Como otimizar nossos contratos de Microsoft 365 e Office 365? Por onde começar? Como reduzir contratos sem perder funcionalidades? Como negociar com a Microsoft? Estas são as principais perguntas que recebemos quando procurados para uma análise de otimização de contratos de Office 365.
Trabalhando em alguns cenários de otimização de Office 365 para um Cliente muito recentemente, nos deparamos om uma ótima alternativa: licenciamento deste produto por dispositivo.
Esta licença baseada em dispositivo foi projetada para simplificar o gerenciamento do Office 365 ProPlus em dispositivos compartilhados por muitos usuários. Qualquer pessoa que entre e use esse dispositivo pode usar o Office 365 ProPlus para criar e editar documentos.
IMPORTANTE: A assinatura do Microsoft do Office 365 ProPlus baseado em dispositivo está disponível apenas como uma licença complementar para alguns clientes comerciais e alguns clientes educacionais e pode ser feita por assinatura mensal ou assinatura anual.
Requisitos para usar o licenciamento baseado em dispositivo para o Office 365 ProPlus:
- Versão 1907 or superior do Office 365 ProPlus;
- Versão 1803 ou superior do Windows 10;
- O dispositivo com Windows 10 obrigatoriamente deve ter sido; ingressado no Azure Active Directory (Azure AD) Azure AD híbrido.
Avançando ainda mais na otimização de Office 365 recomendamos a nossos clientes o uso de 4 pontos básicos de otimização:
1- Crie uma linha de base:
É muito importante que a área de tecnologia da informação crie uma linha de base de usuários por departamento e qual seu perfil de uso.
Importante também analisar a cota em storage de Exchange ou OneDrive eles incluíram (GB) e realmente foram usados, juntamente com outros dados para auxiliar no processo de otimização. Isso ajuda na tomada de decisões orientadas por informações e reduz o desperdício do que não está sendo utilizado.
2- Avalie o que não está sendo usado:
Normalmente encontramos produtos mais completos como um Offce 365 E3 ou E5 com usuários que não precisam desta suíte completa. Verifique nas áreas o perfil de uso de cada profissional pois talvez os usuários estejam com licença correta ou tenham projetos futuros que requerem acesso a uma determinada ferramenta da suíte Office 365.
3- Analise a capacidade de armazenamento:
Fazer uma análise das necessidades reais de armazenamento e suas opções de Downgrade faz com que os planos de Office 365 sejam cada vez menores.
Os usuários da licença Office 365 E3 possuem 1Tb de armazenamento pessoal ilimitado do OneDrive e 100 GB de armazenamento por e-mail. As empresas geralmente executam aplicativos de armazenamento alternativos como Dropbox, Box ou Google Drive. Neste caso considere seus requisitos reais de tb de armazenamento, opções de downgrade ou cancelamento de outros armazenamentos SaaS.
Além disso, analisar a mudança de planos também pode fazer sentido para a otimização de licenças se você estiver, por exemplo, usando o Google G Suite para e-mails e outros aplicativos do Office para criação e colaboração.
4- Revise Trimestralmente as assinaturas:
Os movimentos de entrada e saída de profissionais e a mudança das necessidades organizacionais tornam-no uma necessidade também da mudança dos contratos. Novos contratados e projetos vêm e vão.
Ao acompanhar isso trimestralmente, as empresas podem maximizar seu ROI e manter seus funcionários com a melhor suíte. Você também pode monitorar o Office 365 Admin Center usando a plataforma MattZero para manter-se atualizado com os processos de mudanças no RH e gerenciar atribuições, bloqueio de usuários ou mudanças de perfil
Gostaríamos de reforçar que Gestão de Ativos de Software (SAM – Software Asset Management) é o conjunto de práticas de negócio que suportam o gerenciamento de software na Organização de forma responsável e produtiva. Essas práticas são usadas para atingir objetivos como:
- Redução de custo com software;
- Mitigação de riscos com auditoria e segurança por exemplo;
- Suporte na tomada de decisão e cumprimento do plano estratégico.
Nossa recomendação:
É muito comum empresas só se atentarem para a mudança do licenciamento de Office depois dela acontecer e por isso nossa metodologia de trabalho mostra que esta analise pró ativa é de grande importância.
Essas mudanças nas regras de licenciamento podem ser acompanhadas e gerenciadas por um Centro de Excelência em Governança de Software e Nuvem (CCoE). Pode-se utilizar uma plataforma única de governança de nuvens hibridas, onde é possível controlar os custos de seu datacenter VMware e também de nuvens públicas AWS, Azure e Google.
Nós somos a 4Matt Tecnologia, especialistas em Governança de Software e CCoE, Cloud Center of Excellence.
O Office 365 é uma suíte de aplicativos para escritório online por assinatura que oferece acesso a vários serviços e softwares construídos na plataforma Microsoft Office. Inicialmente inclui versões hospedadas do Exchange, Microsoft Lync Server, SharePoint, Office Online, Microsoft Teams, juntamente com acesso aos aplicativos desktop do Microsoft Office 2019 nos planos de assinatura corporativo.
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