Este guia aprofunda cada uma das 10 estratégias Gartner para otimização de custos. As técnicas passam por serviços compartilhados e padronização de aplicações até governança de nuvem, além de modernização de data centers, automação e ITAM. Você entenderá por que essas práticas são consideradas o “core” do custo inteligente e como aplicá-las para alcançar economias estruturais e sustentáveis.
- – A otimização de custos depende de governança, padronização e visibilidade.
- – Automação + ITAM são os pilares que sustentam economia contínua.
- – Cloud, RPA e modernização de aplicações geram ROI mais rápido do que cortes isolados.
Em resumo, a otimização de custos de TI é um processo estruturado que busca reduzir gastos, aumentar eficiência e realocar investimentos de forma inteligente. Segundo o Gartner, empresas que aplicam práticas contínuas de governança, automação, cloud, padronização e gestão de ativos alcançam redução de custos entre 10% e 25% sem impacto na performance.
As 10 técnicas de otimização de custos de TI do Gartner
A pressão para equilibrar inovação e eficiência aumentou. CIOs precisam entregar mais valor, com mais velocidade, e ainda reduzir gastos de forma consistente. Por isso, o Gartner consolidou as 10 técnicas essenciais para criar economias inteligentes, economias que não apenas cortam custos, mas melhoram a operação.
A seguir, você encontra uma análise detalhada, com impacto prático e orientações de aplicação.
1. Implementar serviços compartilhados
Centralizar serviços comuns, como suporte, compras, infraestrutura, segurança, plataforma de integração e automação, reduz duplicidade entre departamentos.
Além disso, a centralização elimina silos, aumenta escala e melhora experiência do usuário. Também padroniza fluxos e métricas, e reduz custos administrativos
Ferramentas como ServiceNow são especialmente eficazes, pois consolidam processos, SLAs e governança em um único ambiente, o que acelera não só a redução de custos, como também a maturidade digital.
2. Adotar uma política de nuvem com governança
Migrar para cloud não reduz custos por si só. Isso porque, o que gera economia, é a governança da nuvem.
Para isso, o Gartner recomenda:
- FinOps para controlar consumo
- tags obrigatórias
- catálogos padronizados
- automação para desligar recursos ociosos
- decisões baseadas em métricas (CloudHealth, Morpheus, Datadog)
Quando bem estruturado, o modelo cloud first reduz CAPEX, aumenta elasticidade e otimiza gastos variáveis.
3. Consolidar data centers e modernizar infraestrutura
A consolidação elimina datacenters redundantes, simplifica redes e reduz consumo energético.
Além disso diminui contratos de manutenção, reduz inventário de hardware, e facilita governança de segurança. Também acelera a migração para arquiteturas híbridas.
Muitas empresas reestruturam seus data centers como hubs de integração de nuvem, reduzindo custos e aumentando disponibilidade.
4. Racionalizar e padronizar aplicações
O Gartner destaca que empresas possuem, em média, 30% a 40% mais aplicações do que precisam.
Isso gera custos invisíveis em licenças, suporte, integração, segurança, treinamento e infraestrutura
Dessa forma, racionalizar envolve:
- identificar redundâncias
- substituir aplicações antigas
- unificar soluções
- padronizar plataformas corporativas
Assim, gera cortes estruturais e melhora a qualidade dos serviços.
5. Melhorar a transparência financeira de TI
Quando TI e Finanças trabalham isoladas, a empresa perde visibilidade.
Por isso, o Gartner recomenda modelos de showback e chargeback, além de KPIs financeiros por serviço. Também indica catálogos de serviço com custos claros, e integração CIO com CFO para decisões de investimento
A transparência permite direcionar investimentos corretamente e cortar desperdícios com base em dados reais.
6. Focar nos gastos de demanda das áreas de negócio
Hoje, 96% dos gastos totais de TI estão espalhados pela organização, e não apenas no orçamento da TI.
Ou seja: mesmo que TI corte custos internamente, as áreas de negócio continuam contratando ferramentas isoladas, assinaturas duplicadas, automações locais e plataformas independentes.
Mapear essa “TI paralela” é um dos maiores geradores de economia.
7. Implementar automação robótica e IA
Automação (RPA) e IA reduzem custos principalmente em três frentes:
- tareas repetitivas
- erros operacionais
- tempo de execução
Processos automatizados aumentam eficiência, liberam pessoas para funções estratégicas e garantem escalabilidade sem contratação adicional.
Bots, workflows inteligentes e automações low-code criam uma cadeia de custo otimizado que cresce de forma sustentável.
8. Fortalecer a gestão de ativos de TI (ITAM)
ITAM é um dos pilares centrais da economia direta. Isso porque, com o ITAM, é possível reduzir compras desnecessárias, eliminar licenças duplicadas, evitar multas e melhorar a compliance.
Outra característica do ITAM, é que ele também prolonga a vida útil dos ativos e garante contratos mais inteligentes
Com SAM (Software Asset Management) integrado, o ganho é ainda maior. Por isso, ServiceNow, Flexera e Snow são as plataformas mais utilizadas para governança completa, por integrarem as funcionalidades e aplicações.
9. Avaliar ideias de transformação digital de forma sistemática
As melhores iniciativas de redução de custos podem vir das áreas de negócio, desde automações simples até integrações entre sistemas que eliminam retrabalho.
Assim, é possível criar um funil de ideias, avaliar impacto e viabilidade, além de priorizar projetos de ROI rápido e fomentar cultura de eficiência. Por isso, essa estratégia transforma o colaborador em fonte contínua de inovação.
10. Otimizar a força de trabalho
A força de trabalho evoluiu e, por isso, precisa de estruturas mais enxutas, ágeis e automatizadas.
Isso envolve:
- treinamento de equipes para automação
- implementação de bots cognitivos
- adoção de ferramentas cloud de produtividade
- redução de sobrecarga operacional
- distribuição de conhecimentos de forma inteligente
Dessa forma, a combinação de automação com a cloud libera a equipe para atuar em iniciativas de maior impacto e reduz custos de forma orgânica.
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FAQ – Otimização de custos
01 – Como priorizar as técnicas do Gartner?
Comece por aquelas com maior impacto estrutural, serviços compartilhados, nuvem, racionalização, e, em seguida, avance para governança financeira e ITAM. Por fim, implemente automação e modernização contínua.
02- Essas técnicas se aplicam a empresas brasileiras?
Sim. O Gartner destaca que elas se aplicam tanto a empresas públicas quanto privadas, inclusive em ambientes regulados.
03- Qual o impacto real da automação nos custos?
A automação reduz horas operacionais, elimina retrabalho e diminui a dependência de tarefas manuais, o que gera produtividade e economia contínua.
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