Cuanto más inteligente sea el manejo de datos por parte de una organización, mayores serán las posibilidades de mejorar sus servicios. En el sector de las tecnologías de la información, esta tendencia se consolida cada vez más. Al fin y al cabo, la información consistente permite identificar oportunidades para mitigar problemas a corto plazo. Este escenario favorece la adopción de bases de datos de gestión de la configuración (CMDB).
Si no conoce esta función, debe saber que se trata de un software capaz de integrar los datos más importantes de un departamento. En el caso de TI, esto es crucial para que el equipo sea más ágil y eficiente a la hora de encontrar las mejores soluciones para otros departamentos de la empresa.
En este artículo, le mostraremos cómo una CMDB puede facilitar la rutina diaria de su departamento de TI. Por lo tanto, le recomendamos leer atentamente este contenido de principio a fin.
Descubra qué es CMDB
El término CMDB es un acrónimo que en inglés corresponde a Bases de Datos de Gestión de la Configuración. Consiste en una base de datos que almacena información relevante sobre los elementos de configuración (CI) adoptados por las empresas.
Cabe destacar que un CI es cualquier componente que requiere configuración para ejecutar un servicio de TI. Otro detalle es que una CMDB se utiliza principalmente en empresas que adoptan... ITIL, un conjunto de iniciativas que abarcan la gestión de las actividades de Tecnologías de la Información.
Además, la CMDB puede ayudar a organizar y mejorar la relación entre los recursos tecnológicos y la configuración. Esto permite a los gerentes tener una visión general completa de los equipos y el software, incluyendo herramientas de gestión, sistemas operativos y otros sistemas necesarios para la ejecución del proyecto.
¿Cuáles son las características de una CMDB?
Paneles de control
La integración de paneles con métricas y análisis de elementos de configuración (EC) simplifica la monitorización de la integridad de los datos, el impacto de los cambios, los patrones que generan incidentes o problemas, y el estado de los EC. Esta integración proporciona al equipo de operaciones información en tiempo real sobre incidentes, problemas y cambios anteriores asociados a un EC, lo que reduce significativamente el tiempo de resolución de problemas.
Controles de acceso
Los controles de acceso le permiten asignar diferentes niveles de acceso a personas o equipos según sea necesario y rastrear todos los cambios hasta su origen en caso de incidentes o preguntas.
Cumplimiento
Los registros detallados proporcionan visibilidad y facilitan las auditorías. Estos registros contienen información sobre el estado de los elementos de configuración, el historial de cambios, los controles y contrapesos, así como los incidentes relacionados.
Creación de CI y llenado de datos
Este proceso se apoya en tres métodos diferentes: integraciones, herramientas de descubrimiento y entrada manual, que escanean las direcciones IP dentro de la red de una organización para obtener información sobre software y hardware. Estos métodos crean un inventario completo de todos los activos y dispositivos de la empresa, incluidos los recursos en la nube.
Conjuntos de datos federados
El soporte para conjuntos de datos federados incluye la conciliación y normalización de IC y datos relevantes.
Mapeo de servicios de TI
Una representación física de las relaciones y dependencias relacionadas con un servicio de TI.
¿Cómo funciona una CMDB?
Una CMDB (Base de Datos de Gestión de la Configuración) proporciona una ubicación centralizada para almacenar datos relacionados con activos de TI y Elementos de Configuración (EC). Los EC representan elementos gestionados como enrutadores, servidores, aplicaciones, máquinas virtuales, contenedores o incluso estructuras lógicas como portafolios.
La importación de datos se utiliza comúnmente para identificar elementos de configuración (CI) en el entorno y transferirlos a la CMDB. Si bien algunos equipos de TI pueden actualizar manualmente la CMDB, esta práctica no se recomienda debido a su falta de escalabilidad y al potencial de introducir errores, como duplicados y CI innecesarios.
Tras recopilar y unificar la información, es importante analizarla para garantizar su precisión y consistencia. Cualquier deficiencia en los datos debe identificarse y abordarse. Para que una CMDB funcione de forma óptima, debe actualizarse periódicamente, preferiblemente de forma automática, para garantizar una alta precisión.
Comprenda cómo ha evolucionado la CMDB en el mundo corporativo
A medida que los avances tecnológicos cobran cada vez mayor impulso en las empresas, ha surgido la necesidad de una mejor gestión de datos de los activos de TI. Este factor contribuye a la aplicación de ITIL en el desarrollo de procesos relacionados con la gestión de recursos y configuración.
Para que todo esto funcione y aporte valor a las organizaciones, la CMDB debe adoptarse de acuerdo con las mejores prácticas del mercado. Por lo tanto, se vuelve estratégica, especialmente en organizaciones que utilizan metodologías ágiles y DevOps, contribuyendo a la solución de problemas y fortaleciendo una cultura centrada en el cambio y la innovación.
Dado su éxito en el sector de TI, la CMDB puede ayudar a mejorar la entrega en otras áreas, como el sector comercial. Esto demuestra una vez más que el mundo empresarial está aprovechando las ventajas de esta herramienta.
Vea cómo TI y otras áreas utilizan CMDB
Nada mejor que un ejemplo sencillo para familiarizarse con las bases de datos de gestión de configuración. En este sentido, cabe mencionar la situación en la que el departamento de TI recibe una solicitud de servicio para solucionar un problema con un portátil de empresa.
Mediante la CMDB, el empleado responsable de responder a las solicitudes puede supervisar el estado del CI (computadora portátil). Para ello, también revisa el historial completo del equipo, que incluye las reparaciones y actualizaciones realizadas, y el contrato de compra.
Este conjunto de datos permite a los empleados de TI evaluar las causas raíz de los problemas e identificar soluciones con mayor facilidad y rapidez. Cabe destacar que, además de ITSM, la CMDB puede respaldar diversas iniciativas de la empresa. Esta herramienta puede utilizarse en otras situaciones, como:
- Organización de la flota de vehículos, que permite una gestión más eficaz de los contratos con los proveedores de servicios;
- Seguimiento de edificios y sistemas ambientales;
- Actividades en el sector de mantenimiento industrial, asistencia en la consultoría de inventario de equipos;
- Análisis de las trayectorias de los empleados mediante el seguimiento de la documentación de cada empleado, agilizando el trabajo de RRHH.
También es posible configurar cada CI según las necesidades institucionales. Esto permite adaptar la CMDB a las necesidades de la empresa. El uso adecuado de esta herramienta ahorra muchas horas de trabajo, lo cual es esencial para aumentar la productividad.
Conozca los beneficios que brinda CMDB
Una de las principales ventajas de una CMDB es que centraliza todos los datos dispersos en la empresa, necesarios para las operaciones de TI, en una única ubicación. Esto proporciona visibilidad de las operaciones de TI en todos los recursos de TI de la organización, evitando que los datos se dispersen en diferentes ubicaciones.
Los equipos de TI se benefician del uso de una CMDB de varias maneras. Ayuda a eliminar el tiempo de inactividad, reduce significativamente el tiempo necesario para resolver interrupciones, garantiza el cumplimiento normativo y evita multas por seguridad y auditoría. Además, una CMDB permite comprender el contexto de los servicios al tomar decisiones, lo que beneficia la evaluación de riesgos y la generación de informes. También permite el seguimiento de los costos de las licencias de software y los servicios en la nube.
En resumen, una CMDB ofrece beneficios como centralización de datos, visibilidad de las operaciones de TI, prevención de tiempos de inactividad, cumplimiento, soporte en la toma de decisiones, evaluación de riesgos, informes y control de costos.
Planificación
La CMDB ayuda a los administradores de tecnología a planificar a un nivel detallado la gestión de activos y a un alto nivel la arquitectura empresarial.
Operacional
Las prácticas centrales de ITSM se mejoran mediante la CMDB, incluida la gestión de incidentes, cambios y problemas.
Una CMDB puede mejorar la evaluación de riesgos en la gestión de cambios al anticipar qué sistemas y usuarios tienen mayor probabilidad de verse afectados. También contribuye al cumplimiento normativo, ayudando a los equipos a gestionar los registros de auditoría y los controles.
La CMDB influye en la gestión de incidentes al identificar los cambios y las causas raíz de un incidente y avanzar hacia una resolución más rápida. Los registros de incidentes se asocian con sus elementos de configuración, lo que ayuda a los equipos a realizar un seguimiento de los incidentes a lo largo del tiempo, junto con los activos afectados.
La gestión de problemas se beneficia de una CMDB porque facilita el análisis de la causa raíz, lo que facilita a los equipos identificar la raíz del problema con mayor rapidez. También facilita la gestión proactiva, ayudando a los equipos a identificar los activos que necesitan actualización para reducir los costos de servicio y el tiempo de inactividad.
Contabilidad
Es importante tener códigos de aplicación y servicio en finanzas de TI, ya que esto ayuda a distribuir estados de facturación y administrar otras finanzas.
Desafíos de la CMDB
Si bien las CMDB ofrecen ventajas significativas, es importante reconocer que muchas organizaciones enfrentan desafíos al intentar obtener valor de sus soluciones. Algunas de las razones incluyen el uso de procesos manuales para crear la CMDB, la falta de personal y procesos adecuados para identificar los datos críticos que deben incluirse en la CMDB, y la ausencia de herramientas automatizadas para garantizar la correcta entrada de datos en la CMDB. Sin embargo, es importante destacar que estos desafíos no se deben necesariamente a deficiencias en la tecnología en sí.
Al identificar los factores que contribuyen a estos problemas, podrá prepararse adecuadamente y evitar obstáculos que podrían comprometer la eficacia de su CMDB. Esto puede implicar la implementación de procesos eficientes y automatizados para la creación y el mantenimiento de la CMDB, la capacitación de los equipos responsables de su gestión y la definición de criterios claros para identificar los datos relevantes que se incluirán en ella. Con un enfoque meticuloso y una planificación adecuada, podrá superar estos desafíos y aprovechar al máximo las capacidades de la CMDB para impulsar la eficiencia y el éxito de sus operaciones de TI.
Precisión
Mantener la precisión de una CMDB puede ser un desafío. Algunos de estos desafíos incluyen herramientas de descubrimiento que no se ejecutan con la frecuencia suficiente, la falta de protocolos de automatización o una dependencia excesiva de la entrada de datos. Al centrarse en el descubrimiento y optimizarlo en su CMDB, mejorará la precisión.
Centralización
Si bien una CMDB es una ubicación centralizada para la visualización de datos, esto no significa necesariamente que todos los datos de los activos deban residir exclusivamente en ella. Una práctica recomendada es extraer datos de otras herramientas para utilizar la más relevante para cada caso de uso.
Múltiples fuentes de datos
Si bien una CMDB funciona como un repositorio centralizado de información sobre activos de TI, a veces puede haber múltiples fuentes de datos que la alimentan. Esto puede generar confusión y datos inconexos que dificultan su categorización.
Proceso
Algunas organizaciones operan bajo la percepción de que las CMDB sirven para mapear la infraestructura y el software heredados, en lugar de la nueva infraestructura en la nube y la pila de software. Es importante no dejar que la semántica les impida monitorear el valor de sus elementos de configuración (CI) en una herramienta que ofrece una visión integral de sus ecosistemas técnicos.
Pertinencia
Algunas empresas consideran las CMDB como la única fuente de información, lo que puede llevar a las organizaciones a intentar combinar todos los datos en un solo lugar sin considerar los casos de uso ni lo que es relevante para sus necesidades. Una CMDB debe contener únicamente datos útiles y específicos que respalden los procesos, garantizando que defina el valor, el propósito, la propiedad y las formas de actualizar todos los datos.
Compromiso del equipo
El compromiso del equipo es uno de los factores más importantes en la integración y el uso de nuevas tecnologías y procesos, y en su éxito. Si su organización y las personas involucradas no están plenamente comprometidas con el éxito de la solución CMDB, es probable que esta no lo logre.
Herramientas
Elegir la herramienta adecuada es crucial para evitar fallos. Algunas herramientas de CMDB son simplemente repositorios de activos bloqueados en herramientas de descubrimiento de infraestructura heredadas que responden con lentitud a los cambios. Las mejores herramientas de CMDB son aquellas que pueden adaptarse rápidamente y adaptarse a nuevos tipos de activos.
Vea cómo implementar la CMDB
Para que una CMDB ayude estratégicamente a una organización, el primer paso es demostrar claramente los beneficios de esta herramienta a los empleados. Las iniciativas de concienciación son clave para fomentar un cambio cultural. Al fin y al cabo, la gestión basada en datos no es una iniciativa que se consolida de la noche a la mañana.
Es necesario asegurar que los empleados se identifiquen con prácticas que permitan una gestión más efectiva no sólo de los activos de TI, sino también de otros procesos de negocio.
ITAM versus CMDB
CSDM y CMDB
EL CSDM (modelo de datos de servicio común) Implica cómo gestionar correctamente la CMDB. Un CSDM es un repositorio centralizado de conjuntos de términos y definiciones estándar y consistentes. Constituye un marco esencial de mejores prácticas para la gestión y el modelado de CMDB y puede proporcionar orientación sobre el modelado con términos y definiciones estandarizados. En otras palabras, es la columna vertebral de la configuración que conecta una CMDB desde una perspectiva empresarial y técnica con las asignaciones recomendadas y sus respectivas relaciones.
Cuando se implementa correctamente, CSDM proporciona visibilidad de los datos de servicios y aplicaciones de múltiples dominios, combinados en una sola vista, lo que permite alinear la estrategia de TI con la estrategia de negocio y los múltiples recursos. Una CMDB adecuada también facilita la resolución de incidentes, mejora la seguridad y permite una mejor evaluación del impacto del cambio.
Evolución de las CMDB
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