No existe ninguna disputa en cuanto al hecho de que Microsoft 365 (antes conocida como Office 365) es considerada la mejor suite de aplicaciones empresariales, sin embargo, muchos de ellos aún tienen incertidumbres respecto a los diferentes tipos de licencias disponibles y cuál sería la más adecuada para cubrir las necesidades específicas de su negocio.
Comprender los diferentes tipos de licencia que ofrece Microsoft 365 es importante no solo para ahorrar dinero, sino también para garantizar la máxima productividad de los empleados. Con esto en mente, en este artículo hemos creado una guía completa que presenta todas las opciones disponibles y le ayuda a seleccionar la que mejor se adapte a las necesidades de su empresa.
¿Qué es Microsoft 365?
La suite que anteriormente se llamaba Office 365 ahora se conoce como Microsoft 365, y la transición ha traído consigo una expansión considerable más allá de la familia tradicional de aplicaciones Office.
Microsoft 365 representa una colección completa de aplicaciones y servicios de Microsoft, diseñada para facilitar las actividades profesionales y personales. Este conjunto de recursos se proporciona mediante suscripción, que implica pagos regulares para garantizar el acceso continuo a los servicios. Este modelo ofrece ventajas como actualizaciones automáticas, almacenamiento en la nube y flexibilidad de uso en múltiples dispositivos, lo que proporciona a los usuarios una experiencia integrada y constantemente actualizada.
Si quieres entender mejor cómo Microsoft 365 puede optimizar tus actividades y cómo seleccionar la opción que mejor se adapte a tus necesidades, te invito a seguir leyendo para explorar todos los detalles de esta robusta suite de Microsoft.
Servicios disponibles en Microsoft 365
Microsoft 365 ofrece diversos servicios y aplicaciones diseñados para mejorar la productividad y la colaboración. A continuación, se detallan los principales servicios disponibles:
- Aplicaciones de Microsoft 365: Esencial para la productividad en el entorno de oficina, incluyendo Word, Excel, PowerPoint, entre otros.
- Intercambio: servicio de correo electrónico completo que ofrece bandeja de entrada, calendario, libreta de direcciones, tareas y funciones de seguridad.
- Equipos: Plataforma de colaboración que incluye mensajería instantánea, reuniones en línea y uso compartido de archivos.
- OneDrive: almacenamiento en la nube que permite acceder, compartir y sincronizar archivos a través del navegador y en diferentes dispositivos.
- SharePoint: facilita la construcción de intranets, búsqueda de contenidos y análisis de datos.
- Quejarse: La red social corporativa, ideal para la comunicación interna y el alivio de la bandeja de entrada.
- Arroyo: Equivalente a un YouTube interno, proporciona transmisión de vídeo de alto rendimiento y acceso móvil.
- Planificador: Herramienta moderna de gestión de tareas.
- Ahondar: Impulsado por Inteligencia Artificial, facilita la búsqueda de archivos y personas de manera eficiente.
- Grupos: un espacio de colaboración que integra Exchange, SharePoint, Skype y Planner, donde los equipos pueden centralizar conversaciones, archivos, notas, calendarios y tareas.
Tipos de licencia de Microsoft 365
Elegir la licencia adecuada de Microsoft 365 es crucial para optimizar recursos y garantizar que su organización tenga acceso a las herramientas necesarias para operar eficientemente. En este contexto, es fundamental comprender las opciones disponibles, cada una adaptada a diferentes requisitos y prioridades. Exploremos con más detalle algunos de los principales tipos de licencia que ofrece Microsoft 365.
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Elementos esenciales de Office 365 Empresa:
La opción más básica, Office 365 Empresa Esencial, es ideal para quienes no dependen demasiado de las aplicaciones de escritorio. Este plan ofrece funciones esenciales para la colaboración y la productividad, centrándose en los servicios en línea esenciales.
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Office 365 Empresa:
Recomendado para organizaciones que requieren exclusivamente las aplicaciones tradicionales de Office, Office 365 Empresa es una excelente opción. Es importante tener en cuenta que este plan no incluye el alojamiento de correo electrónico.
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Office 365 ProPlus:
Para usuarios que exigen funciones avanzadas pero no necesitan correo electrónico empresarial, Office 365 ProPlus es una excelente opción. Este plan brinda acceso a las aplicaciones de escritorio más avanzadas.
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Office 365 Enterprise E1:
La licencia Enterprise E1, la opción empresarial más asequible, ofrece acceso limitado a las aplicaciones de escritorio, lo que requiere el uso exclusivo de las versiones en línea. Este plan es una opción económica para quienes priorizan la funcionalidad en línea.
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Office 365 Enterprise E3:
Entre las opciones más populares para empresas con visión digital, la licencia Enterprise E3 incluye aplicaciones de escritorio, correo electrónico, archivado, protección de la información y opciones de almacenamiento adicionales. Es una opción integral para organizaciones que buscan funcionalidad avanzada.
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Office 365 Enterprise E5:
En la cima de la escala, Microsoft 365 E5 combina las características de los planes E1 y E3, ofreciendo el máximo nivel de servicios de Microsoft. Con esta licencia, obtienes audioconferencias, sistema telefónico, Power BI Pro, Customer Lockbox y Microsoft Cloud App Security, ideal para organizaciones que exigen la máxima seguridad y funcionalidades.
Cómo elegir y administrar licencias en Microsoft 365
Al enfrentarse a la decisión de elegir licencias En Microsoft 365, es fundamental realizar un análisis exhaustivo de las necesidades específicas de su organización con respecto a las características que ofrece cada plan. Inicialmente, es fundamental evaluar el perfil de uso de cada usuario, considerando factores como la dependencia de las aplicaciones de escritorio, la necesidad de correo electrónico corporativo, los requisitos de seguridad y las preferencias de colaboración en línea. Este conocimiento profundo de las demandas operativas permitirá una selección precisa, evitando gastos innecesarios y garantizando que cada usuario tenga acceso a las herramientas esenciales para sus responsabilidades.
Después de elegir las licencias, la gestión eficiente Se vuelve vital optimizar los recursos y garantizar el cumplimiento normativo. Las herramientas administrativas integradas en Microsoft 365 facilitan la asignación y supervisión centralizada de licencias. Esta capacidad de administración centralizada proporciona la flexibilidad para ajustar las licencias según cambien las necesidades de la organización, garantizando una asignación eficaz y evitando el desperdicio.
Es importante enfatizar la necesidad de realizar revisiones periódicas de licencias. La evolución de las operaciones y el crecimiento organizacional pueden generar nuevas demandas, lo que requiere ajustes en las licencias asignadas. Esta revisión y adaptación continuas son esenciales para garantizar que la empresa siga aprovechando al máximo las funcionalidades que ofrece Microsoft 365, adaptándose dinámicamente a los objetivos y requisitos en constante evolución.
Como parte de un proyecto para uno de nuestros clientes, destacamos el enfoque del equipo para la gestión y asignación de licencias. Anteriormente, el cliente gestionaba sus licencias con hojas de cálculo de Excel, lo que generaba datos obsoletos y una falta de control integral del proceso. Ante este desafío, el equipo de 4Matt estableció una colaboración estratégica con el cliente para desarrollar una solución innovadora: un Panel de Gestión de Licencias M365. Para comprender mejor este caso y los resultados obtenidos, le invitamos a hacer clic a continuación y explorar más información.
Conclusión
Anteriormente, proporcionamos un breve resumen de las opciones disponibles al adquirir Microsoft 365. En general, a medida que los planes se encarecen, ofrecen una gama más amplia de opciones de colaboración, análisis de datos y seguridad. Sin embargo, entendemos que puede ser difícil determinar con precisión lo que necesita y garantizar un seguimiento eficiente de sus licencias.
Tenga la seguridad de que nuestro equipo de expertos está aquí para guiarle en la elección del plan adecuado. También podemos ayudarle a implementar estos servicios y capacitar a su equipo para que los aproveche al máximo. Contáctanos, ¡Y juntos encontraremos el plan perfecto para satisfacer las necesidades específicas de tu empresa!
Historia
Microsoft anunció Office 365 por primera vez en octubre de 2010. Comenzó con una beta privada para varias organizaciones, dio paso a una beta pública en abril de 2011 y alcanzó la disponibilidad general el 28 de junio de 2011, con una versión originalmente pensada para usuarios empresariales. Ante la creciente competencia de Google Workspace, un servicio similar de Google, Microsoft diseñó la plataforma Office 365 para integrar sus servicios en línea existentes (como Business Productivity Online Suite) en un único servicio en la nube siempre actualizado, que incorporaba Exchange Server (para correo electrónico), SharePoint (para redes sociales internas, colaboración y un sitio web público) y Lync (para comunicación, VoIP y conferencias). Los planes se lanzaron inicialmente para pequeñas empresas y grandes empresas. El plan para pequeñas empresas ofrecía correo electrónico de Exchange, SharePoint Online, Lync Online, alojamiento web a través de SharePoint y la aplicación web. El plan para empresas también incluía licencias por usuario de Office 2010 Professional Plus y soporte telefónico 24/7. Después del lanzamiento oficial del servicio, los clientes de Business Productivity Online Suite tuvieron 12 meses para migrar de BPOS a la plataforma Office 365.
Con el lanzamiento de Office 2013, el 27 de febrero de 2013 se publicó una versión actualizada de la plataforma Office 365, que amplió Office 365 para incluir nuevos planes dirigidos a diferentes tipos de empresas, junto con nuevos planes dirigidos a consumidores, incluyendo beneficios personalizados para Microsoft Consumer Services, como OneDrive (cuya integración con Office fue una característica clave de la suite de 2013). Los componentes de servidor se actualizaron a sus respectivas versiones de 2013, y Microsoft amplió el servicio Office 365 con nuevos planes, como Small Business Premium, Midsize Premium y Pro Plus. Un nuevo plan Office 365 Hogar Premium para usuarios domésticos ofrece acceso a la suite de Office 2013 para hasta cinco equipos, además de almacenamiento ampliado en OneDrive y 60 minutos de llamadas de Skype al mes. El plan está dirigido al público general, en particular a aquellos que desean instalar Office en varios equipos. Se presentó un plan universitario, dirigido a estudiantes de educación superior. Con estas nuevas ofertas, Microsoft ha comenzado a ofrecer suscripciones prepagas a Office 365 en tiendas minoristas, junto con las ediciones regular y perpetua de Office 2013 (que tienen licencia para usarse en una sola computadora y no reciben actualizaciones de funciones).
El 19 de marzo de 2013, Microsoft detalló sus planes para integrar la plataforma de redes sociales empresariales Yammer (adquirida en 2012) con Office 365. Esto incluye la posibilidad de usar inicio de sesión único entre ambos servicios, fuentes compartidas y agregación de documentos, y la posibilidad de reemplazar por completo las noticias y la funcionalidad social de SharePoint con Yammer. La posibilidad de vincularse a una red Yammer desde un portal de Office 365 se introdujo en junio de 2013, y una integración más profunda (como una aplicación de Yammer para SharePoint y el inicio de sesión único) se implementará en julio de 2013.
El 8 de julio de 2013, Microsoft lanzó Power BI, un conjunto de herramientas de autoservicio de inteligencia empresarial y minería de datos para Office 365, que se lanzará a finales de este año. Power BI se integra principalmente en Excel, lo que permite a los usuarios usar la herramienta Power Query para crear hojas de cálculo y gráficos con datos públicos y privados, así como realizar geovisualizaciones con datos de Bing Maps mediante la herramienta Power Map (anteriormente disponible como complemento beta conocido como GeoFlow). Los usuarios también podrán acceder y publicar informes, así como realizar consultas en lenguaje natural sobre los datos. Como oferta por tiempo limitado para ciertos mercados (pero principalmente excluyendo EE. UU.), Microsoft también ofreció una suscripción gratuita de un año a Xbox Live Gold con cualquier compra de una suscripción a Office 365 Hogar Premium o Universitarios, hasta el 28 de septiembre de 2013.
A partir del 15 de abril de 2014, Microsoft cambió el nombre del plan “Home Premium” a “Home” y agregó un nuevo plan “Personal” para usuarios individuales.
En junio de 2014, la cantidad de almacenamiento de OneDrive disponible para los suscriptores de Office 365 aumentó de 20 GB a 1 terabyte. El 27 de octubre de 2014, Microsoft anunció almacenamiento ilimitado en OneDrive para los suscriptores de Office 365. Sin embargo, debido al abuso y a una reducción general de las opciones de almacenamiento implementada por Microsoft, el límite de 1 TB se restableció en noviembre de 2015.
En junio de 2016, Microsoft lanzó Planner al público general. Se considera un competidor de Trello y otros servicios de colaboración ágil en equipo.
En abril de 2017, Microsoft anunció que, con la finalización del soporte general para Office 2016 el 13 de octubre de 2020, el acceso a OneDrive para la Empresa y a los servidores alojados en Office 365 para Skype Empresarial dejaría de estar disponible para quienes no utilizaran Office 365 ProPlus u Office Perpetuo en el soporte general. En julio de 2019, Microsoft anunció que el servicio alojado de Skype Empresarial Online se suspendería el 31 de julio de 2021, y que los usuarios serían redirigidos a la plataforma de colaboración Microsoft Teams como reemplazo. A partir de septiembre de 2019, Skype Empresarial Online dejó de estar disponible para nuevos suscriptores.
En octubre de 2017, el servicio Outlook.com Premium existente se suspendió y se integró exclusivamente en Office 365, y todos los suscriptores personales y familiares posteriormente se actualizaron a 50 GB de almacenamiento.
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