Etapa 2: Caminhar. O Caminho Para Aproveitar ao Máximo seu Programa de SAM no ServiceNow

Fase de Caminhada: Economia de Custos / Mitigação de Riscos

Aproveite ao maximo seu Programa de SAM. Nesta fase, você começará a estabelecer processos, políticas, recursos e ferramentas para executar o roadmap do programa de Software Asset Management. É possível automatizar os processos e procedimentos manuais que foram estabelecidos durante a fase de Engatinhar. Siga a diante para modelos de licenciamento mais complexos encontrados em ambientes de datacenter, casos de uso de “Traga sua própria licença” (BYOL) e editores adicionais de SaaS. Considere a governança e o controle de custos por meio de medição de software e recuperação, identifique softwares redundantes e ajuste o portfólio de software com base nos resultados de conformidade.

Processo: Entrada de novos títulos de software na organização
Estabeleça um processo para a entrada de novos títulos de software na organização. Esse processo deve incluir revisões de arquitetura, segurança, aquisição e contratos. Identifique as métricas de licenciamento, termos e condições contratuais, requisitos de instalação, tipo de software (assinatura ou instalação de software) e defina o responsável pelo produto.

Passos para concluir:

1. Identificar as partes interessadas que estarão envolvidas no processo de entrada de novos softwares.
2. Criar o processo e definir o método para a entrada.
3. A utilização de um item de Catálogo ou registro de Demanda ajudará na automação, encaminhamento de aprovações e revisões.

Descoberta de ambientes de Datacenter/Infraestrutura
Na fase de Engatinhar, focamos na descoberta de software no patrimônio de End User Compute (EUC). Já na fase de Caminhada, voltamos nossa atenção para o software implantado no datacenter. A descoberta de software em datacenters requer ferramentas e processos mais sofisticados para lidar com virtualização, ambientes dinâmicos e licenciamento complexo.

Recomenda-se o uso do ServiceNow Discovery para popular automaticamente o datacenter. O Discovery utiliza padrões no processo de descoberta que podem ser criados ou personalizados. O sistema base contém uma ampla gama de padrões que cobrem a maioria dos dispositivos de rede e aplicativos padrão da indústria. A seguir estão alguns dos padrões do sistema base utilizados pelo Gerenciamento de Ativos de Software:

• Microsoft SQL Server
• Microsoft Exchange Server
• Oracle Database Server
• VMware vCenter
• Citrix XenApp
• Citrix XenDesktop

Você também pode personalizar outros padrões para o Software Asset Management.
Além disso, o ServiceNow SAM também oferece capacidades específicas para coletar informações de software do datacenter necessárias para determinados editores de software, sendo eles:

IBM:
Você pode integrar-se ao ILMT ou BigFix Inventory usando a versão 1 ou 2 das APIs de integração. O aplicativo de Gerenciamento de Ativos de Software usa essas APIs para recuperar dados, como dados de instalação de software e dados de uso máximo. Para mais informações clique aqui.

Você pode rastrear e gerenciar licenças IBM em ambientes VMware vSphere e infraestruturas IBM LPAR integrando o pacote de gerenciamento de editor de software IBM com provedores de Gerenciamento de Ativos de Software autorizados a participar do Programa IBM Authorized SAM Provider (IASP). Com essas integrações, você pode rastrear e gerenciar o licenciamento IBM diretamente. Para mais informações, clique aqui.

Oracle:
Para coletar dados de instalação e uso dos produtos Oracle implantados no seu ambiente, é necessário utilizar um processo de Discovery. Com a verificação e inscrição do ServiceNow no Programa Oracle Third-Party Tool Vendor (3PTV), tanto o aplicativo ServiceNow Discovery quanto o aplicativo de Gerenciamento de Ativos de Software são verificados pelo fabricante a fim de coletar e reportar esses dados sem a necessidade de ferramentas de medição da Oracle. Mais informações sobre essa descoberta consulte o Oracle Global License Advisory Services (GLAS).

SAP:
Para começar a conectar seus sistemas SAP à sua instância do ServiceNow, implante o programa ABAP para SAP.
Passos a seguir:

1. Identificar fontes de dados para os casos de uso do datacenter e as credenciais necessárias para todos os diferentes ambientes.
2. Trabalhar com as equipes de CMDB para verificar os ambientes escaneados e garantir que os relacionamentos para vários aplicativos e ambientes virtuais sejam populados.

Configuração de integrações diretas com produtos SaaS
Com base no entendimento amplo do uso de SaaS obtido na fase de Engatinhar, agora é o momento de otimizar os gastos com suas aplicações SaaS mais utilizadas e de maior custo.
Crie perfis de integração direta para visualizar informações de uso de software e otimizar licenças inativas ou subutilizadas.
O perfil de integração SaaS extrai as informações de uso de software da sua empresa diretamente do fornecedor. Essas informações incluem uma lista de todos os usuários e identificam quais não usaram o software recentemente.

Veja aqui a lista atual de todos os perfis de integração SaaS pré-construídos. Certifique-se de verificar esta lista regularmente, pois a ServiceNow lança novas integrações trimestralmente!

Você também pode criar integrações para Adobe Cloud e Microsoft Office 365. Para mais informações, consulte a integração com Microsoft 365 e o pacote de gerenciamento de editor de software para Adobe.

Depois de seguir este processo, você estará pronto para começar a recuperar licenças não utilizadas, reduzindo os custos de software para sua empresa.
Passos para concluir:

1. Confira a lista de integrações compatíveis, disponível no site de documentação do ServiceNow.
2. Baixe o aplicativo de gerenciamento de licenças SaaS da loja ServiceNow.
3. Siga as instruções de integração para cada aplicativo SaaS.

Após a conclusão da integração e a criação dos registros de assinatura de software, use os modelos de software pré-gerados para criar as concessões de licenças.

EUC/SaaS: Validação de Conformidade
O item de maturidade para validação de compliance é necessário para garantir que o processo seja estabelecido, para verificar os resultados da reconciliação, identificar e corrigir quaisquer problemas relacionados a dados. As verificações de reconciliação e conformidade são críticas para o SAM Program, a fim de minimizar os custos de ajuste e auditoria, além de ajudar a reduzir o desperdício e o excesso de gastos com software.
Passos a seguir:

1. Validar os resultados da reconciliação no Software Workspace do ServiceNow.
2. Identificar e corrigir quaisquer problemas relacionados a dados. O aplicativo ITAM Health Check da loja pode ser usado para identificar dados ausentes ou mal configurados que possam resultar em resultados incorretos de conformidade.
3. Estabelecer um plano de comunicação para notificar as partes interessadas sobre os resultados e/ou questões que possam precisar de atenção.
4. O item de maturidade é para estabelecer um processo de validação. As atividades completas de conformidade para cada editor/produto individual ocorrerão de forma iterativa.

Crie/importe concessões de licenças para produtos de software de Datacenter
Na fase de Engatinhar, focamos na criação de dados de concessão de licenças para software de computação de usuário final (End Use Compute). Na fase da Caminhada, ampliamos o escopo para incluir software de datacenter.

A complexidade das licenças de software de datacenter em comparação com as licenças de software EUC varia bastante devido às diferenças nos ambientes de uso, escopo, escalabilidade e requisitos de compliance. Segue abaixo uma análise das principais diferenças:

• Usualmente, o software de datacenter é licenciado para ambientes de grande escala com múltiplos usuários. Exemplos incluem sistemas operacionais de servidor (e.g., Windows Server, Linux), plataformas de virtualização (e.g., VMware, Hyper-V) e bancos de dados (e.g., Oracle, SQL Server).
• Essas licenças são frequentemente projetadas para acomodar múltiplos servidores, máquinas virtuais e cargas de trabalho pesadas em dados.
• O software pode ser instalado em vários servidores físicos, máquinas virtuais ou até em diferentes locais geográficos.
• Os modelos de licenciamento para software de datacenter costumam se basear em métricas como contagem de processadores/cores, instâncias de máquina física/virtual (VM) ou alocação de RAM. Por exemplo, as licenças de banco de dados podem ser baseadas no número de núcleos de CPU em uso (licenciamento baseado em núcleos) ou por servidor.
• As licenças podem ser perpétuas ou baseadas em assinatura e podem envolver acordos empresariais mais complicados, com descontos baseados em volume.
• Também podem incluir licenciamento de usuários simultâneos, no qual um número limitado de usuários pode acessar o sistema ao mesmo tempo, independentemente de quantos usuários estão registrados. Esse tipo de licenciamento é comum em produtos de software de Engenharia/design.
• O software de datacenter muitas vezes vem com acordos de suporte complexos, envolvendo diferentes níveis de serviço (e.g., suporte 24/7, técnicos no local, etc.). As taxas de manutenção costumam ser significativas e devem ser renovadas anualmente, cobrindo atualizações, patches e suporte premium.

Os acordos de licenciamento geralmente incluem SLAs (service-level agreements) complexos que ditam os requisitos de desempenho e disponibilidade.

Em resumo, as licenças de software de datacenter são mais complexas devido à escalabilidade, variados modelos de licenciamento e integração com infraestrutura. Elas geralmente envolvem ambientes baseados em servidor ou virtualizados e exigem um acompanhamento cuidadoso de conformidade. A complexidade do licenciamento de datacenter surge de sua necessidade de suportar sistemas críticos, enquanto o software EUC foca mais em acessibilidade e facilidade de gerenciamento.
Passos a seguir:

1. Reunir dados de concessões de licenças de várias fontes.
2. Criar concessões de software usando a importação de concessões e a configuração guiada de concessões ou criar manualmente a concessão no ServiceNow.
3. O ITAM Health Check também pode ser usado para verificar se a concessão foi configurada corretamente.
4. Repetir esse processo para diversos editores e produtos.

Nota Importante: A tarefa de criar uma linha de base precisa das concessões de software de datacenter não deve ser subestimada. Trabalhar com um parceiro SAM certificado que tenha conhecimento especializado nessa área é altamente recomendado para garantir o sucesso dessa iniciativa.

Conteúdo de Demonstração e Tutorial Relevante:
Assista aqui para aprender sobre o que são as concessões de software, o processo para obtê-las e como gerá-las para ambientes on-premise e SaaS.
Assista aqui para aprender os passos de criação de concessões de software usando a ‘Experiência Guiada de Playbook’.
Assista aqui para aprender os passos de criação de concessões de software manualmente usando o formulário padrão de ‘Software Entitlement’.
Assista aqui para aprender os passos de criação de concessões de software em massa usando o recurso “Importação de Concessão”.

Crie Regras de Recuperação para software EUC e SaaS
As regras de recuperação do Gerenciamento de Ativos de Software (SAM) são processos automatizados usados para identificar e recuperar licenças de software não utilizadas ou subutilizadas dentro de uma organização. Essas regras ajudam a otimizar o uso de licenças e a reduzir custos, garantindo que as mesmas que não estão sendo utilizadas sejam recuperadas e disponibilizadas para outros usuários ou finalidades.

Como funciona as Regras de Recuperação:
As regras de recuperação do SAM definem critérios para detectar software que não foi utilizado por um período especificado. Por exemplo, se um usuário não abriu uma aplicação licenciada (on-premises ou SaaS) em 90 dias, essa licença pode ser sinalizada para recuperação. Para entender melhor desse tema, temos três tópicos práticos a serem levados em conta, sendo eles:

1. Automatizar Notificações: Após a identificação de software não utilizado, o SAM pode enviar notificações aos usuários, perguntando se ainda precisam do software. Caso não precisem, a licença pode ser automaticamente recuperada.
2. Recuperar Licenças: O sistema pode automaticamente recuperar licenças não utilizadas desinstalando o software ou revogando o acesso, tornando essas licenças disponíveis para outros usuários. Isso reduz a necessidade de adquirir novas licenças.
3. Realocação e Relatórios: As licenças recuperadas podem ser reassigned conforme necessário, e o processo gera relatórios sobre o uso de software, possíveis economias e melhorias na conformidade.

De forma geral, as regras de recuperação do SAM ajudam as organizações a controlar os gastos com software, mantendo a conformidade de licenças, além de garantir o uso eficiente dos recursos.
Passos a seguir:

1. Garantir que os dados de uso ou os dados de última utilização estejam disponíveis.
2. Determinar o processo para remover o software ou a assinatura. Isso será automatizado via distribuição de software para o cliente ou chamadas de API, ou será encaminhado para um grupo de atribuição para remoção manual do software ou assinatura.Conteúdo de Demonstração e Tutorial Relevante:

Assista aqui para aprender sobre dados de uso de software, examinar os diferentes métodos para importar esses dados e demonstrar como importar o uso de software do SCCM para o ServiceNow.
Assista aqui para aprender sobre Regras de Recuperação no ServiceNow.
Assista aqui para aprender sobre Candidatos à Remoção e Recuperação de Instalações de Software.

ITAM Health Check
Agora é um bom momento para executar uma Verificação de Saúde para o Gerenciamento de Ativos de Software.
O aplicativo Health Check da loja do ServiceNow fornece uma visão geral e confiável do Software Asset Management e faz recomendações para corrigir quaisquer erros que possam existir.

O aplicativo de Health check pode ser usado por múltiplas personas, como parceiros de implementação, gerentes de SAM e analistas de suporte, para determinar a saúde de suas configurações.
Use o aplicativo Health Check da loja do ServiceNow, durante a implantação do aplicativo de Software Asset Management para identificar erros. Por exemplo, erros de configuração como: configuração incorreta de direitos ou modelos de software, ou atributos de dados ausentes encontrados no discovery. Para detalhes sobre como executar o health check, consulte “Executar uma verificação de saúde para Gerenciamento de Ativos de Software.”
O conjunto atual de verificações inclui opções para as seguintes configurações:

• Configuração do SQL Server
• CMDB do SQL Server
• CMDB do Windows Server
• Configuração do Windows Server
• Servidor de Banco de Dados – Oracle
• Java – Oracle
• Microsoft 365
• General

Após a execução do health check, visualize os resultados no painel. Leia-os na forma de relatórios que você pode baixar, e os mesmos lhe fornecerão recomendações para resolver os problemas. Para mais informações, consulte Health Check.
Passos a seguir:

1. Baixe o ITAM Health Check da loja.
2. Navegue até o Portal de Sucesso e selecione a aba ITAM Health Check.

Clique em “Execute Scan” e selecione a “Suite check” para executar.

Conteúdo de Demonstração e Tutorial Relevante:
Assista aqui para saber mais sobre o aplicativo de health check e entender os “suite check”, “Scan Results” e “Resolution Details”.

Data Center: Normalização
O processo de normalização foi descrito na fase de Engatinhar com foco na EUC. O ponto principal deste item de maturidade está em produtos de software para data centers.
Passos a seguir:

1. Os dados de conteúdo do ServiceNow são carregados na instância.
2. Os dados são populados na tabela de instalação de software.
3. Verifique os dados de normalização no Painel de Normalização e “Content Service Dashboard” e “Software Asset Workspace.

Traduzido pela 4Matt Tecnologia do original The Path to Value for a SAM Program in ServiceNow.

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