A medida que el gasto en TI se traslada a la nube, la gestión de TI (ITAM) debe evolucionar. En este artículo, analizamos las perspectivas de ITAM a partir de los hallazgos clave del... Pulso del gasto tecnológico 2022 Flexera, donde las principales prioridades de las iniciativas tecnológicas siguen centrándose en la transformación digital, la ciberseguridad y la migración de nube a nube. Esto no debería sorprendernos, ya que también vimos estas tres prioridades en 2021.
Las 3 principales prioridades para las iniciativas tecnológicas
Flexera 2022: Informe de gasto en tecnología
Las iniciativas de gasto en tecnología preparan el escenario para la creciente importancia del ITAM
Por supuesto que sí Gestión de activos de TI (ITAM) Es consciente de los activos que conforman el parque de TI y que se están digitalizando en esta transformación, así como de las implicaciones de adaptarse al ecosistema tecnológico en constante evolución, ya sean licencias de software, dependencias de aplicaciones o una serie de otros elementos contextuales. Los equipos de escritorio se están convirtiendo en portátiles y los servidores locales están migrando al almacenamiento en la nube. El valor y el crecimiento del negocio son factores importantes sobre los que ITAM cuenta con los datos necesarios para influir.
Por esta razón, ITAM debe involucrarse lo antes posible y deberá ampliar el alcance de lo que se considera un activo. No espere ser involucrado posteriormente solo para descubrir que las implicaciones de las licencias le impiden implementar cambios de forma eficaz o, peor aún, que aumentan los costos para la organización de forma inesperada y contribuyen significativamente al desperdicio de gastos comerciales que recae en el grupo de ITAM.
La transformación digital ha cambiado las estrategias de gestión de activos, ayudando a abrir oportunidades
Con el aumento del teletrabajo debido a la pandemia de COVID-19, hemos visto cómo la gestión de activos de TI se ha vuelto más compleja. Por ejemplo, en lugar de tener la gestión de activos de hardware (HAM, es decir, la gestión de dispositivos) centralizada en unas pocas oficinas corporativas, ahora los activos se distribuyen en miles de oficinas independientes. ¿Cómo controlará ITAM estos dispositivos si no están todos conectados a la red corporativa en todo momento? ¿Cómo se visualizan, inventarian y protegen?
¿Cómo ha afectado la pandemia/recesión al ritmo de la transformación digital?
Flexera 2022: Informe de gasto en tecnología
Otro cambio digital importante fue la mayor adopción de SaaS En respuesta a la pandemia y al cambiante ecosistema de TI, más dispositivos en más lugares y más software disponible de diversas maneras. La adaptación es necesaria para el éxito en este entorno cambiante, pero la clave está en hacerlo estratégicamente.
Más presupuesto, más gente: ¿cómo conseguir lo que necesita para hacer el trabajo?
La gran mayoría de los encuestados del informe Tech Spend Pulse 2022 de Flexera Se espera un aumento (pequeño o significativo) en sus presupuestos de TI el próximo año (64%). Con este aumento, también aumentará la visibilidad de la función ITAM dentro de la organización, así como la importancia de monitorear la tecnología y limitar el desperdicio.
Porcentaje de encuestados esperando un cambio en sus presupuestos de TI
Flexera 2022: Informe de gasto en tecnología
Tradicionalmente, ITAM se ha centrado en la reducción de costos, lo cual no sorprende. Sin embargo, en un entorno en constante cambio, otra forma de analizarlo es desde la perspectiva de la eficiencia del gasto: aprovechar al máximo la tecnología y maximizar el retorno de la inversión. Si su empresa ha aumentado su presupuesto, esta es la oportunidad para que ITAM evite duplicaciones y solapamientos, destacando, mediante prácticas de ITAM (p. ej., racionalización de aplicaciones, uso/consumo de licencias), dónde existen oportunidades para optimizar estas inversiones tecnológicas.
Aquí también es importante la respuesta del ITAM al cambio digital: el alejamiento de inversiones como centros de datos Se prevé un aumento de la inversión en software local (reducciones presupuestarias de 271 TP3T cada una), mientras que se prevé que la inversión en nube pública y SaaS siga aumentando rápidamente (591 TP3T y 691 TP3T, respectivamente). Los profesionales de ITAM desempeñan un papel importante en este cambio y en su gestión eficaz.
Porcentaje con impactos presupuestarios hasta la fecha debido al COVID-19
Flexera 2022: Informe de gasto en tecnología
Si bien el uso de servidores y almacenamiento locales, por ejemplo, está disminuyendo, es probable que nunca desaparezcan; probablemente siempre será necesario algún grado de centro de datos local debido a responsabilidades de seguridad, normativas, propiedad intelectual u otras. Sin embargo, la necesidad de adaptación y expansión es crucial.
Al demostrarle a la empresa lo que puede hacer —es decir, adaptarse a un panorama en constante cambio—, está demostrando que, con más recursos (empleados a tiempo completo, presupuesto), puede respaldar mejor el cambio que está experimentando la organización. Por ejemplo, a medida que la transformación digital continúa acelerándose, la mayoría de las organizaciones (65%) aún tienen dificultades para comprender mejor sus activos tecnológicos en su infraestructura de TI híbrida, y aún más carecen de los datos de gasto necesarios para comprender el impacto (70%).
Desafíos de la visibilidad del gasto en TI
Flexera 2022: Informe de gasto en tecnología
Aproveche la oportunidad de que ITAM proporcione los datos que impulsan la estrategia empresarial en una organización en rápida adaptación. ITAM puede proporcionar vistas tradicionales de los activos del inventario local, y cada vez más equipos de gestión de activos están adoptando SaaS en el entorno híbrido, lo que permite una colaboración coordinada con sus homólogos en la nube (centros de excelencia en la nube, FinOps, etc.). Hable con las partes interesadas sobre cómo se superponen sus inversiones y proveedores. Si forma parte del 65 % sin visibilidad, esta es su oportunidad de poner estos datos bajo la responsabilidad de un solo equipo —en este caso, ITAM— que aporte la estrategia.
Fortalezca su caso de negocio con las tendencias clave de TI
A medida que avanzamos hacia 2023, vemos que el cambio del software local a SaaS, y de los centros de datos locales a la nube, sigue siendo la tendencia, pero al final del día, las personas y los servicios son la base de lo que hace que TI ejecute la organización.
ITAM está claramente involucrado en todas las áreas de TI (está en el acrónimo), pero a medida que la función se extiende a tecnologías nuevas y en evolución (y se superpone debido a proveedores como Microsoft que ofrecen soluciones locales, SaaS y en la nube), la necesidad de resaltar su impacto es aún más importante.
Refuerce su comunicación interna sobre la plantilla y el presupuesto, gestione a sus proveedores (eficiencia del gasto) e identifique oportunidades aprovechando los datos disponibles mediante una visión unificada de sus activos, sus dependencias y su impacto en la entrega de su negocio a los clientes. ITAM es clave para maximizar la inversión en tecnología, y adaptarse a estos cambios es clave para desarrollar con éxito su función de cara al futuro.
¿Qué es el ITAM?
La Gestión de Activos de TI (ITAM) es el conjunto de prácticas empresariales que integran los activos de TI en todas las unidades de negocio de una organización. Reúne las responsabilidades contractuales, de inventario, financieras y de gestión de riesgos para gestionar todo el ciclo de vida de estos activos, incluyendo las decisiones estratégicas. La ITAM se utiliza a menudo junto con la Gestión de Servicios de TI (ITSM) y Gestión de Operaciones de TI (ITOM) Aportar un enfoque corporativo holístico.
El software de gestión de activos de TI es un subconjunto de ITAM que generalmente abarca tanto hardware como software. Las empresas pueden usar el software de ITAM para visualizar el uso de sus activos, lo que les ayuda a localizar y eliminar instancias redundantes de hardware y software para reducir los costos de gestión.
¿Por qué es tan importante el software de gestión de activos de TI?
Una empresa consta de diferentes departamentos, cada uno con su propio conjunto de activos de TI. Estos activos son costosos y suelen requerir mantenimiento regular, como renovaciones de licencias, actualizaciones, etc., para conservar su valor. Con el software de ITAM adecuado, los técnicos pueden supervisar todo el hardware y el software desde una ubicación central, lo que reduce costos y aumenta la productividad de la empresa.
Según Gartner, «la gestión de activos de TI proporciona un análisis preciso de los costos y riesgos del ciclo de vida de los activos tecnológicos para maximizar el valor comercial de las decisiones de estrategia, arquitectura, financiación, contratación y adquisición de tecnología». También incluye un enfoque holístico que examina y optimiza todas las decisiones de infraestructura, tecnología, finanzas, procesos de datos y negocios.
¿Cuáles son los tipos de gestión de activos de TI?
En general, los activos de TI se clasifican en una o más de las siguientes categorías: físicos, software, hardware, tecnología móvil y nube. ITAM está diseñado para garantizar la implementación exitosa y el soporte continuo de los activos de TI. Por lo tanto, corresponde a estos tipos de activos de TI.
Los siguientes son los tres tipos principales de gestión de activos de TI:
- Software: Este tipo de ITAM es un poco más complejo que otros tipos de ITAM, ya que involucra aspectos como requisitos de cumplimiento, licencias, TI en la sombra y el IoT. Los activos de software deben supervisarse y revisarse continuamente, y deben tener la liquidez suficiente para satisfacer los requisitos y responder a las demandas y los mercados cambiantes.
- Hardware: El hardware físico también desempeña un papel en el departamento de TI de una organización. Estos activos incluyen computadoras, impresoras, fotocopiadoras, portátiles, dispositivos móviles, servidores y cualquier otro hardware utilizado para la gestión de datos dentro de la empresa.
- Nube: ITAM rastrea el costo y el uso de los recursos de la nube, incluidos SaaS (software como servicio), IaaS (infraestructura como servicio) y PaaS (plataforma como servicio)Todos ellos son considerados como activos a gestionar en términos de costo y cumplimiento en el ITAM.
Normas ISO para ITAM
La Organización Internacional de Normalización (ISO) tiene una serie oficial de normas para ITAM: ISO 19770, la cual consta de cinco partes:
- ISO/IEC 19770-1: Describe las mejores prácticas para ITAM corporativo. Las organizaciones tienen la oportunidad de demostrar que implementan los procedimientos de ITAM conforme a los estándares para cumplir con los requisitos de gobernanza y respaldar las actividades de TI.
- ISO/IEC 19770-2: Ayuda a las empresas a identificar programas de software en un dispositivo determinado; un estándar para etiquetas de identificación de software.
- ISO/IEC 19770-3: Método para especificar la asignación y medición del consumo asociado al software.
- ISO/IEC 19770-4: Permite la generación de informes estandarizados sobre el uso de recursos. Esto es especialmente importante al gestionar licencias más complejas y software y hardware en la nube.
- ISO/IEC 19770-5: Una descripción general de las normas ISO y el vocabulario para ITAM.
Procesos ITAM
Seguimiento de todo el ciclo de vida de los activos de TI
Si bien cada organización puede definir el ciclo de vida de los activos de TI de manera diferente, la mayoría sigue pasos similares a los siguientes:
- Pedido;
- Ejecución;
- Implantación;
- Escucha;
- Servicio;
- Desactivación.
En resumen, el ciclo comienza con la identificación de una necesidad y la realización de un pedido. Se definen factores importantes, como qué activos se requieren, cómo adquirirlos y cómo utilizarlos y financiarlos. Durante la fase de ejecución, se crean, compran, alquilan o licencian los activos. A continuación, viene la fase de implementación, que supervisa la instalación del activo en el ecosistema de TI. Una vez implementado, la fase de monitorización ayuda a garantizar el correcto funcionamiento del activo y entra en la fase de servicio, donde se le realiza mantenimiento y actualización para prolongar su vida útil. Finalmente, cuando estos activos ya no son necesarios, se dan de baja y se desechan. Esto incluye el traslado de usuarios a recursos alternativos, la actualización de registros, la cancelación de contratos, la rescisión de licencias y la planificación de activos de reemplazo.
Cuando se trata de hardware, el “inventario” puede incluirse como una fase separada.
Mejores prácticas de gestión de activos de TI
- Comience con la aceptación ejecutiva;
- Crear un equipo para pilotar el proyecto;
- Definir activos esenciales;
- Identificar recursos en la nube;
- Determinar métodos para la detección e integración de datos;
- Utilice un enfoque de ciclo de vida;
- Sea proactivo en sus iniciativas de seguimiento y monitoréelas continuamente para evitar una implementación excesiva;
- Decide si quieres utilizar una CMDB;
- Automatizar lo máximo posible;
- Integrar y poner los datos a disposición de todo el departamento de TI;
- Conozca sus licencias de software;
- Recopilar retroalimentación para la mejora continua;
- Involucre a otros equipos en la retroalimentación.
¿Debo implementar ITAM en mi organización?
Hay varias razones por las que ITAM puede ayudar a su organización a prosperar.
Economía
Una de las estrategias clave para reducir costos es optimizar el gasto en software, infraestructura y servicios de plataforma. Las organizaciones pueden reducir el gasto hasta en un 30% al implementar las mejores prácticas para optimizar las licencias de software y el uso de activos.
Falta de visibilidad del medio ambiente
Muchas empresas aún rastrean sus activos mediante hojas de cálculo, pero es muy probable que estas no siempre sean precisas. Además, las hojas de cálculo pueden crear silos de datos, lo que dificulta que todos los usuarios autorizados accedan a la misma información actualizada.
Dificultad para seguir el ritmo del cambio
Los activos están en constante movimiento, y el seguimiento manual puede no ser la mejor opción. Lidiar con problemas como el robo, la sustitución y el desmantelamiento de activos de TI, nuevos envíos, etc., puede crear un entorno de TI caótico que requiere una mayor atención al detalle.
La realidad de la “TI en la sombra”
TI en la sombra La TI en la sombra se refiere a aplicaciones, licencias y otros activos de TI que se adquieren y utilizan sin el conocimiento del equipo de TI. El software de ITAM centralizado mantiene al equipo de TI al tanto de todo y evita gastos excesivos, riesgos e incumplimientos. La TI en la sombra es una realidad que enfrentan casi todas las empresas modernas. Su gestión marcará la diferencia en el nivel de control necesario para reducir riesgos y gastos.
Referencias: The ITAM Review, A medida que el gasto en TI se traslada a la nube, ITAM debe evolucionar;ServicioAhora, ¿Qué es el ITAM?; Administrar motor, ¿Qué es la gestión de activos de TI (ITAM) y cómo puede optimizar su negocio?.