Paso 1: gatear. El camino para aprovechar al máximo su programa SAM ServiceNow.
La implementación de un programa SAM en ServiceNow proporciona a las organizaciones un método sistemático para monitorear, administrar y optimizar sus activos de software. Para aprovechar al máximo su programa SAM, es crucial adoptar un enfoque por fases, generalmente categorizado en los pasos de Gatear, caminar y correr. Este proceso paso a paso permite a las organizaciones mejorar progresivamente la visibilidad, minimizar el riesgo y aumentar la eficiencia operativa.
ServiceNow SAM proporciona una vista del Éxito del software Asset Workspace para realizar un seguimiento del progreso de su aplicación de gestión de activos de software (SAM) con objetivos de éxito, opciones para asignar actividades para monitorear el logro de objetivos, realizar comprobaciones de estado del software, maximizar el uso de las capacidades de SAM y madurar el programa SAM con elementos predefinidos.
Madure su programa SAM con elementos de vencimiento predefinidos
La madurez del programa se clasifica en tres fases, a saber: gatear, caminar y correr. Para ayudarlo a mejorar el retorno de valor de su programa SAM, incluidos los procesos, funcionalidades y capacidades dentro de su organización, puede vincular estos elementos de madurez con objetivos de éxito y tareas de creación de valor para monitorear e informar mejoras de su aplicación SAM a lo largo del tiempo.
Fase de rastreo: visibilidad del inventario/gasto de software
En esta fase, establecerá una base de datos de gestión de configuración (CMDB) en buen estado, identificará herramientas para descubrir datos de software y definirá procesos y roles. La atención debería centrarse en la informática de usuario final (EUC) o las integraciones de SaaS, cuyas licencias no son muy complejas y para las cuales las fuentes de descubrimiento de software están fácilmente disponibles.
Realizar una verificación de estado de CMDB
Una CMDB saludable es esencial para el éxito de un programa SAM. Debido a que CMDB contiene todos los datos de configuración y activos, garantizar su integridad evita problemas de datos y mejora la eficacia del seguimiento de activos y la gestión del ciclo de vida.
Los pasos para la verificación del estado de CMDB incluyen:
- Valide los datos de configuración y activos actuales: asegúrese de que CMDB refleje con precisión todos los activos actuales y sus relaciones con los servicios, sistemas y aplicaciones.
- Asegúrese de que la CMDB esté bien estructurada: organice la CMDB con clases de activos, categorías y relaciones bien definidas con otros servicios de TI, evitando la fragmentación.
- Resuelva discrepancias de datos: identifique y corrija inconsistencias o brechas en la CMDB antes de importar nuevos datos de activos.
Establecer procesos SAM
Hacer clic aquí para acceder a la Guía del proceso de gestión de activos de software en Now Create, que proporciona instrucciones detalladas sobre cómo ServiceNow visualiza el proceso SAM. para que puedas aprovechar al máximo tu Programa SAM en ServiceNow.
Identificar partes interesadas clave para el programa SAM
Una de las claves para la implementación exitosa de SAM y su adopción en toda la organización es identificar a las partes interesadas clave. Puede ser cualquier persona afectada por el programa. Establecer una comunicación clara y obtener aportes de estas partes puede ayudar a obtener apoyo para el programa.
Pasos para completar:
- Identificar las diferentes áreas que serán impactadas por el programa SAM.
- Identifique las partes interesadas que participan y apoyan el programa para garantizar su éxito.
- Documentar y establecer un plan de comunicación claro con las partes interesadas.
Asignar responsabilidad a cada rol según el nivel de participación en el Programa SAM
Establecer roles y responsabilidades para quienes necesitan realizar las funciones necesarias para el éxito del programa SAM. Identificar los recursos que necesitan ser consultados en las decisiones o informados sobre los resultados.
Pasos a seguir:
- Documentar roles y responsabilidades para el Programa SAM.
- Revisar RACI con las partes interesadas.
- Finalizar y establecer un proceso para publicar y mantener periódicamente.
Definir los criterios de éxito del programa SAM
Definir los objetivos, metas, métricas y criterios generales de éxito del programa SAM es importante, ya que esto nos permite identificar hitos medibles y alcanzables e informar el progreso.
Pasos a seguir:
- Criterios de éxito del documento.
- Documente las métricas y los resultados esperados de un programa SAM exitoso.
- Comunicar criterios generales de éxito a las partes interesadas.
Crear el proceso de solicitud de software para usuarios finales.
La creación de solicitudes de software "estándar" y "no estándar" es esencial para establecer un punto de entrada único para las solicitudes y la capacidad de suministrar licencias existentes, si están disponibles. El complemento de adquisiciones de ServiceNow, junto con el catálogo de solicitudes de ServiceNow, se pueden utilizar para proporcionar un ejemplo del flujo de solicitudes de software y el mecanismo para implementar el proceso.
Pasos a seguir:
- Trabajar con múltiples partes interesadas para identificar el proceso actual y las brechas.
- Documente el proceso de solicitud de software y obtenga la aprobación de las partes interesadas.
- Tenga en cuenta que, en la fase inicial, no es necesario automatizar todo. Concéntrese en los pasos del proceso y, con el tiempo, haga que el proceso sea más eficiente.
Medir y compartir el éxito alcanzado en el Programa SAM
Identifique, mida y comparta los éxitos del programa SAM a través de los objetivos de éxito en el módulo SAM de ServiceNow. Estos objetivos de éxito se pueden utilizar para identificar ahorros potenciales y reales, así como las actividades necesarias para lograrlos.
Pasos a seguir:
- Consulte la documentación de ServiceNow sobre Metas de éxito.
- Los objetivos de éxito pueden ser a corto o largo plazo.
- Establecer un proceso para registrar objetivos de éxito mensurables y las actividades necesarias para alcanzarlos.
Establecer actividades “pivotes” para capturar información de compras relacionada con licencias de software.
En la fase inicial, puede que no sea factible una integración completa con el sistema de compras. Sin embargo, establecer procedimientos de importación o “pivote” de datos ayudará a rastrear hasta la compra original del derecho a utilizar el software.
Pasos a seguir:
- Documentación del procedimiento de captura de derechos de software adquiridos del sistema de compras.
- Usar el complemento de compra para registrar la compra en ServiceNow.
Capacitación
La capacitación, tanto interna para los usuarios finales como externa para los recursos SAM, es esencial para el éxito del Programa. Los programas exitosos han establecido materiales de capacitación estándar, videos cortos y clases de capacitación para los usuarios finales y sus recursos, quienes pueden recibir capacitación de fuentes externas, así como capacitación de certificación para proveedores y tecnologías específicos.
Pasos a seguir:
- Hay materiales de capacitación documentados disponibles para usuarios finales y recursos de SAM.
- Se recomienda la capacitación sobre las mejores prácticas, certificaciones y tecnologías de SAM para ayudar a adquirir conocimientos sobre metodologías generales de gestión de activos de software.
EUC: Conectores de gráficos de servicio
El cumplimiento de las licencias de software varía significativamente entre el entorno del centro de datos y el entorno informático de computación del usuario final (EUC) debido a las diferentes formas en que se implementa y utiliza el software en cada contexto.
Durante la fase inicial, sugerimos centrarse en identificar el software en el entorno EUC, ya que normalmente se puede acceder a esta información a través de herramientas de administración de terminales en la mayoría de las organizaciones (por ejemplo, Microsoft SCCM/MECM, Microsoft Intune, Tanium, Jamf, etc.).
Los conectores Service Graph permiten a las organizaciones integrar datos de sistemas externos en ServiceNow CMDB. Ayudan a mantener la precisión, la coherencia y la alineación de los datos con el modelo de datos de servicio común (CSDM) de ServiceNow. Explore los enlaces a continuación para obtener más detalles:
- Conector de gráfico de servicio para Microsoft SCCM
- Conector de gráfico de servicio para Microsoft Intune
- Conector de gráfico de servicio para jamf
- Conector de gráfico de servicio para tanio
EUC: estandarización
Los datos de software pueden provenir de varias fuentes y, en consecuencia, pueden tener diferentes formatos. Para mantener una base de datos de activos de software limpia, la normalización automática y continua estandarizará estos datos. Todos los datos de software, independientemente de su fuente, pasan por un proceso de normalización para estandarizar los datos de instalación de diversas herramientas de descubrimiento. Esto implica comparar el editor, el producto, la versión y la edición descubiertos con la biblioteca de contenido de ServiceNow. Las coincidencias se registran en los campos normalizados de la tabla del modelo de descubrimiento. Además, la biblioteca de contenido agrega metadatos útiles, como fechas del ciclo de vida y clasificación UNSPSC (Productos y servicios estándar de las Naciones Unidas).
En resumen, si hay alguna excepción no reconocida, el equipo de servicios de contenido de ServiceNow busca y actualiza la biblioteca de contenido, distribuyendo el material actualizado a todos los clientes. Los clientes de SAM Enterprise también se benefician de la normalización del aprendizaje automático, que ayuda con el software parcialmente normalizado donde se reconoce el editor y el producto, pero no la versión o edición.
Puede optar por el Servicio de contenido de gestión de activos de software, que le permite enviar modelos de descubrimiento de software faltantes o parcialmente normalizados para que ServiceNow los analice. Los clientes reciben contenido y reglas actualizados para mejorar la estandarización del software.
¿Cuándo se completa la normalización?
¡Nunca! La normalización del software es un proceso continuo, ya que constantemente se agrega o elimina software de su entorno. En SAM, las tareas programadas garantizan que el proceso de normalización se ejecute regularmente para todos los modelos de descubrimiento de software inmediatamente cada vez que se generan nuevos.
Los clientes de SAM normalmente logran tasas de normalización iniciales de ~85% o más utilizando fuentes de descubrimiento como SCCM. Porque, al optar también por el Servicio de Contenidos de Gestión de Activos de Software, es posible alcanzar tasas de normalización superiores a 95%.
EUC: uso de SaaS mediante inicio de sesión único
Las fuentes de descubrimiento de software analizadas en la sección anterior, como MECM/SCCM, Intune, Jamf, etc., brindan visibilidad del software instalado localmente en dispositivos en el entorno de Computación del usuario final (EUC). Sin embargo, en el panorama de TI actual, los usuarios finales consumen cada vez más productos de software que no están instalados en ningún dispositivo de su organización. Este software se consume a través de un navegador web y generalmente se licencia mediante suscripción. Este modelo de entrega de software se conoce como Software como Servicio (SaaS).
Las empresas pueden aprovechar los datos del inicio de sesión único (SSO) para obtener información sobre el uso de las aplicaciones SaaS mediante el análisis de los patrones de autenticación de los usuarios. SSO proporciona un registro centralizado de cuándo y cómo los empleados acceden a diversas aplicaciones SaaS, lo que facilita el seguimiento de los usuarios activos, la frecuencia de uso y la adopción de diferentes herramientas. Al examinar estos datos, las empresas pueden identificar qué aplicaciones se utilizan con regularidad, cuáles están infrautilizadas y dónde se pueden estar desperdiciando licencias. En resumen, esta visibilidad ayuda a optimizar el gasto en SaaS al garantizar el cumplimiento de los acuerdos de licencia y mejorar la seguridad al detectar intentos de acceso no autorizados o inusuales. Además, los datos de SSO pueden informar decisiones sobre renovar o suspender suscripciones de SaaS en función de las tendencias de uso reales. ServiceNow SAM proporciona integraciones con los siguientes proveedores de SSO:
- Okta
- AD azul
Estas integraciones le permitirán descargar una lista completa de todas sus aplicaciones, usuarios y grupos de SSO. Puede monitorear los datos de inicio de sesión de los usuarios para todas las aplicaciones conectadas y recuperar las licencias no utilizadas. Además, puede utilizar estos datos de uso para predecir futuros requisitos de licencia y reducir la cantidad de licencias no utilizadas durante la renovación.
Pasos a completar:
- Siga los pasos necesarios en la documentación para crear una aplicación/credenciales en el proveedor de SSO.
- Configure el perfil de integración en ServiceNow.
- Conecte sus aplicaciones SSO en ServiceNow para comenzar a monitorear usuarios y grupos que tienen acceso a la aplicación.
Crear/importar derechos para productos de software para el usuario final
Los derechos de software son acuerdos legales que definen los derechos para instalar, usar y distribuir software. Describen los términos específicos bajo los cuales una organización puede usar un producto de software, incluida la cantidad de instalaciones permitidas, la duración del uso y cualquier mantenimiento o soporte asociado. Cargar derechos de software en SAM es crucial ya que le permite rastrear y administrar sus licencias de software de manera eficiente. Esto garantiza el cumplimiento de los acuerdos de licencia, ayuda a evitar sanciones por uso excesivo, optimiza el gasto en software al identificar las licencias no utilizadas y proporciona una vista centralizada de todos los derechos, ya que facilita una mejor toma de decisiones con respecto a la adquisición y el uso del software.
Para muchas organizaciones, el 80% de su gasto en software se concentra en unos pocos editores de software de “nivel 1”, como Microsoft, VMware, Adobe, Oracle, IBM, SAP, Salesforce, etc.
En la fase inicial, recomendamos centrarse en la creación de derechos de usuario final para productos de software, tanto en modelos de entrega locales como basados en suscripción.
Pasos a completar:
- Recopile datos sobre derechos de múltiples fuentes.
- Cree derechos de software utilizando "importar derechos", el asistente de derechos guiado, o cree manualmente el derecho en ServiceNow.
- Repita este proceso para varios editores y productos.
Traducido por Tecnología 4Matt del original El camino hacia el valor de un programa SAM en ServiceNow.