De acuerdo con la estadístico Con el crecimiento del mercado de software empresarial en los últimos años, para 2022 se espera que el gasto de TI en software empresarial alcance alrededor de $ 672 mil millones en todo el mundo, un aumento de 11% con respecto al año anterior.
Con todo este crecimiento, es fundamental monitorear las firmas de software para reducir costos y no impactar tanto en el presupuesto de su empresa.
Licencia de software
EL Licencia es un documento contractual utilizado por los desarrolladores de programas digitales. Se utiliza para definir si la aplicación es de dominio público o si está bloqueada por derechos de autor, además de determinar cómo se puede utilizar el código fuente.
A pesar de los diversos tipos de licencias de software, el principio es similar: la concesión de licencias otorga o limita el derecho de uso de un determinado programa al consumidor final, que puede ser una organización, una entidad gubernamental o incluso una persona que lo usará en casa.
Las reglas se establecen en el contrato de aplicación, definiendo cómo se tratarán las copias y modificaciones del código del programa, además de las posibles sanciones en caso de incumplimiento de los términos antes mencionados.
Las licencias todavía sirven para delinear el soporte al usuario, tratar con las políticas de actualización y la lista de servicios provistos.
¿Qué tipos de licencias de software están disponibles?
La forma en que funciona cada licencia varía según la categoría a la que pertenece. Mira los principales:
- Autofinanciamieto: Es la licencia del software desarrollado por la empresa que lo utilizará. De esta forma, la organización es propietaria del software, pudiendo utilizar el programa de la forma que más le convenga. Cuando el software es desarrollado y utilizado por más de una empresa, el tipo de licencia que se aplica es co-sourcing
- Adquisición perpetua: Funciona como un programa de compra. Esto se debe a que, luego de adquirirlo, el usuario tiene derecho a usarlo de por vida. Sin embargo, la opción no incluye actualizaciones y mantenimiento del programa.
- Licencia de uso: Permite el uso del programa en una sola máquina, con actualizaciones incluidas. Este tipo de licencia de software, sin embargo, prevé el pago de tasas administrativas y no incluye mantenimiento.
- LAS P: El acrónimo hace referencia al término inglés Application Service Provider. La opción funciona como un arrendamiento de software, en el que la empresa paga una tarifa mensual por usar el software, que no está alojado en sus máquinas y/o servidores.
- SaaS: El acrónimo hace referencia a Software As A Service, o Programa como Servicio, en portugués. SaaS funciona de manera similar a ASP, pero no se realiza ninguna instalación; el software se almacena en una nube. Además, el pago se realiza según la cantidad de usuarios del programa.
- Fuente abierta: Como el código es abierto, el usuario puede modificarlo para que el programa se ajuste a sus necesidades. Sin embargo, existen límites y restricciones, lo que diferencia la opción del software libre.
- Software libre: Ofrece al usuario total libertad para copiar, distribuir y modificar el código fuente del programa. Sin embargo, esto no significa que el software sea gratuito.
- Programa gratuito: Se puede usar y distribuir de forma gratuita, pero no es necesariamente de código abierto para la personalización.
También vale la pena recordar que existe una tendencia hacia nuevas formas de licenciamiento de software. Como estrategia de ventas en la era de la computación de alta gama, deben ser cada vez más ajustables y personalizables para cada cliente.
¿Cómo clasificar los gastos de suscripción de software?
La adquisición de software pasó a clasificarse en el elemento 40 – Servicios de Tecnologías de la Información y la Comunicación – Personas Jurídicas”. La nueva clasificación comprende la prestación de servicios por parte de personas jurídicas a órganos y entidades de la Administración Pública, relacionados con las Tecnologías de la Información y la Comunicación - TIC, no clasificados en otros elementos de gasto.
El software se puede clasificar como gastos corrientes o como gastos de capital. En el primer caso, cuando el gasto no contribuir, directamente, para la formación o adquisición de un bien de capital, como el leasing de software, al tratarse de un gasto corriente.
cuando el gasto contribuir, directamente, para la formación o adquisición de un bien de capital, como el desarrollo de un software que formará parte del activo intangible, el gasto debe clasificarse como gasto de capital, dado que representa una inversión.
De esta forma, tendremos las posibles clasificaciones presupuestarias según la naturaleza del gasto.
3.3.XX.40 en el caso de gastos de arrendamiento de software (Gastos Corrientes).
4.4.XX.40 cuando se trate de contratar una empresa para el desarrollo de software que formará parte del activo fijo (Gasto de capital).
¿Cómo contar la suscripción de software?
La contabilidad varía según se trate de una suscripción de software o de la liquidación de los gastos de desarrollo de software.
Esto debido a que el software desarrollado representará un incremento de activos intangibles, siendo una inversión que contribuye directamente a la formación de bienes de capital.
En el caso de suscripción de software, el el efecto de equidad es diminutivo, ya que la firma del software es un gasto de servicio que no aumenta directamente el patrimonio.
Así, la suscripción del software, que es un gasto corriente, debe contabilizarse de la siguiente manera:
En activo:
D - activo / variación patrimonial diminuta / servicios / arrendamientos
Sobre pasivos:
C – pasivos a corto plazo / proveedores y cuentas por pagar
¿Cómo optimizar la gestión financiera de los gastos de suscripción de software en la práctica?
la administración de costos de TI presenta grandes desafíos, como la dispersión de las suscripciones de software por departamentos y la dificultad para demostrar el rendimiento de TI.
Estos son algunos consejos para optimizar la gestión financiera de las suscripciones de software y otros gastos de gestión de TI.
1. Realice un inventario de suscripciones de software
EL inventario de licencias activas permitirá identificar posibles ociosidades y firma de software que ya no se utiliza.
Con esto, existe la posibilidad de Reducción de costes de TI sin perder calidad.
En este inventario, considere también los detalles sobre la suscripción del software, como el propósito, los recursos, la fecha de vencimiento y otros datos relevantes para evitar el desperdicio financiero.
2. Adoptar centros de costos
centro de coste es una forma de división interna que crea unidades independientes en relación al cálculo de gastos e ingresos. esta división asocia costos y pagos a cada uno de los proyectos, departamentos o sucursales de la empresa.
En la gestión financiera de suscripción de software, es interesante considerar los departamentos o proyectos de la empresa como centros de coste.
Así, es posible tener mayor transparencia de los costos de suscripción de software y otros gastos dependiendo del departamento o proyecto.
La transparencia en el gasto es esencial para mayor control financiero y optimización de recursos.
3. Utilice una herramienta de gestión financiera
El uso de una herramienta de gestión financiera permite automatización de tareas, mayor control financiero y transparencia en los costos de TI. también cubre Cuadros de mando e informes de gestión de gastos.
Al administrar las suscripciones de software y otros gastos de TI, es importante tener un herramienta que ya imputa gastos por centros de costo.
Así, el relevamiento de costos e indicadores de TI es más preciso y se gana tiempo para realizar análisis más profundos en la gestión financiera.
4. Usa la tarjeta corporativa para los pagos
El uso de Tarjeta corporativa aporta varias ventajas a la gestión financiera, no solo al software de suscripción.
La tarjeta prepago PJ, por ejemplo, permite programar pagos recurrentes de suscripción de software, además de contar función de límite de costo.
es un medio de pago corporativo interesante para la gestión financiera por centro de coste como se indica. Algunos de los beneficios son:
- Facilita la división de gastos por centros de costo, posibilitando el uso de una tarjeta prepago para cada centro de costo (departamento o proyecto) con saldo referente al presupuesto preaprobado;
- Promueve un mayor control de costos con la centralización de los gastos de suscripción de software y otros gastos de departamento/proyecto en la misma factura;
- Mayor control sobre los costos presupuestados y realizados entre departamentos y proyectos.
Con la adopción de una tarjeta PJ prepago por departamento, por ejemplo, mucho más fácil identificar el origen de los gastos en tiempo real, minimizando los gastos fantasma común cuando existe la misma tarjeta corporativa para varios departamentos.
Como también funciona como tope de gasto, una tarjeta PJ prepago también evitar excesos de presupuesto.
Cuando la tarjeta prepago PJ es integrado en la plataforma de gestión financiera, los beneficios son aún mayores.
En ese caso, el La reconciliación de gastos es automática. Es decir, cuando se realiza un gasto en la tarjeta PJ prepago, se asigna automáticamente al centro de costo respectivo en la plataforma de gestión financiera.
Como los gastos se asignan automáticamente a su centro de costos, el cierre de mes También se facilita la financiación.
Este método de pago también mejora la autonomía del departamento, eso tiene mayor libertad para administrar su presupuesto disponible, reducir las solicitudes de aprobación de finanzas por cada inversión/pago.
Así, la gestión de gastos y rendición de cuentas, no solo el software de firma, se vuelve mucho más práctico, con ahorro de tiempo para finanzas y otros departamentos. Para comprender mejor cómo funcionan las tarjetas prepago, acceda a la guía: todo sobre la tarjeta prepago.
¿Cuál es el riesgo de usar software sin licencia?
Renunciar a contratar software o “engañar” el contrato descargando la aplicación de forma ilegal puede resultar mucho más caro. Para comenzar, los datos del usuario se vuelven vulnerables, especialmente a causa de la phishing (robo de datos común en software pirateado).
Con este agujero de seguridad, su información sensible puede ser accedida por usuarios malintencionados, lo que facilita las prácticas delictivas. La exposición a virus y malware está en el paquete, lo que puede causar daños irreparables a su información y causar daños graves.
Las inestabilidades son otro problema con los programas pirateados. Se vuelven aún más dañinos por la falta de soporte tecnico, que es un beneficio que solo pueden disfrutar los usuarios regularizados.
Además de la exposición a estos numerosos riesgos, la credibilidad de la empresa se ve comprometida. Tus procesos pueden sufrir daños y retrasos que perjudicarán la relación con tu consumidor.
Acerca de la licencia de software
Una licencia de software, o licencia de programa de computadora, es una definición de acciones autorizadas (o prohibidas), dentro del alcance del derecho de un programador de software. software de ordenador concedido (o impuesto) al usuario de este software. Usuario significa cualquier entidad legal, empresa o un "usuario final (doméstico)", de donde se origina el término acuerdo de licencia de usuario final.
Cuando una licencia añade restricciones adicionales a las existentes en los derechos de autor, normalmente el usuario tiene que aceptar que se imponen estas restricciones para poder utilizar legalmente el software, siendo esta una de las diferencias entre un licencia de software libre y una licencia de software no libre: las licencias de software libre añaden derechos a los ya otorgados por el copyright, dejando las únicas reglas que imponen al acto de redistribución.
Por lo general, el usuario de un software necesita una licencia que puede ser pagada o no, temporal o no, para usar determinado software. En el caso de software comercial y no libre, la licencia solo se otorga a los usuarios que pagan por el uso del software. Es una forma de protección de la autenticidad del producto y el uso de medios para eludir una licencia de software puede constituir un acto ilegal.
licencias temporales son aquellas en las que el programa de cómputo operará por un tiempo determinado, y las licencias de uso perpetuo son licencias sin restricción de uso respecto del tiempo. Este tipo de licencia es más reciente y funciona ligado al sistema operativo que siempre tiene la fecha actualizada automáticamente. Existen algunas licencias por la cantidad de uso de un determinado software, que por ejemplo realiza cálculos específicos para una determinada actividad. La licencia por cantidad puede limitar el número de veces que se ejecutará el programa informático. Si se supera el valor especificado de la licencia, el programa se bloquea para nuevos usos. El costo de este tipo de licencia puede ser menor debido a restricciones de uso.
Con el aumento de la velocidad de Internet y la mayoría de las computadoras y consolas de juegos conectadas a Internet, las licencias se volvieron virtuales, en los servidores de las empresas que otorgan las licencias. Muchos programas de computadora no se ejecutarán a menos que estén conectados a Internet para obtener autorización o licencia para ejecutarse. Este tipo de licencia hacía muy difícil su uso programas pirateados, y facilitó el control de acceso por parte del proveedor del software, asegurando que la mayoría de los usuarios sean personas debidamente autorizadas, es decir, con licencia de uso del software.
En licencias de red, es decir, a través de internet y vinculado al servidor del proveedor del software y las nuevas versiones del software hacen que las licencias de uso perpetuo estén prácticamente descontinuadas. Las licencias anuales se están convirtiendo cada vez más en una tendencia, lo que lleva a los usuarios y empresas a pagar continuamente por el uso de un determinado programa informático. Esto es aún más común en el caso de programas informáticos que forman parte del negocio de una determinada empresa, como modelado 3D vinculado a la base de datos. Mediante este tipo de licencia de programa informático es posible monitorear en tiempo real a los usuarios que están utilizando el programa.
Las licencias tipo llave no han caído en desuso y son muy utilizadas para instalar el programa en el ordenador. Se siguen utilizando para aumentar la seguridad del sistema de licencias de software, para intentar evitar que personas no autorizadas utilicen una determinada licencia. Aunque el costo de una licencia de software a menudo se considera alto, es la principal fuente de ingresos para las empresas de desarrollo de software. Una de las formas de reducir el costo de las licencias es a través de la competencia entre programas de computadora. Una de las principales barreras de esta competencia es que los archivos generados por un software determinado rara vez se abren en el software de la competencia, y cuando la conversión es posible, no es perfecta. Incluso es posible verificar esta ocurrencia dentro del mismo software al cambiar la versión. Por lo general, la versión anterior es abierta por la versión más nueva, pero no sucede lo contrario, lo que requiere que el usuario tenga siempre la versión actualizada del producto. De esta forma, las licencias de tipo perpetuo son cada vez menos interesantes, ya que se limitan a los archivos generados en la versión de época, por ejemplo, una versión de software 2013 solo abre archivos de 2013 y de años anteriores y la licencia no permite actualización del software a la versión actual.
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