¿Qué es la gestión de activos de TI (SAM)?
La gestión de activos de TI o "gestión de activos de software" es una parte importante de la estrategia de TI de una organización. El proceso implica utilizar el software de una empresa, administrar y optimizar el gasto, la implementación, las licencias de software, el cumplimiento de licencias, el uso y la eliminación de aplicaciones en todas las funciones comerciales de software.
La gestión de activos de software (SAM) es un subconjunto de la práctica más amplia de gestión de activos de TI (ITAM), que garantiza que todos los activos de TI se gestionen y mantengan.
SAM es particularmente importante para las grandes organizaciones porque se ocupa principalmente de la redistribución de licencias de software. SAM ayuda a administrar los riesgos legales asociados con la propiedad y el vencimiento del software. Esto es especialmente importante si utiliza software SaaS .
¿Por qué implementar la Gestión de Activos de Software (SAM) en su empresa?
Dado que el software desempeña un papel tan central en las funciones diarias y el crecimiento de cualquier organización moderna, SAM tiene muchos beneficios para ayudar a las empresas a lograr objetivos estratégicos y mantener su software funcionando sin problemas, que incluyen:
Reducir costos
La gestión de activos de software tiene como objetivo reducir los costos mediante la negociación o renegociación de contratos y la eliminación o reasignación de licencias de software infrautilizadas. SAM beneficia a las empresas al documentar, reducir y administrar los diversos costos asociados con las aplicaciones de software. Esto garantiza que todo el software se utilice según lo previsto.
garantizar el cumplimiento
Sin un buen control de los acuerdos de licencia, pueden surgir problemas legales o riesgos de seguridad. SAM exige el cumplimiento a través de políticas de seguridad corporativas, monitoreo de fechas de renovación, estándares de hardware actualizados, etc. Las empresas de software desean administrar cuánto de su producto se utiliza y quién lo utiliza, por lo que SAM mantiene el negocio en conformidad con las especificaciones del servicio.
Mejorar la productividad de los empleados
Al garantizar que los servicios de software y licencias continúen administrándose a través de herramientas SAM automatizadas, los contribuyentes sabrán exactamente cómo usar el programa y para qué. Esto asegura que pasen menos tiempo lidiando con posibles problemas que podrían surgir en algún momento en el futuro. SAM también ayuda a las empresas a rastrear qué empleados usan qué software y cuánto, para que puedan tener una idea de dónde agregar o quitar funciones.
Aumente la eficiencia de TI
Lo mismo ocurre con la eficiencia de TI. Tanto SAM como ITAM permiten a las empresas aumentar el uso que reciben de hardware y software. La gestión de activos de TI hace esto al limitar los gastos generales asociados con la gestión y el soporte de todos los procesos de TI. En la gestión de activos de software, esto significa simplificar y automatizar los procesos regulares para hacerlos mucho más eficientes.
Establecer políticas de ciclo de vida del proveedor
SAM puede ayudar a establecer políticas continuas en torno al software y los ciclos de vida de los proveedores de software, lo que ayuda a establecer los beneficios a largo plazo de la gestión de activos. Esto incluye documentar, implementar, usar y retirar cierto software con el tiempo a medida que crece el negocio.
¿Cómo ayuda Software Asset Management (SAM) a evitar desperdicios en su empresa?
Una buena política y monitoreo constante de la gestión de los activos de TI le permite comprender todo lo que sucede dentro de su operación, para un mejor gobierno, además de favorecer una mejora en el rendimiento de los activos y, en consecuencia, en la productividad de los equipos. Siga los puntos principales a continuación.
Evite el desperdicio en la gestión de activos
La gestión de activos mantiene la información actualizada para que los equipos puedan eliminar el desperdicio y mejorar la utilización. Ahorra dinero al ayudar a evitar compras innecesarias y reducir los costos de licencia y soporte.
Evite la superposición de software y sistemas no utilizados
Con SAM, su empresa puede confiar en la información sobre la mejor manera de manejar los activos sin arruinarse. Los problemas como el software superpuesto y los sistemas obsoletos se pueden identificar más fácilmente cuando se dispone de una coordinación completa y actualizada. Esta es una forma efectiva para que las empresas garanticen operaciones seguras y ahorren mantenimiento y costos adicionales a través del software.
Evitar los residuos por exposición a riesgos innecesarios
Sin saber qué riesgos presentan estos procesos, es imposible determinar cómo enfrentarlos, lo que dificulta el establecimiento de una buena gobernanza. En este sentido, contar con un SAM es un gran beneficio, ya que puede identificar riesgos de fallas, licenciamiento, etc.
Evite el desperdicio en el mantenimiento del software
Las listas de verificación son parte de un proceso que corresponde a una organización. Con él, puede protegerse de futuros problemas de licencias. Además de saber qué activos requieren más atención en términos de mantenimiento, es necesario organizar los activos que posee la empresa. Sin evaluar todo el conjunto de recursos, considerando el software, el hardware y otros aspectos, la estructura de TI no puede mantenerse al día con las necesidades estratégicas de la corporación.
Evitar desperdicios por falta de planificación
Una buena gestión de activos de TI depende de la planificación de actividades. A partir de ahí, será posible orientar al equipo hacia el procedimiento correcto, teniendo en cuenta los plazos, la calidad y el seguimiento. Antes de iniciar cualquier actividad, divídela en fases para que sucedan de acuerdo a las necesidades y posibilidades de la empresa.
Implementación de la gestión de activos de software
Al planificar e implementar una estrategia de gestión de activos de software, las mejores prácticas de SAM explicadas en detalle formarán un marco para lidiar con la tarea aparentemente desalentadora. Las herramientas SAM ayudarán a la gerencia a evaluar su entorno de software, implementar nuevas soluciones de software cuando sea necesario y administrar las diversas licencias asociadas con la compra de software. Aquí se explica cómo implementar la gestión de activos de software:
- Evalúe su nivel de madurez SAM: Determine dónde se encuentra ya en el proceso y planifique hacia dónde quiere ir.
- Cree la aceptación del equipo y de las partes interesadas: Involucrar a las partes interesadas en el proceso de SAM, ya que esto implica contratar a un empleado de SAM dedicado para guiar el proceso.
- Evaluar e implementar una solución SAM: Los primeros dos pasos lo ayudarán a determinar la mejor solución SAM para sus necesidades. Cree una matriz de evaluación de proveedores de software durante el estudio para comparar las diferentes capacidades de los proveedores.
- Descubra todos los activos de software: En este proceso central de SAM, debe descubrir todos los activos de software, incluidos SaaS y TI en la sombra. Es fundamental comprender y documentar esto antes de pasar a los siguientes pasos en el proceso SAM.
- Clasifique las licencias de software y analice el uso: desmitificar el licencias de software y analice dónde (y con qué frecuencia) se utiliza su software. Esto lo ayudará a organizar las licencias por departamento y encontrar áreas de software infrautilizadas.
- Recuperación y optimización de licencias de software: use los datos de uso y licencia recopilados en el paso anterior para determinar si su organización está obteniendo valor de SaaS y otras inversiones en software. Optimice el gasto en software y decida cómo reclamar, reasignar u optimizar las licencias para obtener el mejor retorno de la inversión para estas empresas.
- Implementar una política de adquisición de software: Al completar los pasos anteriores, su equipo SAM podrá identificar dónde se necesita una estrategia y quién debe participar. Esto es útil para todas las reformas existentes que requieren una estrategia estandarizada especial.
- Crear y pronosticar el presupuesto de software: Desperdiciar dinero en activos de software no utilizados es un gran problema para muchas organizaciones, por lo que una vez que se implemente un proceso integral de SAM, las áreas de mejora en el uso y el historial de gastos se harán evidentes. en función de sus hallazgos, será más fácil hacer pronósticos más precisos de los presupuestos de software.
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