O Microsoft 365 é uma plataforma de produtividade em nuvem que oferece aplicações de colaboração, comunicação e segurança, com licenciamento baseado em usuários. Quando essas licenças não são revisadas regularmente, usuários inativos acabam gerando desperdício financeiro contínuo para as organizações.
Neste artigo você vai entender porque as licenças ociosas do Microsoft 365 são um problema silencioso, como identificá-las de forma inteligente e qual o papel do ITAM, da CMDB e do ServiceNow na criação de uma governança eficiente, automatizada e sustentável.
Veja os principais destaques do texto:
- Licenças não utilizadas representam uma falha de governança, não apenas um custo elevado.
- ITAM, CMDB e ServiceNow integrados permitem decisões baseadas em dados, não em suposições.
- Automatizar o ciclo de vida do usuário elimina desperdícios sem impactar a produtividade.
O que é e como funciona o Microsoft 365?
O Microsoft 365 é uma plataforma de produtividade em nuvem que reúne aplicações, serviços e recursos de segurança voltados para colaboração, comunicação e gestão do trabalho corporativo. Diferentemente do antigo modelo de software instalado localmente, ele funciona por meio de assinaturas, com licenças atribuídas a usuários conforme seu perfil e necessidades.
Na prática, o Microsoft 365 integra ferramentas amplamente conhecidas como Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive e SharePoint, além de serviços de identidade e controle de acesso por meio do Azure Active Directory (Azure AD). Dessa forma, o usuário pode trabalhar de qualquer lugar, em diferentes dispositivos, com seus dados centralizados e protegidos na nuvem.
O funcionamento do Microsoft 365 é baseado na associação direta entre usuário e licença. Ou seja, cada colaborador recebe um tipo específico de licença (E1, E3, E5, F3, entre outras), que define quais aplicações, níveis de segurança e capacidades estão disponíveis. No entanto, à medida que usuários entram, mudam de função ou saem da empresa, essas licenças nem sempre são revisadas.
Usuários inativos e o problema oculto
Usuários inativos no Microsoft 365 são contas que continuam consumindo licenças mesmo sem uso efetivo. Isso ocorre, principalmente, quando desligamentos, afastamentos ou mudanças de função não estão integrados aos processos de TI, gerando custos desnecessários. O Microsoft 365 é essencial para a colaboração corporativa. No entanto, à medida que a organização cresce, o ambiente também se expande, mas nem sempre com controle. Dessa forma, licenças são atribuídas rapidamente, mas raramente revisadas.
Além disso, colaboradores desligados, terceiros temporários ou contas técnicas acabam mantendo licenças ativas por longos períodos. Portanto, o desperdício financeiro se acumula de forma silenciosa, dificultando sua percepção no dia a dia.
Do ponto de vista de IT Asset Management (ITAM), esse cenário evidencia uma falha clara na gestão do ciclo de vida dos ativos de software.
Por que o desperdício acontece nas empresas?
Falta de integração entre áreas
Em muitas organizações, RH, TI e Finanças operam de forma desconectada. Assim, eventos como desligamentos não geram ações automáticas sobre acessos e licenças.
Baixa visibilidade do uso real
Sem dados confiáveis de consumo, decisões acabam sendo reativas. Normalmente, o problema só aparece na renovação do contrato com a Microsoft.
Processos manuais e CMDB frágil
Planilhas, controles manuais e uma CMDB desatualizada tornam a governança ineficiente. Consequentemente, a TI passa a atuar no escuro.
O papel do ITAM na gestão de licenças Microsoft 365
Uma prática madura de ITAM vai além do inventário. Ela conecta contratos, usuários, dispositivos e serviços ao longo de todo o ciclo de vida.
Dessa forma, no contexto do Microsoft 365, isso significa:
- Saber quem possui licença
- Identificar qual tipo de licença
- Entender se está sendo utilizada
- Avaliar se o perfil do usuário justifica aquela licença
Por exemplo, é comum encontrar usuários com licenças E5 quando, na prática, uma E3 ou até F3 atenderia perfeitamente. Portanto, o ITAM atua diretamente na otimização de custos.
Como identificar usuários inativos de forma inteligente
Usuário inativo não é apenas quem não faz login. Uma análise mais madura considera múltiplos critérios combinados.
Indicadores essenciais de inatividade
- Último login no Azure AD
- Uso de Exchange, Teams, OneDrive e SharePoint
- Volume de atividades nos últimos 30, 60 ou 90 dias
- Status do colaborador (ativo, afastado ou desligado)
Com isso, os usuários podem ser classificados como ativos, subutilizados ou totalmente inativos.
Essa classificação, portanto, se torna a base para decisões de downgrade, remoção ou reaproveitamento de licenças.
CMDB: a base para decisões confiáveis
Uma CMDB bem estruturada conecta o usuário a contratos, serviços, dispositivos, centro de custo e área de negócio. Dessa forma, a organização passa a ter uma visão relacional e confiável do ambiente.
Com essa estrutura, gestores conseguem responder perguntas críticas, como “quais áreas consomem mais licenças e entregam menos valor?”.
Dessa forma, entendemos que, sem CMDB, a TI reage, mas com o CMDB, a TI consegue governar com eficiência.
ServiceNow como plataforma de controle e automação
O ServiceNow atua como um habilitador estratégico, integrando Microsoft 365, Azure AD, ITAM e CMDB em um único fluxo.
O que pode ser automatizado
- Dashboards de uso de licenças em tempo real
- Regras automáticas para identificar inatividade
- Workflows de aprovação para downgrade ou remoção
- Integração com processos de offboarding do RH
Passo a passo para gestores de TI
Responda as perguntas abaixo e veja as suas licenças da Microsoft 365 estão atualizadas ou se existem algum desperdício evidente
- Existe revisão periódica de licenças Microsoft 365?
- Há critérios claros para definir “usuário inativo”?
- O offboarding remove licenças automaticamente?
- A CMDB reflete a realidade do ambiente?
- O ServiceNow é usado além do Service Desk?
Se a resposta for “não” para mais de um item, o desperdício já está acontecendo e é importante que seja ajustado para evitar perda econômica por erro.
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FAQ – Microsoft 365
1. O que está incluído no Microsoft 365?
O Microsoft 365 inclui aplicações de produtividade (Word, Excel, PowerPoint), comunicação (Outlook e Teams), armazenamento em nuvem (OneDrive), colaboração (SharePoint) e serviços de identidade e segurança via Azure AD.
2. Qual a diferença entre Microsoft 365 e Office 365?
O Microsoft 365 vai além do Office 365, pois inclui recursos avançados de segurança, gerenciamento de dispositivos e identidade, oferecendo uma solução mais completa para ambientes corporativos.
3. As licenças do Microsoft 365 são vinculadas a usuários ou dispositivos?
As licenças são, em sua maioria, vinculadas a usuários. Isso significa que, enquanto o usuário existir e estiver ativo no ambiente, a licença continuará sendo cobrada.
4. O que acontece se um usuário não utilizar o Microsoft 365?
Mesmo sem uso, a licença permanece ativa e gera custo. Por isso, identificar usuários inativos ou subutilizados é essencial para evitar desperdícios financeiros.
5. É possível mudar o tipo de licença de um usuário?
Sim. O Microsoft 365 permite downgrade, upgrade ou remoção de licenças a qualquer momento, desde que haja processos e governança adequados para suportar essas decisões.
6. Usuário inativo é apenas quem não faz login?
Não. É necessário analisar uso de serviços, volume de atividades e status do colaborador.
7. Downgrade de licença afeta produtividade?
Não, desde que baseado no perfil real de uso do usuário.
8. Com que frequência revisar licenças Microsoft 365?
Idealmente, de forma contínua, com análises mensais ou trimestrais automatizadas.
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