La Gestión Estratégica de Portafolio (GEP) es un enfoque para alinear la estrategia, las inversiones y la ejecución dentro de una empresa, asegurando que los proyectos, programas y portafolios generen el valor esperado. En este artículo, exploramos qué es la GEP, por qué es importante para las organizaciones que buscan una gobernanza de portafolio más sólida, cómo funciona (procesos, tecnología, prácticas) y cómo una solución como ServiceNow Strategic Portfolio Management puede respaldar este proceso. También mostraremos los beneficios, los desafíos y las mejores prácticas para una implementación exitosa de la GEP.
Comprenderá cómo la gestión de proyectos estratégicos (SPM) vincula la estrategia organizacional con los proyectos y portafolios, conocerá los componentes, procesos y tecnologías clave que la hacen posible, y por qué esto es fundamental para una mayor agilidad y gobernanza. Además, aprenderá a evitar errores comunes y a garantizar que la implementación de su SPM sea sostenible y genere valor.
¿Qué es la gestión estratégica de cartera?
La Gestión Estratégica de Portafolios (SPM, por sus siglas en inglés) es un conjunto de prácticas y tecnologías que permiten a las organizaciones alinear sus inversiones, recursos y trabajo operativo con su estrategia de negocio, asegurando que los esfuerzos generen valor real de una manera ágil, transparente y orientada a resultados.
Por qué SPM es importante para su organización
En un mundo de rápidos cambios tecnológicos, regulatorios y competitivos, las empresas necesitan más que nunca una forma de garantizar que sus acciones impulsen realmente los objetivos de negocio. En este sentido, la gestión de proyectos estratégicos (SPM, por sus siglas en inglés) surge como respuesta a la desconexión observada entre la estrategia y la ejecución.
Desafíos tradicionales que resuelve SPM
Muchas iniciativas corporativas no se alinean realmente con la estrategia central; es decir, los proyectos se ejecutan, pero no generan valor estratégico. Esta falta de visibilidad conlleva retrabajo, desperdicio y riesgos. Además, pone de manifiesto que la planificación por sí sola no basta; es necesaria una adaptación continua.
¿Qué ofrece SPM?
SPM proporciona acceso a la información necesaria para avanzar desde la estrategia hasta los resultados empresariales. Estos son los principales beneficios:
- Alineación de la carteraConvertir los objetivos estratégicos en iniciativas concretas.
- decisión basada en el valorPriorizar las inversiones en función del retorno y el impacto estratégico.
- adaptabilidad continuaPara supervisar, ajustar o finalizar las iniciativas a medida que cambien las condiciones.
En resumen, SPM transforma la gestión de portafolios, pasando de simplemente realizar proyectos a realizar los proyectos correctos en el momento correcto.
Componentes clave del SPM
Para que SPM funcione, deben estar presentes tres pilares fundamentales: estrategia, cartera/trabajo y ejecución. Consulte los detalles de cada uno:
1. Estrategia y gobernanza
El pilar estratégico tiene como objetivo definir claramente la estrategia, los objetivos y los criterios de éxito de la organización. Asimismo, busca establecer una gobernanza que vincule estos objetivos con iniciativas concretas. Por ejemplo, si una iniciativa no contribuye al objetivo empresarial, debe revisarse o cancelarse para alinearse con la estrategia de la empresa. Además, garantiza la visibilidad a nivel directivo (consejo de administración/alta dirección) sobre cómo las distintas áreas contribuyen a la estrategia.
2. Planificación y priorización de la cartera
ServiceNow mapea las iniciativas e inversiones sujetas a la gobernanza de la cartera. Además, evalúa escenarios de inversión, asigna recursos, define hojas de ruta y presupuestos. Por ejemplo, ServiceNow menciona la función de "Planificación de escenarios". Asimismo, prioriza en función del valor, el riesgo, la alineación y la capacidad de ejecución.
3. Implementación, seguimiento y adaptación
La ejecución es fundamental para el seguimiento del progreso de las iniciativas, ya que proporciona visibilidad en tiempo real. También implica la asignación y gestión dinámica de recursos, incluyendo personal, fondos, tiempo y tecnología. La revisión continua es esencial a medida que surge nueva información.
La tecnología como facilitadora
Uno de los elementos clave que diferencian un enfoque eficaz de gestión del rendimiento de los sistemas (SPM) es el uso de una plataforma unificada que conecta datos estratégicos, financieros y operativos. En el caso de ServiceNow, la plataforma Now proporciona esta visibilidad integrada.
¿Cómo funciona SPM en la práctica?
Conozca el flujo operativo típico de SPM:
- Definir la estrategia organizativa y traducirla en objetivos medibles.
- Presentación y evaluación de iniciativas propuestas (a demanda).
- Priorización y asignación de recursos a quienes tengan mayor impacto.
- Planificación de cartera: hojas de ruta, presupuestos, dependencias.
- Ejecución y seguimiento continuo de proyectos/portafolios.
- Informe para el liderazgo: paneles de control.
- Revisión de cartera: reasignación de recursos o finalización de iniciativas que han perdido relevancia.
- Retroalimentación: ajustes a la estrategia para el próximo ciclo.
De este modo, este enfoque cerrado garantiza que el ciclo de alineación y valor sea continuo.
Beneficios concretos de la SPM
La implementación de SPM aporta diversas ventajas a la organización. Por ejemplo, estas son las principales:
- – Mayor visibilidad sobre dónde se están aplicando el dinero y los esfuerzos.
- Mayor alineación entre lo que se hace y lo que se pretende lograr en el negocio.
- Decisiones más rápidas y mejor fundamentadas, basadas en datos y escenarios.
- Mayor agilidad para cambiar de rumbo cuando el mercado lo exija.
- – Menos recursos desperdiciados en iniciativas de bajo valor o mal alineadas.
- Mayor gobernanza y transparencia.
Desafíos y dificultades comunes
A pesar de sus beneficios, la adopción de la gestión del rendimiento de software (SPM) no siempre es sencilla. Entre los principales desafíos se encuentran la falta de claridad en la estrategia, la escasez de datos que conlleva una baja visibilidad y la limitación de recursos. Además, se requiere tecnología adecuada para aprovechar todo el potencial de la SPM.
Otro desafío consiste en definir criterios de análisis bien definidos para que la cartera se convierta en una herramienta estratégica.
Lea también:
- Gobernanza TI: Todo lo que necesitas saber sobre el tema
- Consultoría TI: ¿Qué hace, por qué tenerla y cómo elegir la tuya?
- Gestión de activos de TI en 3P: procesos, personas y plataformas
Pasos recomendados para implementar SPM en su organización.
-
- Diagnóstico del nivel de madurez actual: procesos, datos, tecnología, cultura
- Defina una estrategia y unos objetivos de negocio claros; utilice OKR o metas SMART.
- Elija una plataforma tecnológica de soporte y evalúe su integración, usabilidad y escalabilidad.
- Establecer criterios de gobernanza y priorización. Crear un comité de cartera o un consejo de administración.
- Mapeo de iniciativas y elaboración de una cartera inicial.
- Supervise e informe del progreso con paneles de control e indicadores clave de rendimiento (KPI), que incluyen visualizaciones consolidadas y fáciles de entender.
- Revisar, ajustar e iterar el ciclo continuo, fomentando la retroalimentación y el aprendizaje constante.
El módulo SPM con ServiceNow
LOS ServiceNow, reconocida mundialmente como la plataforma de plataformas y líder en innovación digital, ofrece una solución SPM completa capaz de transformar la ejecución estratégica de las empresas.
Basada en la galardonada plataforma de IA de ServiceNow, una plataforma unificada que proporciona información completa, precisa y en tiempo real sobre todos los aspectos del negocio, la ServiceNow SPM Ayuda a las organizaciones a optimizar los recursos, alinear la estrategia y la ejecución, y actuar con agilidad y confianza, incluso en escenarios en constante cambio.
Diseñada como una combinación de metodologías, funcionalidades y procesos integrados, la solución SPM de ServiceNow capacita a los líderes y gerentes para evaluar, priorizar y financiar las inversiones más importantes, garantizando que cada decisión esté impulsada por el valor y el impacto estratégico.
Además, la plataforma ofrece planificación estratégica avanzada, simulación de escenarios, gestión de recursos, una visión unificada de la cartera y automatización inteligente, respaldada por inteligencia artificial y flujos de trabajo digitales eficientes. De esta manera, la ServiceNow SPM Conecta la estrategia, la ejecución y los resultados empresariales vitales, transformando las incertidumbres en oportunidades e impulsando el éxito organizacional como nunca antes.
Primeros pasos para la implementación de SPM
A continuación se presentan las evaluaciones clave para evaluar e implementar la Gestión Estratégica de Portafolio en su empresa.
- ¿Está bien definida y comunicada la estrategia organizativa?
- ¿Existe visibilidad de todas las iniciativas, proyectos y programas en un único portafolio?
- ¿Se asignan y priorizan los recursos (humanos, financieros, tecnológicos) en función del valor y la alineación estratégica?
- ¿Existe una gobernanza clara para la toma de decisiones —para iniciar, pausar o finalizar iniciativas—?
- ¿La plataforma tecnológica admite visibilidad, informes, simulación y adaptación?
- ¿Está la cultura organizacional preparada para trabajar de forma integrada, colaborativa y basada en valores?
- ¿Existen métricas o indicadores definidos para realizar el seguimiento del progreso de las iniciativas y la cartera?
- ¿Existe un ciclo continuo de revisión y adaptación de la cartera en respuesta a los cambios del mercado o de la estrategia?
Mini Preguntas Frecuentes - SPM
01- ¿Cuál es la diferencia entre SPM y PPM (Gestión de Portafolio de Proyectos)?
La gestión de proyectos y programas (PPM) se centra principalmente en la selección, ejecución y control de proyectos y programas. La gestión de proyectos estratégicos (SPM), en cambio, amplía este ámbito para incluir... estrategia, cartera y ejecución, conectando la visión estratégica con la cartera en su conjunto.
02- ¿Es posible implementar SPM sin tecnología específica?
Sí y no. Técnicamente, es posible comenzar con procesos manuales u hojas de cálculo, pero sin una plataforma adecuada se pierde visibilidad, automatización e impulso. En los mercados modernos, la tecnología es tanto un facilitador como un elemento crucial para el crecimiento.
03- ¿Cuánto tiempo se tarda en ver resultados con SPM?
Depende del grado de madurez de la organización. Algunos resultados rápidos (visibilidad, priorización) pueden aparecer en pocos meses. Pero el resultado completo, con alineación estratégica y ejecución ágil, suele alcanzarse en 12-18 meses o más.
04- ¿SPM solo es útil para grandes empresas?
No necesariamente. Si bien las organizaciones más grandes tienen mayor complejidad y quizás mayores necesidades, las empresas medianas también pueden beneficiarse enormemente al centrarse en la alineación estratégica y la ejecución eficiente.
05- ¿Qué métricas debo monitorizar en SPM?
Aquí hay algunos ejemplos: ROI de las iniciativas, % de iniciativas alineadas con la estrategia, tiempo promedio del ciclo de aprobación, tasa de cierre de iniciativas de bajo valor, utilización de recursos, variación presupuestaria, etc.
En resumen, la Gestión Estratégica de Portafolio (GEP) representa un salto cualitativo para las organizaciones que desean transformar su estrategia en valor concreto, con control, visibilidad y agilidad. Si está listo para dar este paso, Contacta con 4MATT para apoyar tu viaje con un enfoque en Brasil y América Latina.