¿Qué es SaaS? Concepto, ciclo de vida y beneficios

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A lo largo de los años, los consumidores han cambiado su forma de consumir, hoy el modelo de servicios trabaja en muchas líneas de negocio diferentes, y con el software no fue diferente. Pero antes de hablar de SaaS (software como servicio), ¿cuál es el modelo de servicio?

Cuando necesitemos llegar a algún lugar, solo levante su celular y pida un Uber, en unos minutos llegará al lugar deseado y más, no tendrá que preocuparse por estacionar su auto, impuestos a la propiedad, mantenimiento y más. Con este ejemplo práctico podemos entender cómo servicios atrajo a miles de consumidores a su modelo, ya que entregan objetivamente sus deseo o necesidad.

Los servicios por su naturaleza tienen como objetivo la retribución a través de entregas de valor para el cliente, acortando el camino hacia su objetivo. Como resultado de este modelo, las empresas contratan el modelo de servicio para muchas funciones y así logran satisfacer sus necesidades. Como equipos de seguridad, marketing, impuestos y otros. ¡Larga vida a los proveedores de servicios! ¿SaaS? ¿Cómo funciona este modelo?

Como el software no podía quedar fuera de esta tendencia global, surgió el concepto de software como servicio (software como servicio) o como se conoce popularmente como SaaS.

SaaS es un modelo de distribución y ventas de acceso a software pagando una suscripción mensual, esta suscripción (licencia de uso) mientras está activa garantizará el derecho de uso (acceso) al software, si el cliente no quiere usar la aplicación, simplemente cancele la suscripción en el centro de administración del fabricante, de esta manera cancela su acceso al software / servicio y reduce el pago recurrente por la aplicación.

Otro punto muy importante cuando hablamos del modelo SaaS es que cuando firmamos un software, solo estamos firmando la aplicación final, es decir, toda la infraestructura informática, servidores, actualización y mantenimiento de servidores es de responsabilidad del fabricante, proporcionando un mayor enfoque en lo que importa, ¡use la aplicación!

¿Cuáles son los beneficios de usar SaaS?

Ahora que entendemos el concepto del modelo SaaS, ¿cuáles son los beneficios?

SaaS ofrece:

Actualización de software

Si el fabricante actualiza el Software durante su período de suscripción, tendrá derecho a utilizar la versión más reciente, esta actualización en la mayoría de los casos ocurre automáticamente sin generar costos operativos para el equipo de TI, después de que toda la aplicación se almacena en la nube.

Implementación rápida

Como la infraestructura de la aplicación es responsabilidad del fabricante, no es necesario que el cliente implemente servidores y otros recursos dentro de su infraestructura. El usuario final con sus credenciales inicia sesión rápidamente y usa la aplicación.

Costo inicial bajo

El modelo de carga SaaS permite que los costos iniciales de la aplicación comiencen de manera económica y asertiva. Al asignar la licencia de software a algunos usuarios, es posible analizar si la solución SaaS tiene una proeza con el modelo de negocio, evitando así costos operativos para el personal de TI.

Software bajo demanda

Si el cliente no desea utilizar la aplicación, simplemente cancele su suscripción en el centro de administración y de esta forma optimizará los ingresos mensuales. Con procesos bien definidos optimizamos el uso de firmas para los usuarios que realmente usan la aplicación y la versión / edición correcta.

Gestión centralizada

Las aplicaciones SaaS cuentan con un portal centralizado (tenant) donde gestionamos a todos los usuarios con suscripción activa, podemos solicitar rápidamente nuevas licencias, reasignar, cancelar y realizar otras tareas de administración.

Aplicaciones y empresas populares de SaaS

El software de diferentes segmentos está disponible en el modelo SaaS, agregando valor y resolviendo problemas. Destacamos:

  • Oficina 365 - Microsoft - Aplicaciones de productividad
  • Creative Cloud - Adobe - Aplicaciones creativas
  • Salesforce - Fuerza de ventas - Plataforma CRM
  • Netflix - Netflix - Transmisión de video
  • Dropbox - Dropbox - Almacenamiento y uso compartido de archivos
  • Spotify - Spotify - Transmisión de audio
  • Autodesk - Arquitectura e Ingeniería

Ejemplo de empresas SaaS en Brasil:

  • RD Station: aplicaciones para el marketing entrante
  • RunRun.it - Aplicación de gestión de proyectos
  • Lilu - Aplicación para servicios de mascotas a domicilio

Seguro que ya has utilizado u oído hablar de alguna de estas aplicaciones, el creciente número de usuarios de estas herramientas refuerza cada vez más la tendencia hacia este modelo de software.

¿Cómo administrar las aplicaciones SaaS?

La facilidad de implementación de SaaS ha provocado un aumento muy grande en la frecuencia de renovaciones de contratos, hoy se estima que las grandes corporaciones realizan más de 15 renovaciones de contratos por semana. Sin embargo, los equipos de gestión de activos de SaaS tienen que lidiar con el impacto de las renovaciones automáticas y el software infrautilizado. A continuación del artículo, profundizaremos en los pasos prácticos sobre cómo gestionar las renovaciones de SaaS para aprovechar al máximo la inversión de la empresa.

Flujo de renovación de SaaS

Para una renovación eficiente debemos entender que todos los contratos SaaS tienen un ciclo de vida, este ciclo de vida se divide en 3 etapas:

  1. Registro: en esta etapa nosotros mapearemos Criterios clave que se utilizarán en la renovación del contrato.
  2. Gestión: en este paso, el monitoreo activo el uso del Software.
  3. Renovación: En esta etapa, utilizaremos la información recopilada en la fase de seguimiento para llevar a cabo una renovación eficiente.

1. Registro

La etapa de registro comienza tan pronto como la organización adquiere el contrato o suscripción. Asegure el compromiso del comprador, ya que de esa manera podremos registrar la información clave más rápido.

Información clave para el registro:

  1. Nombre de la aplicación: ¿Cuál es el nombre de la aplicación?
  2. Derechos de uso: ¿Cuántos usuarios, activos, computadoras o dispositivos podrán usar la aplicación dentro del parque? Para alcanzar este fundamento, es importante identificar las métricas del software.
  3. Valores: Identificar el costo total del contrato y el costo unitario de cada licencia, con esta información el equipo construirá un orden de priorización para el flujo de renovaciones y actuará de manera más eficiente en el dimensionamiento del presupuesto.
  4. Fechas relevantes: el registro de fechas es crucial para planificar renovaciones, por lo que su equipo puede configurar un calendario, pronosticar períodos pico y planificar acciones.
  5. Términos adicionales: si corresponde, agregue términos adicionales de su contrato al registro, como términos de gracia, aviso previo de cancelación del contrato, condiciones mínimas, entre otros.
  6. Uso de la aplicación: ¿Quién usa la aplicación? ¿Cuál es la funcionalidad y categoría del software? ¿Qué importancia tiene para el negocio?
  7. Responsable: ¿Quién es responsable de la aplicación?
  8. Fabricante: ¿Eres un socio estratégico de la empresa? ¿Qué modelos de contrato ofrece el fabricante?

2. Gestión

Una vez que tenemos SaaS registrado dentro de la organización, es necesario enfocarse en rastrear el uso del software. En esta nueva etapa, debemos monitorear el desarrollo de la aplicación dentro de la organización, información sobre el uso de la aplicación Y el tuyo características para determinar el volumen en la próxima renovación, si identificamos que los usuarios usan pocas funciones, podemos buscar una suscripción de producto más ágil, si la aplicación se está utilizando poco, podemos renovar diferentes cantidades del producto. Los proveedores de SaaS cobran renovaciones en función del uso del Software, si conoce la tendencia de uso de su organización, es una gran oportunidad para cosechar las recompensas de su gestión.

Otro proceso importante durante la etapa de gestión es la Revisión de uso , este proceso identifica por qué algunos empleados no utilizan o utilizan muy poco el software. ¿El usuario usa otra solución? ¿Se requiere formación para utilizar el software? ¿El software no es compatible con sus necesidades? ¿Podemos continuar con la no renovación de esta licencia?

La información clave para la administración es:

  1. Usuarios activos: ¿Quién usa la aplicación? ¿Cuánto tiempo se usa la aplicación?
  2. Usuarios inactivos: ¿Quién no usa la aplicación? ¿Quién es el propietario de esta licencia? ¿Tenemos un cronograma para realizar la Revisión de uso?
  3. Funciones utilizadas: ¿Qué funciones se utilizan? ¿Qué funciones clave (que cambian el perfil de la licencia) se utilizan?
  4. Licencias disponibles: ¿Qué licencias están disponibles? ¿Cuántas licencias hay disponibles?
  5. Soluciones alternativas: ¿Los usuarios ya utilizan alguna solución alternativa para ese software? ¿Deberíamos considerar la solución alternativa para la renovación?

3. Renovación

Ahora que tenemos toda la información clave para una renovación eficiente, repasemos el proceso estándar para cada renovación de SaaS. Utilizando la información adquirida, vayamos a primeras preguntas de renovación:

  • ¿Que tenemos?
  • ¿Qué estamos usando?
  • ¿Lo que necesitamos?
  • ¿Cuál será el alcance de la renovación?
  • ¿Cuáles son los objetivos de este ámbito?

Las empresas tienen muchas renovaciones semanales y claramente no generan una buena relación costo-beneficio. SAM administrar todas las renovaciones de SaaS para una organización. Hoy existen plataformas como ServiceNow y Software de nieve que hacen esta gestión, pero no basta con tener una plataforma.

Luego, determinaremos los criterios para identificar dónde debe participar el equipo SAM. Estos criterios deben incluir:

  • Valor del contrato
  • Criticidad para el negocio

Los contratos de mayor valor merecen su atención, así como los contratos críticos para la organización. Cada vez más, el equipo mejorará el proceso de renovación eficiente y realizará las entregas con mayor rapidez, abriendo así espacio para el análisis de otros contratos. En esta etapa el calendario de renovación será su mayor aliado, por lo que será posible identificar renovaciones en las que el equipo SAM tendrá tiempo para agregar valor.

Con el alcance y los objetivos definidos, el siguiente paso es contactar al revendedor o fabricante para iniciar el proceso de renovación. Al comenzar el proceso de renovación temprano, tendrá más tiempo para negociar con el proveedor, y él tendrá tiempo para considerar cómo lograrán sus objetivos comerciales con usted u otro cliente. Establecer una asociación con el proveedor de SaaS es importante ya que no tiene la opción de optar por no comprar el Software. En el software SaaS, si no paga, pierde el acceso completo a la solución SaaS.

entendiendo al fabricante

Al negociar, es importante comprender el métricas clave de éxito Desde el fabricante. Por lo general, los proveedores de SaaS tienen métricas bien definidas, conocen a su socio y no se olviden de utilice las métricas a su favor. Modelos de métricas:

  1. Tasa de renovación
  2. Retención de clientes y contratos
  3. éxito del cliente
  4. Tasa de valor de vida útil del cliente (CLV)
  5. Tasa de abandono o tasa de rebote

Ejemplo comercial utilizando las métricas:

Si analizó los datos recopilados en el paso Registro y administración e identificó que la adopción del software es alta y aumentará en los próximos 3 años, negocie este plazo con el socio de SaaS. Con esta negociación ayudarás al vendedor en sus métricas y sin duda tendrás una mayor flexibilidad de precios.
El arte de la negociación es llegar a una situación en la que todos ganen, en cuyo caso lo ha logrado. Entró en un acuerdo de bajo costo por licencia que acompañará el crecimiento de la organización y que cumplió con todas las métricas del fabricante utilizadas en el modelo anterior.

Conclusión

Este artículo tuvo como objetivo: En su primer paso, desmitificar el concepto de SaaS con un enfoque conceptual e introductorio y, en su secuencia, presentar técnicas avanzadas para equipos que necesiten gestionar este activo.

Dominar el proceso de renovación de SaaS es otro paso hacia la madurez de SAM y, como en todo SAM, debemos reforzar las 3P's: Procesos, Personas y Plataformas. Con las 3P's alineadas, tendremos recolección de información efectiva, procesos que impactan a la organización y personal técnico especializado para realizar todas las rutinas y rituales necesarios.


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