El software es cada vez más importante en la actualidad, ya que permite a una empresa no solo funcionar correctamente, sino también ser más eficiente y productiva. Por eso decidimos hablar sobre... Licencias de software.
Este es el caso de Microsoft Windows y Office¿Alguna vez has pensado lo ineficiente e improductivo que sería si no tuviéramos esta solución que ha cambiado profundamente la forma en que operan las organizaciones?
Pero no se trata solo de ser propietario del software; es crucial que tenga licencia, ya que, de lo contrario, puede convertirse en un problema para la empresa. ¡Siga leyendo para saber más sobre la importancia de las licencias de software!
Licencias de software: ¿qué son?
El licenciamiento de software puede entenderse como el proceso mediante el cual un desarrollador permite o autoriza a otra organización o persona a usar su tecnología. Para ello, el desarrollador proporciona un código que debe introducirse en la ubicación designada al instalar la tecnología en un dispositivo, como una computadora o un teléfono celular.
Normalmente, las licencias de software se limitan a un solo derecho de uso. Por ejemplo, si su empresa adquirió Windows 10, solo podrá usarlo en un solo dispositivo y no simultáneamente.
Tipos de licencias de software: una guía completa para el cumplimiento y la optimización
La gestión de licencias de software es un desafío complejo para las organizaciones de TI. El cumplimiento de los términos de licencia es crucial para evitar auditorías costosas y sanciones severas. Esta guía completa explora los distintos tipos de licencias de software, sus beneficios y los riesgos asociados al uso de software sin licencia.
¿Qué es el licenciamiento de software?
Una licencia de software es un acuerdo legal entre el proveedor del software y el usuario (persona u organización). Define los términos y condiciones de uso del software, incluyendo los derechos, restricciones y responsabilidades de ambas partes.
¿Cómo funciona el licenciamiento de software?
Los nuevos usuarios de un producto de software suelen firmar un contrato de licencia de usuario final (CLUF), que define legalmente la relación entre el licenciante (proveedor) y el licenciatario (usuario o empresa). El CLUF es un contrato que establece los derechos del comprador para instalar y usar el software.
Cada EULA contiene una cláusula que estipula cuándo el usuario final activa sus términos. Esto podría ocurrir al abrir el embalaje del producto o, por ejemplo, al hacer clic en un botón que acepta los términos del EULA para acceder a él.
Las aplicaciones basadas en la nube, como el software como servicio (SaaS), a menudo incluyen detalles de licencia en los EULA, que incluyen:
- Cargos mensuales o anuales por usuario;
- Duración del contrato;
- Condiciones de cancelación del contrato;
- Recupere cualquier cargo si cancela durante el contrato.
Descubra todos los tipos de modelos de licencia de software
1- Licencia perpetua
La licencia perpetua es el modelo de licencia de software más tradicional. En este modelo, el cliente compra el software una vez y lo conserva para siempre. Los clientes suelen pagar la licencia por adelantado y, en ocasiones, una cuota de mantenimiento anual. Una ventaja de esta licencia es que los clientes saben exactamente cuánto deben pagar, sin sorpresas por los cambios de precio en un modelo de suscripción. Tras adquirir una licencia perpetua, los clientes suelen alojar el software en sus servidores. Hoy en día, muchas empresas están migrando de las licencias perpetuas tradicionales a modelos de suscripción más flexibles (por ejemplo, Microsoft Office Suite).
Históricamente, el modelo de licencia perpetua ha sido muy común como uno de los modelos originales de licencia. Sin embargo, los proveedores de software se están alejando de él a medida que existen modelos de licencia más eficientes que les permiten mejorar la monetización de sus aplicaciones.
2- Licencia de suscripción
Una licencia de suscripción es aquella en la que el usuario final adquiere la licencia de la aplicación de forma recurrente durante un periodo determinado. Este puede ser de 30 días (suscripción mensual) o de 365 días (suscripción anual).
Las suscripciones generalmente no tienen una fecha de finalización o terminación establecida y se renuevan automáticamente después del plazo inicial.
Las licencias por suscripción son uno de los tipos de licencia más comunes. Una de sus ventajas es que son fáciles de entender para los clientes a la hora de tomar una decisión de compra, ya que muchos están acostumbrados a ellas con servicios convencionales como Netflix.
Por otro lado, el modelo de suscripción no siempre es lo suficientemente versátil si quieres licenciar tu aplicación de una forma más específica. Haga clic aquí para conocer las alternativas al modelo de suscripción.
3- Licencia flotante
Las licencias flotantes permiten adquirir varias licencias y limitar el uso simultáneo de funciones específicas. Este modelo de licencia de software permite a las empresas flexibilidad en el uso y la elección de funciones, ahorrando así dinero.
Una licencia flotante funciona por orden de llegada y es una excelente manera de permitir que su cliente compartir licencias entre un grupo de personas.
También es útil tener en cuenta que al realizar un seguimiento del uso de licencias en un grupo flotante, si los usuarios intentan retirar una licencia pero ya se han consumido todas, esto crea una gran oportunidad de ventas para usted como proveedor porque demuestra que hay más demanda de licencias.
4- Licencia Medida
Una licencia de software medida o basada en consumo es aquella en la que el proveedor de software cobra tarifas de licencia en función de la frecuencia con la que los usuarios acceden a funciones, datos u otros recursos específicos de la aplicación.
Los proveedores de software pueden medir factores como el tiempo total de uso, la cantidad de consultas a bases de datos, la cantidad de ciclos de CPU consumidos o la cantidad de datos almacenados y luego cobrar a sus clientes en función de cómo utilizaron el software.
Algunas licencias de software limitadas requieren que los clientes paguen el uso por adelantado y luego retiren el importe prepagado usando el software. En otros casos, el cliente usa el software según sus necesidades y recibe una factura mensual o trimestral basada en el uso total de los recursos del software medido.
Algunas organizaciones de TI rechazan las licencias medidas porque el costo del software aumenta a medida que la empresa se vuelve más dependiente de él. Otras podrían preferir las licencias medidas porque ofrecen flexibilidad para usuarios y dispositivos, a la vez que vinculan el costo total de propiedad al uso real y reducen el desperdicio.
Se puede aplicar una licencia limitada para controlar el acceso a cosas como:
- Número de inicios de sesión en una aplicación
- Número de ciclos de CPU consumidos. Esto es ideal para escenarios donde se requieren cargas de trabajo con un uso intensivo de la CPU o se deben controlar según los términos de la licencia. Un ejemplo práctico son los trabajos de renderizado para simulación o licencias de aplicaciones de software de efectos especiales.
- Número de veces que se accede a un elemento de datos (por ejemplo, un modelo BIM o un archivo .png)
En general, las licencias medidas son una forma increíblemente flexible de controlar el acceso a su aplicación.
También cabe destacar que el modelo de licencia medida suele abarcar o solaparse con otros modelos de licencia (p. ej., la licencia por tiempo de uso). Esto se debe simplemente a que muchos modelos de licencia se centran en una característica, función o aspecto específico de la aplicación, que puede medirse.
En muchos de estos modelos de licencia, la prioridad es el tiempo. Y dado que el tiempo se puede medir, estos modelos de licencia son, en realidad, solo subconjuntos del modelo de licencia por medición, como la licencia por tiempo de uso.
5- Licencia por tiempo de uso
Como se mencionó, en el modelo de licencia según el tiempo de uso, una licencia se define por el momento en que se le concede a un usuario acceso a una aplicación.
El límite de tiempo puede medirse hasta cierto punto, después del cual la licencia deja de ser válida y no se puede acceder a la aplicación. Es posible que se le pida al usuario que compre otra licencia de tiempo de emisión o que cambie a otro tipo de licencia sin límite de tiempo. Alternativamente, se le puede notificar con antelación que la licencia debe renovarse próximamente.
Otro término que quizás haya oído es el de licencias basadas en el consumo, donde el usuario paga por el uso real del software. Sin embargo, en la práctica, las licencias basadas en el consumo son solo una forma de implementar el modelo de licencias medidas.
6- Licencia de tiempo de uso agregado
Una licencia de tiempo de uso agregado se utiliza para limitar el tiempo total de uso de una aplicación. La idea principal del modelo de licencia de tiempo de uso agregado es que contabiliza el tiempo acumulado dedicado a realizar una tarea y se refiere al total de horas consumidas por un sector o grupo de trabajadores. También es un subconjunto del modelo de licencias medidas, ya que, de nuevo, es lo que se mide.
Ofrecer una licencia de tiempo de uso agrupada resulta muy atractivo para los clientes empresariales, ya que les permite controlar mejor el gasto en proyectos complejos. En proyectos dinámicos donde el progreso de cada elemento depende de terceros, los retrasos a menudo pueden llevar a las organizaciones a un estado de sobrelicencia de software: software que se paga, pero no se utiliza.
Con una licencia de tiempo de uso agrupada, el software puede seguir siendo redundante mientras se coordinan los flujos de trabajo; sin embargo, la diferencia clave es que el software no consume el presupuesto. Algunos clientes potenciales de bajo costo no usarán su producto continuamente, y extender el período de alquiler puede ser muy costoso, ya que algunos clientes potenciales están dispuestos a pagar solo por la cantidad de producto que realmente usan, independientemente de cuánto tiempo lo tengan.
Con una licencia de tiempo de uso agrupado, una organización puede adquirir un número total de horas de licencia, y esa asignación de tiempo puede ser utilizada por cualquier número de usuarios. Por eso, la licencia de tiempo de uso agrupado es, literalmente, un ahorro.
7- Licencia de recursos
Si desea ofrecer a sus clientes un acuerdo de licencia altamente flexible, la licencia basada en características es la mejor opción. Este modelo permite un control total sobre las características que se pueden usar en cada código de licencia, lo que permite la personalización para satisfacer las necesidades de cada empleador o usuario.
8- Licencia de Plazo Fijo (FDL)
Como sugiere su nombre, una licencia de plazo fijo es simplemente una licencia de un software por un período de tiempo definido.
9– Licencia basada en proyectos
Una licencia basada en proyectos está diseñada para respaldar la colaboración entre varias personas que trabajan para diferentes empresas.
En el modelo de licencias por proyecto, el cliente adquiere una licencia básica del licenciante y otorga derechos de acceso a la aplicación licenciada a los miembros del equipo del proyecto. Estos miembros pueden acceder a la aplicación con la licencia básica, incluso si pertenecen a otra empresa u organización.
10- Licencia de prueba
Una licencia de prueba es similar a una licencia de duración determinada, pero con la diferencia clave de que se otorga acceso a un usuario para que pruebe la aplicación con la esperanza de que adquiera una licencia. Los usuarios esperan poder probar una aplicación de software antes de comprarla. Este periodo de prueba puede durar unos días o semanas, pero con la reciente proliferación de productos en línea dirigidos a consumidores y empresas, ofrecer una prueba gratuita o una garantía de devolución de dinero se ha convertido en la expectativa.
El período de prueba suele definirse con antelación. La licencia de prueba también le permite controlar a qué funciones o aspectos de su aplicación se puede acceder durante el período de prueba.
11- Licencia Académica
Una licencia académica no es en realidad un modelo de licencia específico. Se trata, más bien, de una licencia otorgada a un grupo específico de personas. Sin embargo, debido a su gran popularidad, la hemos incluido en esta lista.
El modelo de licencia académica suele ser utilizado por empresas que ofrecen aplicaciones educativas o de ingeniería a escuelas y universidades. Proporciona acceso a una aplicación a este grupo específico de usuarios, y la licencia suele tener diferentes condiciones comerciales (menor costo, uso gratuito, acceso limitado a algunas funciones, etc.).
Las licencias académicas son muy similares a los usuarios de prueba en el sentido de que se proporcionan de forma gratuita o a un precio reducido para incentivar el uso de una serie de aplicaciones por parte de usuarios estudiantes, o mejor aún, el uso de una aplicación por parte de investigadores académicos y profesores que la utilizan ellos mismos y la emplean como herramienta de enseñanza para sus estudiantes.
La idea subyacente es que si un estudiante se familiariza con una aplicación de software durante la universidad, es más probable que la use al incorporarse al mundo laboral. Esto es especialmente cierto para aplicaciones más complejas, como CAD, CAE, simulación o efectos especiales.
12- Licencia corporativa bajo demanda
Esta licencia combina nuevamente aspectos de otras licencias para crear flexibilidad para el editor de software.
Ejemplo:
Con una licencia ODC, la Empresa X adquiere 365 días del Producto Y para su uso durante un año. El contrato incluye una duración mínima y máxima de la licencia que un empleado puede obtener simultáneamente, pero el tiempo total de uso para todos los empleados no superará los 365 días.
13- Licencia de empresa de duración determinada
Se trata de una especie de combinación entre una licencia de plazo fijo y una licencia flotante.
Ejemplo:
La empresa ABC adquiere una licencia de un año para el Producto X. Varios empleados autorizados pueden usar la licencia en varias máquinas, pero el Producto X solo se ejecutará en una máquina a la vez. No existe un proceso específico para la retirada de licencias.
14- Licencia de uso sin conexión
Con la licencia de uso sin conexión, un usuario puede retirar una licencia por un período de tiempo determinado y no se requiere acceso en línea.
Esta licencia es ideal para su uso en las industrias de minería y construcción, donde el usuario de la aplicación puede estar en una zona remota sin conexión a internet. El proveedor puede configurar completamente la duración de la licencia: 1 día, 365 días o la que prefiera.
15- Licencia de lista blanca
Un grupo específico de usuarios puede acceder a un producto según una lista de permisos definida. Esto es ideal para probar productos con usuarios seleccionados.
16- Licencia de Soporte y Mantenimiento
Una licencia de mantenimiento y soporte generalmente se utiliza como complemento de una licencia perpetua y para proporcionar actualizaciones y correcciones de software para un producto de software con licencia adquirido bajo una licencia perpetua.
17- Licencia anclada
Una licencia vinculada es aquella en la que se proporciona una licencia a un cliente, pero está vinculada a un dispositivo específico. La aplicación solo puede usarse en ese dispositivo.
18- Licencia del dispositivo
A diferencia de una licencia vinculada, una licencia de dispositivo no implica la intervención de un usuario. Se otorga para usar la aplicación en un número determinado de dispositivos.
Beneficios de la gestión de activos de software
La gestión de activos de software (SAM) es un sistema para supervisar y centralizar el control de las licencias de software dentro de su organización. La gestión de activos de software ofrece tres beneficios principales.
Mejorar la supervisión y minimizar el desperdicio
Un programa de gestión de activos de software permite a la organización de TI supervisar completamente los activos de TI dentro de la organización. Los gerentes de TI y de compras pueden identificar licencias sin usar y reducir el desperdicio al optar por no renovar las licencias sobrantes.
Optimice el gasto en TI y encuentre ahorros
Las organizaciones de TI pueden optimizar su gasto en software y encontrar oportunidades para ahorrar dinero con la gestión de licencias de software.
Una mejor supervisión de licencias permite a los administradores de TI adquirir los tipos de licencias de software adecuados en las cantidades adecuadas para satisfacer las necesidades del negocio. También pueden identificar oportunidades para obtener descuentos por volumen renovando licencias al por mayor.
Reducir los riesgos financieros y litigiosos con el cumplimiento de las licencias
El cumplimiento de las licencias de software es la fuerza impulsora detrás de la adopción de herramientas de software. Gestión de activos de TILas organizaciones que violan sus acuerdos de licencia con proveedores de software pueden enfrentar largas auditorías, costosos pagos de reparaciones, sanciones financieras e incluso litigios.
¿Cuál es el riesgo de utilizar software sin licencia?
Renunciar al contrato de software o eludirlo descargando la aplicación ilegalmente puede ser mucho más costoso. Para empezar, Los datos del usuario se vuelven vulnerables, especialmente debido al phishing (robo de datos común en software pirateado).
Con esta brecha de seguridad, usuarios maliciosos pueden acceder a su información confidencial, lo que facilita actividades delictivas. La exposición a virus y malware forma parte del paquete, lo que puede causar daños irreparables a su información. generar pérdidas muy graves.
Las inestabilidades son otro problema de los programas pirateados. Se vuelven aún más dañinas porque falta de soporte técnico, un beneficio que sólo pueden disfrutar los usuarios regularizados.
Además de la exposición a estos numerosos riesgos, la credibilidad de la empresa se ve comprometida. Sus procesos podrían sufrir daños y retrasos que perjudicarían su relación con los clientes.
Si desea una mejor estrategia de licenciamiento para su empresa, garantizando seguridad y eficiencia en el uso del software, Contáctanos ¡y descubre cómo podemos ayudarte!