Establezca y utilice procesos maduros, estandarizados y automatizados para el seguimiento centralizado de activos de software y la gestión de sistemas. Utilice el catálogo estándar y el proceso de incorporación para nuevos artículos del catálogo en el proceso de compra. Entregue software a los usuarios finales a través de mecanismos automatizados bajo demanda y ajuste su gasto en software de manera eficiente. También debe evaluar periódicamente los procesos y establecer objetivos para la gestión de activos de software (SAM).
Proceso: Integración del proceso de Adquisición con el proceso de Solicitud
Integrar el proceso de solicitud de software con el proceso de adquisición es importante para garantizar la eficiencia, el control de costos y el cumplimiento. Alineando estos procesos:
- Las solicitudes se pueden evaluar y aprobar rápidamente, lo que reduce los retrasos y garantiza que los usuarios obtengan el software que necesitan de manera oportuna.
- El departamento de adquisiciones puede realizar un seguimiento y gestionar las licencias de software de forma más eficaz, evitando compras excesivas, consolidando pedidos y aprovechando descuentos por volumen.
- Centralizar el proceso garantiza el cumplimiento de los acuerdos de licencia, las restricciones presupuestarias y las políticas organizativas, lo que reduce el riesgo de TI en la sombra.
- La integración ayuda a mantener inventarios de software precisos, evitando el uso de software sin licencia o desactualizado y garantizando un seguimiento adecuado para renovaciones o auditorías.
Contenido relevante de demostración y tutorial:
- Mirar aquí conocer los requisitos de software mediante órdenes de compra;
- Mirar aquí conocer los requisitos de software a través del inventario;
Proceso: incorporar procesos de software en la incorporación y baja de usuarios.
Establecer un proceso de incorporación o baja de usuarios es esencial para garantizar una experiencia uniforme y fluida, además de garantizar que se siga un proceso estándar. Esto incluye incorporar procesos de gestión de activos, como instalar software y registrar asignaciones, o eliminar esas asignaciones y liberar licencias cuando un usuario abandona la organización.
Pasos para completar:
- Identifique cualquier proceso de incorporación y baja existente dentro de la organización. A menudo, estos procesos pueden mejorarse para incluir procesos de gestión de activos;
- Utilice las capacidades de ServiceNow en HAM y SAM para automatizar actividades de incorporación o salida y tareas predefinidas o personalizadas;
- Documentar el proceso y comunicarse con las partes interesadas.
Proceso: crear y documentar el proceso de auditoría de software.
Establecer un proceso de auditoría de software ayuda a las organizaciones a reducir el caos y mitigar los riesgos asociados con una auditoría. Identifique notificaciones, partes interesadas involucradas y otras reglas de participación que puedan ser necesarias para responder con éxito a una solicitud de auditoría.
Pasos para completar:
- Consulte a las partes interesadas y otros recursos internos/externos al crear el proceso de auditoría.
- Definir los stakeholders, tareas asociadas, sistema de registro y plan de comunicación que estarán involucrados.
- Revisar el proceso y los resultados después de cada auditoría para identificar áreas de mejora.
- Documentar y establecer un ciclo de revisión del proceso.
Centro de datos: validación de cumplimiento
El ítem de madurez de la Validación de la Conformidad fue descrito en la fase de “Paseo” con foco en el usuario final. El foco de este elemento de madurez en la fase de “Carrera” está en los productos de software del centro de datos.
Pasos para completar:
- Valide los resultados de la conciliación en ServiceNow Software Workspace.
- Identifique y solucione cualquier problema relacionado con los datos. La aplicación ITAM Health Check Store se puede utilizar para identificar datos faltantes o mal configurados, lo que puede generar resultados de cumplimiento incorrectos.
- Establecer un plan de comunicaciones para notificar a las partes interesadas sobre los resultados y/o problemas que necesitan atención.
- Este ítem de vencimiento tiene como objetivo establecer un proceso de validación. Las actividades de cumplimiento para editores/productos individuales se realizarán de forma iterativa.
Superposición de software de identificación
ServiceNow SAM tiene capacidades de "superposición de software" para ayudarlo a obtener visibilidad de las aplicaciones redundantes en su cartera de software. Utilice la vista de uso superpuesto en Software Asset Workspace para obtener información sobre el uso a nivel de funcionalidad y racionalizar su inicio de sesión de aplicaciones únicas (SSO) y SaaS. ) que se integraron durante las fases de gatear y caminar.
La vista de uso superpuesto muestra informes que muestran el gasto en aplicaciones según la categoría de la aplicación: SaaS o detección de gastos. También puede ver la lista de aplicaciones agrupadas por categorías según la función principal de la aplicación de software, como videoconferencia, gestión de proyectos y marketing por correo electrónico.
Esta lista de aplicaciones incluye los siguientes detalles:
- Gastado;
- Usar;
- Número total de firmas;
- Candidatos de recuperación;
Pasos para completar:
- La vista de uso superpuesto en el espacio de trabajo de activos de software puede ayudar a identificar oportunidades de racionalización de SaaS y SSO.
- Se pueden realizar informes adicionales basados en modelos de descubrimiento o modelos de software utilizando los datos de la tabla de productos.
Contenido relevante de demostración y tutorial:
- Mirar aquí para obtener más información sobre el software de detección de gastos.
Traiga su propia licencia (BYOL) Seguimiento de licencias
Bring Your Own License (BYOL) permite a las organizaciones utilizar sus licencias de software existentes en una nube o en un entorno alojado, ahorrándoles la necesidad de comprar nuevas licencias del proveedor de la nube.
Aspectos principales de BYOL:
- Ahorro de costos: evita la necesidad de comprar nuevas licencias, lo que potencialmente reduce los costos generales.
- Cumplimiento de licencias: usted sigue siendo responsable de administrar y rastrear el uso de sus licencias para garantizar el cumplimiento de los términos del proveedor.
- Flexibilidad: BYOL permite a las organizaciones migrar cargas de trabajo a la nube o a nuevos entornos sin la complejidad de comprar diferentes licencias del proveedor de la nube.
BYOL se utiliza a menudo en plataformas en la nube como AWS, Azure y Google Cloud, lo que le permite aplicar sus licencias actuales a software, incluidas bases de datos, sistemas operativos o aplicaciones.
El soporte BYOL en el software de gestión de activos le ayuda a:
- Descubra automáticamente licencias de software perpetuas y basadas en suscripción en entornos locales y en la nube, como AWS, Microsoft Azure y GCP.
- Determine el cumplimiento de las licencias para los siguientes productos de software en su infraestructura híbrida: Microsoft SQL Server, Microsoft Windows Server, Oracle Database, Oracle WebLogic Server y Red Hat Enterprise Linux Server.
- Proporcione soporte avanzado para la optimización a través de derechos especiales en la nube*, como derechos de doble uso, flexibilidad de edición y virtualización ilimitada.
- Realice soluciones cuando su software no cumpla los requisitos.
Pasos para completar:
- Se requieren datos BYOL importados por un producto de descubrimiento como ServiceNow Discovery.
- Una vez que se completa la instalación y se completan los campos BYOL apropiados, el proceso de conciliación manejará cualquier regla específica del producto de la instalación.
Contenido relevante de demostración y tutorial:
- Hacer clic aquí para conocer las capacidades BYOL en ServiceNow SAM.
- Hacer clic aquí para leer un blog sobre soporte BYOL en ServiceNow.
Conclusión
La implementación de un programa SAM en ServiceNow es un recorrido estructurado que mejora la visibilidad de los activos de software, minimiza el riesgo y aumenta la eficiencia operativa. Al adoptar el enfoque “gatear, caminar, correr”, las organizaciones pueden mejorar progresivamente su madurez en SAM .
Traducido por Tecnología 4Matt del original El camino hacia el valor de un programa SAM en ServiceNow.
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