¿Cómo optimizar nuestros contratos de Microsoft 365 y Office 365? ¿Por dónde empezar? ¿Cómo reducir los contratos sin perder funcionalidad? ¿Cómo lidiar con Microsoft? Estas son las principales preguntas que recibimos cuando se nos solicita una revisión de optimización del contrato de Office 365.
Trabajando en algunos escenarios de optimización de Office 365 para un Cliente muy recientemente, encontramos una gran alternativa: licenciamiento de este producto por dispositivo.
Esta licencia basada en dispositivo está diseñada para simplificar la administración de Office 365 ProPlus en dispositivos compartidos por muchos usuarios. Cualquiera que inicie sesión y use este dispositivo puede usar Office 365 ProPlus para crear y editar documentos.
IMPORTANTE: La suscripción basada en dispositivo de Microsoft Office 365 ProPlus solo está disponible como una licencia complementaria para algunos clientes comerciales y algunos clientes educativos y se puede realizar mediante suscripción mensual o anual.
Requisitos para usar licencias basadas en dispositivos para Office 365 ProPlus:
- Versión 1907 o superior de Office 365 ProPlus;
- Versión 1803 o superior de Windows 10;
- El dispositivo con Windows 10 debe haber sido; se unió a Azure Active Directory (Azure AD) Azure AD híbrido.
Yendo más allá en la optimización de Office 365 recomendamos a nuestros clientes el uso de 4 puntos básicos de optimización:
1- Crea una línea de base:
Es muy importante que el área de tecnología de la información cree una línea base de usuarios por departamento y su perfil de uso.
También es importante analizar la cuota en el almacenamiento de Exchange o OneDrive que incluyeron (GB) y que realmente se usaron, junto con otros datos para ayudar en el proceso de optimización. Esto ayuda en la toma de decisiones basada en información y reduce el desperdicio de lo que no se está utilizando.
2- Evaluar lo que no se está utilizando:
Solemos encontrar productos más completos como un Offce 365 E3 o E5 con usuarios que no necesitan esta suite completa. Verifique el perfil de uso de cada profesional en las áreas, ya que los usuarios pueden tener la licencia correcta o tener proyectos futuros que requieran acceso a una determinada herramienta en la suite Office 365.
3- Analizar la capacidad de almacenamiento:
El análisis de sus necesidades reales de almacenamiento y sus opciones de degradación hace que los planes de Office 365 sean cada vez más pequeños.
Los usuarios de la licencia Office 365 E3 tienen 1 TB de almacenamiento personal ilimitado en OneDrive y 100 GB de almacenamiento de correo electrónico. Las empresas suelen ejecutar aplicaciones de almacenamiento alternativas como Dropbox, Box o Google Drive. En este caso, considere sus requisitos de almacenamiento tb reales, las opciones de degradación o la exclusión voluntaria de otro almacenamiento SaaS.
Además, analizar el cambio de planes también puede tener sentido para la optimización de la licencia si, por ejemplo, utiliza Google G Suite para el correo electrónico y otras aplicaciones de Office para la creación y la colaboración.
4- Revisa trimestralmente las firmas:
Los movimientos de entrada y salida de profesionales y el cambio de necesidades organizativas hacen que sea una necesidad también para el cambio de contratos. Las nuevas contrataciones y los proyectos van y vienen.
Al rastrear esto trimestralmente, las empresas pueden maximizar su ROI y mantener a sus empleados con la mejor suite. También puede monitorear el Centro de administración de Office 365 utilizando la plataforma MattZero para mantenerse actualizado con los procesos de cambio de RR.HH. y administrar las asignaciones, el bloqueo de usuarios o los cambios de perfil.
Nos gustaría reforzar que Gestión de activos de software (SAM - Software Asset Management) es el conjunto de prácticas comerciales que apoyan la gestión del software en la Organización de manera responsable y productiva. Estas prácticas se utilizan para lograr objetivos como:
- Reducción de costos de software;
- Mitigación de riesgos con auditoría y seguridad, por ejemplo;
- Apoyo en la toma de decisiones y cumplimiento del plan estratégico.
Nuestra recomendación:
Es muy común que las empresas solo presten atención al cambio en las licencias de Office después de que ocurre y es por eso que nuestra metodología de trabajo muestra que este análisis proactivo es de gran importancia.
Estos cambios en las reglas de licenciamiento pueden ser monitoreados y administrados por un Centro de Excelencia en Software y Gobernanza de la Nube (CCoE). Puede utilizar una única plataforma de gobierno de nube híbrida, donde puede controlar los costos de su centro de datos de VMware, así como las nubes públicas de AWS, Azure y Google.
Somos 4Matt Tecnologia, especialistas en Software Governance y CCoE, Cloud Center of Excellence.
Office 365 es un conjunto de aplicaciones de oficina en línea por suscripción que brinda acceso a una variedad de servicios y software integrados en la plataforma Microsoft Office. Inicialmente incluye versiones alojadas de Exchange, Microsoft Lync Server, SharePoint, Office Online, Microsoft Teams, junto con acceso a aplicaciones de escritorio de Microsoft Office 2019 en planes de suscripción corporativos.
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