Inventario de software: cómo aumenta la madurez de la gestión de activos de TI
Con más de 20 años de experiencia en Gestión de Activos de TI, hemos notado que muchas empresas nos preguntan frecuentemente cómo aumentar su nivel de madurez en la gestión de inventario de software (SAM) y cómo mejorar la gestión de los activos tecnológicos.
Para abordar esta necesidad, creamos una escala de madurez basada en modelos reconocidos como Gartner, IAITAM e ITIL, que presenta cuatro niveles de madurez para mejorar la gestión de TI y la gestión del inventario.
Paso uno: Recopilación del inventario de software
El primer paso para una gestión eficaz de activos de software es realizar un estudio exhaustivo del inventario de software en toda su infraestructura de TI, incluidos los sistemas empresariales como Windows y macOS.
En este punto, también es fundamental recopilar datos relevantes del hardware, como el procesador, el número de núcleos, la RAM y la capacidad de almacenamiento. Estos datos son cruciales para calcular con precisión el consumo de licencias y garantizar el cumplimiento de los contratos de software de TI.
Herramientas de inventario de software
Muchas empresas de primer nivel utilizan herramientas implementadas para otros fines de TI, como la implementación de paquetes, la mesa de ayuda o el acceso remoto. Ejemplos de estas soluciones incluyen Microsoft SCCM, Altiris y ServiceNow ITOM.
Si bien estas herramientas proporcionan una gran cantidad de datos, suelen tener limitaciones para proporcionar un inventario de software preciso y actualizado. Una CMDB, por ejemplo, puede contener información sobre hardware y software básicos, pero rara vez contiene datos detallados sobre licencias, ciclo de vida o contratos de software.
Esta brecha impide que una organización alcance una verdadera madurez de SAM Nivel 1, ya que sin un inventario preciso es imposible garantizar una gestión eficiente de licencias y el cumplimiento legal.
La importancia del inventario de software en la gobernanza de TI
Cuando la falta de un inventario de software estructurado se convierte en un problema, la gestión de activos de software debe integrarse con la gobernanza de TI y la gestión de contratos. Las empresas con procesos de compras y gestión de proveedores consolidados, especialmente para megaproveedores como Microsoft, Oracle, SAP e IBM, suelen comprender mejor los modelos de licencias, el mantenimiento preventivo y las renovaciones. En IBM, por ejemplo, la medición puede realizarse mediante ILMT (Información sobre la herramienta de métricas de licencia de IBM).
Sin embargo, los equipos de compras a menudo carecen de control sobre el proceso de recopilación de inventario de software y terminan recurriendo a hojas de cálculo manuales para estimar la cantidad de licencias necesarias. Este método manual puede generar errores y comprometer la eficiencia de la gestión de activos.
¿Cómo tener un control de inventario preciso?
Sin un inventario de software actualizado, es fácil perder el control de los activos y no garantizar el cumplimiento de los acuerdos de licencia. Algunas organizaciones intentan solucionar este problema automatizando la conciliación del inventario, cruzando los datos de instalación del software con los derechos de licencia. Este proceso se vuelve crucial en los niveles 3 y 4 de la escala de madurez, donde la optimización de licencias cobra especial importancia.
Sin embargo, sin un inventario de software preciso, la gestión completa de activos de la empresa se ve comprometida. La forma más eficaz de mejorar los procesos de SAM es utilizar herramientas que recopilen automáticamente evidencia de instalación y reconozcan con precisión el software presente en los dispositivos.
Los informes manuales de inventario de software no son escalables y pueden comprometer las auditorías, como las que realizan proveedores como Microsoft. Las empresas que dependen exclusivamente de informes de Active Directory o CMDB tienen dificultades para cumplir con los requisitos de auditoría y cumplimiento normativo.
Madurez en la gestión de activos de software
La madurez de la Gestión de Activos de Software (SAM) refleja directamente la calidad de los datos del inventario de software. Si su organización se basa en fuentes inexactas o incompletas, los resultados también serán inexactos, lo que podría generar riesgos financieros y de cumplimiento.
Una solución de inventario de software automatizada que sigue las mejores prácticas de SAM es el primer paso hacia una gestión de activos de software más eficiente y optimizada.
Además, un inventario bien gestionado contribuye a la seguridad de la información, permitiendo al equipo de TI monitorear constantemente el software utilizado, facilitando la toma de decisiones estratégicas, la gestión de vulnerabilidades y el control de los entornos tecnológicos.
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