¿Cómo podemos optimizar nuestros contratos de Microsoft 365 y Office 365? ¿Por dónde empezamos? ¿Cómo podemos reducir los contratos sin perder funcionalidad? ¿Cómo podemos negociar con Microsoft? Estas son las principales preguntas que recibimos cuando solicitamos un análisis de optimización de contratos de Office 365.
Mientras trabajábamos recientemente en algunos escenarios de optimización de Office 365 para un cliente, nos topamos con una gran alternativa: licencia de este producto por dispositivo.
Esta licencia basada en dispositivo está diseñada para simplificar la administración de Office 365 ProPlus en dispositivos compartidos por varios usuarios. Cualquier persona que inicie sesión y use ese dispositivo podrá usar Office 365 ProPlus para crear y editar documentos.
IMPORTANTE: La suscripción basada en dispositivo de Microsoft Office 365 ProPlus está disponible solo como una licencia complementaria para Algunos clientes comerciales y algunos clientes educativos y puede realizarse mediante suscripción mensual o suscripción anual.
Requisitos para utilizar licencias basadas en dispositivos para Office 365 ProPlus:
- Office 365 ProPlus versión 1907 o superior;
- Windows 10 versión 1803 o superior;
- El dispositivo Windows 10 debe estar unido a Azure Active Directory (Azure AD) híbrido de Azure AD.
De cara al futuro en la optimización de Office 365, recomendamos a nuestros clientes utilizar cuatro puntos básicos de optimización:
1- Crear una línea base:
Es muy importante que el área de tecnologías de la información cree una línea base de usuarios por departamento y su perfil de uso.
También es importante analizar la cuota de almacenamiento asignada de Exchange o OneDrive (GB) y su uso real, junto con otros datos, para facilitar el proceso de optimización. Esto facilita la toma de decisiones informadas y reduce el almacenamiento desperdiciado.
2- Evaluar lo que no se está utilizando:
Normalmente, los usuarios con productos más completos, como Office 365 E3 o E5, no necesitan la suite completa. Consulte el perfil de uso de cada profesional en las áreas correspondientes, ya que podrían tener la licencia correcta o tener proyectos futuros que requieran acceso a una herramienta específica de Office 365.
3- Analizar la capacidad de almacenamiento:
Analizar sus necesidades de almacenamiento reales y sus opciones de degradación puede ayudarle a limitar los planes de Office 365.
Los usuarios de la licencia Office 365 E3 tienen 1 TB de almacenamiento personal ilimitado en OneDrive y 100 GB de almacenamiento para correo electrónico. Las empresas suelen usar aplicaciones de almacenamiento alternativas como Dropbox, Box o Google Drive. En este caso, considere sus necesidades reales de almacenamiento, las opciones de reducción de nivel o cancele otras opciones de almacenamiento SaaS.
Además, considerar cambiar de plan también puede tener sentido para optimizar la licencia si, por ejemplo, utiliza Google G Suite para el correo electrónico y otras aplicaciones de Office para la creación y la colaboración.
4- Revisar trimestralmente las suscripciones:
La afluencia y salida de profesionales y las cambiantes necesidades organizativas también exigen cambios en los contratos. Las nuevas contrataciones y los proyectos van y vienen.
Al realizar un seguimiento trimestral de este proceso, las empresas pueden maximizar su retorno de la inversión (ROI) y mantener a sus empleados en la mejor suite. También puede supervisar el Centro de administración de Office 365 mediante la plataforma MattZero para mantenerse al día con los procesos de cambio de RR. HH. y gestionar asignaciones, bloqueos de usuarios o cambios de perfil.
Nos gustaría reforzar eso Gestión de activos de software (SAM) Es el conjunto de prácticas empresariales que apoyan la gestión responsable y productiva del software dentro de una organización. Estas prácticas se utilizan para lograr objetivos como:
- Reducción de costos de software;
- Mitigación de riesgos con auditoría y seguridad por ejemplo;
- Apoyo en la toma de decisiones y cumplimiento del plan estratégico.
Nuestra recomendación:
Es muy común que las empresas solo presten atención a los cambios en las licencias de Office después de que realmente han sucedido, y es por eso que nuestra metodología de trabajo demuestra que este análisis proactivo es de gran importancia.
Estos cambios en las normas de licencias pueden ser supervisados y gestionados por un Centro de Excelencia de Gobernanza de Software y Nube (CCoE). Puede aprovechar una única plataforma de gobernanza de nube híbrida, lo que le permite controlar los costos en su centro de datos de VMware y también en las nubes públicas de AWS, Azure y Google.
Más allá de la optimización de costos, una gestión eficaz de Microsoft 365 impacta directamente en la productividad de su equipo. Al comprender el ciclo de vida de los datos y las aplicaciones de Office, las empresas pueden garantizar que sus empleados cuenten con las herramientas adecuadas para realizar sus tareas eficientemente. El uso estratégico de Microsoft Teams, por ejemplo, puede revolucionar la comunicación y la colaboración internas, optimizando los procesos empresariales e impulsando la productividad de su equipo.
Optimizar Microsoft 365 también es crucial en la toma de decisiones estratégicas. El análisis de los datos de uso y almacenamiento, junto con la monitorización de Microsoft Teams y otras aplicaciones de Office, proporciona información valiosa para una toma de decisiones informada. Este enfoque basado en datos permite a las empresas ajustar sus contratos y la asignación de recursos según las necesidades reales, evitando el desperdicio y maximizando el retorno de la inversión.
Para empresas con tiendas en línea u otros sistemas complejos, la integración de Microsoft 365 con bases de datos y otras plataformas es esencial. La posibilidad de conectar bases de datos y otras herramientas a las aplicaciones de Office puede optimizar los flujos de trabajo, automatizar tareas y mejorar la eficiencia operativa.
La gestión de activos de software (SAM) es fundamental para garantizar el cumplimiento normativo y optimizar el uso de Microsoft 365. Al implementar prácticas sólidas de SAM, las empresas pueden supervisar y administrar eficazmente sus licencias, evitando costos innecesarios y garantizando que todos los usuarios tengan acceso a las aplicaciones y servicios de Office que necesitan. Una gestión eficaz de activos también permite a las empresas identificar y eliminar software no utilizado o infrautilizado, liberando recursos para inversiones más estratégicas.
En resumen, optimizar Microsoft 365 es un proceso continuo que requiere atención al detalle y un enfoque estratégico. Siguiendo los consejos y recomendaciones de este artículo, las empresas pueden reducir costos, mejorar la productividad del equipo, optimizar los procesos de negocio y garantizar que sus inversiones en tecnología se ajusten a sus objetivos estratégicos.
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