Cómo un panel personalizado ayudó a optimizar la gestión de costos en los contratos SaaS

En un escenario empresarial dinámico, la gestión eficiente de los costes se vuelve imperativa. 4Matt, comprometido con la innovación y la búsqueda incesante de soluciones transformadoras, desarrolló un proyecto con una Startup referente en el mercado: El desarrollo del “Dashboard for Cost Management in SaaS Contracts”. Este informe, sin revelar la identidad de la empresa, destaca cómo la adopción de un panel personalizado revolucionó la forma en que vemos la gestión financiera, especialmente en los contratos relacionados con el Software como Servicio (SaaS). 

Retos iniciales y estrategia

Al iniciar el proyecto, nos enfrentamos a un desafío importante: crear una herramienta que permitiera una gestión precisa de los costos en los contratos SaaS, una tarea compleja dada la diversidad de estos contratos. Nuestro equipo de ITAM y agilidad jugó un papel crucial en el diseño de la estructura del panel, asegurando que proporcionara información relevante sobre el gasto, prediciendo y evitando posibles desperdicios. 

El equipo de agilidad se centró en la colaboración multidisciplinaria. Trabajando estrechamente con el cliente para comprender sus necesidades, el equipo de Gestión de Activos de TI (ITAM) para garantizar la integridad de los datos y el equipo de desarrollo de EBI para crear una interfaz intuitiva, el proyecto evolucionó rápidamente de una idea a una solución viable. 

Metodología ágil y adaptaciones.

La metodología ágil, en particular el marco Scrum, se ha convertido en la columna vertebral del desarrollo. En un entorno donde las demandas eran fluidas y la innovación constante, el equipo llevó a cabo sprints semanales, garantizando entregas iterativas. Esto permitió una respuesta ágil a los comentarios de los clientes, refinando continuamente la herramienta para satisfacer las expectativas cambiantes. 

El proyecto enfrentó desafíos inesperados a medida que crecía exponencialmente. El equipo de agilidad demostró flexibilidad al adaptar Scrum para dar cabida a un número creciente de contratos SaaS. La capacidad de adaptarse a circunstancias cambiantes permitió que el proyecto mantuviera su rumbo original a pesar de desafíos imprevistos. 

Comentarios continuos y ajustes rápidos

La receptividad del equipo de agilidad a la retroalimentación fue fundamental. El diálogo constante con el cliente se incorporó a las reuniones de sprint, donde se presentó y perfeccionó cada detalle del tablero. Los comentarios negativos se vieron como oportunidades de mejora, lo que impulsó al equipo a realizar ajustes rápidos y mejoras continuas. 

Además de desarrollar una herramienta técnicamente sólida, el equipo se centró en interacciones periódicas con los usuarios finales. Las reuniones de Sprint no trataban sólo de aspectos técnicos, sino también de cómo la herramienta satisfacía las necesidades prácticas de los usuarios. Este enfoque aseguró que el panel fuera una solución verdaderamente centrada en el usuario. 

Resultados

El “Dashboard for Cost Management in SaaS Contracts” superó las expectativas. No sólo ha proporcionado una visión holística del gasto en contratos SaaS, sino que también se ha convertido en una herramienta indispensable en la toma de decisiones estratégicas. La compañía no sólo ha optimizado sus recursos, sino que también se ha consolidado como líder a la vanguardia de la gestión eficiente de costes en un mundo cada vez más digital.