es especialmente importante si utiliza Software SaaS .

¿Por qué implementar la Gestión de Activos de Software (SAM) en su empresa?

Dado que el software juega un papel tan central en las funciones diarias y el crecimiento de cualquier organización moderna, SAM tiene muchos beneficios para ayudar a las empresas a alcanzar objetivos estratégicos y mantener su software funcionando sin problemas, incluidos:

Reducir costos

La gestión de activos de software busca reducir costos mediante la negociación o renegociación de contratos y la eliminación o reasignación de licencias de software infrautilizadas. SAM beneficia a las empresas al documentar, reducir y gestionar los diversos costos asociados con las aplicaciones de software. Esto garantiza que todo el software se utilice según lo previsto.

Garantizar el cumplimiento

Sin una gestión adecuada de los acuerdos de licencia, pueden surgir problemas legales o riesgos de seguridad. SAM garantiza el cumplimiento mediante políticas de seguridad corporativas, supervisión de fechas de renovación, estándares de hardware actualizados y más. Las empresas de software desean gestionar cuánto se utiliza su producto y quién lo utiliza, por lo que SAM garantiza el cumplimiento de las especificaciones del servicio.

Mejorar la productividad de los empleados

Al garantizar que las licencias y los servicios de software se sigan gestionando mediante herramientas SAM automatizadas, los empleados sabrán exactamente cómo y por qué deben usar el software. Esto les permite dedicar menos tiempo a lidiar con posibles problemas futuros. SAM también ayuda a las empresas a rastrear qué empleados usan qué software y con qué frecuencia, para que puedan comprender mejor dónde agregar o eliminar funciones.

Aumentar la eficiencia de TI

Lo mismo ocurre con la eficiencia de TI. Tanto SAM como ITAM permiten a las empresas maximizar el uso de su hardware y software. La gestión de activos de TI logra esto al limitar los gastos generales asociados con la gestión y el soporte de todos los procesos de TI. En la gestión de activos de software, esto significa optimizar y automatizar los procesos habituales para hacerlos mucho más eficientes.

Establecer políticas de ciclo de vida de los proveedores

SAM puede ayudar a establecer políticas continuas sobre los ciclos de vida del software y los proveedores, lo que contribuye a establecer los beneficios a largo plazo de la gestión de activos. Esto incluye la documentación, la implementación, el uso y el retiro de un software determinado a medida que crece la empresa.

¿Cómo ayuda la Gestión de Activos de Software (SAM) a prevenir el desperdicio en su empresa?

Una buena política y la supervisión constante de la gestión de activos de TI le permiten comprender todo lo que ocurre en sus operaciones, lo que se traduce en una mejor gobernanza, así como en un mejor rendimiento de los activos y, en consecuencia, la productividad del equipo. Consulte los puntos clave a continuación.  

Evite el desperdicio en la gestión de activos

La gestión de activos mantiene la información actualizada para que los equipos puedan eliminar el desperdicio y optimizar su utilización. Ahorra dinero al evitar compras innecesarias y reducir los costos de licencias y soporte.

Evite la superposición de software y sistemas obsoletos

Con SAM, su empresa puede contar con información sobre la mejor manera de gestionar sus activos sin gastar grandes cantidades. Problemas como la superposición de software y los sistemas obsoletos se pueden identificar más fácilmente al disponer de una coordinación completa y actualizada. Esta es una forma eficaz para que las empresas garanticen operaciones seguras y ahorren mantenimiento y costos adicionales mediante el software.

Evitar el desperdicio por exposición a riesgos innecesarios

Sin conocer los riesgos que estos procesos suponen, es imposible determinar cómo abordarlos, lo que dificulta establecer una buena gobernanza. En este sentido, contar con un SAM es una gran ventaja, ya que permite identificar riesgos relacionados con fallos, licencias, etc.

Evite el desperdicio en el mantenimiento del software

Las listas de verificación forman parte de un proceso organizativo. Le ayudan a protegerse de futuros problemas de licencias. Además de saber qué activos requieren mayor atención en términos de mantenimiento, es necesario organizar los activos de la empresa. Sin evaluar todos los recursos, considerando software, hardware y otros aspectos, la estructura de TI no puede satisfacer las necesidades estratégicas de la empresa.

Evite el desperdicio por falta de planificación

Una buena gestión de activos de TI depende de la planificación de actividades. A partir de ahí, podrá guiar al equipo a través del procedimiento correcto, teniendo en cuenta los plazos, la calidad y la supervisión. Antes de iniciar cualquier actividad, divídala en fases para que se desarrollen según las necesidades y capacidades de la empresa.

Implementación de la gestión de activos de software

Al planificar e implementar una estrategia de gestión de activos de software, las mejores prácticas detalladas de SAM proporcionarán un marco para abordar esta tarea, aparentemente abrumadora. Las herramientas de SAM ayudarán a la gerencia a evaluar su entorno de software, implementar nuevas soluciones de software cuando sea necesario y gestionar las diversas licencias asociadas a la compra de software. A continuación, se explica cómo implementar la gestión de activos de software:

  1. Evalúe su nivel de madurez de SAM: Determina dónde te encuentras ya en el proceso y planifica hacia dónde quieres llegar.
  2. Fomentar la aceptación del equipo y de las partes interesadas: Involucre a las partes interesadas en el proceso SAM, ya que esto implica contratar a un empleado SAM dedicado para guiar el proceso.
  3. Evaluar e implementar una solución SAM: Los dos primeros pasos le ayudarán a determinar la mejor solución SAM para sus necesidades. Durante su investigación, cree una matriz de evaluación de proveedores de software para comparar sus diferentes capacidades.
  4. Descubra todos los activos de software:En este proceso central de SAM, debe descubrir todos los activos de software, incluidos SaaS y TI en la sombraEs fundamental comprender y documentar esto antes de pasar a los siguientes pasos del proceso SAM.
  5. Categorizar las licencias de software y analizar su uso: Desmitificar la licencias de software Analizar dónde (y con qué frecuencia) se utiliza su software. Esto le ayudará a organizar las licencias por departamento e identificar áreas de software infrautilizadas.
  6. Recuperación y optimización de licencias de softwareUtilice los datos de uso y licencias recopilados en el paso anterior para determinar si su organización está obteniendo valor de las inversiones en SaaS y otros software. Optimice el gasto en software y decida cómo recuperar, reasignar u optimizar las licencias para obtener el máximo rendimiento de la inversión de su empresa.
  7. Implementar una política de adquisición de softwareAl completar los pasos anteriores, su equipo de SAM podrá identificar dónde se necesita una estrategia y quién debe participar. Esto resulta útil para cualquier reforma existente que requiera una estrategia estandarizada específica.
  8. Crear y pronosticar un presupuesto de software: Desperdiciar dinero en activos de software sin usar es un problema importante para muchas organizaciones. Por lo tanto, una vez establecido un proceso integral de SAM, se identificarán áreas de mejora en el historial de uso y gasto. Con base en sus hallazgos, será más fácil realizar pronósticos presupuestarios de software más precisos.

La evolución de ITAM y la importancia del software ITAM en la era de la transformación digital

En un entorno de TI cada vez más complejo, la gestión de activos de TI (ITAM) va más allá de la simple catalogación de hardware y software. La necesidad de garantizar que los activos de software estén alineados con los procesos de negocio y contribuyan a la eficiencia operativa ha impulsado la evolución del software de ITAM. Esta herramienta se ha vuelto indispensable para gestionar activos de forma proactiva, optimizar su utilización e impulsar la toma de decisiones informada.

La integración del software ITAM con otras herramientas de gestión, como el software ITSM, crea una solución integral que abarca desde la gestión de incidentes hasta la gestión de la configuración. Esta sinergia entre los procesos ITAM e ITSM proporciona una visión integral del coste total y la vida útil de los activos, lo que facilita una gestión eficiente de los recursos de TI.

Características y beneficios clave del software ITAM

Un software ITAM robusto ofrece capacidades que van más allá del simple seguimiento de activos. La capacidad de consolidar datos de múltiples fuentes, incluido Active Directory, permite crear un inventario preciso y actualizado. La inteligencia artificial está cada vez más presente en estas herramientas, automatizando tareas como la identificación de software infrautilizado y la predicción de la necesidad de nuevas licencias.

La gestión de contratos es otro pilar fundamental del software ITAM. Al centralizar la información sobre licencias y contratos, la herramienta evita sanciones por incumplimiento y optimiza la inversión en software. La integración con KCS (Servicio Centrado en el Conocimiento) facilita el acceso a la información relevante, optimizando el soporte técnico y la gestión del conocimiento.

Implementación y Buenas Prácticas

La implementación del software ITAM requiere una planificación minuciosa y la aceptación de todas las partes interesadas, incluidos los usuarios finales. Una prueba gratuita de la herramienta puede ayudar a evaluar su idoneidad para las necesidades de la organización. Adoptar las mejores prácticas y crear un proceso de gestión claro son esenciales para el éxito del proyecto.

La gestión ágil se puede aplicar a la implementación de software ITAM, lo que permite ajustes rápidos y la entrega continua de valor. La comunicación transparente y la capacitación adecuada del usuario final garantizan la adopción de la herramienta y la maximización de los beneficios.

El futuro de ITAM y el rol del software ITAM

El futuro de ITAM está intrínsecamente ligado a la evolución de su software. La capacidad de tomar decisiones estratégicas basadas en datos precisos y actualizados será cada vez más valorada. La integración con otras tecnologías, como el Internet de las Cosas (IdC) y la computación en la nube, ampliará el alcance de ITAM y requerirá herramientas aún más sofisticadas.

LOS Tecnología 4Matt, ofrece soluciones completas gestión de activos de software, incluido el Software ITAM. Contáctanos Para obtener más información sobre cómo podemos ayudar a su empresa a optimizar su Recursos de TI y potenciar la transformación digital.

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