Etapa 3: Corrida. O Caminho Para Aproveitar ao Máximo seu Programa de SAM no ServiceNow

Estabeleça e utilize processos maduros, padronizados e automatizados para o rastreamento centralizado de ativos de software e gerenciamento de sistemas. Utilize o catálogo padrão e o processo de onboarding para novos itens de catálogo no processo de compra. Forneça software aos usuários finais por meio de mecanismos automatizados sob demanda e ajuste seus gastos com software de forma eficiente. Você também deve avaliar regularmente os processos e estabelecer metas para Software Asset Management (SAM).

Processo: Integração do processo de Procurement com o processo de Solicitação
Integrar o processo de solicitação de software com o processo de procurement é importante para garantir eficiência, controle de custos e conformidade. Ao alinhar esses processos:

As solicitações podem ser rapidamente avaliadas e aprovadas, reduzindo atrasos e garantindo que os usuários obtenham o software necessário de forma oportuna.
O procurement pode rastrear e gerenciar as licenças de software de forma mais eficaz, evitando compras excessivas, consolidando pedidos e aproveitando descontos por volume.
Centralizar o processo garante a adesão aos acordos de licenciamento, restrições orçamentárias e políticas organizacionais, reduzindo o risco do shadow IT.
A integração ajuda a manter inventários precisos de software, prevenindo o uso de software não licenciado ou desatualizado e garantindo o rastreamento adequado para renovações ou auditorias.

Conteúdo Relevante de Demonstração e Tutorial:

Assista aqui para aprender sobre requisitos de software via ordens de compra;
Assista aqui para aprender sobre requisitos de software via estoque;

Processo: Incorporar processos de software no onboarding e offboarding de usuários

Estabelecer um processo de onboarding ou offboarding de usuários é essencial para garantir uma experiência consistente e suave, além de assegurar que um processo padrão seja seguido. Isso inclui incorporar processos de Asset Management, como a instalação de software e o registro de alocações, ou a remoção dessas alocações e liberação de licenças quando um usuário sai da organização.

Etapas a serem concluídas:

Identifique quaisquer processos existentes de onboarding e offboarding dentro da organização. Muitas vezes, esses processos podem ser aprimorados para incluir processos de asset management;
Utilize as capacidades do ServiceNow em HAM e SAM para automatizar atividades de onboarding ou offboarding e tarefas predefinidas ou personalizadas;
Documente o processo e comunique com as partes interessadas.

Processo: Criar e documentar o processo de auditoria de software

Estabelecer um processo de auditoria de software ajuda as organizações a reduzir o caos e mitigar os riscos associados a uma auditoria. Identifique notificações, stakeholders envolvidos e outras regras de engajamento que possam ser necessárias para responder com sucesso a uma solicitação de auditoria.

Etapas a serem concluídas:

Consulte stakeholders e outros recursos internos/externos ao criar o processo de auditoria.
Defina os stakeholders, as tarefas associadas, o sistema de registro e o plano de comunicação que serão envolvidos.
Revise o processo e os resultados após cada auditoria para identificar áreas de melhoria.
Documente e estabeleça um ciclo de revisão para o processo.

Datacenter: Validação de Compliance

O item de maturidade Validação de Conformidade foi descrito na fase “Caminhar” com foco no usuário final. O foco desse item de maturidade na fase “Corrida” é em produtos de software de data center.

Etapas a serem concluídas:

Valide os resultados de reconciliação no ServiceNow Software Workspace.
Identifique e corrija quaisquer problemas relacionados a dados. O ITAM Health Check Store Application pode ser utilizado para identificar dados ausentes ou mal configurados, o que pode resultar em resultados de conformidade incorretos.
Estabeleça um plano de comunicação para notificar stakeholders sobre resultados e/ou problemas que precisem de atenção.
Este item de maturidade visa estabelecer um processo de validação. Atividades de conformidade para editoras/produtos individuais ocorrerão de forma iterativa.

Sobreposição de software de identificação

O ServiceNow SAM possui capacidades de “overlapping software” para ajudar a obter visibilidade de aplicações redundantes em seu portfólio de software.Use a visualização Overlapping usage no Software Asset Workspace para obter insights sobre o uso em nível de funcionalidade e racionalizar suas aplicações SaaS e Single sign-on (SSO) que foram integradas durante as fases Engatinhar e Caminhar.

A visualização Overlapping usage exibe relatórios mostrando os gastos com suas aplicações com base na categoria da aplicação – SaaS ou detecção de gastos. Você também pode visualizar a lista de aplicações agrupadas por categorias com base na principal função da aplicação de software, como videoconferência, gerenciamento de projetos e marketing por e-mail.

Essa lista de aplicações inclui os seguintes detalhes:

Gasto;
Uso;
Número total de assinaturas;
Candidatos à recuperação;